Hoàn tất đơn hàng công nợ hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ

13 July, 2022

Trang chủ » Kiến thức chuyên sâu » Hoàn tất đơn hàng công nợ hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ

Việc quản lý đơn hàng công nợ cực kỳ quan trọng, nếu không có một chính sách hay quy trình quản lý rõ ràng thì bạn có thể sẽ sớm tiến đến bờ vực phá sản. Quản lý công nợ hiệu quả sẽ giúp bạn nắm rõ tình hình kinh doanh của cửa hàng cũng như quản lý dòng tiền dễ dàng hơn.

hoàn tất đơn hàng công nợ

Quản lý đơn hàng công nợ của khách hàng

Khi bán hàng bạn cần lập ra các quy định và chính sách về chi trả tiền hàng (đơn hàng công nợ) của khách rõ ràng:

  • Cửa hàng của bạn có chấp nhận cho khách mua nợ hay không?
  • Nếu có thì khách phải đáp ứng những điều kiện và yêu cầu gì để được ký nợ?
  • Số nợ này cần được thanh toán trong thời hạn bao lâu?
  • Giả sử trễ hạn thì phương án xử lý thế nào?
Quản lý đơn hàng công nợ của khách hàng
Quản lý đơn hàng công nợ của khách hàng

Đó là những câu hỏi cơ bản để thiết lập một chính sách chi trả rõ ràng khi mở cửa hàng mà bạn phải trả lời được. Những điều này sẽ giúp bạn hạn chế tình trạng khách có tiền nhưng cố tình mua nợ hoặc có ý định quỵt nợ.

Đồng thời, đây là cơ sở để giải quyết các tranh chấp nếu phát sinh. Bản chính sách nên được dán/treo tại vị trí dễ thấy tại cửa hàng để khách đến mua hàng có thể nắm rõ, và với bất kỳ ai có ý định mua nợ hãy chỉ dẫn cho họ tham khảo.

Xem thêm: Quản lý đơn hàng công nợ chính xác nhất với GoSELL

Có quy trình quản lý công nợ rõ ràng

Thực tế không phải khách hàng nào cũng “tự ý thức” về khoản nợ của họ để mang tới trả đúng hạn, đa phần chủ shop phải chủ động đề cập với họ mới mong thu được tiền. Nhưng không phải cứ thích thì đi đòi và đòi thế nào cũng được, bạn phải có một quy trình cụ thể để kiểm soát hiệu quả đồng thời mang tới sự chuyên nghiệp.

Xây dựng quy trình quản lý công nợ rõ ràng
Xây dựng quy trình quản lý công nợ rõ ràng
  • Quy trình này cần ghi rõ ai là người liên hệ với khách hàng?
  • Ai là người trực tiếp đòi nợ?
  • Trước khi đi cần thông báo/ nhắc khách bằng phương thức nào?
  • Sau thời gian nhắc nhở bao lâu thì đi?
  • Khi đòi được tiền cần đưa lại cho ai?
  • Nếu chưa đòi được cần đàm phán lại thế nào với khách hàng?

Khi mọi bước trong quy trình quản lý đơn hàng công nợ được viết ra chi tiết, rõ ràng thì bạn sẽ dễ kiểm soát hơn. Khi xảy ra vấn đề cũng nhanh chóng tìm ra nguyên nhân để giải quyết hơn.

Quản lý đối tượng công nợ

Việc cho phép bán nợ nếu không có cách quản lý công nợ hợp lý có thể dẫn đến thất thoát lớn. Do quên thu hồi hoặc thu hồi không kịp thời, ảnh hưởng đến công tác quay vòng vốn lưu động và lợi nhuận chung của cửa hàng.

Quản lý đối tượng công nợ hiệu quả giúp giảm thất thoát về tiền bạc
Quản lý đối tượng công nợ hiệu quả giúp giảm thất thoát về tiền bạc

Khi đòi nợ, bạn nên chọn nhân viên có kỹ năng thuyết phục tốt, mềm mỏng với khách hàng để vừa đòi được nợ mà không làm mất lòng khách.

