Kiến thức

Hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện đơn giản nhất

19 Tháng Mười Một, 2023

Dịch vụ gửi hàng qua bưu điện ngày càng được nhiều người yêu thích lựa chọn, đặc biệt là các shop đang kinh doanh online do có độ tin cậy cao với đa dạng các đơn vị vận chuyển. Theo đó, cách gửi hàng qua bưu điện cũng là vấn đề được đặc biệt quan tâm hiện nay. Cùng GoSELL theo dõi bài viết dưới đây để biết thêm thông tin chi tiết bạn nhé. 

Các hình thức gửi hàng qua bưu điện phổ biến

Trước khi đến với cách gửi hàng qua bưu điện, chúng ta hãy cùng tìm hiểu một số hình thức gửi hàng phổ biến để lựa chọn cho phù hợp nhé. 

• Bưu phẩm: Dùng để chuyển phát những công văn, giấy từ quan trọng. Mã bưu phẩm thường bắt đầu bằng chữ R (Ví dụ: RM080597VN).
• Chuyển phát nhanh EMS: Phục vụ cho việc vận chuyển các hàng hóa cần đến tay người nhận trong thời gian ngắn. Mã bưu phẩm thường bắt đầu bằng chữ E (Ví dụ: EM080597VN).
• Bưu kiện: Áp dụng khi gửi hàng hóa thông thường, có mức chi phí rẻ hơn so với chuyển phát nhanh EMS nhưng thời gian sẽ lâu hơn. Mã bưu phẩm thường bắt đầu bằng chữ C (Ví dụ: CM080597VN).

Tham khảo thêm: Top đối đơn vị vận chuyển tốt nhất cho kinh doanh thương mại điện tử

Hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện đơn giản nhất

Quy trình gửi hàng hóa qua bưu điện thường bao gồm các bước sau đây:

Chuẩn bị và đóng gói hàng hóa/ bưu phẩm

Trước khi đến bưu cục, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hàng hóa và đóng gói cẩn thận để hạn chế rủi ro trong quá trình vận chuyển. Cách gói hàng gửi bưu điện của từng sản phẩm sẽ khác nhau, tùy theo loại cân nặng, kích thước, phân loại hàng hóa và hình thức vận chuyển. 

Khi gói hàng, bạn có thể sử dụng túi nilon hoặc giấy bìa carton để bao bọc xung quanh sản phẩm, đồng thời thêm vào vật liệu mềm để giảm xóc nảy trong quá trình vận chuyển. Đối với các giấy tờ hay hợp đồng quan trọng, nên lưu ý niêm phong bằng dấu hoặc chữ ký để đảm bảo tính bảo mật.

Sau đây, chúng ta sẽ cùng đi sau vào tìm hiểu chi tiết cách đóng gói hàng hóa, bưu kiện cho từng loại sản phẩm nhé:

Các mặt hàng chất liệu dễ vỡ

Khi gửi hàng dễ vỡ qua bưu điện, bạn hãy dùng giấy bọt khí hoặc bìa carton bọc quanh sản phẩm. Lưu ý, để đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng khi có va đập, rung lắc mạnh trong quá trình vận chuyển cần phải bọc kín tất cả các góc cạnh, không bị hở. Ngoài ra, bên ngoài bưu kiện cần kèm theo dòng chữ “Hàng dễ vỡ xin hãy nhẹ tay” để các shipper đặc biệt chú ý nhẹ tay. 

Các loại bình, chai lọ chứa chất lỏng

Đối với các sản phẩm bình, chai lọ chứa chất lỏng, miệng chai phải được bịt kín bằng màng bọc thực phẩm hoặc băng dính để đảm bảo chất lỏng không bị chảy ra ngoài. Bên cạnh đó, nếu hàng hóa bao gồm nhiều chai lọ nằm cạnh nhau thì nên thêm hạt xốp, mút hay tấm bọt khí để làm đầy các khoảng trống. 

Hàng hóa, bưu phẩm có thể cuộn tròn

Đối với những hàng hóa, bưu phẩm có thể cuộn tròn như bản đồ, tranh vẽ, poster,… bạn chỉ cần cuộn tròn sản phẩm lại rồi cho vào ống nước hoặc những ống tròn bằng bìa carton cứng và bịt kín 2 đầu bằng băng dính để tránh rách, nát trong quá trình vận chuyển. 

