Kiến thức

Hóa đơn bán lẻ là gì? Cách xuất hóa đơn bán lẻ chuẩn chỉnh

27 Tháng Ba, 2023

Hóa đơn bán lẻ là chứng từ kế toán bắt buộc trong các hoạt động kinh doanh tại cửa hàng tạp hóa, siêu thị, nhà hàng, quán ăn… nhằm phục vụ cho quá trình kiểm soát và lưu trữ đối chiếu. Vậy bạn đã biết làm thế nào để xuất hóa đơn chuẩn chỉnh và chính xác nhất chưa? Cùng cập nhật những thông tin hữu ích liên quan đến hóa đơn bán lẻ qua bài viết sau đây của GoSELL nhé.

Hóa đơn bán lẻ là gì?

Hóa đơn bán lẻ là chứng từ kế toán mà người bán xuất cho người mua trong quá trình giao dịch. Loại hóa đơn này thường không có nhiều giá trị pháp lý và cũng không được cơ quan thuế quản lý.

Theo Điều 16 và Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014, người bán có nghĩa vụ phải lập hóa đơn cho người mua nếu tổng giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên. Trong trường hợp người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp đầy đủ thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) và ghi rõ lý do để đảm bảo quá trình mua bán diễn ra minh bạch.

Hóa đơn bán lẻ có thể được các cá nhân, tổ chức tự thiết kế nhằm phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của mình. Nhưng nhìn chung, hóa đơn bán lẻ thường bao gồm 3 loại phổ biến sau:

Các loại hóa đơn bán lẻ

Hóa đơn bán lẻ đang được lưu thông trên thị trường thường gồm 3 loại phổ biến sau đây: 

Hóa đơn bán lẻ 1 liên

Đây là loại hóa đơn chỉ có 1 liên duy nhất và được người bán xuất cho người mua nhằm giúp họ dễ dàng nắm bắt danh sách số lượng hàng hóa mình đã mua để thuận tiện cho hoạt động quản lý và kiểm kê. Đồng thời tạo nên tính minh bạch cho giao dịch diễn ra.

Mẫu 1 liên có kích thước tương ứng với đa dạng các khổ giấy khác nhau tùy theo nhu cầu sử dụng và thường được in thành cuốn và có nếp gấp để người bán dễ dàng tách rời để giao cho khách hàng.

Hóa đơn bán lẻ 2 liên

Đây là loại hóa đơn có 2 liên với 2 màu hoàn toàn khác nhau, trong đó liên 1 sẽ được giao cho khách hàng và liên 2 do cửa hàng giữ. Liên 2 chính là bản sao của liên 1 và người ta thường dùng giấy in kim để in sao kê nội dung của liên 1.

Hóa đơn bán lẻ 2 liên được sử dụng đối với các doanh nghiệp, cửa hàng có chính sách bảo hành, đổi trả sản phẩm đã mua và cần lưu lại thông tin để đối chiếu về sau. 2 liên trong cùng một hóa đơn sẽ được đánh số thứ tự giống nhau để người bán dễ dàng theo dõi hơn.

Hóa đơn bán lẻ 3 liên

Đây là loại hóa đơn có 3 liên, trong đó liên 1 là bản chính và liên 2, liên 3 là bản sao của liên 1. Loại hóa đơn này thường được sử dụng khi người bán phải giao chứng từ cho một bên thứ ba ngoài người mua, chẳng hạn như đơn vị vận chuyển trung gian.

Tham khảo thêm: Kinh nghiệm quản lý dòng tiền hiệu quả trong bán lẻ

Giá trị và mục đích sử dụng của hóa đơn bán lẻ

Hóa đơn bán lẻ thường chỉ được sử dụng để hạch toán nội bộ, không dùng để khấu trừ thuế nên hầu như không có giá trị về mặt pháp lý và thuế. Tuy nhiên, không thể phủ nhận rằng hóa đơn là bằng chứng vô cùng bởi:

• Đây là bằng chứng phát sinh giao dịch giữa người mua và người bán trong trường hợp hai bên xảy ra tranh chấp.
• Phục vụ cho quá trình lưu trữ, đối chiếu thông tin cho một số hoạt động trong tương lai như bảo hành sản phẩm, thu cũ đổi mới…
• Là công cụ hỗ trợ chủ cửa hàng, doanh nghiệp quản lý bán hàng hiệu quả, tránh thất thoát hàng hóa, tiền bạc.

Như thế nào là một hóa đơn bán lẻ hợp lệ?

Về chất liệu

Hóa đơn bán lẻ thường được in trên các loại giấy mỏng có giá thành rẻ để có thể sao chép nội dung sang nhiều liên khác nhau dễ dàng và thường được in theo thứ tự màu sắc như sau trắng – hồng – vàng hoặc trắng – hồng – xanh.

Về thiết kế

Hóa đơn bán lẻ không được có dấu vết chỉnh sửa, tẩy xóa. Đồng thời, khi viết hay in hóa đơn, người bán cần sử dụng một màu mực và màu mực thuộc loại không dễ phai màu để dễ dàng đối chiếu và kiểm tra về sau.

Về thời gian 

Hóa đơn bán lẻ cần được lập tại thời điểm phát sinh giao dịch giữa người mua và người bán, không được viết muộn hơn hoặc sớm hơn. 

