Kiến thức

Dịch vụ tổng đài ảo là gì? Các tính năng cần có của dịch vụ tổng đài ảo

26 Tháng Bảy, 2022

Dịch vụ tổng đài ảo được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng để phục vụ hoạt động kinh doanh, chăm sóc khách hàng của mình. Đây là giải pháp rất tiết kiệm chi phí với nhiều tính năng hữu ích mà dịch vụ tổng đài truyền thống không thể có được.

Cùng GoCALL tìm hiểu dịch vụ tổng đài ảo là gì và các tính năng cần có của một tổng đài ảo chuyên nghiệp.

Dịch vụ tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là phần mềm giúp bạn có thể gọi điện thoại thông qua nền tảng đám mây và công nghệ VoIP. Để thực hiện cuộc gọi qua tổng đài ảo, bạn không cần đi dây như tổng đài truyền thống mà sử dụng mạng Internet, 4G, 5G…

Bạn có thể quản lý các cuộc gọi của mình từ máy tính, laptop, điện thoại di động rất dễ dàng và tiện lợi. 

Tổng đài ảo là giải pháp mạnh mẽ để trợ giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ Telesales, phòng bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.

Hiện trên thị trường có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo với nhiều mức giá và tính năng khác nhau. Doanh nghiệp của bạn hãy lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ phù hợp nhất với ngân sách và yêu cầu của mình.

Các tính năng của tổng đài ảo chuyên nghiệp

Tổng đài ảo có rất nhiều tính năng mà tổng đài truyền thống không thể có, kèm theo đó nó đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

Ghi âm cuộc gọi

Tổng đài có tính năng ghi âm cuộc gọi rất hữu ích mà tổng đài truyền thống không thể có. Các cuộc gọi của khách hàng hoặc của nhân viên đều được ghi âm miễn phí trên hệ thống.

Người quản lý có thể nghe lại cuộc gọi đã ghi âm để kiểm tra quá trình làm việc của nhân viên, cách tư vấn và tìm hiểu các thắc mắc, yêu cầu của khách hàng để sau đó cải thiện hoạt động tốt hơn.

Xem thêm: Tổng đài ảo cho doanh nghiệp là gì? Lợi ích của tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp

Chuyển hướng cuộc gọi vào điện thoại di động

Bạn có thể cài đặt để khi có điện thoại bên ngoài vào sẽ đổ chuông cho một nhánh điện thoại nào đó hoặc chuyển cho tất cả số điện thoại. Khi khách hàng gọi cho số chính mà máy bận thì có thể tự động chuyển cuộc gọi cho một máy nhánh bất kỳ bạn thiết lập.

Bạn cũng có thể chuyển hướng cuộc gọi vào số di động khi bạn đang không có ở công ty hoặc khi điện thoại thông minh không có kết nối Internet.

Không giới hạn số máy nhánh

Bạn có thể chọn 1 số làm máy chủ và mở rộng không giới hạn số máy nhánh cho các nhân viên hoặc các chi nhánh. Thường khi đăng ký các gói sử dụng, bạn sẽ bị giới hạn bởi số máy nhánh có thể được sử dụng trong gói đó.

Khi bạn mở rộng thêm chi nhánh hoặc có thêm nhân sự thì có thể nâng cấp dễ dàng số lượng máy nhánh. Nếu cần mở rộng thêm nhiều số máy nhánh thì bạn cần phải liên hệ công ty cung cấp dịch vụ tổng đài ảo để trả thêm phí hàng năm.

Tổng đài gọi phục vụ cho CRM

Tổng đài ảo có thể kết nối với các phần mềm CRM và lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng, thông tin cuộc gọi hỗ trợ cho hoạt động CRM, chăm sóc khách hàng.

Những lợi ích khi sử dụng dịch tổng đài ảo

Lợi ích lớn nhất khi sử dụng tổng đài ảo là tiết kiệm chi phí cước điện thoại. Cước phí thực hiện cuộc gọi cho tổng đài ảo khá rẻ và tính theo cước Internet. Ngoài ra chi phí lắp đặt phần cứng, vận hành, đào tạo sử dụng tổng đài ảo cũng rất rẻ so với tổng đài truyền thống.

Sau đây là những lợi ích quan trọng mà tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp khi sử dụng:

• Tiết kiệm cước phí điện thoại.
• Nhiều chi nhánh có thể sử dụng chung một tổng đài.
• Thực hiện cuộc gọi nội bộ hoặc giữa các chi nhánh miễn phí.
• Thực hiện cuộc gọi không giới hạn vị trí địa lý.
• Dễ dàng nâng cấp gói tổng đài ảo theo nhu cầu phát triển.
• Doanh nghiệp có thể giữ được số khi đổi văn phòng.
• Có thể cài đặt được câu chào khi khách nghe điện thoại.
• Có thể chuyển tiếp cuộc gọi cho số điện thoại di động.
• Dễ dàng thay đổi được cấu hình của tổng đài.
• Kết nối được với phần mềm CRM.

Xem thêm: Tổng đài ảo free và tổng đài ảo tốn phí: Đâu là lựa chọn tốt nhất?

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ tổng đài ảo của GoCALL

Trên thị trường có nhiều công ty cung cấp dịch vụ tổng đài ảo nhưng sau đây là những lý do vì sao bạn nên chọn dịch vụ tổng đài ảo GoCALL của công ty TNHH Mediastep Software Việt Nam.

• Là công ty phần mềm hàng đầu cung cấp nhiều giải pháp trọn gói cho giải pháp kinh doanh OAO (online và offline).
• Các gói tổng đài ảo với chi phí ban đầu thấp, phù hợp nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau.
• Bạn dễ dàng nâng cấp lên các gói cao hơn tùy theo tình hình kinh doanh của công ty.
• Có chức năng ghi âm cuộc gọi, báo cáo cuộc gọi, phân line điện thoại, nhận và chuyển hướng cuộc gọi đến.
• Xử lý nhận nhiều cuộc gọi cùng lúc.
• Có đội ngũ nhân viên kỹ thuật nhiều kinh nghiệm.
• Đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.

Nếu bạn muốn tìm hiểu về GoCALL (thuộc giải pháp GoSELL) thì đăng ký nhận tư vấn miễn phí ngay tại GoSELL.