Lắp đặt tổng đài ảo – Giải pháp kết nối thông minh với khách hàng

15 September, 2021

Trang chủ » Kiến thức chuyên sâu » Lắp đặt tổng đài ảo – Giải pháp kết nối thông minh với khách hàng

Để đáp trả lời thách thức cạnh tranh của thị trường và theo kịp sự phát triển của thời đại. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều chủ trương xây dựng mô hình kinh doanh theo hướng hiện đại và đơn giản hóa mọi công đoạn. Đó cũng là lý do nhu cầu lắp đặt tổng đài ảo đang tăng lên chóng mặt trong những năm gần đây.

Lắp đặt tổng đài ảo

Trong bài viết này, hãy cùng GoSELL tìm hiểu kỹ hơn những thông tin xoay quanh hệ thống liên lạc hiện đại và vô cùng thông minh này nhé!

1. Tổng quan về tổng đài ảo

Tổng đài ảo là dịch vụ điện thoại hoạt động bằng cách sử dụng mạng internet trên nền tảng công nghệ IP hoặc hệ thống điện toán đám mây. Với hình thức này, doanh nghiệp chỉ cần trang bị hệ thống hạ tầng mạng, máy tính, điện thoại IP hoặc điện thoại thông minh, sau đó đăng ký gói dịch vụ từ các nhà cung cấp là có thể sử dụng được ngay.

Tổng quan về tổng đài ảo

Mô hình này không chỉ đơn giản, tiện lợi, mà còn có rất nhiều tính năng vượt trội hơn so với các hệ thống tổng đài truyền thống.

2. Ưu điểm của tổng đài ảo so với tổng đài truyền thống

Thời gian trước, việc truyền đạt và trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp và khách hàng được thực hiện qua các cuộc gọi truyền thống. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của công nghệ phần mềm, hình thức này dần không còn phù hợp nữa. Do đó, sự chuyển dịch từ sử dụng tổng đài truyền thống sang tổng đài ảo bắt đầu diễn ra.

Vậy, khi lắp đặt tổng đài ảo, doanh nghiệp sẽ nhận được những tiện ích nào?

Thứ nhất, tiết kiệm tối đa chi phí đầu tư

Tiết kiệm tối đa chi phí đầu tư 

So với tổng đài truyền thống, khi lắp đặt tổng đài ảo, doanh nghiệp không cần phải tốn quá nhiều chi phí đầu tư và bảo trì cho các thiết bị phần cứng hay phải kéo đường truyền điện thoại từ bưu điện đến doanh nghiệp.

Ngoài ra, mọi cuộc gọi qua tổng đài ảo đều được lập trình, cài đặt sẵn. Doanh nghiệp không cần thuê nhân viên giám sát cuộc gọi mà có thể để nhân viên sales trực tiếp đảm nhận vai trò này. Nhờ đó, có thể tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn.

Đặc biệt, hệ thống này giúp giảm thiểu tối đa cước phí liên lạc nội bộ và các cuộc gọi quốc tế.

Thứ hai, linh hoạt và dễ dàng mở rộng hệ thống

Linh hoạt và dễ dàng mở rộng hệ thống

Lắp tổng đài ảo có một lợi thế mà bất cứ người dùng nào cũng đánh giá cao. Đó là sự linh hoạt trong vận hành và khả năng mở rộng hệ thống cực kỳ đơn giản, dễ dàng.

Ví dụ, khi một nhân viên không thể tự tay trả lời cuộc gọi, nó sẽ được thiết lập trả lời tự động hoặc điều hướng sang một đầu máy khác và sẽ được đảm nhiệm bởi một nhân viên khác. Như thế, doanh nghiệp sẽ không bỏ lỡ bất cứ cuộc gọi nào của khách hàng.

Đặc biệt, với sự linh hoạt này, người nghe không cần có mặt ở văn phòng vẫn có thể trả lời điện thoại thông qua tổng đài ảo. Chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh có cài đặt sẵn phần mềm và mạng internet là được.

Ngoài ra, khi muốn mở rộng thêm đầu máy cũng rất đơn giản. Doanh nghiệp chỉ cần liên hệ với nhà cung cấp, sau đó trang bị thêm máy tính hoặc điện thoại thông minh cùng cơ sở hạ tầng mạng là có thể mở rộng hệ thống được rồi.

