Trang chủ » Blog » Kiến thức chuyên sâu » Flowchart? 9 bước vẽ quy trình lưu đồ cho doanh nghiệp

Kiến thức

Flowchart? 9 bước vẽ quy trình lưu đồ cho doanh nghiệp

6 Tháng Năm, 2024

Flowchart – biểu đồ luồng hay lưu đồ là một dạng trực quan hoá quy trình bằng các hình học cơ bản, thể hiện hoạt động hay các bước trong quy trình. Áp dụng 9 bước dưới đây để vẽ lưu đồ hiệu quả, cải thiện quy trình nhằm tối ưu hiệu quả sản xuất, kinh doanh và vận hành doanh nghiệp

flowchart

Flowchart là gì?

Flowchart còn được biết đến là biểu đồ luồng, hay lưu đồ – là một hình thức biểu diễn trực quan hoá các bước, hay quy trình ra quyết định của một một hệ thống, khái niệm hay thủ tục. Theo đó, biểu đồ luồng sẽ sử dụng các ký hiệu và mũi tên để chỉ ra dòng chảy của các thông và hành động – được thể hiện bởi các đường hay hình vẽ đại diện cho từng hành động/ quyết định nhằm đơn giản hoá quá trình.

Các hình vẽ trong flowchart thường được sử dụng là hình chữ nhật, hình thoi, hình bình hành và hình bầu dục – đại diện cho mỗi mục đích (hay làm rõ chú thích/ ý nghĩa) cụ thể của mỗi hình dáng.

biểu đồ luồng quản lý quy trình kinh doanh
Khám phá flowchart – biểu đồ luồng quản lý quy trình kinh doanh

Thông qua đó, các chuỗi ký hiệu, hình vẽ chứa văn bản này sẽ thể hiện ý nghĩa như:

  • Các bước để đạt được mục tiêu.
  • Những nhiệm vụ cần hoàn thành trong quy trình.
  • Thời điểm cần ra quyết định và điều gì sẽ xảy ra tiếp theo.

Từ đó, các đội nhóm trong một doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi quy trình làm việc. Flowchart được xem là công cụ đồng bộ hoá thông tin mạnh mẽ để tài liệu hoá và phân tích cách thức thực hiện công việc.

Phân loại flowchart

Biểu đồ luồng được dụng trong nhiều doanh nghiệp đa lĩnh vực, từ sản xuất, truyền thông đến kinh doanh. Song tuỳ vào mục đích mà sẽ có những cách vẽ và sử dụng flowchart khác nhau. Dưới đây là 2 loại flowchart phổ biến có thể giúp bạn cải thiện quy trình làm việc cho doanh nghiệp.

Xem thêm: 4 bước đơn giản ứng dụng biểu đồ xương cá trong Marketing

Bản đồ quy trình (Process map)

Đây là loại biểu đồ luồng được sử dụng phổ biến nhất. Vì nó minh hoạ các bước thực thi hay hành động trong một quy trình và chỉ ra cụ thể các nhiệm vụ và trình tự, giúp các thành viên/ đội nhóm trong doanh nghiệp nắm vững thời gian và nhiệm vụ cần hoàn thành để hạn chế gây ảnh hưởng đến cả quy trình.

Loại bản đồ quy trình này tường được sử dụng để phân tích và tối ưu quy trình kinh doanh, xác định vấn đề và thống nhất phương án với các bên liên quan hoặc cấp trên. Theo đó, nó sẽ áp dụng hiệu quả cho các ngành công nghiệp như sản xuất, logictics, chăm sóc sức khoẻ hay quản lý dự án.

Lưu đồ quyết định (Decision flowchart)

Còn được biết đến là “cây quyết định”, biểu đồ này đại diện cho một chuỗi quyết định và các kết quả có thể xảy ra. Nghĩa là, nó trực quan hoá dòng logic của các quyết định, hành động – cho phép người dùng thực hiện các bước tiếp theo dựa trên những điều kiện hoặc tiêu chí quyết định.

Theo đó, lưu đồ quyết định thường được sử dụng trong việc giải quyết vấn đề hay thiết kế thuật toán trong các lĩnh vực lập trình, tài chính hay kiểm tra và quản lý chất lượng.

