Kiến thức

Bí quyết giúp tiết kiệm chi phí trong kinh doanh nhà hàng

3 Tháng Tám, 2023

Bên cạnh việc tập trung gia tăng doanh thu, các nhà hàng còn chú ý đến việc tối ưu lợi nhuận bằng cách cắt giảm các chi phí không cần thiết trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều chủ quán không quản lý chặt chẽ dẫn đến doanh thu của nhà hàng bị thất thoát mà không rõ nguyên nhân là do đâu. Ngay bây giờ, hãy cùng GoSELL khám phá các bí quyết tiết kiệm chi phí để đảm bảo doanh thu và lợi nhuận cho nhà hàng một cách hiệu quả nhất. 

Nhà hàng cần cắt giảm chi phí ở những hạng mục nào?

Đây là một số hạng mục thường bị sử dụng lãng phí mà ít chủ quán nào để ý và kiểm soát chặt chẽ:

Chi phí điện nước

Các thiết bị tủ lạnh, tủ đông chiếm tỷ lệ tiêu thụ điện năng khá cao, chưa kể bóng đèn, điều hòa nếu bật liên tục ngay cả khi không có khách cũng tốn kha khá chi phí. Ngoài ra, không ít trường hợp khách hàng hoặc nhân viên mở vòi nước và quên khóa vòi sau khi sử dụng cũng khiến tiền nước tăng vọt.

Chi phí nguyên vật liệu

Nhập quá nhiều hàng và không có kế hoạch sử dụng phù hợp là nguyên nhân gây lãng phí phổ biến. Điều này khiến nhiều nguyên vật liệu bị ứ đọng, bị hỏng, hay hết hạn sử dụng khiến nhà hàng buộc phải bỏ đi. Nguyên liệu cho mỗi món ăn nếu không có định mức cụ thể cũng sẽ gây lãng phí thực phẩm.

Chi phí nhân sự

Nhà hàng cần phải chi trả một khoản lớn ngân sách cho lương nhân viên ở các vị trí như quản lý, phục vụ, thu ngân, bếp,… Do đặc điểm của lĩnh vực này là sẽ có những mùa hoặc khung giờ cao điểm rất đông khách. Vì vậy nhà hàng cần số lượng nhân viên đông để phục vụ khách hàng trong thời gian đó. 

Tuy nhiên sẽ có thời điểm nhân viên nhàn rỗi vì quán vắng khách sẽ gây lãng phí. Hơn nữa việc thuê một nhân viên cần nhiều nguồn lực, từ khâu phỏng vấn đến tuyển dụng, đào tạo. Nhưng nếu nhân viên rời khỏi nhà hàng chỉ trong vài tuần thì các chi phí mà bạn bỏ ra để thuê người đó cũng sẽ lãng phí.

Xem thêm: Kinh doanh nhà hàng cần bao nhiêu vốn là đủ?

Chi phí Marketing

Để tiếp cận nhiều khách hàng hơn, bạn có thể tận dụng các kênh truyền thông để đưa thương hiệu của mình đến gần hơn với khách hàng. Ngân sách cho một chiến dịch quảng cáo online đối với lĩnh vực này chiếm đến 12-15% doanh thu, thậm chí có thể lên đến 20% doanh thu với những nhà hàng có quy mô lớn.

Tuy vậy, đã có không ít nhà hàng đổ tiền vào quảng cáo Facebook, chạy chương trình khuyến mãi,… mà vẫn không thu về được kết quả gì. Điều này cũng gây tốn kém chi phí đáng kể.

Bạn có thể tìm hiểu thêm: 9 cách marketing nhà hàng đảm bảo luôn đông khách.