Thứ ba, tính năng đa dạng và hữu ích

Tạo tổng đài ảo không chỉ giúp doanh nghiệp gọi và nhận cuộc gọi mà nó còn tích hợp rất nhiều tính năng thông minh và có ích cho quá trình làm việc. Điển hình có thể kể đến như:

  • Ghi âm, lưu trữ, phát lại cuộc gọi và xóa cuộc gọi.
  • Cài đặt trả lời tự động, phát nhạc chờ.
  • Điều hướng cuộc gọi tự động, nhanh chóng.
  • Chặn các số máy spam.
  • Tích hợp các chức năng marketing, hệ thống quản lý khách hàng CRM…
  • Kết hợp với các phần mềm từ các phòng ban khác.
  • Giám sát cuộc gọi của nhân viên…

Xem thêm: Hướng dẫn quy trình chăm sóc khách hàng qua điện thoại chi tiết từ A – Z

Thứ tư, khả năng phục hồi dữ liệu và bảo mật cực cao

Khả năng phục hồi dữ liệu và bảo mật cực cao

Vì hoạt động dựa trên cơ sở hệ thống điện toán đám mây có dung lượng khổng lồ, nên người dùng có thể yên tâm tuyệt đối về vấn đề lưu trữ dữ liệu. Bên cạnh đó, hầu hết các hệ thống tổng đài ảo đều có tính bảo mật và khả năng phục hồi dữ liệu gần như hoàn hảo.

Nếu có vấn đề xảy ra với hệ thống máy chủ hoặc bị tấn công, nhiễm mã độc… tất cả các dữ liệu cuộc gọi và thông tin khách hàng được lưu trữ trên hệ thống đám mây đều được bảo vệ an toàn và có thể dễ dàng phục hồi nguyên vẹn.

Thứ 5, thời gian hoạt động gần như không gián đoạn

Với hệ thống máy chủ rộng khắp, khi một nơi xảy ra vấn đề và ngưng hoạt động. Các cuộc gọi sẽ được chuyển đến một máy chủ khác đặt gần đó. Điều này đảm bảo hoạt động trao đổi thông tin thông qua tổng đài ảo không bị gián đoạn.

3. Những lưu ý khi lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Khi lắp đặt tổng đài ảo, để đảm bảo hiệu quả hoạt động và quyền lợi sử dụng. Doanh nghiệp phải lưu ý những vấn đề sau đây:

  • Xác định số lượng người dùng trước khi chọn gói dịch vụ.
  • Chọn gói dịch vụ với những tính năng và chi phí phù hợp với ngành nghề, nhu cầu và quy mô công ty.
  • Lựa chọn những phương thức thanh toán cước phí nhiều ưu đãi.
  • Xem xét các dịch vụ đi kèm: Hỗ trợ tư vấn, khắc phục sự cố 24/7, chế độ bảo hành, bảo trì, cam kết…
  • Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín, chất lượng và được tin dùng, đánh giá cao bởi nhiều khách hàng.

4. GoCALL – Dịch vụ tổng đài ảo chuyên nghiệp

GoCALL - Dịch vụ tổng đài ảo chuyên nghiệp

GoCALL là dịch vụ tạo tổng đài ảo được nghiên cứu, phát triển và vận hành bởi công ty TNHH Mediastep Software Việt Nam. Chúng tôi mang đến giải pháp giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ telesales chuyên nghiệp, với chi phí tiết kiệm và cực kỳ đơn giản.

Không chỉ mang đến những tính năng cơ bản, GoCALL còn tích hợp rất nhiều tính năng nâng cao khác. Chúng sẽ đẩy mạnh hiệu suất làm việc, tăng cơ hội bán hàng và giúp doanh nghiệp đạt được những con số lợi nhuận như mong đợi.

Những tính năng vượt trội của GoCALL

  • Khả năng phân line cuộc gọi không giới hạn số lượng, không gian và thời gian. Đảm bảo đáp ứng nhu cầu xử lý nhiều cuộc gọi cùng lúc của các công ty có quy mô lớn, nhiều văn phòng.
  • Có tính năng ghi âm, lưu trữ thông tin và giám sát cuộc gọi của nhân viên. Giúp kiểm soát chất lượng phục vụ và các thông tin trao đổi của nhân viên tư vấn và khách hàng. Từ đó chấn chỉnh những điểm sai, nâng cao chất lượng dịch vụ và chăm sóc khách hàng tốt hơn.
  • Lưu trữ và báo cáo cuộc gọi, giúp người quản lý dễ dàng kiểm tra số lượng gọi đến – gọi đi để tính toán các chi phí cũng như đánh giá hiệu quả hoạt động của đội ngũ Sales và Telesales.
  • Tiết kiệm tối đa chi phí lắp đặt.
  • Tính năng nhận thông báo cuộc gọi đến, tạo điều kiện để người quản lý phân luồng các cuộc gọi đến – đi, tùy chỉnh, chia line cuộc gọi theo từng nhân viên và tệp khách hàng. Từ đó, tối ưu khả năng phục vụ và chuyển đổi nhu cầu mua sắm.

Với những thông tin mà GoSELL đã chia sẻ, hy vọng người đọc đã hiểu rõ hơn các vấn đề về lắp đặt tổng đài ảo. Nếu có nhu cầu sử dụng dịch vụ hoặc mong muốn được tư vấn thêm, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ cho chúng tôi thông qua số hotline (028) 7303 0800 hoặc website https://www.gosell.vn/

Xem thêm: Đừng mất tiền oan cho những tổng đài lừa đảo