Ngoài 2 loại flowchart kể trên, còn có lưu đồ logic, lưu đồ sản phẩm và lưu đồ hệ thống – nhìn chung đều đảm bảo quy trình thực hiện từng bước và thể hiện bằng các hình học cơ bản nhằm biểu thị quyết định hay nhiệm vụ nào đó của quy trình.

Khi nào nên sử dụng biểu đồ luồng?

Với tính ứng dụng cao, biểu đồ luồng được sử dụng hầu như ở tất cả các doanh nghiệp muốn biểu diễn quy trình xử lý vấn đề hay thực hiện bất kỳ hoạt động nào. Song dưới đây là 3 ví dụ cơ bản để bạn cân nhắc áp dụng biểu đồ luồng cho doanh nghiệp của mình.

Trường hợp sử dụng biểu đồ luồng
Những trường hợp nên sử dụng biểu đồ luồng

Ví dụ 1: Cải thiện phương pháp đào tạo bán hàng

Nếu bạn là một doanh nghiệp bán hàng với đội ngũ nhân viên sales đông đúc, nhưng tỷ lệ chuyển đổi khá cao và nhu cầu đào tạo cho nhân viên mới rất thường xuyên. Để nâng cao chất lượng và tiết kiệm thời gian, biểu đồ luồng sẽ là phương án tối ưu để doanh nghiệp bạn trực quan hoá quy trình bán hàng từ đầu đến cuối và cũng là phương pháp để tạo ấn tượng với nhân viên mới về sự chuyên nghiệp của mình.

Theo đó, các nhân sự mới chỉ cần tuân thủ đúng theo quy trình này – vừa hiểu sản phẩm, vừa thống nhất được quy trình sẽ dễ dàng giúp doanh nghiệp của bạn đồng bộ hoá quy trình cho nhân viên, nâng cao chất lượng bán hàng để tăng trưởng doanh thu.

Ví dụ 2: Tạo bộ hướng dẫn về sản phẩm

Flowchart rất cần thiết đối với các daonh nghiệp kinh doanh sản phẩm lắp ráp để cho ra thành phẩm hay vận hành sản phẩm. Theo đó, khách hàng của những doanh nghiệp này sẽ cần những bản hướng dẫn để đơn giản hoá quy trình này – bằng cách sử dụng biểu đồ luồng để minh hoạ các bước lắp ráp hay khắc phục những lỗi phát sinh nếu có.

Nếu doanh nghiệp của bạn cũng có những sản phẩm tương tự, hãy thử áp dụng và quan sát hiệu quả rằng bạn sẽ được giảm bớt thời gian chăm sóc và hỗ trợ khách hàng sau bán hàng.

Ví dụ 3: Tuỳ chỉnh dịch vụ của doanh nghiệp

Bên cạnh hướng dẫn về quy trình thì việc áp dụng flowchart vào tuỳ chỉnh dịch vụ sẽ giúp bạn nhìn ra phương án có khả thi với tình hình của công ty hay không.

Ví dụ cụ thể, một công ty cung cấp dịch vụ dọn dẹp nhà cơ bản nhận được nhiều yêu cầu về các dịch vụ khác như rửa cửa sổ và nội thất. Khi áp dụng lưu đồ quyết định, công ty nhận ra rằng các gói tuỳ chỉnh như yêu cầu của khách hàng sẽ đòi hỏi thêm thời gian, thiết bị và nhân viên… sẽ phát thêm nhiều chi phí – trong khi gói dịch vụ không thể đưa ra một mức giá hợp lý. Chính vì vậy, họ quyết định tạm hoãn việc tuỳ chỉnh và tìm cơ hội hợp tác với những đơn vị bên ngoài khác.

Xem thêm: BSC là gì? Cách xây dựng chiến lược thành công với mô hình BSC

Quy trình vẽ biểu đồ luồng cho doanh nghiệp

Dưới đây là những bước chính để lập một lưu đồ hiệu quả cho doanh nghiệp:

quy trình vẽ lưu đồ
Quy trình vẽ lưu đồ cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định mục tiêu

Bạn cần xác định rõ ràng mục tiêu và mục đích của quy trình cần thực hiện để chọn chính xác loại biểu đồ lường, nhằm tối ưu hoá khả năng đạt được mục tiêu đó.

