Quản lý bán hàng
Phần mềm quản lý bán hàng offline và những lợi ích tuyệt vời của nó
29 Tháng Mười Một, 2023
Phần mềm quản lý bán hàng offline là trợ thủ đắc lực cho các doanh nghiệp quản lý cửa hàng kinh doanh của mình. Nó giúp loại bỏ các khó khăn trong quản lý và điều hành theo cách thủ công. Tuy nhiên làm cách nào để chọn được phần mềm quản lý bán hàng tốt, đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp? Cùng GoSELL tìm hiểu vấn đề này qua bài viết sau.
Mục Lục
Những khó khăn khi quản lý bán hàng offline
Khi quản lý cửa hàng offline truyền thống ở quy mô nhỏ, một cửa hàng thì mọi việc có thể dễ dàng. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp phát triển lên nhiều cửa hàng thì việc quản lý có thể gặp khó khăn trong việc quản lý nhập hàng, quản lý tồn kho, theo dõi các nhà cung cấp, quản lý nhân viên … Khi đó việc theo dõi số lượng hàng bán, tồn kho qua sổ sách, Excel vừa mất thời gian lại tiềm ẩn nhiều sai sót.
Hệ thống của bạn cần theo dõi được các biến động, thay đổi về tồn kho, sau đó lên lịch đặt hàng từ các nhà phân phối để kịp thời cung ứng cho các cửa hàng. Một bài toán cho doanh nghiệp có nhiều chuỗi cửa hàng là vấn đề phân bổ hàng hóa sao cho hợp lý và cung cấp đầy đủ cho nhu cầu của khách hàng. Tránh tình trạng nơi thừa hàng, nơi thiếu hàng, kéo theo việc kinh doanh không hiệu quả, tăng chi phí phát sinh.
Ngoài ra, các cửa hàng truyền thống nếu không có hệ thống POS, quản lý bán hàng tại quầy thì sẽ gây ra quá trình thanh toán rất chậm cho khách hàng vào các dịp cửa hàng có đông khách hàng. Khách phải chờ đợi, mất thời gian khi mua hàng, từ đó đem đến trải nghiệm không tốt cho khách.
Phần mềm quản lý bán hàng offline là gì?
Để giải quyết các vấn đề khó khăn như trình bày ở trên thì sự xuất hiện của các phần mềm quản lý bán hàng là cứu cánh cho các doanh nghiệp bán lẻ. Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ ứng dụng công nghệ vào quản lý bán hàng. Nó giúp quản lý các hoạt động bán hàng, tạo đơn hàng, kiểm soát tồn kho, tính toán và báo cáo doanh thu, lưu trữ thông tin khách hàng, tổ chức các chương trình khuyến mãi, chăm sóc khách hàng …
Để giải quyết các vấn đề khó khăn như trình bày ở trên thì sự xuất hiện của các phần mềm quản lý bán hàng là cứu cánh cho các doanh nghiệp bán lẻ. Phần mềm quản lý bán hàng offline là công cụ ứng dụng công nghệ vào quản lý bán hàng. Nó giúp quản lý các hoạt động bán hàng tại cửa hàng như tạo đơn hàng, kiểm soát tồn kho, tính toán và báo cáo doanh thu, lưu trữ thông tin khách hàng, tổ chức các chương trình khuyến mãi, chăm sóc khách hàng …
Gần đây, nhiều doanh nghiệp cũng ưa thích sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng sử dụng online thông qua kết nối Internet như GoSELL. Lợi ích của loại phần mềm này là có thể sử dụng được trên nhiều thiết bị: máy tính bàn, laptop, máy tính bảng, điện thoại thông minh …giúp quản lý đồng bộ dữ liệu trên nhiều kênh bán hàng.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng offline
Thông qua việc sử dụng phần mềm bán hàng offline giúp doanh nghiệp/cửa hàng quản lý hoạt động bán hàng chuyên nghiệp và chính xác, tiết kiệm thời gian hơn so với quản lý thủ công. Quy trình quản lý, vận hành và kiểm soát kinh doanh hoạt động một cách có hệ thống, giảm bớt các đầu việc, không có sai sót.
Sau đây là một số lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng offline cho chuỗi cửa hàng.
Quản lý chuyên nghiệp
Sự khác biệt của cửa hàng không sử dụng phần mềm quản lý với có sử dụng phần mềm rất rõ ràng. Việc quản lý bán hàng offline sẽ có hệ thống, chính xác và chuyên nghiệp hơn rất nhiều.
Chủ cửa hàng có thể theo dõi được doanh số bán, đơn đặt hàng, thay đổi tồn kho, quản lý nhà cung cấp, chuyển hàng giữa các cửa hàng hoặc tổ chức các chương trình ưu đãi, khuyến mãi cũng như chăm sóc khách hàng. Các thông tin cá nhân, sở thích, lịch sử mua hàng của khách sẽ được lưu lại trên hệ thống giúp tiếp thị lại và chăm sóc người mua tốt hơn.
Một số phần mềm còn cho phép quản lý nhân viên, phân bổ trách nhiệm, quyền truy cập vào các chức năng của phần mềm. Từ đó biết được nhân viên nào làm việc tốt hay không để có các chính sách lương, thưởng phù hợp.
Tăng năng lực cạnh tranh
Ngày nay việc sử dụng phần mềm trong quản lý cửa hàng truyền thống đã trở nên rất phổ biến. Nếu tính toán đến hiệu quả hoạt động lâu dài thì bạn nên đầu tư cho phần mềm quản lý, sẽ có rất nhiều lợi ích.
