Kiến thức

Những tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp mà quản lý cần biết

5 Tháng Mười, 2023

Mục đích của việc đánh giá là để có thể lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp, đảm bảo chất lượng chuỗi cung ứng. Quan trọng là vậy nhưng nhiều nhà quản lý vẫn đang còn băn khoăn liệu những tiêu chí nào cần có để đánh giá nhà cung cấp một cách khách quan nhất. Để trả lời câu hỏi đó, cùng xem qua bài viết sau đây nhé!

Sự uy tín của nhà cung cấp

Uy tín của nhà cung cấp là yếu tố đầu tiên cần được xét đến khi thực hiện đánh giá. Đôi khi chỉ cần nhìn vào uy tín, nhà quản lý đã có thể quyết định có nên hợp tác với nhà cung cấp đó hay không. Để xét xem nhà cung cấp đó có đủ uy tín hay không, nhà quản lý có thể lưu ý một số khía cạnh sau đây:

• Thông tin rõ ràng: Nhà cung cấp đó có thực sự tồn tại không; địa chỉ, phương thức liên lạc, giấy phép kinh doanh có chính xác hay không?
• Sự minh bạch trong hợp tác: Nhà cung cấp đó có đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu, duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài với các đối tác không?
• Xem xét các vấn đề về pháp lý: Xem các thủ tục pháp lý liên quan đến các hợp đồng quá khứ, hiện tại của nhà cung cấp, việc tuân thủ pháp luật của nhà cung cấp có đảm bảo không?

Xem thêm: Quản lý nhà cung cấp là gì? Quy trình quản lý nhà cung cấp chi tiết

Chất lượng của sản phẩm/dịch vụ cung cấp

Chất lượng của các sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp cũng là một yếu tố không thể xem nhẹ. Sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà việc đảm bảo chất lượng luôn là yêu cầu tiên quyết để lựa chọn một nhà cung cấp lâu dài.

Các yếu tố được dùng để đánh giá chất lượng sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp có thể kể đến như:

• Hiệu suất: Chức năng cơ bản, hiệu quả của sản phẩm, dịch vụ như thế nào?
• Tính năng: Tính năng nâng cao và cải tiến sản phẩm/dịch vụ có phù hợp với thứ doanh nghiệp bạn cần?
• Độ tin cậy: Xác suất các sản phẩm/dịch vụ gặp vấn đề có cao không? Doanh nghiệp bạn có chấp nhận được điều đó không?
• Độ bền: Tuổi thọ của sản phẩm hay sự lâu dài của dịch vụ cung cấp có đáp ứng được yêu cầu từ phía doanh nghiệp bạn?
• Sự phù hợp: Sản phẩm/dịch vụ có đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật, các yếu tố chuyên môn mà doanh nghiệp bạn đưa ra?
• Khả năng phục vụ: Việc vận hành và bảo hành sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp có tốt không?
• Tính thẩm mỹ: Hình thức, cảm giác, âm thanh… mà sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp có đạt tiêu chuẩn cần thiết?

Hiệu suất cung cấp sản phẩm/dịch vụ

Hiệu suất cung cấp sản phẩm/dịch vụ cho doanh nghiệp cũng là một tiêu chí quan trọng khi đánh giá một nhà cung cấp. 

Việc đảm bảo hiệu suất cung cấp sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp cũng sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, nhà cung cấp cần phải đảm bảo được số lượng và thời gian cung cấp sản phẩm/dịch vụ trong suốt thời gian hợp tác.

Các yếu tố đánh giá hiệu suất của một nhà cung cấp gồm: 

• Thời gian thực hiện đơn hàng: Thời gian từ lúc bắt đầu thực hiện đơn hàng đến khi nhà cung cấp giao hàng cho doanh nghiệp.
• Độ tin cậy của giao hàng: Đảm bảo thời gian giao hàng theo thỏa thuận, giao đúng loại hàng hóa, đúng chất lượng, số lượng theo hợp đồng.  
• Thông tin: Đảm bảo thông tin được trao đổi xuyên suốt giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp.
• Thích ứng: Khả năng thích ứng của nhà cung cấp với yêu cầu của doanh nghiệp. 
• Tính linh hoạt: Khả năng thích ứng của nhà cung cấp trong việc cung cấp sản phẩm/dịch vụ khi các điều kiện liên quan thay đổi.
• Mức độ dịch vụ: Xác suất để sản phẩm/dịch vụ hỗ trợ tốt cho doanh nghiệp.