Những bí quyết “vàng” giúp bạn tiết kiệm chi phí khi kinh doanh nhà hàng

Sau khi nắm rõ các hạng mục cần cắt giảm để tối ưu lợi nhuận tốt nhất, tiếp theo là một số bí quyết giúp bạn hạn chế thất thoát tối đa trong quá trình vận hành nhà hàng:

Sử dụng các thiết bị tiết kiệm năng lượng

Để hạn chế lãng phí điện nước hiệu quả, khi thiết kế quán bạn có thể tận dụng các loại rèm cửa sáng, giếng trời – sử dụng ánh sáng mặt trời vào ban ngày. Bên cạnh đó, lựa chọn các bóng đèn tiết kiệm điện, bố trí máy điều hòa ở khu vực thích hợp để cả không gian đều mát.

Đối với thiết bị tủ lạnh, bạn có thể ưu tiên lựa chọn các dòng sản phẩm có nhiều ngôi sao năng lượng để tiết kiệm điện hơn. Ngoài ra, nên chú ý thời gian bảo trì và bảo dưỡng tủ để giảm thiểu chi phí sửa chữa, đảm bảo cho thiết bị hoạt động trong trạng thái tốt nhất.

Để không gây lãng phí nước và khắc phục tình trạng quên khóa vòi nước, bạn có thể sử dụng những chiếc vòi cảm ứng tự tắt khi không có người sử dụng. Với những thay đổi nhỏ, chắc chắn bạn sẽ đỡ đau đầu hơn khi nhận hóa đơn điện nước vào mỗi cuối tháng.

Lên kế hoạch quản lý kho nguyên vật liệu

Rất nhiều chủ nhà hàng cho rằng hạng mục nguyên vật liệu là khó kiểm soát và dễ xảy ra thất thoát nhất. Để quản lý kho nguyên vật liệu tối ưu, bạn nên dự tính số lượng sản phẩm cần mua kỹ lưỡng nhằm đảm bảo vừa đủ trong quá trình vận hành và dự trữ.

Bạn cũng có thể theo dõi thông tin bán hàng xem món nào bán chạy – món nào ít được gọi. Từ đó quy ra số lượng nguyên vật liệu tương đương và lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu rõ ràng, tránh trường hợp thực phẩm quá hạn sử dụng do để lâu không dùng đến.

Một giải pháp nữa giúp tiết kiệm nguyên vật liệu là lên định lượng kho và định lượng cho từng món ăn. Song song đó yêu cầu bộ phận bếp làm đúng với định lượng đã được quy định sẵn. Với cách làm này, bạn sẽ theo sát được tình hình sử dụng nguyên liệu, tránh trường hợp nhân viên sử dụng sai quy định.

Tuy nhiên, cách quản lý thủ công như quan sát, ghi chép sổ sách, giấy tờ sẽ có thể xảy ra sơ sót và không mang lại hiệu quả lâu dài, tốn thời gian và nguồn lực. Vì vậy, chủ nhà hàng có thể tham khảo và sử dụng phần mềm quản lý kho để việc kiểm soát, theo dõi được tối ưu hơn.

Thường xuyên xem xét và điều chỉnh các món ăn trong menu

Giải pháp kế tiếp giúp bạn tiết kiệm nguyên vật liệu là rà soát và bỏ bớt những món ăn không được khách ưa chuộng khỏi menu. Bạn có thể xem xét và nâng cấp thực đơn của nhà hàng theo định kỳ, mạnh dạn bỏ bớt các món ăn, đồ uống ít được lựa chọn để tập trung vào những món bán chạy. 

Cách này vừa tiết kiệm chi phí thực phẩm từ các món đã được loại bỏ trên menu, vừa tránh được việc luôn phải chuẩn bị đủ các nguyên liệu chế biến sẵn rồi trữ trong tủ đông đợi ngày bị hỏng.

Tuyển dụng và sắp xếp cơ cấu nhân sự phù hợp

Để tránh lãng phí ngân sách và mất nhiều thời gian cho việc tuyển dụng – đào tạo, bạn chỉ nên thuê những người thật sự muốn gắn bó với nhà hàng lâu dài. Song song đó bạn cũng cần đảm bảo đưa ra một chế độ lương thưởng xứng đáng và ghi nhận các thành tích, cũng như có lộ trình thăng tiến rõ ràng.