Theo dõi lịch sử nợ cần thu của khách hàng

Với những khách hàng có đơn hàng công nợ với cửa hàng, bạn cần thống kê đầy đủ từng công nợ, chi tiết cho từng khách hàng. Với từng sản phẩm theo từng ngày và tổng hợp các giao dịch được tiến hành cho cùng một khách hàng.

Đồng thời phân loại thành các báo cáo nhỏ, thống kê công nợ theo hướng dễ quản lý và dễ tìm kiếm. Người quản lý có thể dễ dàng kiểm tra được lịch sử giao dịch, mức nợ, thời hạn nợ, ngày tháng, sản phẩm…của từng khách hàng.

Điều chỉnh hạn mức công nợ

Trong quá trình ghi nợ chủ cửa hàng có thể chọn hạn mức nợ tối đa của khách hàng, theo đó, đối với những khách hàng có mức nợ vượt quá ngưỡng cho phép, đơn hàng sẽ không thực hiện. Điều này giúp kiểm soát được rủi ro vỡ nợ của khách hàng, bằng cách đặt ra hạn mức nợ tối đa cho mỗi khách hàng.

Luôn luôn chuẩn bị sẵn phương án khi khách khất nợ

Tỷ lệ khách khất nợ càng cao khi số tiền càng lớn, thậm chí lên tới hơn 80%, điều này thực ra rất bình thường nên bạn cần phải chuẩn bị sẵn phương án dự phòng. Cách tốt nhất là thuyết phục khách trả một phần tiền hàng và cho phép họ trả theo từng đợt, như vậy khách sẽ đỡ cảm thấy choáng ngợp hơn.

Luôn luôn chuẩn bị sẵn phương án khi khách khất nợ
Luôn luôn chuẩn bị sẵn phương án khi khách khất nợ

Hoàn tất đơn hàng công nợ bằng nền tảng GoSELL

Với GoSELL, Để đạt hiệu quả cao nhất thì bạn phải có một cơ sở dữ liệu chuẩn, chính xác về thông tin khách hàng, nhà cung cấp (tên, địa chỉ, số điện thoại, email…) và các khoản nợ của họ theo thời gian.

Chỉ cần nhập 1 lần đầu tiên, sau đó bạn chỉ cần tích chọn khách hàng hoặc nhà cung cấp là có thể ghi nhận công nợ hoàn toàn tự động khi khách mua hàng mà chưa thanh toán hoặc khi bạn tạo đơn nhập hàng với nhà cung cấp.

Tham khảo thêm: Quản lý đơn hàng công nợ chính xác nhất với GoSELL

GoSELL

Tính năng hoàn tất đơn hàng công nợ sẽ tự động kết xuất báo cáo công nợ theo từng khách hàng giúp bạn dễ dàng đối soát công nợ khi cần thanh toán mà không lo tranh chấp vì mọi giao dịch đều được ghi nhận chi tiết đến từng đơn hàng, thậm chí từng sản phẩm có trong đơn hàng.

Đặc biệt, các dữ liệu trên phần mềm được đồng bộ lên đám mây, bạn có thể truy cập vào phần mềm bằng nhiều thiết bị khác nhau như laptop, tablet hay smartphone. Dữ liệu sẽ được cập nhật liên tục theo thời gian thực và bạn cũng không lo việc bị mất dữ liệu nữa.

Như vậy qua bài viết trên bạn đã biết cách quản lý công nợ và làm sao để hoàn tất đơn hàng công nợ. GoSELL là nền tảng quản lý bán hàng toàn diện với 6 sản phẩm ưu việt (GoWEB, GoAPP, GoPOS, GoSOCIAL, GoCALL, GoLEAD) và hơn 40 tính năng cực kỳ hữu ích đối với các doanh nghiệp.