Kiến thức

Nguyên tắc quản lý đơn hàng hiệu quả trong bán hàng online

12 Tháng Bảy, 2022

Bán hàng online quan trọng nhất là cần khách chốt đơn. Nhưng quá trình sau chốt đơn cũng quan trọng không kém. Người bán hàng không phải ai cũng biết cách quản lý đơn hàng để các giai đoạn xử lý đơn hàng được nhanh chóng và chính xác. Dưới đây là các nguyên tắc quản lý đơn hàng hiệu quả người kinh doanh cần biết.

Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là theo dõi, cập nhật thông tin đơn hàng và chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng sản phẩm từ lúc xuất kho tới khi đến tay khách hàng được tốt nhất. Một số thông tin mà người quản lý đơn hàng cần nắm vững:

• Sản phẩm: Chủng loại, mẫu mã, số lượng, hàng còn hay không, tồn kho bao lâu…
• Khách hàng: Tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng, thời gian nhận, các lưu ý…
• Vận chuyển: Nhà vận chuyển nào phù hợp với đơn hàng nào, cách thức, quy trình giao nhận, chi phí, theo dõi quá trình giao hàng…

Khi quy mô kinh doanh càng lớn, quy trình này đôi khi sẽ cần sự cộng tác của nhiều bộ phận qua nhiều giai đoạn. Vì thế để công việc tiến hành được thuận tiện và giảm thiểu rủi ro, có một số nguyên tắc quản lý đơn hàng sau đây mà người bán hàng online cần nắm.

Tham khảo thêm: Kinh doanh online quản lý đơn hàng như thế nào hiệu quả nhất?

Các nguyên tắc quan trọng để quản lý đơn hàng hiệu quả

Nhìn chung có rất nhiều nguyên tắc, quy trình, phương pháp khi xử lý đơn hàng, tuy nhiên, không phải phương pháp nào cũng đạt được hiệu quả như ý. Dưới đây là các nguyên tắc được sàng lọc để đảm bảo quy trình của bạn đơn giản và đem lại hiệu suất cao nhất.

Luôn trong trạng thái sẵn sàng cập nhật

Cập nhật ở đây là cập nhật về thông tin khách hàng và về thông tin sản phẩm. Nhiều trường hợp dù đơn hàng đã hoàn chỉnh, nhưng lại không tránh khỏi phải chỉnh sửa sau khi tạo đơn. Có nhiều lý do xuất phát từ cả người bán lẫn khách hàng.

Một số khách hàng sau khi chốt đơn lại muốn thay đổi mẫu mã, đôi khi đổi hoặc thêm bớt cả sản phẩm. Hoặc đôi khi có vấn đề trong quản lý kho hàng, kho các chi nhánh, khiến người bán không nắm được chính xác số hàng hóa còn tồn, dẫn đến phải báo với khách hết hàng.

Để cập nhật kịp thời và xử lý tốt các vấn đề này, chủ shop nên thường xuyên kiểm tra tin nhắn hoặc các kênh liên lạc để nắm bắt thông tin và trao đổi với khách. Nếu bạn cung cấp nhiều kênh liên lạc khác nhau để thuận tiện cho khách hàng lựa chọn, hãy đảm bảo bạn có thể kiểm tra tin nhắn trên tất cả các kênh sớm nhất có thể.

Bạn có thể định kỳ vào kiểm tra tin nhắn ở mỗi nền tảng. Hoặc có thể dùng phần mềm để đồng bộ các tin nhắn từ nhiều kênh. Ví dụ như GoCHAT, một tính năng nhắn tin online trên nền tảng quản lý bán hàng GoSELL. Với GoCHAT bạn có thể đồng bộ tin nhắn từ Zalo và Facebook vào nền tảng quản lý. Bạn có thể kiểm tra tin nhắn và phản hồi kịp thời, đồng thời kiểm soát tình hình kinh doanh trên cùng một hệ thống.

