Kiến thức

Fulfillment là gì? Quy trình quản lý fulfillment cho shop bán hàng

22 Tháng Mười, 2023

Fulfillment là yếu tố khá quan trọng trong vận chuyển nói chung và cả dịch vụ hoàn tất đơn hàng nói riêng. Vậy Fulfilment là gì? Vai trò của Fulfillment trong bán hàng là gì? Và nếu bạn là nhà kinh doanh bán lẻ thì không nên bỏ qua bài viết này đâu nhé!

Fulfillment là gì? 

Đầu tiên cùng tìm hiểu Fulfillment là gì? Fulfillment chính là cụm từ dùng để chỉ quá trình bao gồm từ lúc người bán nhập hàng hóa cho đến khi người mua nhận được hàng. Quá trình này sẽ gồm: lấy hàng từ người bán -> lưu kho -> xử lý đơn -> lấy đơn hàng từ kho -> vận chuyển đến khách hàng.

Nói cách khách Fulfillment là dịch vụ sẽ thay thế người bán làm các công việc như: quản lý tồn kho, xử lý vận đơn, vận chuyển và đảm bảo vấn đề đơn đến tay khách hàng nhanh chóng. 

Fulfillment còn được gọi bằng nhiều cái tên khác nhau như dịch vụ hậu cần kho vận, dịch vụ hoàn tất đơn hàng hay trung tâm phân phối sản phẩm. Cũng chính vì vậy mà Fulfillment được các nhà bán lẻ TMĐT và các doanh nghiệp nhỏ xem là giải pháp tối ưu.

Vai trò của Fulfillment trong bán hàng

Giảm chi phí quản lý kho

Đối với kinh doanh bán lẻ, việc quản lý và tối ưu chi phí kho bãi là vấn đề khá tốn kém chi phí. Đặc biệt khi số lượng hàng ngày càng tăng lên, khi đó cần phải quản thêm nhân viên để quản lý cũng như đảm bảo việc hàng hóa đến tay khách hàng. 

Chính vì vậy, Fulfillment xuất hiện và đưa ra các dịch vụ trọn gói từ kho bãi, phục vụ từ trước và sau khi đơn hàng đã đến tay khách hàng. Khi sử dụng dịch vụ này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí kho cho đến thuê nhân viên.

Xem thêm: Quy trình quản lý kho cực chuẩn dành cho cửa hàng bán lẻ

Phục vụ nhu cầu bán hàng quốc tế

Thị trường kinh doanh bán lẻ hiện nay ngày càng đông đúc, vì vậy thị trường nội địa đã không còn là mảnh đất màu mỡ duy nhất. Hầu hết các doanh nghiệp ngày nay đều muốn mở rộng thị trường, cũng như tìm kiếm các thị trường ngách.

Tuy nhiên, để có thể “đơn phương độc mã” đi ra thị trường quốc tế cũng khá khó khăn. Bởi muốn xuất khẩu hàng hóa đòi hỏi khá nhiều thủ tục. Khi đó, dịch vụ Fulfillment sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề về thủ tục.

Tạo điều kiện mở rộng quy mô kinh doanh

Khi muốn mở rộng kinh doanh cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có nhiều hàng hóa, cũng như cần nhiều nhân viên hơn,…Cũng vì vậy mà những chi phí cố định hàng tháng sẽ bị đẩy lên. Chính vì vậy mà các nhà kinh doanh cần phải cân nhắc kỹ càng để có thể cân bằng và tránh mang lại rủi ro.

Tuy nhiên, với dịch vụ Fulfillment chi phí cố định sẽ biến thành chi phí biến đổi, vì khi đó bạn chỉ cần chi trả chi phí cho không gian và dịch vụ đã sử dụng. Nhờ vậy mà doanh nghiệp sẽ cắt giảm được chi phí và giải quyết vấn đề mở rộng kinh doanh.

Nhờ đó, các chi phí cố định khi mở rộng kinh doanh của doanh nghiệp được giải quyết, và doanh nghiệp sẽ có thể dành ra nhiều chi phí hơn cho những hoạt động khác để phát triển kinh doanh.