Bước 2: Xác định các quy trình và hoạt động

Bạn cần liệt kê đầy đủ các bước trong quy trình hay các hoạt động/ nhiệm vụ cần thực hiện để thể hiện rõ ràng trong biểu đồ luồng. Sau đó, bạn có thể phân chia quy trình/ hoạt động đó thành các bước nhỏ hơn để dễ dàng kiểm soát và quản lý.

Bước 3: Xác định hướng dòng chảy

Thông thường, hướng của dòng chảy sẽ thuận theo cách đọc văn bản của người Việt là từ trái sang phải hoặc từ trên xuống dưới. Tuỳ vào quy mô thể hiện mà bạn có thể sử dụng linh hoạt 2 hướng dòng chảy trên.

Bước 4: Thống nhất ký hiệu

Như đã nói, việc sử dụng thống nhất các ký hiệu của một flowchart sẽ giúp biểu đồ dễ theo dõi và quản lý hơn. Ví dụ, hình vuông biểu hiện cho quy trình, hoạt động; dấu mũi tên chỉ hướng dòng chảy, hình thoi chỉ đầu vào, hình bình ảnh chỉ đầu ra…

Bước 5: Xác định điểm bắt đầu và điểm kết thúc

Bạn nên đánh dấu điểm bắt đầu và kết thúc của quy trình để thành viên hoặc đội nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện của quy trình.

Bước 6: Thiết lập các kết nối

Đối với flowchart thì các điểm kết nối này sẽ được thể hiện qua các mũi tên theo hướng của dòng chảy thông tin và hành động, với hướng mũi tên là kết quả của từng bước hành động trước đó.

Bước 7: Thêm các điểm quyết định

Biểu đồ luồng cần thể hiện rõ các điểm quyết định trong quy trình để những người các trách nhiệm đưa ra quyết định kịp thời và chính xác. Thường thì các hình thoi sẽ đại diện cho các điểm quyết định này.

Bước 8: Nhận phản hồi

Biểu đồ luồng thường sẽ được áp dụng cho nhiều bộ phận/ đội nhóm và thành viên nên việc công bố công khai để thu thập ý kiến phản hồi của các bên liên quan rất cần thiết. Từ đó, bạn có thể cân nhắc các đề xuất để cải tiến cho phù hợp.

Bước 9: Hoàn thiện và tài liệu hóa

Sau khi hoàn thiện biểu đồ luồng, bạn cần công bố và in ấn (nếu cần) để những người liên quan có thể sử dụng như một dạng tài liệu để đào tạo, hoặc theo dõi tiến trình thực hiện công việc.

Tham khảo thêm nhiều bài viết cùng chuyên mục tại: Bài học kinh doanh

Chỉ với 9 bước trên, bạn có thể xây dựng các biểu đồ luồng để trình tự hoá quy trình quản lý, vận hành cho doanh nghiệp. Riêng trong lĩnh vực kinh doanh đa kênh thì bên cạnh flowchart, các phần mềm công nghệ với khả năng đồng bộ mạnh mẽ sẽ giúp bạn vận hành trơn tru từ quản lý đến tiếp thị. Như với GoSELL – phần mềm hỗ trợ bán hàng đa kênh OAO với giao diện trực quan, dễ sử dụng đến mức một người mới chỉ cần vài phút khám phá cũng đã có thể vận hành trơn tru – giúp bạn tối giản thời gian đào tạo, nhanh chóng tận dụng sức mạnh công nghệ để kinh doanh hiệu quả.

Tối ưu hiệu quả bán hàng đa kênh với GoSELL

Ra đời với sứ mệnh giúp các doanh nghiệp chuyển đổi số và bán nhiều hàng hơn trên đa kênh, phần mềm hỗ trợ bán hàng OAO – GoSELL đã giúp hơn 18 000 doanh nghiệp, nhà bán hàng tối ưu hoá quy trình vận hành, quản lý và tiếp thị nhằm mang đến những trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

Phần mềm OAO
Phần mềm hỗ trợ bán hàng OAO toàn diện

Khả năng đồng bộ hoá đa kênh

Được công ty Mediastep Software Việt Nam phát triển để giúp các doanh nghiệp tối ưu quy trình bán hàng trên các kênh bán hàng từ offline đến online, GoSELL có sức đồng bộ mạnh mẽ với khả năng quản trị đa kênh bán chỉ trên một nền tảng duy nhất.