Bạn cũng có thể xem xét cắt giảm nguồn lực lao động bằng cách phân chia, sắp xếp số lượng nhân viên phục vụ vào các khung giờ khác nhau. Nhờ đó bạn sẽ khai thác được khả năng làm việc của nhân viên, sắp xếp họ vào đúng vị trí, đúng mục đích công việc.

Chăm sóc và giữ chân các khách hàng cũ

Nếu bạn đã bỏ quá nhiều chi phí cho việc chạy quảng cáo nhưng không đạt hiệu quả, thì bạn cần tập trung vào việc chăm sóc khách hàng cũ để họ quay lại nhà hàng nhiều hơn. Thực tế thì chi phí để giữ chân khách hàng cũ thấp hơn gấp 5 lần so với chi phí bạn bỏ ra để thu hút một khách hàng mới.

Bởi đối với khách hàng mới, bạn cần phải thực hiện các bước giới thiệu và chiếm lấy sự tin tưởng của họ về thương hiệu – sản phẩm. Sau đó mới thuyết phục họ đưa ra quyết định đến nhà hàng của bạn để thưởng thức. 

Trong khi đó, khách hàng cũ đã có sẵn trải nghiệm về sản phẩm, bạn chỉ cần cố gắng và duy trì mức độ chăm sóc thì bạn đã có thể gia tăng doanh số từ khách hàng này.

Như vậy, chúng ta thấy rằng nhà hàng là một trong những lĩnh vực kinh doanh cực kỳ phổ biến. Và để việc kinh doanh đạt hiệu quả – doanh thu không bị thất thoát quá nhiều thì việc tiết kiệm là điều tất yếu phải thực hiện. 

Nhưng tiết kiệm như thế nào mới đúng cách và để việc tiết kiệm phát huy hết công dụng thì bạn cần phải quản lý, theo dõi và kiểm soát hoạt động kinh doanh một cách tổng quan. Từ đó mới đưa ra kết luận, tự tin loại bỏ những yếu tố không cần thiết. Liệu phần mềm nào có thể giúp bạn quản lý hiệu quả?

GoF&B cung cấp các tính năng quản lý tiện ích giúp bạn tự tin tối ưu hóa lợi nhuận

GoF&B – một sản phẩm của MediaStep, là phần mềm quản lý bán hàng toàn diện cho ngành F&B, giúp bạn tiết kiệm thời gian bán hàng và chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tối ưu trải nghiệm khách hàng.

Vì sao bạn nên chọn GoF&B?

• Giao diện thiết kế đơn giản và thân thiện với người dùng, đảm bảo hoạt động trơn tru, dễ dàng đăng tải cửa hàng lên phần mềm GoF&B. Từ đó giúp quá trình quản lý bán hàng được thực hiện nhanh chóng.
• Phần mềm phù hợp với hầu hết các mô hình kinh doanh F&B: nhà hàng, cửa hàng cafe, trà sữa, quán ăn,… từ Online đến Offline và ngược lại.
• Tốc độ xử lý mượt mà ngay cả khi trong giờ cao điểm giúp việc đặt hàng và nhận đơn không còn là nỗi ám ảnh của bạn.
• Tối ưu quản lý nguyên vật liệu, giúp bạn quản lý giá vốn hàng bán dựa vào công thức và nguyên vật liệu cấu thành món ăn nhờ tính năng thiết lập công thức. Đồng thời cảnh báo tồn kho sai lệch, kiểm kê kho chặt chẽ giúp hạn chế thất thoát tối đa.
• Tất cả các kênh bán hàng đều được quản lý trên một nền tảng quản trị duy nhất, giúp bạn kiểm soát hiệu quả tất cả quy trình kinh doanh một cách chi tiết và chính xác.
• Tích hợp báo cáo, thống kê trực quan giúp bạn theo dõi doanh số, lợi nhuận, tình trạng tồn kho, đơn hàng số lượng lớn bất kỳ lúc nào và bất cứ ở đâu miễn thiết bị làm việc của bạn có kết nối internet.