Giá cả sản phẩm/dịch vụ và phương thức thanh toán

Giá cả sản phẩm/dịch vụ và phương thức thanh toán là tiêu chí không thể thiếu trong bảng tiêu chí đánh giá nhà cung cấp. Tiêu chí này ảnh hưởng đến khả năng nhập hàng và lợi nhuận trực tiếp của doanh nghiệp. Cụ thể, hai nhà cung cấp với chất lượng và hiệu suất sản phẩm dịch vụ tương đương nhau thì bên nào có giá sẽ là lựa chọn tốt hơn cho doanh nghiệp.

Các yếu tố đánh giá giá cả sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp: 

• Sự cạnh tranh: Giá phải trả phải tương đương với giá của các nhà cung cấp cung cấp sản phẩm và dịch vụ cùng ngành. Doanh nghiệp nên có báo giá của nhiều nhà cung cấp để so sánh, đánh giá tốt hơn.
• Sự ổn định: Giá cả nên ổn định hoặc thay đổi một cách hợp lý theo từng mốc thời gian. 
• Sự chính xác: Giá trên đơn đặt hàng và trên hóa đơn chỉ nên có chênh lệch nhỏ. 
• Việc thay đổi giá: Nhà cung cấp cần đưa ra thông báo trước và đầy đủ khi có thay đổi giá. 
• Độ nhạy cảm về chi phí: Nhà cung cấp phải hiểu được rằng nhu cầu của doanh nghiệp là giảm chi phí, vì vậy họ cũng nên chủ động đề xuất phương án để tiết kiệm chi phí.
• Minh bạch trong thanh toán: Khoảng thời gian trung bình để nhận được ghi chú tín dụng phải hợp lý. Chi phí ước tính không được thay đổi đáng kể so với hóa đơn cuối cùng. 

Dịch vụ khách hàng từ nhà cung cấp

Những dịch vụ dành cho khách hàng, đối tác mà nhà cung cấp có thể đem lại cũng là yếu tố cần được chú ý. Dịch vụ khách hàng sẽ phát huy tác dụng khi đối mặt với những vấn đề liên quan đến lỗi sản phẩm, hàng hóa không đảm bảo chất lượng, thiếu hàng,… 

Bên cạnh đó, thái độ của nhà cung cấp cũng như thời gian đáp ứng các yêu cầu hỗ trợ, trình độ của nhân viên hỗ trợ cũng cần được chú ý khi đánh giá nhà cung cấp.

Các yếu tố đánh giá dịch vụ khách hàng bao gồm: 

• Trước giao dịch:

Dịch vụ khách hàng bằng văn bản, chính sách.

Khả năng tiếp cận.

Cơ cấu tổ chức.

Tính linh hoạt của hệ thống.

• Trong giao dịch:

Thời gian chu kỳ đặt hàng.

Tính sẵn có của hàng tồn kho.

Tỷ lệ lấp đầy đơn hàng.

Thông tin trạng thái đơn hàng.

• Sau giao dịch:

Sự sẵn có của phụ tùng.

Thời gian gọi ra.

Bảo hành sản phẩm.

Khiếu nại của khách hàng.

Tính lâu dài và bền vững của nhà cung cấp

Mối quan hệ lâu dài và ổn định với nhà cung cấp giúp quá trình vận hành của doanh nghiệp bạn đi vào ổn định. Điều này sẽ giảm thiểu thời gian tìm kiếm nhà cung cấp mới cũng như những rủi ro tiềm tàng khi hợp tác với đối tác khác. 

Một khi đã có mối quan hệ hợp tác lâu dài, bạn hoàn toàn có thể thỏa thuận những chiết khấu ưu đãi cho những đơn hàng tiếp theo, đem lại hiệu quả chi phí cho cho doanh nghiệp mình. Khi đánh giá nhà cung cấp, nhà quản lý nên quan tâm đến các yếu tố đảm bảo sự bền vững của nhà cung cấp đó. Nhà cung cấp bền vững sẽ hạn chế các rủi ro trong chuỗi cung ứng.

Các yếu tố đánh giá tính bền vững của nhà cung cấp có thể kể đến:

• Yếu tố bền vững về môi trường: Cần lưu ý đến các quyết sách và việc làm của nhà cung cấp liên quan đến chiến lược quản lý chất thải, việc giảm thiểu chất thải, hiệu quả năng lượng, quy trình xử lý các nguyên liệu độc hại…
• Yếu tố công nghệ trong thời đại mới: Các yếu tố về công nghệ là một nhân tố quan trọng tạo nên sự bền vững cho nhà cung ứng. Trước cuộc chạy đua công nghệ trong thời đại 4.0, tối ưu hóa công nghệ sẽ đảm bảo chất lượng sản phẩm cũng như lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp bạn, đảm bảo doanh nghiệp phát triển một cách bền vững khi thị trường có biến động. 

