Kiến thức

Cách quản lý hệ thống kinh doanh chuẩn chỉnh

9 Tháng Năm, 2023

Hệ thống kinh doanh là thuật ngữ quá phổ biến trong lĩnh vực kinh doanh, tuy nhiên để hiểu và áp dụng thành công mô hình kinh doanh này lại là một bài toán nan giải. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm hiểu về khái niệm cũng như mong muốn xây dựng, quản lý một hệ thống kinh doanh để phát triển thì bài viết này là dành cho bạn.

Khái niệm về hệ thống kinh doanh

Hệ thống kinh doanh chính là việc kết nối các khía cạnh của một tổ chức nào đó thành một hệ thống hoàn chỉnh. Cụ thể như sau, mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ bao gồm các hoạt động của các bộ phận nhỏ hơn của tổ chức. Khi áp dụng mô hình này sẽ tạo được sự liên kết chặt chẽ giữa các hoạt động của bộ phận lại với nhau.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý tốt cũng như cải thiện khó khăn của tổ chức bằng một vài nguyên tắc chính xác. Đây là mô hình kinh tế đem lại hiệu quả cao, được hầu hết các doanh nghiệp áp dụng và cải biến sao cho phù hợp với doanh nghiệp của mình nhất.

Lợi ích của việc áp dụng mô hình hệ thống kinh doanh

Việc áp dụng mô hình hệ thống kinh doanh đúng nguyên tắc sẽ đem lại cho doanh nghiệp của bạn các lợi ích to lớn sau đây:

Thúc đẩy doanh thu vượt trội

Hệ thống kinh doanh chính là yếu tố then chốt và là nền tảng vững chắc giúp tăng trưởng doanh thu cho doanh nghiệp. Nhờ có mô hình này mà doanh nghiệp có thể phát huy tất cả tiềm lực sẵn có, nhằm hạn chế tối đa các vấn đề phát sinh và giúp cho các dự án được thực hiện một cách hiệu quả.

Mặc khác, mọi vấn đề phát sinh của khách hàng cũng sẽ được xử lý kịp thời. Tất cả hoạt động của doanh nghiệp đều sẽ đảm bảo được thực hiện bài bản và giữa các bộ phận sẽ có sự phối hợp nhịp nhàng với nhau, tránh tình trạng bị trì hoãn khi chuyển giao công việc.

Xem thêm: Cách tính doanh thu bán hàng chuẩn chỉnh, đơn giản

Tạo cơ hội để nhân viên doanh nghiệp nỗ lực phát triển

Xây dựng hệ thống kinh doanh sẽ giúp bạn tạo nên một tập thể đoàn kết, cùng nhau làm việc và tạo nên những giá trị tốt đẹp cho công ty. Song, khi mọi công việc của các bộ phận trong công ty đều được gắn liền với nhau sẽ tạo cho nhân viên cơ hội phát triển bản thân và hoàn thành tốt các công việc được giao.

Hơn nữa, để hoàn thành tốt công việc thì không thể không nhắc đến tinh thần làm việc nhóm. Yếu tố này sẽ giúp cho nhân viên khai thác triệt để mọi ý tưởng và đạt được kết quả tốt nhất cho công việc chung của đội nhóm.

Hiểu và đáp ứng nhu cầu khách hàng chính xác

Nếu bạn đang áp dụng hệ thống kinh doanh thì chắc hẳn tổ chức của bạn sẽ biết cách đo lường và phân tích mong muốn của khách hàng. Mô hình sẽ giúp bạn hiểu được nhu cầu khách hàng là gì, từ đó xác định và đáp nhu cầu của khách hàng một cách chính xác. Đồng thời giúp thương hiệu in sâu vào tâm trí khách hàng lâu hơn.

Giảm thiểu các chi phí không cần thiết

Hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp của bạn giảm thiểu được các chi phí không cần thiết. Tuy nhiên, khi cắt giảm chi phí thì bạn nên chú trọng hơn vào chất lượng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Bởi nhiều doanh nghiệp sau khi đã cắt giảm chi phí, lại ít khi chú trọng đến chất lượng dẫn đến việc kinh doanh ngày càng xuống dốc trầm trọng.

Xây dựng một hệ sinh thái bền vững

Hệ thống còn tạo điều kiện thuận lợi để bạn xây dựng một hệ sinh thái bền vững. Từ đó giúp cho doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh cũng như nâng cao khả năng giải quyết vấn đề khi gặp phải sự cố bất ngờ. Ngoài ra, mô hình sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn học được các cách đổi mới sao cho phù hợp và trở nên chuyên nghiệp hơn trong từng thời điểm.

Một số hệ thống kinh doanh phổ biến mà bạn nên biết

Đọc đến đây chắc bạn đã hiểu được khái niệm và những lợi ích mà hệ thống kinh doanh mang lại cho doanh nghiệp. Trong phần tiếp theo, cùng GoSELL khám phá xem các doanh nghiệp đã áp dụng các mô hình hệ thống phổ biến nào để đi đến thành công trong kinh doanh?

