Kiến thức

Cách quản lý siêu thị mini hiệu quả cho người mới bắt đầu

28 Tháng Một, 2024

Với sự yêu thích những thứ tiện lợi của người tiêu dùng hiện nay, chính vì vậy những chuỗi siêu thị mini mọc lên ngày càng nhiều. Nhưng với những chủ kinh doanh mới thì làm thế nào để quản lý hiệu quả?

Thế nào là quản lý siêu thị mini?

Quản lý siêu thị mini (minimart) hay còn gọi là các cửa hàng bán lẻ là công việc quản lý một hệ thống kinh doanh của một cửa hàng hoặc chuỗi cửa hàng nhằm đảm bảo được công việc kinh doanh diễn ra một cách hiệu quả, hạn chế những rủi ro không đáng có xảy ra.

Nhìn chung với một minimart thường sẽ có 2 công việc quản lý chính như: 

• Quản lý hàng hóa (quản lý tình trạng tồn kho sản phẩm, hàng hóa bán chạy, chất lượng của hàng hóa, giá thành của sản phẩm). 
• Quản lý nhân sự ( quản lý thông tin nhân viên, số lượng nhân viên, công việc của nhân viên, vị trí làm việc, lương thưởng các loại,…)

Có thể nói các vị trí quản lý mà một mini mart cần có là: quản lý kho hàng hóa, quản lý bán hàng tại cửa hàng, quản lý bán hàng online, quản lý công nợ cửa hàng, giám đốc siêu thị,…

Như vậy để có thể quản lý một cửa hàng bán lẻ hoạt động hiệu quả thì cần kết hợp các vị trí và các khâu quản lý một cách đồng nhất để có thể mang lại hiệu quả tốt nhất và có thể ứng phó kịp thời với những rủi ro có thể xảy ra.

Những kinh nghiệm mở siêu thị mini vốn ít mau lời cực kỳ bổ ích cho người mới kinh doanh

Kinh nghiệm quản lý siêu thị mini

Có một quy trình vận hành cụ thể

Với bất kỳ một tổ chức nào thì cũng cần có  cho mình một quy trình quản lý và vận hành hoạt động của tổ chức đó ngay từ những thời điểm bắt đầu và quản lý minimart cũng không phải ngoại lệ. 

Một quy trình vận hành hiệu quả sẽ mang đến cho doanh nghiệp những mục tiêu rõ ràng, nhìn nhận được tình hình kinh doanh một cách thực tiễn, nắm bắt được quy trình làm việc của những vị trí và phòng ban liên quan.

Từ những quy trình vận hành cụ thể đó thì các nhân viên có thể nắm bắt được những công việc của mình và đưa ra những cách để giải quyết công việc tốt nhất và nâng cao hiệu quả trong công việc. 

Quy trình vận hành cũng hỗ trợ các nhà quản trị nắm được tình hình hoạt động để có thể đưa ra những kế hoạch điều chỉnh và phát triển trong tương lai cũng như đề phòng những bất cập có thể xảy ra.

Mỗi doanh nghiệp đều có những cách thức và quy trình vận hành khác nhau, quy trình có thể được chia theo từng thời gian hoặc theo chu kỳ tiêu thụ của sản phẩm. Tuy nhiên, tất cả các quy trình đều cần có sự rõ ràng, hợp lý và thực tế có thể thực hiện được.

Đặt quy định chung

Bất kỳ doanh nghiệp hay nhà kinh doanh nào cũng có những quy định, những điều luật riêng được lưu hành trong nội bộ. Quy định chung đưa ra nhằm giúp các doanh nghiệp đi đúng hướng và chuyên nghiệp hơn. Nhưng các quy định cần có sự phù hợp với ngành nghề kinh doanh, tổ chức của doanh nghiệp.

Chính vì vậy, một hệ thống cửa hàng, minimart của doanh nghiệp hoặc một cá thể kinh doanh cũng cần có cho mình những nội quy riêng phù hợp cho từng vị trí, phòng ban, chức vụ sao cho phù hợp.

Cũng giống với quy định cho từng phòng ban, vị trí và công việc thì mỗi cửa hàng, minimart cần phải có các quy định riêng cho bộ máy hoạt động vận hành tại cửa hàng của mình.

Mỗi người quản lý hay mỗi trưởng cửa hàng nên chủ động tìm hiểu và đưa ra cho mình những quy định và quy trình hoạt động phù hợp cho doanh nghiệp của mình cũng như phù hợp với tình hình kinh doanh của cửa hàng theo thời điểm và tình hình thực tế.

Đào tạo nhân sự chất lượng

Nhân viên bán hàng chính là bộ phận trực tiếp tiếp xúc với khách hàng và đóng vai trò quyết định sự hài lòng của khách hàng cũng như việc khách hàng có quay trở lại hay không, vì phần lớn người tiêu dùng ở thời điểm hiện tại rất khó tính trong trải nghiệm mua sắm. 

Vì vậy, việc để đào tạo đội ngũ nhân viên từ bán hàng, thu ngân cho đến những quản lý cửa hàng là điều rất quan trọng với bất kỳ một doanh nghiệp bán lẻ.

Một hệ thống nhân viên được đào tạo bài bản, luôn có thái độ chuyên nghiệp và tích cực sẽ mang đến những thiện cảm rất lớn đối với khách hàng đến mua sắm tại cửa hàng của bạn.

Vì vậy, để có một hệ thống nhân viên cho đến các cấp quản lý cần được đào tạo một cách cơ bản đến nâng cao để có thể mang lại một phong thái phục vụ chuyên nghiệp và có thể giải quyết được bất cứ tình huống nào xảy ra.

Xem thêm những thông tin hữu ích cho bạn: 7 cách quản lý nhân viên mang lại hiệu suất làm việc cao

Phân tích dữ liệu định kỳ 

Công việc phân tích hiệu quả dữ liệu kinh doanh được các cấp quản lý đảm đương. Song đây lại là vấn đề nhiều cửa hàng, siêu thị đặc biệt là các cửa hàng độc lập, nhỏ lẻ bỏ qua. Tuy nhiên việc phân tích định kỳ không chỉ giúp bạn thống kê được hiệu quả kinh doanh, số lượng hàng hóa tồn kho, bán chạy,… mà còn hạn chế các rủi ro ngay khi phát sinh.

Do đó, mỗi cửa hàng, siêu thị mini cần phải kiểm tra sổ sách, hóa đơn, danh sách hàng hóa sau mỗi ngày làm việc để chủ động hơn cho hoạt động kinh doanh ngày hôm sau cũng như biết được tình trạng hàng hóa như thế nào, có thất thoát hay không để tìm hướng giải quyết phù hợp.

• Quản lý siêu thị: nghiên cứu hàng hóa, tối ưu vốn, hạn chế hàng cận date, đổi trả, khuyến mại, luân chuyển.
• Kiểm soát công nợ: chính sách công nợ từ các nhà cung cấp, đầu mối, tối ưu dòng tiền, kết hợp với bộ phận thu mua.
• Quản lý ngành hàng: nghiên cứu các chương trình khuyến mại, giảm giá, kích cầu mua sắm, so sánh giá thành với đối thủ, khảo sát ý kiến khách hàng.
• Quản lý chung: tối ưu các chính sách về công nợ, khách hàng, dòng tiền, hàng hóa của hệ thống siêu thị, cửa hàng đưa ra biện pháp cần thiết thích hợp kịp thời, xử lý tình huống hợp lý nhanh chóng.

Sử dụng phần mềm hỗ trợ

Để quản lý siêu thị mini, cửa hàng thì bắt buộc phải sử dụng hệ thống phần mềm quản lý để tối ưu chi phí cũng như hiệu quả quản lý ở mỗi cấp bậc. Không chỉ mang lại hiệu quả cao mà các phần mềm giúp bạn hạn chế các sai sót khi tinh toán, quản lý bằng tay.

Chức năng của phần mềm quản lý bán hàng trong việc phân tích dữ liệu chính là điều tạo sự khác biệt giữa các mô hình siêu thị quy mô lớn với các cửa hàng bán lẻ, tạp hóa truyền thống hiện nay.

Với phần mềm quản lý bán hàng đa kênh của GoSELL giúp việc quản lý siêu thị mini của bạn được vận hành một cách trơn tru và dễ dàng hơn, như một người quản lý đa nhiệm thì GoSELL sẽ mang đến cho bạn những tính năng ưu việt dưới đây:

Quản lý bán hàng tại quầy

GoPOS là phần mềm quản lý bán hàng tại quầy số 1 hiện nay với hơn 10.000 cửa hàng đang sử dụng. Toàn bộ hoạt động bán lẻ của cửa hàng sẽ được xử lý gọn gàng chỉ trên một hệ thống quản lý duy nhất.

Quản lý kho hàng 

Giúp bạn kiểm soát, quản lý kho hàng chính xác số lượng để có kế hoạch hoặc thanh lý kịp thời. Trường hợp mỗi khi có giao dịch phát sinh, số lượng hàng hóa sẽ được tự động cộng/trừ ngay trên phần mềm. Điều này giúp bạn không bỏ sót chi nhánh nào trong chuỗi cửa hàng của mình, tránh sai số.

Quản lý thông tin khách hàng 

Giúp bạn nắm được số lượng khách hàng đã đăng ký, tạo tài khoản mua hàng và đặt hàng. Từ đó bạn biết được khách hàng tên gì, lịch sử mua hàng, đơn hàng gần nhất của họ,… Và tìm kiếm họ thông qua thanh tìm kiếm được tích hợp sẵn trên phần mềm bằng họ tên, email, số điện thoại, quét mã vạch khách hàng. 

Việc quản lý thông tin khách sẽ thuận tiện cho việc phân nhóm khách hàng sau này, giúp bạn chăm sóc khách hàng và lên chiến lược marketing cho phù hợp.

Quản lý nhân viên

Quản lý nhân viên có quyền giới hạn quyền truy cập trong hệ thống, kiểm soát hiển thị với toàn bộ hoạt động của từng nhân viên tại nhiều chi nhánh. Đồng thời, theo dõi hoạt động của nhân viên, quản lý thời gian và năng suất làm việc của từng nhân viên dễ dàng.

Quản lý công nợ

Các báo cáo mua trước trả sau sẽ được ghi chú một cách chi tiết nhất từ ngày nhập đơn, mã đơn, ngày giờ tạo, người đã tạo… Bạn còn có thể xem lại chi tiết về đơn hàng đó như số lượng sản phẩm đã nhập, thông tin sản phẩm, số tiền ghi nợ của đơn hàng…

Hỗ trợ báo cáo doanh thu 

Hỗ trợ nhà bán hàng phân tích báo cáo doanh thu một cách chi tiết mọi lúc mọi nơi thông qua biểu đồ trực quan theo thời gian. Nhờ đó bạn có thể biết được số lượng sản phẩm bán ra, doanh thu đang xử lý,… để có chiến lược kinh doanh tốt hơn.

GoSELL còn mang đến cho các nhà bán hàng bộ công cụ hỗ trợ marketing, cho phép bạn tạo ra các ưu đãi theo nhiều hình thức như mã giảm giá, tạo giá bán sỉ hoặc miễn phí vận chuyển. Từ đó kích thích khách hàng mua sắm, gia tăng doanh thu chóng mặt.

Tùy thuộc vào nhu cầu giao hàng của khách hàng, GoSELL sẽ đề xuất những phương thức vận chuyển phù hợp cực thông minh để thuận tiện cho cả người mua và người bán.

Đặc biệt, bạn có thể chủ động lựa chọn phương thức thanh khi tạo đơn hàng như thanh toán qua thẻ tín dụng, VISA, ATM, Momo, Zalopay, chuyển khoản ngân hàng và COD.

Trên đây là những chia sẻ của GoSELL về kinh nghiệm quản lý và vận hành siêu thị mini một cách hiệu quả nhất. Tùy thuộc vào đặc điểm và quy mô của doanh nghiệp mà bạn có thể điều chỉnh và ứng dụng công nghệ quản lý sao cho phù hợp với mô hình kinh doanh.