Theo dõi quá trình vận chuyển

Một vấn đề khác của các nhà phân phối hàng hóa cũng quan trọng không kém, đó chính là vận chuyển. Một số cửa hàng có thể phát triển cho mình hệ thống vận chuyển riêng với các shipper (người giao hàng), phương tiện, thiết bị riêng. Tuy nhiên sử dụng dịch vụ giao hàng của nhà cung cấp bên ngoài sẽ tiết kiệm cho bạn nhiều công sức, tiền bạc hơn là phải quản lý thêm một đội ngũ vận chuyển.

Có rất nhiều lựa chọn khi các đơn vị giao hàng mọc lên ngày càng nhiều với các ưu đãi nhằm thu hút đối tác. Dù vậy, mỗi nhà vận chuyển đều có thế mạnh và yếu điểm riêng phù hợp với các mặt hàng, dịch vụ khác nhau. Người bán cần nghiên cứu kỹ những ưu khuyết đó và lựa chọn một hoặc một số nhà vận chuyển phù hợp với sản phẩm của mình.

Mỗi nhà giao hàng cũng đều có cách thức định vị, tra cứu bưu hàng khác nhau. Bất kể là hợp tác với đơn vị nào, người bán cũng cần nắm rõ quá trình giao vận. Không phải đơn hàng nào cũng đều được giao thành công, nếu không nắm bắt tin tức kịp thời khi cần đổi trả, hoàn hàng… người bán có thể “trở tay không kịp”. Không đáp ứng với những phản hồi hay yêu cầu của khách trong lúc giao hàng cũng có thể dẫn đến giảm uy tín của shop.

Những khó khăn khi quản lý đơn hàng theo cách thủ công

Một điều tối kỵ trong quản lý đơn hàng là bị sai sót thông tin. Điều này rất thường xảy ra nhất là khi người bán quản lý đơn hàng một cách thủ công. Quản lý thủ công ẩn chứa rất nhiều rủi ro khi “tam sao thất bản”. Đơn cử như khi bộ phận nhận đơn hàng chuyển cho bộ phận kho để quản lý và xuất hàng, hay khi chuyển giao cho bên vận chuyển giao hàng. Nếu chưa có nền tảng quản lý tập trung thì trong mỗi bước trên đều cần sao chép, chuyển giao thông tin. Và như vậy là khả năng sai sót, nhầm lẫn lại tăng lên.

Nền tảng GoSELL hỗ trợ quản lý đơn hàng hiệu quả

Một nền tảng quản lý bán hàng có thể tích hợp các tính năng như tạo đơn hàng, tự động đối chiếu và cập nhật hàng trong kho, tự động chuyển thông tin cho bên vận chuyển sẽ đáp ứng các tiêu chuẩn để bạn quản lý đơn hàng hiệu quả. May mắn thay, GoSELL là một hệ thống đáp ứng các yêu cầu trên và có thể quản lý trên đa kênh (cửa hàng, website bán hàng, app bán hàng).

• Khi sử dụng GoSELL, bạn sẽ chỉ nhập thông tin đơn hàng một lần duy nhất, hạn chế các rủi ro sai sót trong quá trình sao chép.
• Ứng dụng nền tảng quản lý chung, các quá trình, bộ phận khác nhau có thể nắm bắt thông tin thống nhất và kịp lúc để đưa ra các giải pháp sớm nhất có thể.
• Xử lý đơn hàng tự động: nếu sản phẩm đã hết hàng, hệ thống sẽ tự động báo và ngăn khách hàng đặt mua, tiết kiệm thời gian và nhiều phiền toái cho khách. Đồng thời khi đơn hàng được xác nhận thành công thì số lượng sản phẩm sẽ ngay lập tức trừ vào kho, người bán không cần kiểm kê hay tính toán.

Ngoài các ưu điểm trên, nền tảng quản lý bán hàng GoSELL còn nhiều tính năng, công cụ khác hỗ trợ các chiến dịch marketing để thu hút và tăng doanh thu từ khách hàng tiềm năng. Quản lý và xử lý đơn hàng trên GoSELL sẽ giúp người bán bán hàng nhanh chóng và hiệu quả, nhờ thế doanh thu và lợi nhuận cũng sẽ ngày một tăng.