kinh doanh online

Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý dịch vụ khách sạn

14 Tháng Ba, 2021

Phần mềm quản lý dịch vụ khách sạn là một công cụ cần thiết đảm bảo các khách sạn không bao giờ chậm trễ trong việc đáp ứng đúng chức năng hành chính cũng như tối đa doanh thu khách sạn. Có thể tránh những lộn xộn trong khi quản lý, mọi việc được thực hiện theo một quy trình, tính hiệu quả thì phần mềm quản lý khách sạn sẽ cung cấp sự kiểm soát chặt chẽ và khả năng tương tác an toàn, tương thích trong việc lưu trữ dữ liệu và hỗ trợ linh hoạt.

Nền tảng thương thích

 Đây là vấn đề cốt lõi, là cái hồn của phần mềm. Nếu lựa chọn sai công nghệ sẽ khiến bạn không đạt được kết quả như mong muốn. Khi bạn chọn sai, chi phí đầu tư cho thiết bị, con người, thời gian sẽ tăng cao. Bạn sẽ không chủ động nắm bắt được thông tin mà phụ thuộc vào con người để báo cáo. 

Thời 4.0, bạn sẽ luôn phải tiếp cận những xu hướng công nghệ mới nhất để đảm bảo tối đa hiệu quả quản lý và kinh doanh khách sạn của mình. Vì vậy, tiêu chí tiếp theo khi lựa chọn phần mềm là hãy đảm bảo nhà cung cấp sản phẩm luôn ứng dụng những công nghệ mới nhất, thường xuyên update phần mềm giúp bạn yên tâm sử dụng chún

Hãy chắc chắn rằng phần mềm quản lý dịch vụ đó khi cài đặt trong khách sạn phải tương thích với trình duyệt của bạn. Do đó, nó phải được thiết kế trên cùng một nền tảng hoặc nó phải là một nền tảng ứng dụng độc lập. Sản phẩm phần mềm quản lý khách sạn trên nền tảng Windows là các ứng dụng hữu ích nhất để làm cho quá trình quản lý khách sạn của bạn thuận lợi hơn so với trước đây.

Ngoài ra khi khách sạn của bạn được truy cập bởi các hành khách từ khắp nơi trên toàn thế giới, hãy chắc chắn rằng bạn download các phần mềm được hỗ trợ nhiều hơn một ngôn ngữ. Đây là một tính năng quan trọng để làm cho khách hàng của bạn cảm thấy thoải mái.

Tính năng quản lý dịch vụ của phần mềm 

Hãy căn cứ vào quy mô khách sạn và chi phí đầu tư để lựa chọn sản phẩm phù hợp nhất. Bởi đôi khi việc không quan tâm đến phần mềm đó có những tính năng gì, có đúng nghiệp vụ khách sạn bạn cần hay không, sẽ làm bạn mất tiền oan cho phần mềm tốt nhưng không sử dụng được.

Hiện nay, trên thị trường các nhà cung cấp đã thiết kế sản phẩm theo đúng nhu cầu người dùng: Phần mềm quản lý nhà nghỉ, phần mềm quản lý khách sạn 0-2, phần mềm quản lý khách sạn 3-5 sao, phần mềm quản lý homestay… Điều này, giúp bạn dễ dàng lựa chọn phần mềm hơn rất nhiều đó.

Những loại chức năng nào được xây dựng bởi các phần mềm quản lý dịch vụ khách sạn mà bạn đã chọn? Nó chỉ đơn giản là phần mềm quản lý đặt phòng khách sạn hay nó thực hiện một loạt các chức năng khác nữa? Một phần mềm quản lý khách sạn tốt phải thực hiện được các chức năng như kế toán, quản lý kho, quản lý lương, các dịch vụ hỗ trợ khách hàng…

Tham Khảo:  Ngành dịch vụ: Đâu là bí quyết quản lý thành công?

Bảo mật thông tin

Hãy thử thử tưởng tượng nếu toàn bộ dữ liệu khách sạn của bạn rơi vào tay đối thủ, họ sẽ làm gì với chúng? Không ai biết rõ được, nhưng chắc chắn chuyện kinh doanh hiện tại và tương lai của bạn sẽ gặp khó khăn. Hay phần mềm không đủ khả năng lưu trữ lượng thông tin lớn, khả năng sao lưu hạn chế? Đây sẽ là vấn đề bạn cần đề cập khi hỏi nhà cung cấp phần mềm.

Hãy lựa chọn phần mềm đảm bảo tiêu chí: Tính bảo mật cao, tránh bị virus tấn công hoặc đối thủ đánh cắp dữ liệu; tốc độ xử lý thông tin nhanh và khả năng lưu trữ lớn.

