Nhân viên đã đủ, hay cần phần mềm quản lý đặt lịch?

16 March, 2021

Trang chủ » Kiến thức chuyên sâu » Nhân viên đã đủ, hay cần phần mềm quản lý đặt lịch?

Sự lên ngôi của ngành dịch vụ đã và đang khiến nhiều tổ chức, chính phủ và nhà nước chú trọng phát triển lĩnh vực trọng điểm này. Trong đó, việc quản lý đặt lịch chính là quy trình mà các doanh nghiệp rất cần để hỗ trợ tốt nhất cho khách hàng trong việc đăng ký và sử dụng dịch vụ. Thuê nhân viên quản lý hay nên sử dụng các phần mềm (nền tảng) chuyên dụng để triển khai quy trình này? Cùng GoSELL bật mí lý do tại sao bạn nên chọn 1 trong 2 hình thức trên và tham khảo những lời khuyên bổ ích trong bài viết này nhé!

thuê nhân viên quản lý đặt lịch hay sử dụng các phần mềm

Quản lý đặt lịch là công việc gì?

Quản lý đặt lịch (quản lý lịch hẹn) là công việc sắp xếp thời gian, địa điểm để phân bố nhân viên triển khai dịch vụ cho khách hàng khi họ đã đặt lịch sử dụng. Quản lý lịch hẹn chỉ xảy ra với các doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ. Cụ thể như dịch vụ chăm sóc (spa, nha khoa, các lớp học thể thao…), dịch vụ tài chính (ngân hàng, tư vấn tài chính…), dịch vụ công (công chứng hồ sơ, tư vấn luật…), dịch vụ giải trí (karaoke, vui chơi, rạp chiếu phim…), dịch vụ ăn uống (nhà hàng, quán ăn…).

Quản lý đặt lịch là gì?

Nhìn chung, các ngành dịch vụ này đều có một điểm chung cơ bản đó là khách hàng có thể sử dụng dịch vụ ngay tại chỗ, hoặc liên hệ để đặt lịch trước khi sử dụng.

Vậy tại sao nên quản lý lịch hẹn trong ngành dịch vụ?

Như đã đề cập ở nội dung trước đó, khách hàng khi sử dụng dịch vụ hoàn toàn có thể sử dụng ngay tại cửa hàng hoặc đặt lịch trước. Tuy nhiên, xu hướng đặt lịch sử dụng dịch vụ trước lại được nhiều khách hàng áp dụng hơn. Là bởi vì, ngày càng nhiều khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ. Ví dụ như spa, nha khoa, chăm sóc sức khỏe,..chẳng hạn. Rất khó để khách hàng có thể sử dụng dịch vụ ngay khi đến cửa hàng, mà hầu hết các nhân viên sẽ chăm sóc khách hàng qua email, số điện thoại, mạng xã hội… để có thể chốt và hẹn lịch sử dụng dịch vụ một cách khoa học hơn, cũng như đảm bảo rằng không khách hàng nào bị trùng lịch.

Kiểm soát thông tin khách hàng tốt hơn

Các yêu cầu đặt lịch hẹn từ khách hàng cần phải được hệ thống hóa và xử lý đúng theo quy trình tương tự như việc chăm sóc khách hàng. Khi doanh nghiệp xây dựng được một quy trình quản lý lịch hẹn bài bản, thì thông tin của toàn bộ khách hàng và lịch sử sử dụng dịch vụ sẽ được hệ thống hóa giúp cho việc theo dõi và chăm sóc khách hàng sẽ chính xác hơn. Các thông tin khách hàng còn được sử dụng cho việc báo cáo hiệu quả doanh thu, quảng cáo và xây dựng các chiến lược kinh doanh phù hợp.

Kiểm soát thông tin khách hàng

Tối đa lợi nhuận

Một lẽ đương nhiên khi mà việc quản lý lịch hẹn được xử lý chính xác, không bỏ lỡ tất cả các yêu cầu của khách hàng thì cũng là bước đệm để doanh nghiệp của bạn tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận tốt hơn bao giờ hết.

Xây dựng uy tín doanh nghiệp

Có thể nói, nhiều khách hàng sẽ lựa chọn sử dụng dịch vụ dựa vào uy tín của công ty. Nhưng cũng nhờ vào chất lượng quản lý dịch vụ, mà chính doanh nghiệp đó đã tạo lòng tin và sự uy tín của mình trong lòng khách hàng. Và đặc biệt, doanh nghiệp càng xây dựng hình ảnh thương hiệu càng tốt, thì sẽ càng thu hút rất nhiều khách hàng quan tâm.

So sánh hình thức thuê nhân viên và sử dụng nền tảng hỗ trợ

Như vậy, với rất nhiều lợi ích mà quy trình quản lý lịch hẹn mang lại cho doanh nghiệp. Liệu doanh nghiệp của bạn có đang tìm kiếm một phương pháp quản lý nào phù hợp cho mình chưa? Cùng GoSELL so sánh 2 hình thức phổ biến nhất tại đây nhé!

