Kiến thức

Dịch vụ tổng đài ảo và những lợi ích thiết thực với doanh nghiệp

1 Tháng Chín, 2021

Hiện nay, dịch vụ tổng đài ảo là phương thức liên lạc thông minh giữa doanh nghiệp và khách hàng. Với những tính năng vượt trội tuyệt vời, nó đang dần thay thế các phương thức viễn thông truyền thống. Tuy nhiên, không phải tất cả mọi người đều hiểu đúng và đủ về dịch vụ này. Nếu bạn đang có nhu cầu sử dụng và muốn tìm hiểu chi tiết hơn về tổng đài ảo thì đừng bỏ qua bài viết sau đây.

Trong bài viết này, GoSELL sẽ giải đáp một cách chi tiết về tổng đài ảo và những lợi ích thiết thực của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp.

Dịch vụ tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là dịch vụ điện thoại sử dụng mạng internet trên nền tảng công nghệ IP hiện đại. Nhằm xử lý các cuộc gọi giữa doanh nghiệp với khách hàng một cách nhanh chóng, chất lượng với mức phí thấp. Đặc biệt, dịch vụ tổng đài ảo không cần trang bị những thiết bị vật lý rườm rà hay tốn chi phí bảo trì lớn như tổng đài truyền thống.

Không chỉ đơn giản là tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi ra – vào giữa khách hàng và doanh nghiệp, tổng đài ảo còn có những tiện ích nổi bật như ghi âm, lưu – xóa cuộc gọi, nghe lại cuộc gọi, trả lời tự động,…

Những ưu điểm vượt trội của dịch vụ tổng đài ảo

Sở dĩ dịch vụ tổng đài ảo được hầu hết các doanh nghiệp tin dùng là nhờ vào những ưu điểm vượt trội sau đây:

Tiết kiệm tối đa chi phí, thiết bị hạ tầng và dễ dàng mở rộng

Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa các chi phí so với các hệ thống viễn thông cũ. Trước đây, người dùng phải bỏ ra một khoản tiền lớn để lắp đặt thiết bị hạ tầng, bảo trì và cài đặt các thiết bị phần cứng thường xuyên.

Tuy nhiên với tổng đài ảo, tất cả các công việc đó đều được phía nhà cung cấp chịu trách nhiệm. Doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị các thiết bị máy tính, di động cùng hạ tầng mạng và lên kịch bản cho cuộc gọi là đủ.

Khi có nhu cầu mở rộng hệ thống tổng đài ảo, doanh nghiệp chỉ cần đưa ra yêu cầu cho nhà cung cấp. Sau đó trang bị thêm thiết bị nghe gọi và internet là có thể mở rộng hệ thống một cách dễ dàng.

Cho phép quản lý cuộc gọi và xử lý nhiều tính năng cùng lúc

Dịch vụ tổng đài ảo hoạt động và lưu trữ dữ liệu dựa trên hệ thống điện toán đám mây và mạng internet hiện đại. Do đó, Người dùng có thể dễ dàng kết hợp dữ liệu của cuộc gọi vào các hệ thống khác như phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, CRM,…

Ngoài ra, để giúp doanh nghiệp thu được hiệu quả kinh doanh và có trải nghiệm sử dụng dịch vụ tiện ích hơn. Các tổng đài ảo còn cung cấp nhiều tính năng đa dạng có liên quan đến hoạt động nghe – gọi giữa doanh nghiệp và khách hàng như: ghi âm, nghe lại cuộc gọi, báo cáo, lưu – xóa cuộc gọi, chuyển cuộc gọi, chặn số, tin nhắn thoại,…

Xem thêm: Doanh nghiệp hiện nay có nên lắp đặt tổng đài ảo hay không?

Dễ dàng sử dụng trên mọi thiết bị và hệ điều hành

Hiện nay, tổng đài ảo ngày càng được tối ưu tốt hơn trên các thiết bị di động có các hệ điều hành khác nhau. Điều này nhằm mục đích nâng cao hiệu quả xử lý công việc và dễ dàng sử dụng mọi lúc mọi nơi. Chỉ với một chiếc smartphone và mạng internet là người dùng có thể dễ dàng nghe gọi một cách nhanh chóng dù không có mặt tại doanh nghiệp.

Tối ưu thời gian hoạt động và khả năng nhận cuộc gọi

Dịch vụ tổng đài ảo đảm bảo người dùng sẽ không bỏ lỡ bất cứ cuộc gọi nào của khách hàng nhờ tính năng nhận cuộc gọi không giới hạn cùng lúc.

