Kiến thức

Kinh nghiệm quản lý dòng tiền hiệu quả trong bán lẻ

30 Tháng Mười Một, 2023

Dù bạn đang kinh doanh trong bất kỳ ngành nghề hay lĩnh vực nào thì quản lý dòng tiền luôn là mục tiêu cần được chú trọng hàng đầu. Bởi lẽ, quản lý dòng tiền hiệu quả sẽ hỗ trợ chủ cửa hàng xác định đúng đắn nhu cầu sử dụng vốn, giúp quá trình kinh doanh ổn định và tiết kiệm chi phí. Vậy đâu là phương pháp tối ưu trong quá trình quản lý dòng tiền? Hãy cùng GoSELL tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây nhé!

Dòng tiền là gì? 

Định nghĩa dòng tiền là lượng tiền vào và ra của một cửa hàng hay doanh nghiệp. Dòng tiền bao gồm 2 yếu tố chính: Tiền đến thu được do hoạt động mua sắm của khách hàng và tiền đi thông qua việc thanh toán các khoản chi phí như nhập hàng, tiền lương nhân viên, chi phí vận hành cửa hàng (tiền thuê mặt bằng, tiền điện, nước, mạng internet,…).

Khi dòng tiền dương đồng nghĩa với lượng tiền vào lớn hơn lượng tiền ra và ngược lại, dòng tiền âm xảy ra các khoản chi phí mà doanh nghiệp cần trang trải lớn hơn lượng tiền thu vào. 

Khi đề cập đến dòng tiền trong bán lẻ, bạn cầu lưu ý một số điều sau đây: 

• Tiền mặt: Số lượng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng mà doanh nghiệp đang sở hữu có thể xoay sở hoạt động kinh doanh trong bao lâu?
• Hàng tồn kho: Các sản phẩm tồn kho không được bán ra chiếm bao nhiêu trong tỷ trọng tài sản của doanh nghiệp?
• Nợ: Bao gồm nợ mà nhà bán lẻ cần trả cho nhà cung cấp hoặc nợ từ chính khách hàng chưa thanh toán cho nhà bán lẻ.

Quản lý dòng tiền là gì?

Quản lý dòng tiền là quá trình theo dõi và quản lý các khoản thu – chi. Đó là quá trình giám sát, phân tích và tối ưu hóa số tiền thuần thu được trừ đi các khoản chi phí. Quản lý dòng tiền được xem là hiệu quả khi có thể hạn chế hoặc làm chậm quá trình chi tiêu tiền mặt và huy động hoặc làm tăng tốc các khoản thu về.

Để quản lý tốt dòng tiền trước tiên bạn cần nắm vững một số chỉ số về dòng tiền như sau: 

• Tỷ lệ FCF/Revenue: Tỷ lệ này thể hiện cụ thể bao nhiêu đồng dòng tiền sẽ được tạo ra từ 1 đồng doanh thu.
• Asset Efficiency Ratio: Tương tự như ROA, đây là tỷ lệ đánh giá hiệu quả chuyển đổi từ tài sản tạo ra dòng tiền cho doanh nghiệp.
• Tỷ lệ Current Liability Coverage Ratio: Tỷ lệ này cung cấp cho bạn góc nhìn khá chính xác về khả năng quản lý công nợ của doanh nghiệp.
• Long-term Debt Coverage Ratio: Tỷ lệ đánh giá sự ổn định tài chính trong dài hạn.
• Interest Coverage Ratio: Tỷ lệ đánh giá khả năng doanh nghiệp có thể hoàn trả lãi vay của các khoản vay nợ từ dòng tiền FCF hay không? 
• Cash Generating Power Ratio: Tỷ lệ đánh giá khả năng tạo ra tiền mặt của doanh nghiệp hoàn toàn dựa trên hoạt động kinh doanh, so sánh trên tổng dòng tiền vào của doanh nghiệp.
• External Financing Ratio: Tỷ lệ so sánh giữa dòng tiền thuần từ hoạt động tài chính với dòng tiền thuần từ hoạt động kinh doanh để đánh giá sự phụ thuộc của doanh nghiệp vào hoạt động tài chính.