Mô hình thương mại điện tử

Một trong những mô hình được đông đảo doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn, đó là mô hình thương mại điện tử. Doanh số từ các cửa hàng trực tuyến từng được dự đoán tăng trưởng mạnh mẽ lên đến 80% vào cuối năm 2022. Tuy nhiên, nếu bạn xác định xây dựng hệ thống theo mô hình này thì đòi hỏi bạn phải có trực giác nhạy bén và có kiến thức về thị trường.

Xem thêm: Sự khác nhau giữa thương mại điện tử và thương mại truyền thống

Mô hình chia sẻ quyền sở hữu

Mô hình chia sẻ quyền sở hữu cũng là mô hình được nhiều doanh nghiệp hướng đến. Nghĩa là doanh nghiệp sẽ mua lại ý tưởng đã có sẵn hoặc ý tưởng đột phá của bên bán. Theo đó, khi hợp đồng giữa hai bên được ký kết thì mọi ý tưởng sẽ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Bạn sẽ có quyền túy ý sử dụng vào các mục đích khác nhau nhằm tạo ra các giá trị bền vững cho doanh nghiệp của mình.

Mô hình kim tự tháp

Mô hình có tên gọi đúng theo hình dáng của nó, bắt đầu ở đỉnh cao duy nhất và rộng dần xuống phía dưới đáy. Khi doanh nghiệp bắt đầu xây dựng mô hình này thì cũng là lúc bạn có thể bắt đầu tuyển dụng nhân sự với lời đề nghị đảm bảo lợi nhuận cao.

Những người tham gia vào doanh nghiệp của bạn càng sớm thì lợi nhuận nhận được càng cao, đủ để hoàn vốn tham gia và nhỏ giọt dần xuống phía dưới của kim tự tháp. Số lợi nhuận này sẽ được chi trả bởi những người mới được tuyển dụng. Do đó, việc bạn tuyển thêm người mới tham gia chính là tạo lợi nhuận cho bản thân. Đây là một trong những mô hình được khá nhiều doanh nghiệp áp dụng.

Sau khi đã nắm rõ ba hệ thống kinh doanh phổ biến ở trên, bài toán tiếp theo là làm thế nào để xây dựng một hệ thống thật sự hiệu quả? Liệu có cần đến các công cụ đắc lực nào để hỗ trợ quản lý hệ thống trong suốt quá trình bạn kinh doanh hay không? Mọi thắc mắc sẽ được GoSELL giải đáp chi tiết trong phần sau.

Cách xây dựng và quản lý hệ thống kinh doanh chuẩn chỉnh

Để hệ thống kinh doanh đi vào hoạt động ổn định và đạt hiệu quả cao thì cần hội tụ rất nhiều yếu tố. Trong đó gồm có 2 phần chính bạn cần quan tâm:

Phân tích mô hình

Yếu tố đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện là phân tích mô hình kinh doanh mà mình muốn áp dụng. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp hiểu rõ mô hình nào chính là mảnh ghép phù hợp với mình, từ đó biến tấu sao cho phù hợp với thực trạng của công ty trong thời điểm hiện tại.

Triển khai xây dựng

Sau khi đã phân tích và chọn được mô hình kinh doanh thích hợp, lúc này bạn cần lên kế hoạch và triển khai xây dựng mô hình. Mỗi công ty sẽ có những đặc thù riêng biệt nên cũng sẽ có cách triển khai xây dựng riêng. Nhưng nhìn chung đều cần trải qua quy trình sau:

• Quy trình tuyển dụng.
• Quy trình marketing.
• Quy trình đào tạo.
• Quy trình dịch vụ khách hàng.
• Quy trình xử lý khủng hoảng.

Nên kinh doanh sản phẩm nào khi phát triển hệ thống kinh doanh?

Đối với hệ thống kinh doanh thì đặc tính sản phẩm là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công trong hoạt động bán hàng. Vì vậy, bạn nên ưu tiên khởi nghiệp bằng những sản phẩm mà số đông người tiêu dùng dễ dàng chấp nhận, hoặc là các sản phẩm cần thiết trong nhu cầu sinh hoạt hàng ngày của khách hàng.

Trong đó, một số sản phẩm được ưa chuộng mà bạn có thể cân nhắc kinh doanh như thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, thời trang, đồ gia dụng,… Tuy nhiên, dù kinh doanh mặt hàng nào thì bạn cũng cần lên kế hoạch quản lý cho thật phù hợp.