Các mặt hàng điện tử

Khi ship các mặt hàng điện tử như tivi, tủ lạnh, máy ảnh,… bạn nên sử dụng những miếng bọt được làm từ chất liệu polyuretan (PU), polyetylen (PE) hoặc giấy gói Bubble để bọc quanh sản phẩm. Đồng thời, sử dụng miếng xốp hay miếng chống xốc để cố định các cạnh của sản phẩm để tránh bị trầy xước, méo mó. 

Những loại hàng hóa khác

Đối với một số mặt hàng thời trang quần áo, giày dép, túi xách,… bạn nên chọn thùng carton hoặc túi nilon để bao bọc xung quanh sản phẩm. Không có quá nhiều lưu ý về chúng nhưng hãy đảm bảo chúng được đóng gói kín kẽ, chắc chắn.

Gửi hàng đến bưu cục gần nhất

Bạn nên tìm kiếm bưu cục gần mình nhất để gửi hàng cho khách để tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại. Chỉ cần truy cập vào đường dẫn: http://www.vnpost.vn/vi-vn/buu-cuc/tim-kiem, điền đầy đủ thông tin địa điểm hiện tại (thành phố / tỉnh thành, quận / huyện, xã / phường), dịch vụ gửi bưu kiện trong nước, quốc tế hay bưu phẩm đảm bảo,…. Danh sách các bưu cục ở khu vực bạn lựa chọn sẽ hiện ra trên giao diện màn hình. 

Hoàn tất thủ tục gửi hàng qua bưu điện

Trong trường hợp bạn chưa biết cách gửi hàng qua bưu điện và nhận tiền như thế nào thì có thể trao đổi trực tiếp với nhân viên bưu cục để được hướng dẫn một cách chi tiết và chính xác nhất.

Nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa / bưu phẩm mà bạn muốn gửi, đồng thời báo mức phí cụ thể cho bạn. Nếu bạn đồng ý thì sẽ nhận được 1 phiếu gửi hàng để điền đầy đủ thông tin người nhận (Họ tên, số điện thoại, địa chỉ,…).

Bưu cục sẽ đưa bạn 1 bản sao phiếu gửi hàng để bạn đến lấy tiền bưu điện thu hộ và đối chiếu nếu bưu điện làm mất hàng hoặc có sự cố phát sinh trong quá trình gửi hàng qua bưu điện.

Cuối cùng, nhân viên bưu cục sẽ thông báo thời gian dự kiến nhận hàng để bạn có thể liên hệ với người nhận. 

Cách tính chi phí gửi hàng qua bưu điện

Chi phí gửi hàng qua bưu điện sẽ tùy thuộc vào một số yếu tố như đơn vị vận chuyển, hình thức gửi hàng, kích thước bưu kiện, khoảng cách địa lý,… Để tra phí ship bạn có thể truy cập theo đường link http://www.vnpost.vn/vi-vn/tra-cuu-gia-cuoc sau đó điền đầy đủ thông tin liên quan về người gửi, người nhận và kiện hàng. Trên màn hình giao diện sẽ hiện ra số tiền tương ứng, tuy nhiên nó chỉ mang tính chất tương đối và bạn cần liên hệ với bưu cục gần nhất để biết được chính xác phí ship.

Tham khảo thêm: Cập nhật phí ship COD của các đơn vị vận chuyển mới nhất

Cách kiểm tra vị trí hàng gửi bưu điện

Để kiểm tra kiện hàng đang ở đâu, đầu tiên bạn cần truy cập vào đường link http://www.vnpost.vn/vi-vn, chọn mục Tra cứu – định vị > Nhập mã bưu phẩm trên hóa đơn gửi hàng -> Tìm kiếm.

Khi đó, toàn bộ thông tin về quá trình vận chuyển hàng hóa sẽ được hiển thị trên màn hình. Trong trường hợp ship COD, thông tin giao hàng sẽ có hiển thị thêm dòng “đã thu tiền” để người gửi biết được hàng hóa đã đến tay người nhận hay chưa. 

Nên gửi hàng qua bưu điện hay sử dụng dịch vụ vận chuyển?