Có những hình thức fulfillment nào?

Bạn là người bán hàng, hoạt động kinh doanh bán hàng trên các nền tảng mạng xã hội, sàn TMĐT như: Shopee, Lazada,…thì đây chính là dịch vụ bạn nên sử dụng.

Fulfillment sẽ giúp bạn quản lý hàng tồn kho và hoàn tất đơn hàng một cách hiệu quả nhất. Đối với mỗi quy mô và nguồn lực của mỗi doanh nghiệp, cá nhân thì sẽ có thể lựa chọn hình thức fulfillment khác nhau như:

In-house fulfillment

Đối với hình thức in-house fulfillment hay còn được biết đến là self-fulfillment. Với loại hình này công ty bạn sẽ sở hữu kho bãi riêng và quản lý các hoạt động như hàng tồn kho, xử lý vận đơn. Có 2 loại hình công ty phù hợp với hình thức này như:

Những công ty có quy mô lớn và sẵn sàng bỏ ra khoản ngân sách để để sở hữu kho hàng riêng và có nhiều nhân viên để quản lý và xử lý vận đơn. Doanh nghiệp cần phải xây dựng được quy trình hoạt động fulfillment hoàn thiện để tránh những trường hợp hàng hóa bị ùn tắc dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng.

Doanh nghiệp mới (startup) chưa có nhiều khách và nhiều đơn nên những hoạt động như quan lý kho, xử lý đơn, đóng gói đơn và giao nhận đơn hàng đều tự thực hiện. Quy mô này khá nhỏ nên sẽ rất phù hợp với hình thức. Nhưng khi phát triển hơn thì sẽ không phù hợp với hình thức in-house fulfillment nữa.

Dropship

Dropship là hinh thức người bán không sở hữu hàng hóa. Thay vào đó thì người bán sẽ liên hệ với đơn vị cung cấp để chuyển thành hàng hóa đến khách hàng bằng thông tin mà họ cung cấp. Dropship thường được diễn ra trên các sàn thương mại điện tử.

Hình thức này rất phù hợp với những người kinh doanh đa mặt hàng nhưng không có nhiều chi phí để đầu tư kho bãi và các hoạt động khác. Tuy nhiên loại hình không có sự tìm hiểu và lựa chọn đơn vị kỹ lưỡng có thể sẽ gặp phải những sản phẩm kém chất lượng làm ảnh hưởng đến sự uy tín của cửa hàng.

Xem thêm: Hướng dẫn cách làm drop shipping hiệu quả với 5 bước đơn giản

Outsourced fulfillment

Đây là hình thức mà người bán hàng hay doanh nghiệp thuê dịch vụ từ các công ty fulfillment để thực hiện tất cả các hoạt động liên quan đến hàng hóa như lấy hàng, lưu kho, xử lý đơn hàng, giao hàng và thu hộ thay cho người bán. 

Như vậy, công ty sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí từ việc lưu kho, tiền thuê nhân viên. Tuy nhiên khi công ty sử dụng outsourced fulfillment thì sẽ không thể tham gia vào tất cả các hoạt động quản lý hàng hóa nên có thể không yên tâm về cách xử lý của công ty dịch vụ bên ngoài.

Quy trình hoạt động của công ty dịch vụ Fulfillment là gì?

Tiếp theo, cùng tìm hiểu về quy trình hoạt động của công ty dịch vụ Fulfillment là gì? Fulfillment thường sẽ diễn ra theo một quy trình như sau: Nhận hàng từ người bán -> lưu kho -> xử lý các yêu cầu sau bán (đổi, trả hàng hóa).