Bởi khi kinh doanh, để khách hàng có thể thỏa sức lựa chọn và giữ chân khách hàng hiệu quả thì bạn cần phải cân nhắc nhập đa dạng các loại sản phẩm. Nhưng nếu phải nhập đa dạng sản phẩm, thì công việc quản lý của bạn sẽ trở nên khó khăn. Tình trạng bị mất hàng, hoặc số lượng hàng trong kho đã hết hay còn nhiều đôi khi bạn khó nắm được sẽ rất dễ đi đến hàng hóa bị ứ đọng, không còn bán được nữa.

Lúc này, bạn nên ứng dụng công nghệ vào hoạt động kiểm soát, quản lý hàng hóa để tránh các tình trạng mà GoSELL vừa nêu trên xảy ra với doanh nghiệp của mình. Bằng cách sử dụng tính năng quản lý sản phẩm kết hợp với quản lý tồn kho. Cụ thể:

Đối với quản lý sản phẩm

Tính năng quản lý sản phẩm sẽ giúp bạn có thể tạo sản phẩm mới, hoặc điều chỉnh/cập nhật sản phẩm cũ, hoặc xóa một sản phẩm bất kỳ một cách linh hoạt. Bên cạnh đó, để khách hàng có thêm sự lựa chọn về các sản phẩm tương tự, thì bạn có thể tạo thêm bộ sưu tập sản phẩm. Khách hàng sẽ vào bộ sưu tập và tìm kiếm các sản phẩm có đặc tính tương tự nhau dễ dàng hơn.

Sau khi đã tạo mới sản phẩm, tiếp theo bạn thiết lập giá cho sản phẩm. Tính năng sẽ hỗ trợ bạn thiết lập giá niêm yết, giá bán, giá gốc sản phẩm và thiết lập các loại thuế cho từng loại mặt hàng (nếu sản phẩm của bạn có áp dụng thuế).

Đối với quản lý kho hàng

Sau khi đã có đầy đủ các thông tin sản phẩm và được lưu trữ vào hệ thống của GoSELL, lúc này bạn có thể bắt đầu quản lý tồn kho bằng cách quản lý với mã SKU, mã IMEI, hoặc mã Barcode. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng hàng hóa trong kho chặt chẽ.

Mọi biến động hàng hóa trong kho sẽ được tính năng cập nhật theo thời gian thực để bạn kiểm soát toàn bộ số lượng hàng tồn kho chính xác nhất. Nhờ đó tình trạng thất thoát hàng hóa sẽ được giảm đi đáng kể. 

Ngoài ra, tính năng còn tích hợp bộ lọc giúp bạn tìm kiếm, thống kê các sản phẩm có số lượng tồn thấp trong kho nhằm lên kế hoạch nhập hàng kịp thời. Hoặc biết được sản phẩm nào trong kho còn nhiều để có kế hoạch đẩy hàng trong thời gian sớm nhất.

Đặc biệt bạn có thể kinh doanh, quản lý sản phẩm trên đa kênh

Nếu doanh nghiệp bạn có xu hướng kinh doanh đa kênh, từ tại doanh nghiệp/cửa hàng trực tiếp, cho đến website, app, Shopee, Lazada, GoMUA, Tiktok Shop, Facebook, Zalo,… Thì 2 tính năng mà GoSELL vừa gợi ý trên cũng có hỗ trợ quản lý trên đa kênh, đồng thời thực hiện đồng bộ sản phẩm từ các kênh về một hệ thống quản trị duy nhất.

Tuy nhiên, nếu bạn vẫn còn đang phân vân chưa biết nên xây dựng hệ thống kinh doanh đa kênh thế nào mới tối ưu được chi phí tốt nhất, thì bạn có thể tham khảo bộ 6 giải pháp của GoSELL. Trong đó, GoWEB giúp bạn thiết kế website chuẩn thương mại điện tử, GoAPP giúp bạn xây dựng ứng dụng bán hàng trên cả hai hệ điều hành Android & iOS. Và GoPOS giúp bạn tối ưu quy trình bán hàng bằng cách sử dụng máy in hóa đơn và cổng thanh toán tiện ích.

Đối với nền tảng mạng xã hội thì có GoSOCIAL hỗ trợ bạn kết nối quản lý bán và tư vấn khách hàng mọi lúc trên hai nền tảng Facebook, Zalo. GoLEAD hỗ trợ bạn tạo ra một trang landing page thu thập thông tin khách hàng để gia tăng cơ hội chốt đơn thành công. Cuối cùng là GoCALL giúp bạn xây dựng đội ngũ telesales chuyên nghiệp, quản lý chất lượng cuộc gọi với chi phí tiết kiệm nhất.

Kết luận

Vừa rồi là những chia sẻ về cách xây dựng và quản lý hệ thống kinh doanh mà GoSELL đã tổng hợp. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn hiểu hơn về mô hình này để có kế hoạch đầu tư và kinh doanh sao cho phù hợp. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, bạn hoàn toàn có thể liên hệ đến đội ngũ của GoSELL để nhận được sự tư vấn kỹ càng hơn, bạn nhé.