Thuê nhân viên quản lý đặt lịch

Ưu điểm:

  • Tạo sự tương tác tự nhiên với khách hàng.
  • Vì là người thật nên sẽ dễ xử lý các tình huống khách hàng hơn.
  • Hỗ trợ được nhiều công việc liên quan.

Nhược điểm:

  • Chi phí thuê cao, phải đào tạo lại từ đầu.
  • Không thể xử lý một lượng lớn yêu cầu dịch vụ khi phát sinh.
  • Không xử lý kịp thời, dễ bỏ sót các yêu cầu từ khách hàng.
  • Khó đo lường và theo dõi hiệu quả của nhân viên.

So sánh hình thức

Sử dụng phần mềm/nền tảng chuyên dụng

Ưu điểm: 

  • Kiểm soát và quản lý không giới hạn lượng yêu cầu đặt lịch.
  • Chăm sóc và phản hồi với khách hàng kịp thời.
  • Bắt kịp xu hướng “Go online” của khách hàng.
  • Dễ theo dõi, đo lường hiệu suất chăm sóc khách hàng của từng nhân viên.
  • Chi phí rẻ hơn so với việc thuê đội nhân viên quản lý.

Nhược điểm:

  • Vì là nền tảng mới nên sẽ cần thời gian tìm hiểu và làm quen các thao tác.
  • Không mang lại cảm giác tương tác tự nhiên so với người thật.

Nhìn chung, cả 2 hình thức: Thuê nhân viên và sử dụng nền tảng quản lý đặt lịch đều có những ưu điểm và khuyết điểm phù hợp với nhu cầu của từng loại hình doanh nghiệp khác nhau. Lời khuyên của GoSELL là, nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang loay hoay trong việc sắp xếp, xử lý lịch hẹn của khách hàng thì nên ưu tiên sử dụng nền tảng hơn. Còn một khi doanh nghiệp đã ổn định quy trình chăm sóc, hãy thuê thêm nhân viên để tăng chất lượng tương tác với khách hàng tốt hơn.

Thuê nhân viên quản lý đặt lịch

Như vậy cả 2 hình thức trên đều được khuyên sẽ nên sử dụng cho từng trường hợp khác nhau. Đối với các doanh nghiệp đang quan tâm đến các nền tảng/phần mềm quản lý chuyên nghiệp. GoSELL gợi ý ứng dụng quản lý GoSELLER. Với ứng dụng này, việc quản lý lịch hẹn không còn là nỗi lo của doanh nghiệp.

Quản lý đặt lịch hẹn tốt hơn với app quản lý GoSELLER

Là một sản phẩm công nghệ thuộc công ty TNHH Mediastep Software Việt Nam (sản phẩm chính là nền tảng quản lý toàn diện GoSELL) – ứng dụng quản lý GoSELLER tạo ra nhằm hỗ trợ doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý bán hàng, đơn hàng, quản lý lịch hẹn dịch vụ,…cùng nhiều tính năng hữu ích khác.

Dễ dàng theo dõi trạng thái của yêu cầu đặt lịch

Với GoSELLER, doanh nghiệp có thể dễ dàng lọc danh sách đặt khách hàng đặt chỗ theo trạng thái mong muốn: chờ xác nhận, đã xác nhận, yêu cầu đã xử lý thành công hay khách hàng đã hủy yêu cầu. Tiện ích này còn giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng đặt chỗ nhanh chóng hơn, đồng thời tránh tình trạng bỏ sót đơn đặt chỗ.

Xác nhận đặt lịch đơn giản với mã vạch

Với mỗi yêu cầu đặt lịch của khách hàng được xác nhận thành công, đồng nghĩa với việc hệ thống sẽ cho phép bạn lưu trữ thông tin đó dưới dạng một mã vạch. Điều này giúp cho việc truy xuất thông tin vô cùng thuận tiện và dễ dàng. Khi khách hàng đến sử dụng dịch vụ đã được đặt trước đó, khách hàng chỉ việc quét mã vạch đã được hệ thống lưu trữ, thì lập tức thông tin đơn đặt sẽ hiển thị và xác nhận khách hàng. Bên cạnh đó, dùng mã vạch cũng tăng thêm tính chuyên nghiệp và đẩy nhanh quá quá trình tiếp nhận thông tin khách hàng.

Quản lý hoàn toàn trên ứng dụng di động

GoSELLER là nền tảng quản lý trên app di động. Việc này giúp các doanh nghiệp có thể kiểm tra và xử lý đơn đặt lịch hẹn bất kỳ lúc nào, bất kỳ nơi đâu miễn là trên tay họ đang sử dụng điện thoại di động và đã đăng nhập vào hệ thống quản trị GoSELLER.

app quản lý GoSELLER

Với nhiều tính năng hữu ích trên, các nền tảng chuyên dụng sẽ hỗ trợ cho việc quản lý đặt lịch hiệu quả hơn. Và cùng với những gợi ý của GoSELL về việc áp dụng 2 phương thức thuê nhân viên và sử dụng phần mềm. Hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp của bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về hiệu quả của việc xây dựng quy trình, hệ thống quản lý lịch hẹn khoa học hơn.