kinh doanh online

3 loại báo cáo quản lý bán hàng cho người mới kinh doanh

17 Tháng Năm, 2021

 Báo cáo quản lý bán hàng là một khâu quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc sử dụng báo cáo và áp dụng nó vào phân tích tình hình kinh doanh là một trong những bí quyết bán hàng thành công mà các chủ cửa hàng đều biết. Dưới đây là 3 loại báo cáo mà bạn bắt buộc phải nắm rõ và làm thật cẩn thận.

Báo cáo bán hàng

Bằng việc phân tích, so sánh lượng đơn hàng bán theo thời gian, kênh bán hàng… Báo cáo bán hàng giúp bạn cập nhật chi tiết tình hình vận hành kinh doanh, từ đó có kế hoạch nhập xuất, luân chuyển hàng hóa, nhân sự phù hợp và có hướng đầu tư phát triển hình thức bán hàng cụ thể.

Đây là phần báo cáo tổng hợp lại tất cả tình hình bán hàng trong hệ thống cửa hàng của bạn, bao gồm:

• Báo cáo hàng bán chạy: Phần này tổng hợp các mặt hàng có số lượng bán ra nhiều nhất trong khoảng thời gian nhất định, giúp bạn có kế hoạch nhập xuất phù hợp, đồng thời hiểu rõ hơn về nhu cầu của người mua.
• Báo cáo trả hàng: Bao gồm những mặt hàng được khách trả lại, giá trị là bao nhiêu, tiền xuất ra thế nào?
• Báo cáo bán hàng cuối ngày: Thống kê những sản phẩm đã bán, doanh thu, tiền thực thu, phí vận chuyển, thuế, tiền thu hộ (COD)… được cập nhật theo từng ngày.
• Báo cáo bán hàng theo thời gian: Cách một khoảng thời gian nhất định bạn cần tổng hợp lại những báo cáo theo một khoảng thời gian để dễ theo dõi hơn. Ví dụ trong 1 tuần, 1 tháng hoặc quý.
• Báo cáo bán hàng theo nhân viên: Giúp bạn theo dõi doanh thu của từng người, tránh tình trạng thất thoát, hoặc dùng để áp chỉ tiêu doanh số cho họ, từ đó có chính sách lương, thưởng phù hợp.
• Báo cáo bán hàng theo kênh: Với những cửa hàng ngoài bán trực tiếp tại quầy còn bán hàng trên Facebook, bán hàng trên website… thì nên có thêm phần báo cáo này sẽ dễ theo dõi hơn để quyết định nên phát triển kênh nào.

Xem thêm: 6 loại báo cáo kinh doanh cần phải có trong cửa hàng bán lẻ

Báo cáo tài chính 

Báo cáo tài chính là một phần trong báo cáo quản lý bán hàng cho bạn biết hiệu quả của toàn bộ quá trình kinh doanh, từ đó có kế hoạch điều chỉnh để gia tăng lợi nhuận. Báo cáo này bao gồm các báo cáo nhỏ hơn như:

• Tổng quan tình hình tài chính của doanh nghiệp.
• Dòng tiền theo ngày giao dịch (thu chi phát sinh theo ngày giao dịch, đổi trả…).
• Dòng tiền theo ngày đặt hàng (thu chi phát sinh theo ngày đặt đơn hàng).
• Báo cáo theo doanh thu thuần.

Đây chắc chắn là phần báo cáo mà các chủ shop khi mở cửa hàng không bao giờ quên, nhưng có thể làm với đầy đủ các mục hay không lại là vấn đề khác. Báo cáo tài chính cho biết luồng tiền thu – chi của shop, thống kê lãi, lỗ, công nợ khách hàng phải thu, công nợ nhà cung cấp phải trả.

Báo cáo kho

Kiểm soát hàng tồn kho có vai trò rất quan trọng trong bán lẻ. Nếu lượng hàng tồn kho quá ít sẽ không thể cung cấp đủ sản phẩm cho khách hàng. Còn nếu lượng hàng tồn kho quá nhiều sẽ gây ra tồn đọng vốn kinh doanh, hàng hóa nếu không bảo quản tốt dễ bị hỏng hóc, thất thoát.

Báo cáo tồn kho hỗ trợ nhà bán hàng xem các thống kê liên quan đến việc quản lý tồn kho: xuất nhập tồn, mua hàng, điều chỉnh… Những báo cáo này sẽ cho biết bạn đã nhập/xuất bao nhiêu mặt hàng, còn hàng nào chưa bán hết… để điều chỉnh số lượng nhập hoặc lên kế hoạch xả hàng phù hợp.