Phần mềm GoF&B giúp bạn nâng cao trải nghiệm dịch vụ khi khách đến trực tiếp tại nhà hàng

• Cho phép xem sơ đồ vị trí để biết được tình trạng còn bàn trống để xếp chỗ ngồi phù hợp cho khách hàng.
• Ghi nhận món ăn cho khách ngay tại bàn bằng thiết bị cầm tay mà không phải ghi giấy truyền thống gây bất tiện.
• Phục vụ món ăn chính xác cho từng bàn mà không bị sai món bởi các thông tin món ăn sẽ được tự động chuyển đến bộ phận chế biến, giúp tiết kiệm thời gian phục vụ và hạn chế sai sót hiệu quả.
• Việc thanh toán và in hóa đơn, tạo barcode cũng được thực hiện trong nháy mắt và khách hàng không phải chờ đợi lâu.

Các tính năng vượt trội của GoF&B giúp công việc quản lý của bạn được tối ưu tốt nhất

• Quản lý kho: tất cả các mặt hàng, nguyên vật liệu đều được định lượng chi tiết. Tồn kho sẽ được trừ tự động khi đơn hàng được gửi đi và hoàn tất, hoặc bất cứ nguyên vật liệu nào được lấy khỏi kho. Bạn cũng sẽ nhận được thông báo về số lượng còn lại của các mặt hàng trong kho.
• Quản lý nhân viên: hồ sơ của từng nhân viên sẽ được nhập trên hệ thống, người quản lý được phép phân quyền cho từng người để dễ dàng quản lý năng suất làm việc cũng như các đơn hàng.
• Quản lý chi nhánh: giúp bạn vận hành dễ dàng hơn, quản lý tập trung tất cả các chi nhánh chỉ trên một màn hình duy nhất. Từ đó kiểm soát chặt chẽ, quản lý chính xác và tiết kiệm nhiều thời gian hơn.
• Quản lý đồng bộ đơn hàng: đơn hàng trên tất cả các nền tảng được đồng bộ và quản lý trên một hệ thống duy nhất, giúp đẩy nhanh tiến độ đơn hàng đến tay khách hàng.
• Quản lý khách hàng: giúp bạn dễ dàng quản lý thông tin chi tiết về các khách đã mua hàng, cũng như thông tin khách hàng từ tất cả các nền tảng bán hàng. 
• Hệ thống CRM giúp tự động lưu thông tin khách hàng. Giúp phân nhóm khách hàng và phục vụ cho chiến dịch remarketing sau này.

GoF&B còn tích hợp bộ công cụ marketing như: Facebook Pixel, Google Analytics, Google Tag Manager, Landing Page, Email Marketing, thông báo đẩy được tích hợp sẵn trên app bán hàng của GoAPP. Tất cả giúp cho các chiến dịch marketing của nhà hàng đạt hiệu quả tối ưu nhất nhưng vẫn tiết kiệm chi phí.

Kết luận

Trên đây là những bí quyết giúp tiết kiệm chi phí trong kinh doanh nhà hàng và giải pháp hỗ trợ bạn thực hiện các bí quyết hiệu quả. Nếu việc quản lý được chặt chẽ hơn, chắc chắn lợi nhuận của nhà hàng cũng sẽ theo đó mà được tối ưu rất nhiều.

Nếu bạn vẫn còn vướng mắc vấn đề gì, bạn hoàn toàn có thể liên hệ đến GoSELL – chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn tạo nên những khởi sắc tuyệt vời trong kinh doanh.