Rủi ro tài chính của nhà cung cấp

Một tiêu chí để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp nữa cần phải kể đến là rủi ro tài chính của nhà cung cấp. Sự ổn định về mặt tài chính của nhà cung cấp sẽ xác định liệu nhà cung cấp có tiếp tục là đối tác đáng tin cậy hay không. Điều này sẽ góp phần hạn chế khả năng gián đoạn do những hậu quả từ rủi ro tài chính gây ra.

Căn cứ và cáo báo cáo, khả sát về thông tin của nhà cung cấp, người quản lý có thể nắm được tình hình tài chính của nhà cung cấp. Từ thông tin đã có, người quản lý có thể đưa ra quyết định hợp tác với các nhà cung cấp có khả năng tài chính tốt, hạn chế các rủi ro trong quá trình hợp tác.

Xem thêm: Giải pháp quản lý chuỗi cung ứng cho cửa hàng hiệu quả nhất

GoSELL – Giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý tối ưu nhà cung cấp sản phẩm

Phần mềm quản lý bán hàng GoSELL sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tối ưu không chỉ một và nhiều nhà cung cấp khác nhau. Tính năng quản lý nhà cung cấp giúp doanh nghiệp của bạn theo dõi danh sách toàn bộ nhà cung cấp của mình. Bạn có thể quản lý nguồn cung cấp của mình thông qua các tình trạng hàng hóa, quá trình nhập hàng, lịch sử chuyển hàng… Thông qua việc tối ưu hóa quy trình nhập hàng, tính năng này còn hỗ trợ doanh nghiệp hạn chế rủi ro thiếu hay thừa hàng hóa, tiết kiệm tối đa thời gian và nhân lực.

Đồng bộ và quản lý toàn bộ trên một hệ thống duy nhất

Với GoSELL, tất cả thông tin của nhà cung cấp được hiển thị đầy đủ trên một trang quản trị giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý. Doanh nghiệp của bạn có thể theo dõi và thống kê đầy đủ thông tin của các nhà cung cấp theo mã, tên nhà cung cấp, email, số điện thoại trên website quản trị. Với thông tin được lưu trữ đầy đủ, người quản lý có thể dễ dàng tìm kiếm nhà cung cấp và đặt hàng một cách nhanh chóng và chính xác.

Bên cạnh đó, người quản lý có thể thêm mới các nhà cung cấp dễ dàng và lưu trữ trên hệ thống của GoSELL. Sau khi đã thêm mới, bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm nhà cung cấp và cập nhật chi tiết các thông tin có liên quan. Một số thương tin cần được lưu trữ có thể kể đến như: Tên, số điện thoại, email, địa chỉ nhà cung cấp.

Dễ dàng phân quyền cho nhân viên kho quản lý nhà cung cấp

Phần mềm GoSELL cho phép các chủ doanh nghiệp có thể phân quyền cho nhân viên để có thể tối ưu việc quản lý các nhà cung cấp. Với tính năng này, các ghi chú hoặc thông tin quan trọng về nhà cung cấp cũng được tạo và lưu trữ hiệu quả.

Người quản lý còn có thể xem qua các thống kê tổng quan, quản lý tất cả đơn đặt hàng từ nhà cung cấp trên hệ thống của GoSELL. Bạn có thể lọc và tìm kiếm đơn nhập hàng dễ dàng thông qua các thời điểm cụ thể hoặc theo trạng thái đơn hàng như: Tất cả, đã tạo đơn, đã hoàn thành, đã hủy… Người quản lý từ đó còn có thể nắm được nhân viên nào đã tạo đơn, nhà cung cấp cũng như chi nhánh nhập hàng.

Hơn nữa, giải pháp GoSELL còn cho phép doanh nghiệp tạo đơn hàng nhanh chóng từ danh sách nhà cung cấp có sẵn trên hệ thống. Người quản lý có thể tìm kiếm sản phẩm cần nhập theo tên, mã SKU, mã vạch. Liệt kê chi tiết thông tin sản phẩm nhập: Tên, số lượng, giá nhập, thuế (nếu có), tổng tiền… Bạn còn nắm được hàng đã về kho hay chưa thông qua các trạng thái đơn hàng như: Tạo đơn, đã duyệt, hoàn tất, từ đó có thể theo dõi được chính xác chi nhánh nào đã nhập hàng với số lượng là bao nhiêu.

Kết luận

Trên đây là những tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp mà người quản lý doanh nghiệp cần lưu ý. Với giải pháp GoSELL, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý tối ưu tất cả nhà cung cấp sản phẩm trên một trang quản trị duy nhất. Cùng tìm hiểu chi tiết về phần mềm quản lý bán hàng GoSELL.