Về nội dung

Một chứng từ hóa đơn bán lẻ hợp lệ phải đáp ứng đầy đủ các nội dung sau:

• Số hóa đơn
• Ngày phát hành hóa đơn
• Thông tin chi tiết về người mua hàng
• Thông tin chi tiết về người bán hàng
• Số lượng hàng hóa (Kèm theo đơn vị 
• Đơn giá bán thực tế (không thuế GTGT)
• Tổng tiền (Tổng số lượng hàng hóa x đơn giá)
• Giảm giá (nếu có)
• Tổng giá trị hàng hóa sau khi đã trừ khấu trừ giảm giá (Cả chữ và số)
• Chữ ký của người bán hoặc đại lý ủy quyền

Sau khi viết / in hóa đơn, cả người bán và người mua đồng thời ký tên vào hóa đơn, mỗi bên giữ một bản.

Hiện nay, các cửa hàng, doanh nghiệp thường sử dụng hóa bán lẻ in sẵn thay vì viết tay để đảm bảo chất lượng chứng từ, hạn chế tình trạng phai màu mực, gây khó khăn trong việc lưu trữ và quản lý. Đặc biệt, nếu bạn đang sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng tại cửa hàng chẳng hạn như GoPOS thì việc in và quản lý hóa đơn bán lẻ lại càng đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn nữa.

Tối ưu hóa quy trình bán hàng tại quầy với GoPOS

GoPOS là phần mềm quản lý bán hàng số 1 hiện nay với hơn 10.000 cửa hàng đang sử dụng. Toàn bộ hoạt động bán lẻ của cửa hàng sẽ được xử lý gọn gàng chỉ trên một hệ thống quản lý duy nhất. Đơn giản, dễ dùng, tiết kiệm chi phí, quản lý hiệu quả cửa hàng bán lẻ, quản lý kho hàng, tính tiền nhanh chóng, phù hợp với đa dạng ngành nghề, đó là tất cả những gì GoPOS có thể mang lại cho bạn.

In hóa đơn bán lẻ dễ dàng với phần mềm GoPOS

Với khả năng tích hợp đa dạng các thiết bị máy tính, máy POS cầm tay, điện thoại thông minh có cài app GoSELLER… GoPOS không chỉ hỗ trợ người bán lên đơn trực tiếp cho khách bằng cách quét mã vạch sản phẩm dễ dàng. Mà sau khi hoàn tất giao dịch, bạn cũng có in hóa đơn ngay lập tức và giao cho khách hàng. 

GoPOS hỗ trợ in hóa đơn chi tiết giúp khách hàng dễ dàng theo dõi, cụ thể như sau:

• Hiển thị đầy đủ các thông tin: Mã SKU, tên sản phẩm, giá thành, số lượng, thành tiền.
• Hóa đơn hiển thị chi tiết: Thương hiệu cửa hàng của khách, thông tin cửa hàng, thông tin khách hàng, tên sản phẩm, số lượng và thành tiền.
• In phiếu vận chuyển hiển thị thông tin chi tiết: Đơn hàng, thông tin người gửi, người nhận, đơn vị vận chuyển…
• In biên lai theo nhiều kích thước khác nhau: K57, K80, A4 và A5.

Tham khảo thêm: POS là gì? Phân loại hệ thống POS quản lý bán hàng cho nhà bán lẻ

Các tính năng hỗ trợ quản lý bán hàng của phần mềm GoPOS

GoPOS còn được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý bán hàng tại quầy hiệu quả nhất hiện nay với các tính năng như:

• Quản lý kho hàng: Theo dõi biến động tồn kho theo từng nhóm cụ thể như chủng loại, mẫu mã… giúp hạn chế thất thoát hàng hóa và đáp ứng nhu cầu khách hàng.
• Quản lý đơn hàng: Tạo và xử lý đơn hàng tự động, cập nhật tình trạng đơn hàng nhanh chóng, theo dõi chi tiết quá trình giao hàng và thanh toán.
• Quản lý nhà cung cấp: Theo dõi chi tiết danh sách đơn vị cung cấp hàng h theo tình trạng hàng hóa, quá trình nhập hàng, lịch sử chuyển hàng…
• Quản lý nhân viên: Quản lý thông tin nhân viên, giám sát chặt chẽ hoạt động bán hàng của mỗi nhân viên.
• Quản lý khách hàng: Dễ dàng lưu trữ thông tin và phân nhóm khách hàng theo từng điều kiện, mục tiêu cụ thể.
• Báo cáo và phân tích: Thống kê, báo cáo chi tiết tình hình kinh doanh của doanh nghiệp cụ thể và chính xác.

Kết luận

Trên đây là những hướng dẫn cơ bản về khái niệm hóa đơn bán lẻ cũng như cách xuất hóa đơn chính xác nhất. Để có thể tìm hiểu thêm nhiều chủ đề hấp dẫn xoay quanh quá trình quản lý bán hàng trong kinh doanh, các bạn có thể liên hệ trực tiếp với GoSELL theo số điện thoại (028) 7303 0800, gửi thư về email hotro@gosell.vn hay tham khảo các bài viết khác của GoSELL ngay.