Xem thêm: 7 vấn đề gặp phải nếu quản lý hàng tồn kho kém

Kể cả cửa hàng của bạn có kho vật lý hay không thì vẫn cần phải có thêm mục này khi báo cáo quản lý bán hàng, nó sẽ cho bạn biết đã nhập, xuất bao nhiêu mặt hàng, sản phẩm nào chưa bán hết… Thông thường sẽ bao gồm các mục sau:

• Báo cáo tồn kho: Thống kê lại các mặt hàng vẫn chưa bán về số lượng, giá trị tồn kho.
• Xuất, nhập tồn: Gồm tồn kho đầu kỳ, số lượng đã nhập và xuất ra trong kỳ của từng loại mặt hàng.
• Báo cáo kiểm hàng: Định kỳ cứ cách một khoảng thời gian bạn cần phải kiểm lại một lượt những mặt hàng hiện đang tồn. Bản báo cáo này cho bạn biết số lượng tồn thực tế và cần điều chỉnh là bao nhiêu.

Ngoài 3 loại báo cáo quản lý bán hàng quan trọng này bạn cũng nên lập một bảng báo cáo về khách hàng, trong đó sẽ bao gồm các thông tin cá nhân của khách hàng như tên, số điện thoại, địa chỉ… và lịch sử mua hàng, công nợ. Bảng thống kê này sẽ giúp bạn dễ dàng phân loại người mua hơn, đồng thời theo dõi các khoản tiền mà họ ghi nợ để có kế hoạch đòi về. Ngoài ra việc báo cáo về khách hàng còn hỗ trợ bạn đưa ra những chiến lược tiếp thị, chăm sóc tốt hơn.

Sử dụng nền tảng GoSELL để báo cáo quản lý bán hàng

Việc sử dụng báo cáo và áp dụng nó vào phân tích tình hình kinh doanh là một trong những bí quyết bán hàng thành công mà các chủ cửa hàng đều biết. Tuy nhiên, quá trình tổng hợp dữ liệu báo cáo thường diễn ra một cách chậm trễ và mất khá nhiều thời gian. Do vậy, hiện nay có nhiều doanh nghiệp tìm đến giải pháp sử dụng nền tảng quản lý bán hàng thông minh khắc phục được tất cả các nhược điểm của cách báo cáo thủ công truyền thống trước đây.

GoSELL với đầy đủ các báo cáo bán hàng, báo cáo hàng tồn kho, báo cáo doanh thu cho bạn cái nhìn từ tổng quan đến chi tiết, sẽ là công cụ không thể thiếu cho các cửa hàng bán lẻ. Phần mềm có cả ứng dụng trên di động giúp bạn quản lý và bán hàng mọi lúc, mọi nơi.

Những lưu ý khi làm báo cáo quản lý bán hàng: 

• Đồng bộ dữ liệu và quản lý tập trung: Đừng để dữ liệu của bạn ở nhiều nơi, như vậy sẽ rất khó quản lý. Việc đồng bộ liên tục dữ liệu và quản lý tập trung trên nền tảng như GoSELL sẽ giúp bạn có các báo cáo chính xác và cập nhật theo thời gian thực.
• Hệ thống báo cáo động: Một hệ thống báo cáo động sẽ cho phép lọc và phân tích các số liệu báo cáo quản lý bán hàng tổng quan hoặc chuyên sâu theo nhu cầu của bạn. Thay vì chỉ đưa ra các báo cáo bán hàng chung, hệ thống báo cáo cần có các tùy chọn để lọc dữ liệu như lọc theo loại sản phẩm, theo nhóm khách hàng, theo danh mục…
• Dễ dàng theo dõi ở bất cứ nơi đâu: Nền tảng quản lý bán hàng GoSELL cho phép bạn theo dõi báo cáo ở bất cứ đâu miễn là bạn có điện thoại/ laptop có kết nối Internet. Nhờ vậy, bạn có thể điều hành và đưa ra những quyết định từ xa, ngay cả khi không có mặt trực tiếp tại cửa hàng.

Trên đây là 3 loại báo cáo quản lý bán hàng mà các chủ shop cần biết khi mở cửa hàng để có thể nắm bắt được toàn bộ tình hình kinh doanh. Áp dụng nền tảng quản lý bán hàng vào việc báo cáo góp phần hỗ trợ doanh nghiệp tổng hợp dữ liệu một cách nhanh chóng, từ đó có thể dành thêm thời gian nghiên cứu phân tích thị trường, đánh giá tình hình kinh doanh ở các góc độ, tiêu chí khác nhau một cách kịp thời.