• Nhận hàng từ người bán: Nhân viên công ty dịch vụ Fulfillment sẽ đến tận nơi của người bán để nhận hàng về lưu kho.
• Lưu trữ hàng hóa và quản lý tồn kho: Sau khi nhận hàng thì đơn hàng sẽ được lưu trữ và sắp xếp vào kho hàng. Theo đó, hàng hóa sẽ được theo dõi và kiểm kê rõ ràng cũng như thường xuyên cập nhật lượng hàng hóa nhập và xuất đúng thời điểm.
• Xử lý đơn hàng: Việc xử lý đơn hàng cũng sẽ được theo quy trình: xác nhận từ email người mua -> xác nhận đơn hàng -> tiến hành lấy hàng và kiểm tra hàng hóa để đưa đến bộ phận đóng gói. Quá trình thường ít xảy ra sai sót bởi quy trình quản lý rõ ràng, kỹ lưỡng với hệ thống quản lý riêng. 
• Giao hàng thu tiền: Phía Fulfillment sẽ tiến hành giao hàng cho người mua theo đúng địa chỉ và thời gian. Nếu đơn hàng chưa được thanh toán, dịch vụ Fulfillment sẽ thu hộ nếu người bán yêu cầu. 
• Xử lý sau bán: Các vấn đề phát sinh sau bán như đổi và trả hàng, các công ty fulfillment sẽ tiếp nhận những yêu cầu đó và xử lý theo quy định, chính sách của người bán.

Quy trình quản lý Fulfillment trong bán hàng

Quy trình vận hành của shop khi không đồng bộ vận chuyển

Đối với các cửa hàng truyền thống không ứng dụng công nghệ trong quản lý bán hàng, quy trình Fulfillment sẽ chia làm 2 hệ thống: Quản lý bán hàng và Quản lý vận chuyển.

Tuy nhiên, mô hình này thường gặp khá nhiều vấn đề do phải quản lý trên các hệ thống khác nhau thay vì đồng bộ như khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng:

• Tốn thời gian kiểm soát và quản lý đơn hàng rời rạc
• Tốn nguồn lực để tạo đơn hàng trên hệ thống
• Doanh thu không được quản lý chi tiết và đầy đủ tại một nơi
• Khó khăn trong vấn đề đối soát với đối tác vận chuyển

Quy trình cơ bản để hoàn tất đơn hàng với GoSELL

GoSELL là phần mềm quản lý bán hàng đa kênh tích hợp các tính năng giúp quản lý kho hàng, xử lý vận đơn, tích hợp vận chuyển,…giúp cho người bán hàng có thể tối ưu quy trình bán hàng từ online cho đến offline. 

GoSELL có hệ thống xử lý đơn hàng đa kênh thông minh giúp các nhà hàng rút ngắn được thời gian xử lý các đơn hàng online trên rất nhiều nền  tảng khác nhau như: Mạng xã hội ( Facebook, Zalo, Tiktok,…), kênh TMĐT ( Shopee, Lazada,…).

Với GoSELL, chủ kinh doanh có thể dễ dàng kết nối với các đơn vị vận chuyển là đối tác của GoSELL như: Giao Hàng Nhanh, Giao Hàng Tiết Kiệm, AhaMove và được tích hợp sẵn trên phần mềm giúp dễ dàng quản lý.

Sau khi các đơn vị vận chuyển tiếp nhận và thực hiện giao hàng. Hệ thống GoSELL sẽ đồng bộ trạng thái đơn hàng tự động giúp chủ kinh doanh có thể theo dõi toàn bộ tình trạng đơn hàng. 

Sau khi hàng hóa được giao thành công, cửa hàng sẽ thực hiện đối soát với đơn vị vận chuyển ngay trên phần mềm mà không cần tốn quá nhiều thời gian, đồng thời đảm bảo tính chính xác tối đa cho quá trình đối soát vận chuyển.

Nhà bán hàng có thể quản lý, nắm được năng suất làm việc của từng nhân viên nhờ tính năng phân quyền và quản lý nhân viên chi tiết.

Báo cáo chi tiết, chính xác và nhanh chóng về hàng tồn kho, đổi trả hàng, doanh thu,… cho dù bạn kinh doanh online, cửa hàng hay là sở hữu nhiều chi nhánh khác nhau. 

Kết luận

Thông qua bài viết trên, GoSELL mong rằng bạn đã hiểu Fulfillment là gì? Cũng như quy trình quản lý fulfillment cho shop bán hàng và làm thế nào để tối ưu quy trình Fulfillment giúp tiết kiệm chi phí cho nhà bán hàng. Chúc bạn thành công!