  • Đồng bộ sản phẩm: Bạn chỉ cần nhập thông tin sản phẩm/ dịch vụ của mình một lần duy nhất, hệ thống sẽ cho phép hiển thị trên các nền tảng kinh doanh bạn đang hoạt động.
  • Đồng bộ kho hàng: Hệ thống sẽ tự động cộng – trừ với mỗi thao tác nhập, hay xác nhận đơn hàng thành công để tránh tình trạng thiếu hàng trên các kênh bán.
  • Đồng bộ đơn hàng: Bạn sẽ chỉ cần quản trị đơn hàng trên một nền tảng duy nhất vì hệ thống sẽ tự động cập nhật về một khu vực lưu trữ, giúp bạn tối ưu thời gian đóng gói và vận chuyển cho khách hàng.
  • Đồng bộ thông tin khách hàng: Bất kỳ khách hàng đến từ kênh nào cũng được hệ thống GoSELL thu thập và lưu trữ về một trang quản trị, giúp bạn dễ dàng thao tác phân tích và phân nhóm và triển khai tiếp thị lại hiệu quả.
  • Tối ưu quản lý chi nhánh: Tất cả thông tin, dữ liệu bán hàng của đa chi nhánh mang thương hiệu của bạn sẽ được tập trung về một nền tảng duy nhất, giúp bạn thuận tiện kiểm soát và quản lý hoạt động kinh doanh tại từng chi nhánh.

Hơn 30 tính năng vận hành và marketing miễn phí

Bên cạnh đó, phần mềm cung cấp cho bạn hơn 30 tính năng quản lý bán hàng và tiếp thị miễn phí để ngay cả những người không rành kỹ thuật lập trình cũng có thể vận hành trơn tru, giúp bạn cấp số nhân doanh số bán hàng.

Tính năng vận hành

Ngoài khả năng đồng bộ, GoSELL cho phép bạn tích hợp đa dạng phương thức thanh toán, vận chuyển – có khả năng bật/ tắt tiện lợi, giúp bạn tối ưu hoá trải nghiệm mua sắm liền mạch trên đa kênh cho khách hàng của mình.

Bạn cũng có thể quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua báo cáo số lượng đơn hàng, doanh thu… để xây dựng chính sách thưởng, phạt hợp lý.

Với hệ thống báo cáo linh hoạt, chi tiết và trực quan của GoSELL cũng giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh nhanh chóng để ra quyết định kịp thời và chính xác.

Tính năng marketing

Hệ thống tích hợp đa giải pháp tiếp thị để bạn mở rộng thị trường, đồng thời thực hiện các chương trình khuyến mãi kích cầu hiệu quả.

  • Tạo mã giảm giá.
  • Flash Sale.
  • Chương trình “Mua X tặng Y”.
  • Chương trình khách hàng thân thiết.
  • Email marketing.
  • Blogs và SEO tổng thể tăng thứ hạng trên Google, thu hút truy cập tự nhiên.

Ngoài ra, GoSELL còn bao gồm các giải pháp hỗ trợ kinh doanh OAO toàn diện như: thiết kế website thương mại điện tử, thiết kế app bán hàng, phần mềm quản lý bán hàng tại quầy, quản lý bán hàng qua mạng xã hội, thiết kế landing page, tổng đài ảo

Giải pháp hỗ trợ kinh doanh của GoSELL
Đa giải pháp hỗ trợ kinh doanh của GoSELL

Tóm lại, chỉ với một phần mềm GoSELL bạn đã có thể tối ưu mọi quy trình vận hành, quản lý và marketing để bán được nhiều hàng hơn, xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng của mình để cấp số nhân doanh thu. Bởi lẽ, được phát triển dựa trên nhiều mô hình quản lý bán hàng chuyên nghiệp, từ flowchart đến các biểu đồ quản lý hiệu suất kinh doanh, GoSELL chắc chắn là trợ thủ đắc lực cho mọi nhà bán hàng trong thời kỳ chuyển đổi số.

Tags:

Bài viết cùng chuyên mục