Các phương pháp quản lý dòng tiền trong bán lẻ

Tùy theo quy mô và tính chất hoạt động mà mỗi doanh nghiệp, cửa hàng sẽ có một phương pháp quản lý dòng tiền khác nhau. Nhưng nhìn chung chúng thường bao gồm những cách sau: 

Lập kế hoạch dự báo dòng tiền

Một trong những điều quan trọng nhất mà bạn cần làm nếu muốn vận hành cửa hàng suôn sẻ là chuẩn bị một kế hoạch dự báo dòng tiền hoàn chỉnh. Hãy tiến hành kiểm tra lượng tiền mặt và các nguồn doanh thu khác nhau có sẵn nhằm xác định dòng tiền vào của cửa hàng. 

Bước tiếp theo, bạn nên dự đoán chi tiết danh sách những khoản tiền chi ra và thời gian, mục đích cụ thể. Các khoản tiền trong kế hoạch dự báo dòng tiền của bạn sẽ bao gồm: tiền thuê và trang trí mặt bằng, phí lưu kho, tiền thuê nhân viên, những khoản thuế đã khấu trừ hoặc khoản phải trả khác, các khoản nợ phải thanh toán, chi phí Marketing,… 

Quản lý tốt công nợ của khách hàng

Việc bán thiếu cho khách hàng luôn tồn tại những rủi ro nhất định. Rất nhiều trường hợp chủ cửa hàng không thu hồi lại được kịp thời nguồn vốn, gây cản trở cho lần lấy hàng tiếp theo hoặc các hoạt động đầu tư khác cần vốn lưu động cao, hoặc thậm chí là đóng cửa cửa hàng. 

Thực chất việc bán thiếu cho khách hàng diễn ra rất thường xuyên, từ cửa hàng quần áo cho đến cửa hàng tạp hóa,… Tuy nhiên, những người được bán thiếu thường đã mua hàng nhiều lần tại cửa hàng, có độ uy tín cao hay ở gần trong khu vực chủ cửa hàng có thể dễ dàng giám sát. Vì vậy, bạn cần phải cân nhắc thật kỹ trước khi quyết định bán thiếu, bán chịu vì việc thu hồi công nợ thường gây khó khăn cho bạn.

Tham khảo thêm: Hoàn tất đơn hàng công nợ hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ

Dự phòng cho những khoản đầu tư lớn

Bất cứ cửa hàng nào sau một thời gian hoạt động cũng sẽ có nhu cầu mở rộng quy mô hay đầu tư thêm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Do đó, bạn cần dự trù một khoản ngân sách cho những hoạt động như thế này thay vì dồn hết nguồn lực để đầu tư hay chi trả các khoản chi phí để rồi phải vay ngân hàng với khoản lãi không nhỏ.

Dù bạn đang kinh doanh mặt hàng nào thì việc xây dựng một kế hoạch tài chính dài hạn để phát triển quy mô và nhập thêm nhiều mặt hàng mới nhằm tăng tính đa dạng cho cửa hàng là hoàn toàn cần thiết. Kể cả nếu bạn muốn phát triển hẳn sang một lĩnh vực kinh doanh mới cũng hoàn toàn khả năng mà không cần phải vay vốn nếu ý tưởng là phù hợp với bảng dự trù nguồn kinh phí. 

Thanh lý hàng tồn kho

Hàng tồn kho là một trong những yếu tố ảnh hưởng nghiêm trọng đến dòng tiền và khả năng xoay vòng vốn của cửa hàng. Muốn quản lý dòng tiền hiệu quả, hãy dành thời gian để xem bạn có gì trong kho và bắt đầu lên kế hoạch để thanh lý số hàng này.

Để đẩy nhanh quá trình thanh lý hàng tồn kho cũng như thu tiền về nhanh chóng, bạn có thể tiến hành bỏ sỉ sản phẩm cho các cửa hàng khác. Tuy lợi nhuận không cao bằng việc bán lẻ nhưng bạn sẽ giải quyết số hàng tồn nhanh chóng hơn. 

