Kiến thức
Doanh nghiệp hiện nay có nên lắp đặt tổng đài ảo hay không?
19 Tháng Tám, 2021
Mặc dù tổng đài ảo không còn là xa lạ với các doanh nghiệp hiện nay nhưng liệu bạn đã hiểu rõ về chức năng cũng như có nên lắp đặt tổng đài ảo hay không? Thông qua bài viết này, GoSELL sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc này nhé.
Mục Lục
Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo là một hệ thống điện thoại ngày nay được sử dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp vừa và lớn. Chúng được lưu trữ hoàn toàn trên các máy chủ trong các trung tâm dữ liệu ngoài website và được cung cấp qua internet.
Tổng đài ảo là hệ thống tiên tiến sử dụng công nghệ điện toán đám mây, có thể cung cấp nhiều tính năng hơn cả hệ thống điện thoại PBX truyền thống, đồng thời cho phép người dùng dễ dàng thiết lập mọi thứ. Bạn có thể chuyển tiếp cuộc gọi, thiết lập cuộc gọi hội nghị, tạo lời chào và hơn thế nữa.
Những lợi ích khi lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp
Với nhu cầu chăm sóc một lượng lớn khách hàng trong doanh nghiệp hiện nay, tổng đài ảo giúp quản lý nguồn thông tin và đáp ứng các nhu cầu cần thiết của mọi doanh nghiệp. Vậy tổng đài ảo mang lại những lợi ích nào?
Tiết kiệm chi phí
Bạn sẽ tiết kiệm được chi phí nhân viên trực điện thoại xuyên suốt khi dùng tổng đài ảo. Chỉ cần thông qua hệ thống mạng internet doanh nghiệp bạn đã lắp đặt sẵn, tổng đài ảo đã có thể hoạt động rất tốt.
Ứng dụng này còn cho phép sử dụng thoại nội bộ với chi phí là 0 đồng. Có thể thấy doanh nghiệp tối ưu được chi phí phát sinh.
Thao tác đơn giản
Chỉ sử dụng phần mềm hoặc ứng dụng mà không cần đầu tư thiết bị hay đi cơ sở hạ tầng viễn thông nào.
Phần mềm tổng đài ảo cung cấp giải pháp truyền thông dựa trên mạng internet, nên khá đơn giản khi kết hợp dữ liệu từ bảng điều khiển như: Phần mềm bán hàng, CRM, phần mềm kế toán…
Đặc biệt, doanh nghiệp không cần bảo trì, bảo hành, hay phải lo các sự cố hỏng hóc thiết bị.
Kiểm soát cuộc gọi khách hàng dễ dàng hơn
Đối với những công ty hoạt động mạnh chuyên về chăm sóc khách hàng các đầu máy sẽ thường xuyên quá tải, khách hàng sẽ không gọi được cho nhân viên. Số lượng cuộc gọi đến dù vào cùng lúc nhưng sẽ không bị giới hạn. Doanh nghiệp không phải bỏ lỡ cuộc gọi nào từ khách hàng.
Chất lượng cuộc gọi được nâng cao
Doanh nghiệp có thể chủ động xem lại các cuộc gọi ra/vào tại công ty, lắp đặt tổng đài ảo sẽ bao gồm ghi âm cuộc gọi. Các cấp trưởng có thể kiểm tra, rà soát hiệu suất làm việc của nhân viên bằng cách nghe lại các cuộc gọi này.
Ngoài ra, khi lắp đặt tổng đài ảo bạn còn nhận được những tính năng tiên tiến như: Gọi đi, gọi đến, gọi nội bộ, xóa cuộc gọi; phát nhạc chờ; chuyển cuộc gọi tự động; đàm thoại hội nghị; chặn số cuộc gọi…
Xem thêm: Chi phí cho tổng đài điện thoại ảo khoảng bao nhiêu?
Áp dụng cho tất cả hệ điều hành
Không nhất thiết phải hoạt động phần mềm tổng đài ảo này trên laptop, bạn có thể dễ dàng sử dụng chúng trên điện thoại di động, máy tính bảng dù là iOS hay Android. Bạn có thể nhận cuộc gọi từ bất kỳ đâu mà không cần ngồi tại văn phòng. Phù hợp cho tất cả nhân viên di chuyển nhiều nhưng vẫn phải tiếp xúc, nghe các cuộc gọi của khách hàng thường xuyên.
Lắp đặt tổng đài ảo của GoSELL có tốt không?
Trên thị trường ngày nay có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ lắp đặt tổng đài ảo, để chọn ra nhà cung cấp tốt nhất, phải đánh giá trên nhiều tiêu chí khác nhau. GoSELL là sản phẩm chinh phục được nhiều khách hàng khó tính nhất. Cùng xem GoCALL của GoSELLcó gì nổi bật nhé.
Kiểm soát chất lượng cuộc gọi
Với khả năng ghi âm lại toàn bộ cuộc gọi, bạn sẽ dễ dàng kiểm tra được nhân viên của mình có cung cấp thông tin đến khách hàng đúng không? Có tư vấn nhiệt tình hay không? Có giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng hay không? Từ đó, nắm bắt tình hình để đưa ra các chiến lược, phương pháp nhằm cải thiện chất lượng cuộc gọi.
Ngoài chức năng quan trọng là ghi âm cuộc gọi, còn có:
- Phân loại các cuộc gọi khách hàng gọi vào cuộc gọi đi từ nhân viên chăm sóc.
- Phân luồng nhận cuộc gọi có thể tùy chỉnh theo từng nhân viên phụ trách.
- Cài đặt chia line từ tệp khách hàng cũ, khách hàng mới.
- Khách hàng tự do gọi điện để phản hồi chất lượng sản phẩm.
- Tất cả cuộc gọi được lưu trữ và thời gian thực, giúp kiểm soát chặt chẽ hơn.
- Dễ dàng tính toán các chi phí phát sinh cho cuộc gọi hàng tháng.
- Quản lý đội ngũ Sales và Telesales một cách thông minh và vô cùng tiện lợi.
Nâng cao chất lượng cuộc gọi
Từ những tính năng trên, đội ngũ quản lý có thể dễ dàng kiểm soát nhân viên của mình mà không cần lúc nào cũng giám sát. Khen thưởng những nhân viên phục vụ khách hàng tốt, đào tạo lại những nhân viên cung cấp sai thông tin đến khách hàng. Từ đó bạn sẽ có đội ngũ nhân viên mạnh mẽ, chuyên nghiệp hơn.
Với những thông tin chia sẻ trên, GoSELL rất hy vọng có thể cung cấp đến quý doanh nghiệp những kiến thức về lợi ích khi lắp đặt tổng đài ảo. Nếu chúng thuyết phục, hãy nhanh chóng đưa tổng đài ảo vào hoạt động công ty ngay nhé.