Dù gửi hàng qua bưu điện hay sử dụng dịch vụ vận chuyển thì nó vẫn sẽ có những ưu nhược điểm riêng. Nếu hàng hóa của bạn khá ít và cần phải giao nhận nhanh thì có thể lựa chọn ship hàng bưu điện để tiết kiệm chi phí. Còn nếu bạn đang kinh doanh online với hàng trăm, hàng nghìn đơn hàng mỗi ngày thì hãy liên hệ với dịch vụ vận chuyển của các đơn vị như GHTK, GHN, Ahamove,… 

Hiện nay, dịch vụ vận chuyển hàng hóa thường được các shop kinh doanh online yêu thích sử dụng bởi tính tiện lợi (không cần phải mang ra tận bưu cục), giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho người bán khá nhiều. Tuy nhiên, quy trình quản lý vận chuyển khá khó khăn, do có nhiều bước, dễ sai sót và có thể dẫn đến thất thoát tiền bạc cho người bán. Do đó, việc áp dụng một phần mềm quản lý hỗ trợ bạn trong quá trình này là vô cùng cần thiết và GoSELL tự tin là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực này. 

Quản lý vận chuyển hiệu quả cùng GoSELL

Nền tảng quản lý bán hàng chuyên nghiệp GoSELL được tích hợp tính năng Vận chuyển và liên kết với những đơn vị giao hàng chất lượng và uy tín với nhiều phương thức vận chuyển khác nhau. Từ đó đem lại sự tiện lợi cho doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh online.

Kích hoạt hình thức vận chuyển trên GoSELL

Quá trình cài đặt và kích hoạt các hình thức vận chuyển như GHN, GHTK, Ahamove, tự vận chuyển vô cùng đơn giản, chỉ với vài thao tác cơ bản sau:

1. Đăng nhập vào trang quản trị của GoSELL.
2. Vào mục “Cài đặt” -> Chọn “Giao hàng và thanh toán”.
3. Tại mục “Giao hàng” chọn hình thức giao hàng phù hợp và chuyển sang trạng thái màu xanh. 
4. Chọn khu vực cho phép giao hàng tương ứng với từng hình thức. 

Lưu ý: Với hình thức Shop tự vận chuyển, bạn có thể tự do cài đặt phí vận chuyển tương ứng với từng khu vực kèm theo những điều kiện được thiết lập.

Xây dựng quy trình vận chuyển hiệu quả thành công với tính năng Vận chuyển của GoSELL

Đa dạng các phương thức vận chuyển

• Tích hợp nhiều nhà giao hàng hóa phổ biến hiện nay như: AhaMove, Giaohangtietkiem, Giaohangnhanh,…
• Người giao hàng đến lấy hàng trực tiếp tận nơi và hoàn trả đơn đúng vị trí.
• Hệ thống tự động gợi ý đơn vị giao hàng có chi phí thấp nhất.
• Cho phép khách hàng lựa chọn các đơn vị giao hàng thích hợp.
• Các hình thức giao hàng được tích hợp trên cả nền tảng website, App và khi lên đơn trên phần mềm chat Facebook, Zalo.

Tùy ý cài đặt phí vận chuyển

• Dễ dàng cài đặt bật tắt phương thức tự giao hàng.
• Cho phép tự điều chỉnh phí giao hàng từ nội thành đến liên tỉnh tại Việt Nam.
• Tùy chọn cài đặt chi phí giao hàng theo trọng lượng và kích thước đơn hàng.

Dễ dàng theo dõi và cập nhật tình trạng đơn hàng

• Chủ động theo dõi xuyên suốt hành trình giao nhận đơn hàng.
• Tự động cập nhật tình trạng đơn hàng.
• Thông báo kịp thời đến khách hàng khi đơn hàng gặp vấn đề hay sự cố.

Đối soát tiền chính xác

• Cập nhật chính xác số lượng đơn hàng thanh toán COD.
• Hỗ trợ xuất hóa đơn khi dùng hình thức thanh toán COD.
• Hiển thị rõ ràng đơn hàng COD trên phiếu giao hàng.

Tích hợp hình thức vận chuyển quốc tế

• Cho phép lựa chọn khu vực sử dụng hình thức giao hàng quốc tế.
• Tùy ý cài đặt điều kiện và quy định áp dụng với hình thức giao hàng này.
• Điều chỉnh mức giá vận chuyển cho từng khu vực và giá trị hàng hóa.

Tối ưu hóa quá trình giao nhận hàng

• Tạo phiếu giao hàng nhanh chóng.
• Tạo và in hóa đơn chỉ với vài thao tác đơn giản.
• Đơn hàng được đảm bảo thông tin chính xác, giao hàng nhanh chóng đến khách hàng.

Kết luận

Hy vọng thông qua những chia sẻ trên từ GoSELL, bạn đã biết cách gửi hàng qua bưu điện nhanh và thuận tiện nhất, cách tính phí cũng như một số điều cần lưu ý trong quá trình gói hàng và vận chuyển. Chúc bạn kinh doanh may mắn và thành công!