Ngoài ra, bạn cũng có thể bán hàng thông qua các sàn thương mại điện tử như Tiki, Lazada, Shopee, GoMUA,… Ưu điểm của phương pháp này là dễ dàng tiếp cận với lưu lượng khách hàng lớn, giúp gia tăng độ nhận diện thương hiệu và kích cầu người tiêu dùng thông qua hàng loạt những chương trình của sàn và của riêng cửa hàng. 

Tham khảo thêm: Quản lý sản phẩm tồn kho như thế nào khi bán hàng đa kênh?

Thiết lập mục tiêu về doanh số theo từng mốc thời gian cố định

Việc thiết lập mục tiêu về doanh số theo từng mốc thời gian cố định (tuần, tháng, quý, năm) sẽ giúp chủ cửa hàng nắm bắt được tình hình kinh doanh của cửa hàng. Nếu bạn đang sở hữu một đội ngũ nhân viên, việc lập mục tiêu doanh số sẽ giúp bạn biết được năng lực của từng nhân viên trong thời gian làm việc để làm căn cứ xét thưởng, đánh giá.

Doanh thu thấp đồng nghĩa với việc nguồn vốn còn ứ đọng cao. Thưởng nhân viên theo doanh thu sẽ khiến họ tích cực và chủ động hơn trong việc bán hàng. Ngoài ra, mục tiêu về doanh số còn giúp chủ cửa hàng có chiến lược hợp lý để đẩy mạnh hoạt động như các chương trình giảm giá, tri ân khách hàng thân thiết.

Quản lý dòng tiền hiệu quả với phần mềm quản lý bán hàng đa kênh toàn diện GoSELL

Phần mềm quản lý bán hàng GoPOS tích hợp đầy đủ những công cụ hỗ trợ người bán trong suốt quá trình kinh doanh, mang đến một phương pháp quản lý khoa học, thuận tiện và tiết kiệm chi phí. Tuyệt vời hơn cả là ứng dụng này ngoài những tính năng cho quản lý dòng tiền thì còn quản lý đơn hàng, quản lý tồn kho, quản lý khách hàng, quản lý nhân viên, quản lý nhà cung cấp, phân tích báo cáo… với nhiều ưu việt hơn hẳn các cách quản lý truyền thống. 

Dễ dàng theo dõi dòng tiền ra vào theo từng đơn hàng, từng nhà cung cấp, công nợ và hàng loạt các khoản chi phí khác. Bên cạnh đó là khả năng phân tích báo cáo giúp dễ dàng đánh giá tốc độ thay đổi của dòng tiền, hiệu quả kinh doanh thông qua doanh thu, lợi nhuận và giảm thiểu mức rủi ro do thất thoát một cách đáng kể, từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh cho phù hợp.

Đặc biệt, phần mềm quản lý bán hàng GoPOS còn hỗ trợ đồng bộ dữ liệu đa kênh bao gồm đơn hàng, kho hàng, chi nhánh, khách hàng,… về một trang quản trị duy nhất. Nhằm xây dựng bức tranh toàn cảnh về dòng tiền cũng như hoạt động kinh doanh của các cửa hàng. 

Ngoài ra, có thể kết hợp với một số sản phẩm đến từ GoSELL nhằm tạo ra hệ sinh thái bán hàng đa kênh toàn diện (GoWEB – thiết kế website TMĐT, GoAPP – tạo app bán hàng mang thương hiệu, GoLEAD – tạo landing page, GoSOCIAL – quản lý bán hàng mạng xã hội, GoCALL – Tổng đài điện thoại VoIP).

Kết luận

Dòng tiền đóng vai trò hết sức quan trọng trong mọi mô hình kinh doanh. Quản lý tốt dòng tiền không chỉ đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi mà còn là nền tảng để phát triển cửa hàng hơn nữa. Hy vọng với những kinh nghiệm quản lý dòng tiền trong bán lẻ mà GoSELL vừa chia sẻ, bạn có thể tìm ra phương pháp quản lý phù hợp nhất nhằm cải thiện hiệu quả kinh doanh cho cửa hàng của mình. Chúc các bạn may mắn và thành công!