Kiến thức

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm POS quản lý bán hàng?

21 Tháng Mười Hai, 2023

Việc có một hệ thống quản lý bán hàng (POS) hiệu quả có thể đảm bảo rằng tất cả các hoạt động của doanh nghiệp bạn đều hoạt động trơn tru, hiệu quả. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu về phần mềm POS và lý do tại sao doanh nghiệp của bạn nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng POS.

Phần mềm POS là gì?

POS là phần mềm mà các nhà bán lẻ truyền thống sử dụng để thực hiện các hoạt động bán hàng và quản lý bán hàng. Đôi khi nó là máy tính tiền, máy quét mã vạch hoặc thậm chí là máy tính bảng, nơi nhân viên thu ngân nhập sản phẩm, tính toán đơn hàng và thực hiện các giao dịch. Hầu hết các phần mềm POS cũng sẽ giám sát và quản lý mức tồn kho để giữ mọi sản phẩm ở trạng thái cân bằng.

Phần mềm POS đóng vai trò là thành phần trung tâm cho doanh nghiệp của bạn. Nó quản lý nhiều thứ như bán hàng, quản lý hàng tồn kho, xử lý thanh toán và quản lý khách hàng.

Thường một hệ thống POS sẽ bao gồm phần mềm POS kết hợp với các thiết bị phần cứng (hoặc không), tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Phần cứng của hệ thống POS bao gồm những gì?

Đây là những thành phần thiết bị phổ biến và cần thiết để thiết lập và chạy phần mềm bán hàng POS của bạn.

Màn hình/máy tính bảng

Giúp hiển thị cơ sở dữ liệu sản phẩm và bật các chức năng khác, chẳng hạn như theo dõi nhân viên và xem báo cáo bán hàng. Máy tính bảng (đặc biệt là iPad) được sử dụng phổ biến để thay thế màn hình cồng kềnh hơn.

Máy quét mã vạch

Giúp tự động hóa quá trình thanh toán. Quét mã vạch sẽ giúp bạn có thông tin chi tiết về sản phẩm và thêm thông tin đó vào hóa đơn thanh toán. Máy quét mã vạch cũng có thể tích hợp với hệ thống quản lý tồn kho để theo dõi mức tồn kho hàng hóa.

Máy thanh toán

Cho phép khách hàng của bạn thanh toán an toàn bằng thẻ tín dụng khi đến cửa hàng. Khách hàng có thể thanh toán thẻ ngân hàng, thẻ ATM, thẻ chip hoặc qua điện thoại.

Xem thêm: Những vấn đề thường gặp trong quy trình thanh toán của cửa hàng

Máy in hóa đơn

Một hóa đơn giấy cho khách hàng biết chính xác thời gian mua, những sản phẩm họ đã mua và số tiền họ phải trả.

Ngăn đựng tiền

Tiền mặt vẫn được sử dụng phổ biến phổ biến ở Việt Nam. Ngăn đựng tiền phân loại các loại tiền lẻ để thối cho khách và là nơi an toàn để cất giữ tiền mặt cho các giao dịch.

Lý do doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm POS

Phần mềm quản lý đơn hàng là công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ, đặc biệt với các cửa hàng kinh doanh theo chuỗi. Với nhiều tính năng và lợi ích nổi bật, phần mềm POS là giải pháp không thể thiếu để giúp bạn kinh doanh hiệu quả, sau đây là những lý do tại sao Doanh nghiệp của bạn nên sử dụng phần mềm POS ngay hôm nay.

Quản lý bán hàng tốt hơn

Tất cả dữ liệu kinh doanh, bao gồm doanh số bán hàng, thông tin khách hàng, hàng tồn kho, nhân viên… sẽ được tập trung ở cùng một nơi. Dù ở đâu bạn cũng có thể nhanh chóng theo dõi sản phẩm nào bạn đã bán, có bao nhiêu sản phẩm trong kho và quan trọng là cửa hàng lợi nhuận bao nhiêu trong ngày, tháng, năm.

Phần mềm quản lý bán hàng POS cũng có các báo cáo phân tích kinh doanh theo thời gian, cung cấp cho bạn cái nhìn toàn cảnh về tất cả các khía cạnh bán hàng, giúp bạn nắm được hiệu quả kinh doanh từ đó lập kế hoạch để phát triển doanh nghiệp của mình.

Ví dụ như phần mềm GoPOS của công ty TNHH Mediastep Software Việt Nam, các đơn hàng từ cửa hàng truyền thống, website, kênh thương mại điện tử: Shopee, Lazada, Tiki, GoMUA… đều được đồng bộ về một phần mềm quản lý. Bạn sẽ luôn nắm bắt được trạng thái đơn hàng, giúp việc quản lý được dễ dàng, nhanh chóng.

Tăng năng suất làm việc của nhân viên

Khi sử dụng hệ thống POS và phần mềm POS nhân viên bán hàng có thể nhanh chóng tạo đơn hàng, quét mã vạch sản phẩm để tính tiền, in hóa đơn, tính tiền thừa nhanh chóng và hiệu quả.

Máy bán hàng POS giúp việc bán hàng và thanh toán nhanh chóng, chính xác. Một nhân viên có thể phục vụ cho nhiều khách hàng cùng lúc, giảm thời gian chờ đợi của khách hàng, từ đó tăng sự hài lòng của khách. Cửa hàng không phải thuê nhiều nhân viên nhưng vẫn đảm bảo hiệu suất làm việc của họ.

Xem thêm: Thực trạng và quy trình training nhân viên bán hàng hiện nay

Quản lý và theo dõi tồn kho

Các phần mềm quản lý bán hàng POS thường tích hợp tính năng quản lý kho hàng. Khi quét mã vạch sản phẩm bạn sẽ theo dõi được số lượng tồn kho còn lại của loại sản phẩm đó.