Tính năng quản lý dễ sử dụng

Có thể bạn chưa hình dung ra tính thích nghi được đề cập ở đây là gì, chúng ta chỉ đơn giản hóa là phần mềm có thể thích nghi với người sử dụng. Cụ thể hơn đó là tính dễ dùng của sản phẩm, phù hợp với mọi thiết bị và không mất nhiều thời gian để tiếp cận. Nếu một phần mềm bạn mua về mà chỉ trong một thời gian ngắn 1-2 ngày bạn có thể học và sử dụng thành thạo với đầy đủ các quy trình từ nhận đặt phòng, check-in, thêm dịch vụ, thanh toán, check-out,… và còn rất nhiều thao tác khác thì chứng tỏ phần mềm đó thông minh và đáng để mua.

 Còn với những phần mềm quản lý dịch vụ mà bạn phải chật vật mất 5-7 ngày để học và nhớ về quy trình thì chắc chắn bạn nên suy nghĩ và xem xét lại. Như ở trên chúng ta đã đề cập, nếu bạn quan tâm tới giải pháp công nghệ và hiểu được lợi ích mà nó mang lại thì bạn nên gạt bỏ những suy nghĩ phải mua các phần mềm cũ đã quen dùng và ngại thay đổi, ngại học hỏi cái mới.

Phần mềm quá phức tạp, bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian cho việc tìm hiểu, sử dụng và hướng dẫn nhân viên của mình. Đây là sai lầm nhiều chủ khách sạn gặp phải, khi chưa tìm hiểu kỹ các tính năng cũng như giao diện, thao tác khi dùng thử phần mềm của nhà cung cấp. Bạn nên nhớ, mục đích mua phần mềm quản lý là để giúp bạn đơn giản hóa việc quản lý và kinh doanh khách sạn, chứ không phải gây thêm phiền toái. Vì vậy, hãy chú ý đến tiêu chí dễ dùng khi mua phần mềm quản lý dịch vụ khách sạn.

Ngoài tính năng, dễ sử dụng, giá phần mềm là yếu tố không thể bỏ qua. Hãy đảm bảo chi phí mua phần mềm nằm trong giới hạn định mức cho phép của bạn. Tuy nhiên, cũng đừng quá tiết kiệm trong quyết định đầu tư mua sản phẩm, vì đôi khi có những phần mềm chênh nhau không quá về giá, nhưng chất lượng lại hoàn khác. Thiếu hoặc thừa tính năng, khó sử dụng….

Quản lý dịch vụ khách sạn cùng GoSELL

Chất lượng dịch vụ là một yếu tố quan trọng đóng góp vào sự thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều cơ sở kinh doanh vẫn đang đấu tranh để cải thiện dịch vụ và giữ chân khách hàng của họ. Một trải nghiệm không tốt có thể khiến cho khách hàng không còn mặn mà với dịch vụ kinh doanh trong nhiều năm. Nhưng đừng lo! Tính năng quản lý dịch vụ của GoSELL giúp bạn dựa vào thông tin phản hồi của khách hàng để có những cải thiện cũng như nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn.

Bạn dễ dàng đăng tải dịch vụ của cửa hàng trên app bán hàng GoAPP và thiết lập thời gian theo ý muốn. Từ đó khách hàng sẽ chọn các khung giờ họ mong muốn. Vì thế thông qua tính năng bạn có thể giới thiệu dịch vụ đến khách hàng chi tiết và rõ ràng hơn. Xem toàn bộ thông tin dịch vụ giúp bạn có thể quản lý tốt tất cả các dịch vụ tại cửa hàng.

Bạn có quá nhiều công việc cùng lúc, không thể có mặt 24/24 ở khách sạn, việc kết nối app quản lý trên điện thoại sẽ đảm bảo bạn luôn theo dõi được tình hình kinh doanh khách sạn của mình. Ngoài ra quản lý dịch vụ của GoSELL còn kết hợp nhiều tính năng như quản lý nhân viên, quản lý chi nhánh,… Bên cạnh đó còn có hỗ trợ marketing: email marketing, landing page, google analytics, facebook pixel,….Giao diện trực quan, thân thiện, phù hợp với cả người không am hiểu công nghệ

Trên đây là các  yếu tố cần xem xét khi lựa chọn phần mềm quản lý dịch vụ khách sạn mà chúng tôi chia sẻ. Hy vọng sẽ giúp chủ khách sạn tìm ra được phần mềm phù hợp và mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất.