Bộ chứng từ giao nhận hàng hóa đầy đủ gồm những gì?

13 Tháng Mười Một, 2022

Nếu bạn là một doanh nghiệp mới hoặc có ý định tham gia vào lĩnh vực xuất nhập khẩu thì phải nắm được đầy đủ bộ chứng từ giao nhận hàng hóa. Đây là cơ sở để người bán và người mua có thể giao – nhận hàng một cách thuận lợi và hoàn toàn hợp pháp.

Trong bài viết này, Mediastep sẽ tổng hợp và gửi đến bạn đọc những loại chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc phải có trong quá trình trao đổi, mua bán hàng hóa quốc tế.

Các loại chứng từ giao nhận hàng hóa quan trọng

Dưới đây là một số chứng từ giao nhận hàng hóa cực kỳ quan trọng, bắt buộc phải có trong quá trình xuất khẩu hàng hóa để mua bán quốc tế.

Hợp đồng xuất nhập khẩu (hợp đồng ngoại thương)

Với hợp đồng ngoại thương là văn bản mang tính pháp lý, ghi lại toàn bộ các thỏa thuận, quyền, nghĩa vụ của các chủ thể trong quá trình mua bán, trao đổi hàng hóa. Đồng thời đây cũng là cơ sở để phục vụ cho công tác khiếu nại, xử lý khiếu nại, xử phạt và bồi thường khi có một bên phá vỡ các thỏa thuận đã đề ra trong hợp đồng.

Sau đây là các nội dung hợp đồng xuất khẩu hàng hóa cơ bản như:

• Thông tin của các chủ thể mua bán hàng hóa
• Thông tin hàng hóa
• Nội dung chi tiết về giao nhận
• Thông tin thanh toán
• Các quy định có liên quan đến quá trình mua bán: quy cách đóng gói, hình thức bảo hành, trường hợp bất khả kháng, khiếu nại, xử lý khiếu nại, trọng tài,…
• Đặc biệt là phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan thì hợp đồng mới được tính là có hiệu lực.

Xem thêm: 5 điều cần quan tâm khi xuất khẩu hàng hóa thương mại

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) được xem là một trong những chứng từ giao nhận hàng hóa quan trọng nhất. Nó được dùng để xác định quốc gia sản xuất ra hàng hóa đó. Điều nó ý nghĩa cực kỳ quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu. Căn cứ vào nơi sản xuất, nhà nhập khẩu sẽ có những chính sách ưu đãi về thuế cũng như thủ tục thông quan khác nhau.

Đặc biệt, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa còn là cơ sở để Nhà nước thực hiện công tác kiểm tra, giám sát và áp dụng các quy định có liên quan đến chống phá giá, trợ giá, duy trì hệ thống hạn ngạch, thống kê thương mại,…

Hóa đơn thương mại

Đây là chứng từ giao nhận hàng hóa đóng vai trò làm cơ sở cho quá trình thanh toán. Trên hóa đơn thương mại sẽ có đầy đủ các thông tin về hàng hóa, giá trị hàng hóa, điều kiện, hình thức thanh toán,…

Người mua hàng sẽ dựa trên những yêu cầu mà bên bán đề ra trong hóa đơn thương mại để thanh toán một cách đầy đủ, đúng hạn và đúng hình thức.

Phiếu đóng gói

Phiếu đóng gói (Packing List) là một bản lược khai toàn bộ thông tin hàng hóa có trong một kiện hàng lớn (container) hoặc thùng hàng lẻ. Có thể thấy phiếu đóng gói có vai trò rất quan trọng trong quá trình kiểm đếm hàng hóa. Nếu doanh nghiệp không tạo Packing List, kiện hàng có thể sẽ gặp rất nhiều vấn đề trong quá trình thông quan.

Đa số trường hợp không có phiếu khai lược hàng hóa, kiện hàng sẽ được yêu cầu mở ra để kiểm tra toàn bộ. Điều này mất rất nhiều thời gian, có thể gây chậm trễ cho quá trình giao nhận hàng. Không những thế, công tác kiểm đếm sẽ tiêu tốn một khoản chi phí lớn và người mua hoặc người bán sẽ phải chịu toàn bộ trách nhiệm cho việc chi trả.

Một phiếu đóng gói thông thường sẽ bao gồm các nội dung sau: 

• Thông tin người mua và người bán
• Thông tin kiện hàng: tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích, mô tả hàng hóa,…
• Cảng tàu, tên tàu, hình thức bốc dỡ

Xem thêm: Chi tiết về các điều kiện xuất khẩu hàng hóa doanh nghiệp nên biết

Giấy chứng nhận chất lượng

Chứng từ giao nhận hàng hóa quan trọng kế tiếp là giấy chứng nhận chất lượng (C/Q). Đây là cơ sở để đo lường chất lượng hàng hóa thực giao có đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu đã đề ra trong hợp đồng ngoại thương hay không. 

Tùy theo thỏa thuận của các chủ thể mua bán, giấy chứng nhận chất lượng có thể được cấp bởi người bán hoặc các cơ quan chức năng có thẩm quyền. Đây không chỉ là nghĩa vụ của bên bán đối với bên mua, mà nó còn là cơ sở để củng cố niềm tin của khách hàng vào sản phẩm. Tuy nhiên, đây là chứng từ không bắt buộc trong quá trình là thủ tục hải quan.

Giấy chứng nhận số lượng/ trọng lượng hàng hóa

Đây là chứng từ giao nhận hàng hóa mà người bán cung cấp cho người mua, nhằm giúp đôi bên xác nhận rõ ràng về số lượng và trọng lượng của kiện hàng. Tuy nhiên, giấy chứng nhận số lượng và giấy chứng nhận trọng lượng không nằm trong danh sách bắt buộc. Do đó người bán và người mua có thể tự thỏa thuận về vấn đề này.

Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác, thông thường người mua sẽ yêu cầu người bán cung cấp giấy chứng nhận trọng lượng và số lượng được thiết lập bởi các đơn vị hải quan hoặc công ty giám định.

Chứng từ bảo hiểm hàng hóa

Tùy theo thỏa thuận của các bên, mà người nhập khẩu hoặc người xuất khẩu sẽ mua bảo hiểm cho kiện hàng của mình. Đây cũng không phải là một chứng từ bắt buộc phải có. Tuy nhiên, hầu hết các cuộc trao đổi hàng hóa quốc tế đều có sự tham gia của bảo hiểm.

Nhờ đó mà trong quá trình vận chuyển, nếu có bất cứ vấn đề nào xảy ra, làm hư hại, thất thoát hàng hóa, các đơn vị bảo hiểm sẽ có trách nhiệm bồi thường và giảm thiểu tối đa sự thiệt hại về kinh tế.

Một số chứng từ giao nhận hàng hóa có liên quan khác

Ngoài ra, trong hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế còn có sự xuất hiện của những chứng từ khác, có thể kể đến như sau:

• Chứng từ vận chuyển, bao gồm: Chỉ thị xếp hàng, biên lai thuyền phó, vận đơn đường biển, biên lai của cảng, phiếu kiểm đếm, giấy gửi hàng đường biển/đường sắt/ đường hàng không, sơ đồ xếp hàng, bốc dỡ hàng hóa, bản kê sự kiện, time – sheet, bản kết toán nhận hàng,…
• Các chứng từ có thể phát sinh trong quá trình giao nhận, bao gồm: Biên bản kết toán nhận hàng với tàu, biên bản kê khai hàng thừa thiếu, biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ, thư khiếu nại, thư dự kháng

Trên đây là những chứng từ giao nhận hàng hóa mà doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu cần nắm rõ. Đừng quên theo dõi Mediastep để cập nhật những tin tức mới và bổ ích nhất!