Mỗi khi có giao dịch phát sinh, số lượng hàng hóa sẽ được tự động cộng/trừ trên phần mềm quản lý kho, giúp bạn kiểm soát chính xác số lượng tồn kho của từng sản phẩm. Khi bạn nắm được tình hình tồn kho hàng hóa bạn sẽ có kế hoạch nhập hàng kịp thời cho các sản phẩm sắp hết hàng hoặc lên chương trình khuyến mãi, giải phóng hàng tồn cho hàng hóa nào bán chậm, tồn nhiều.

Phần mềm POS theo dõi hiệu suất cá nhân

Các phần mềm bán hàng đều có phần theo dõi hoặc phân quyền nhân viên, giúp bạn nắm được hiệu suất làm việc của nhân viên bán hàng của bạn. Bạn có thể xác định ai là nhân viên bán hàng xuất sắc, doanh số nhân viên đạt được, thời gian trung bình cần để chốt giao dịch…

Bằng cách theo dõi các phân tích, báo cáo trên phần mềm, bạn có thể rút ra những kinh nghiệm và hướng dẫn những nhân viên kém hiệu quả cải thiện kết quả bán hàng của họ để đạt được nhiều thành tích hơn. Bạn cũng sẽ có kế hoạch thưởng và chính sách hoa hồng cho nhân viên bán hàng tốt.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Bằng cách sử dụng phần mềm POS, bạn có thể giám sát tất cả dữ liệu khách hàng của mình để bất kỳ nhân viên nào của bạn cũng có thể dễ dàng truy cập và can thiệp vào quy trình bán hàng.

Một số phần mềm như GoPOS cho phép quét mã vạch sản phẩm và khách hàng. Không cần phải tốn nhiều thời gian để thực hiện tạo đơn hàng, nhân viên chỉ cần quét mã vạch sản phẩm bằng điện thoại đã có thể tạo được đơn hàng một cách nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian của người bán và người mua.

Với phần mềm GoPOS bạn tiết kiệm chi phí lắp đặt máy POS bởi phần mềm được cài đặt trực tiếp trên laptop hoặc điện thoại của tất cả nhân viên. Bạn không cần phải mua nhiều máy POS khi phát triển nhiều chi nhánh. Nhân viên chỉ cần dùng điện thoại để quét mã vạch và bán hàng. Từ đó, bạn không cần phải tốn nhiều chi phí cho nhân sự, thiết bị, máy POS nhưng vẫn không làm giảm hiệu suất bán hàng.

Quản lý khách hàng thân thiết

Với phần mềm quản lý bán hàng, bạn có thể quản lý các thông tin khách hàng như: Thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng, ngày đăng ký và mua hàng… Đặc biệt phần mềm quản lý bán hàng như GoPOS có tính năng quét mã vạch khách hàng. Bạn ngay lập tức có được các thông tin cá nhân của khách hàng, đơn hàng khách mua gần nhất, loại sản phẩm khách mua…

Bạn cũng có thể tạo chương trình khách hàng thân thiết với những ưu đãi, phần thưởng riêng tùy theo thứ hạng và doanh số mua hàng của khách hàng thành viên. Với chương trình khách hàng thân thiết bạn sẽ khuyến khích và giữ khách hàng quay lại mua hàng vào các lần sau. Hơn nữa, GoPOS cho phép bạn có thể tạo chương trình tích lũy điểm thưởng cho mỗi lần khách mua hàng, tạo các ưu đãi hấp dẫn cho người mua.

Theo dõi tình hình kinh doanh mọi lúc, mọi nơi

Nếu bạn có nhiều chi nhánh cửa hàng, bạn bận rộn không có thời gian đến cửa hàng thì với các phần mềm POS trên nền tảng đám mây – hoặc POS trên nền tảng web (web-based POS) giúp bạn có thể theo dõi tình hình kinh doanh mọi lúc, mọi nơi.

Bạn chỉ cần cài phần mềm POS vào điện thoại, máy tính bảng, laptop thì cho dù đang ở nhà hay đi du lịch xa, bạn chỉ cần kết nối Internet là có thể theo dõi mọi hoạt động kinh doanh, tình hình buôn bán của cửa hàng cũng như các báo cáo về doanh số của cửa hàng.

GoPOS – Phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp

GoPOS là phần mềm POS và giải pháp quản lý cửa hàng truyền thống của nền tảng GoSELL. Đây là phần mềm giúp bạn tạo đơn hàng, quản lý bán hàng, quét mã vạch quản lý sản phẩm, quản lý tồn kho, quản lý thông tin khách hàng nhanh chóng và hiệu quả. Bạn có thể theo dõi doanh thu trên nhiều kênh như cửa hàng, website, sàn thương mại điện tử…

Bạn có thể tiết kiệm rất nhiều chi phí mua máy POS cầm tay khi có thể cài đặt phần mềm POS lên máy tính, điện thoại di động của từng nhân viên. Nếu bạn vẫn muốn kết nối với phần cứng thì GoPOS cũng kết nối được với máy POS cầm tay, máy in mã vạch, máy quẹt thẻ, máy in hóa đơn…

Bạn có thể thực hiện các hoạt động tiếp thị, tổ chức các khuyến mãi, mã giảm giá. Sử dụng đa dạng hình thức thanh toán và chọn lựa vận chuyển cho khách hàng. Phần mềm GoSELL thực sự là giải pháp đa năng và hiệu quả với chi phí hợp lý cho cửa hàng bán lẻ, siêu thị, nhà hàng, quán cafe và còn nhiều lĩnh vực khác nữa.