Bên cạnh đó, các nhà cung cấp cũng sẽ đảm bảo thời gian hoạt động của tổng đài ảo không bị ngừng lại. Với hệ thống máy chủ rộng khắp, cho dù một địa điểm máy chủ xảy ra vấn đề và ngừng hoạt động thì các cuộc gọi sẽ được tự động định tuyến đến các khu vực khác. 

Do đó, người dùng có thể hoàn toàn yên tâm là các vấn đề như chết hoặc ngừng hệ thống gần như không có khả năng xảy ra.

Kiểm soát cuộc gọi của nhân viên

Nhờ vào dịch vụ tổng đài ảo, người dùng có thể chủ động phân loại cuộc gọi đến và cuộc gọi đi giữa doanh nghiệp và khách hàng. Hoặc thậm chí là phân loại cuộc gọi theo từng nhân viên phụ trách.

Điều này giúp quản lý chặt chẽ đội ngũ telesales, từ đó đo hiệu suất làm việc một cách khách quan. Đồng thời, người quản lý cũng có thể kiểm soát những thông tin mà nhân viên gửi đến khách hàng. Dựa vào đó mà điều chỉnh kịp thời những sai lệch trong quá trình trao đổi thông tin.

GoCALL – Giải pháp mở rộng cơ hội bán hàng thông qua các cuộc gọi

Nếu bạn là một nhà bán hàng có khao khát xây dựng một đội ngũ Telesale mạnh mẽ để tăng doanh thu vượt bậc thì hãy liên hệ ngay cho GoCALL. Chúng tôi đã và đang là đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ tổng đài ảo cho các khách hàng thuộc nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau.

Đến với GoCALL, chúng tôi giúp bạn tạo ra cơ hội bán hàng và lợi thế cạnh tranh vượt bậc thông qua các tiện ích ưu việt:

Xây dựng và mở rộng đội ngũ tư vấn bán hàng

Với GoCALL, bạn chỉ cần duy nhất một số điện thoại là có thể mở rộng đường dây nghe gọi không giới hạn. Từ đó, xây dựng cũng như mở rộng đội ngũ nhân viên tư vấn bán hàng nhanh chóng và đơn giản hơn bao giờ hết.

Xem thêm: Tăng doanh thu vượt bậc với dịch vụ tổng đài ảo GoCALL

Kiểm soát và nâng cao chất lượng cuộc gọi

GoCALL có khả năng tổng hợp, báo cáo, ghi âm và phát lại cuộc gọi. Giúp người dùng kiểm tra và giám sát chặt chẽ chất lượng của các cuộc gọi. Thông qua đó nắm bắt tình hình và hiệu quả hoạt động kinh doanh. Đồng thời, phát hiện sớm những thông tin và thái độ sai lệch trong quá trình tư vấn. 

Tính năng này giúp người quản lý chủ động theo dõi và đánh giá hoạt động của nhân viên. Căn cứ vào đó sẽ có giải pháp xử lý kịp thời, hiệu quả những vấn đề còn tồn động.

Nắm bắt thông tin khách hàng

Ngoài ra, dịch vụ tổng đài ảo của GoCALL còn hỗ trợ công tác thu thập thông tin và ý kiến phản hồi của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ. Đây là những cơ sở quan trọng để cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ cũng như đề xuất các phương hướng phát triển mới trong tương lai.

Một số lợi ích vượt trội khác

Ngoài những ưu điểm trên, dịch vụ còn mang đến cho người dùng những lợi ích và tính năng mạnh mẽ để nâng cao hiệu quả kinh doanh như:

• Tiết kiệm tối đa chi phí và các thiết bị vật lý
• Phân line cuộc gọi
• Nhận báo cáo cuộc gọi nhanh chóng và đầy đủ, giúp doanh nghiệp không bỏ sót bất kỳ cuộc gọi nào từ khách hàng.
• Nhận cuộc gọi không giới hạn trong cùng thời điểm
• Giảm thiểu tối đa tình trạng chết hoặc ngưng hoạt động hệ thống

Thông qua bài viết này, mong rằng các cá nhân và doanh nghiệp đã hiểu đúng và đủ hơn về dịch vụ tổng đài ảo. Nếu có bất cứ vấn đề nào cần giải đáp thì đừng ngần ngại gọi ngay cho chúng tôi thông qua số hotline 02873030800 hoặc truy cập vào website: https://www.gosell.vn/gocall.html. GoSELL luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong quá trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp!

Xem thêm: Tổng đài lừa đảo | Cách để doanh nghiệp tránh xa tên gọi này