Đặc biệt, trong tình hình thương trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, nếu doanh nghiệp không liên tục thay đổi, không cập nhật xu hướng công nghệ và chuyển đổi số thì rất dễ bị tụt hậu và bị đối thủ đánh bại. Do đó, để đảm bảo cơ hội phát triển cũng như khả năng cạnh tranh với đối thủ trên thị trường thì các cửa hàng phải sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cho mình.
Một số phần mềm quản lý bán hàng offline có nhiều chức năng, đóng vai trò như phần mềm quản lý kho offline, phần mềm quản lý khách hàng offline, đem lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp sử dụng.
Nâng cao hiệu quả bán hàng
Với việc sử dụng phần mềm quản lý, nhân viên dễ dàng xử lý các công việc được giao trong thời gian ngắn, tiết kiệm công sức và tăng hiệu suất công việc. Những thao tác như tìm hàng, lên đơn đặt hàng, in bill, thanh toán, xác định số lượng tồn kho diễn ra nhanh chóng và không có sai sót. Qua đó giúp nâng cao hiệu quả bán hàng và tăng doanh số.
Việc đầu tư cho phần mềm quản lý bán hàng cũng rất rẻ so với những lợi ích mà nó mang lại. Qua đó giúp cửa hàng tiết kiệm chi phí quản lý và điều hành, để tập trung vào các công việc quan trọng khác.
Gia tăng trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng
Sự hài lòng của khách hàng là một trong những yếu tố quan trọng giữ chân khách hàng và khiến họ tiếp tục quay lại mua hàng ở cửa hàng của bạn.
Không có khách hàng nào thích chờ đợi khi phải mua hàng, nhất là vào các giờ cao điểm, đông người mua. Các phần mềm quản lý bán hàng offline thường kết nối với hệ thống POS, máy quét mã vạch, máy quẹt thẻ, máy in hóa đơn để xử lý nhanh chóng đơn hàng của khách tại quầy. Qua đó giảm thời gian chờ đợi của khách khi mua hàng, gia tăng sự hài lòng của họ.
Phần mềm quản lý bán hàng kết hợp với máy quét barcode sẽ giúp nhanh chóng xác định giá bán sản phẩm, số lượng hàng tồn, vị trí sản phẩm trong kho … để nhân viên nhanh chóng lấy hàng cho khách.
Quá trình thanh toán tự động của phần mềm giúp đảm bảo độ chính xác cao, giảm thiểu sai sót, không khiến khách hàng phải chờ đợi lâu. Đây chính là các yếu tố giúp tăng trải nghiệm tích cực và sự hài lòng của khách hàng. Từ đó giữ chân khách, khiến họ quay lại và trở thành khách hàng trung thành, góp phần vào việc tăng doanh số cho doanh nghiệp.
Các tiêu chí để đánh giá phần mềm quản lý bán hàng offline tốt
Trên thị trường hiện có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng. Vậy nên chọn phần mềm nào? Sau đây là một số tiêu chí để chọn được phần mềm quản lý bán hàng offline tốt cho doanh nghiệp của bạn.
Chức năng và giá của phần mềm phù hợp doanh nghiệp
Thực sự không có phần mềm nào tốt nhất mà là phần mềm nào phù hợp nhất với đặc điểm và nhu cầu của doanh nghiệp. Bạn cần xác định các chức năng nào là quan trọng và cần phải có trên phần mềm quản lý bán hàng bạn định mua. Các tính năng này phải phục vụ và giải quyết các khó khăn mà doanh nghiệp/cửa hàng bạn đang gặp phải.
Một số phần mềm có nhiều chức năng thì giá sẽ cao hơn, bạn cần xem các tính năng này có xứng đáng với số tiền bạn bỏ ra để mua phần mềm hay không. Bạn có thể thích sử dụng các phần mềm bán hàng miễn phí tuy nhiên sẽ phải chấp nhận nó bị giới hạn các tính năng so với phiên bản trả phí.
Thị trường phần mềm quản lý bán hàng khá cạnh tranh nên mức giá hiện nay giữa các nhà cung cấp chênh lệch không nhiều và khá rẻ. Bạn cần xác định chi phí và giá phần mềm bao nhiêu là phù hợp để doanh nghiệp đầu tư mua nó. Không nên sử dụng các phần mềm miễn phí vì ít tính năng, không được hỗ trợ và nâng cấp sau này.
Dễ sử dụng
Giao diện của phần mềm quản lý bán hàng offline nên đơn giản, thân thiện người dùng và dễ sử dụng cho dù đó là người mới hay người không có kinh nghiệm. Bởi vì phần mềm bán hàng của bạn sẽ được sử dụng thường xuyên bởi các nhân viên bán hàng với nhiều trình độ, học thức khác nhau, cho nên nó phải dễ dàng thao tác, giúp hạn chế các sai sót khi dùng. Việc phần mềm dễ sử dụng còn giúp bạn và nhân viên không mất quá nhiều thời gian để tìm hiểu và làm quen cách dùng phần mềm.
Có khả năng kết nối đa thiết bị
Để giúp quản lý việc kinh doanh thuận tiện và không bị gián đoạn thì phần mềm của bạn cần có thể kết nối được với đa thiết bị như: máy tính bàn, laptop, máy tính bảng, điện thoại di động, máy POS bán hàng … Nó cũng dễ dàng truy cập trên nhiều hệ điều hành như Window, iOS, Android …
Việc phần mềm có thể kết nối đa thiết bị giúp việc quản lý dễ dàng hơn. Người chủ có thể theo dõi việc kinh doanh cho dù không ở tại cửa hàng, đang ở nhà hay đi du lịch. Nó đem lại sự cơ động trong việc điều hành công việc kinh doanh tại cửa hàng.
Quản lý bán hàng chuyên nghiệp
Tính năng quản lý bán hàng là phần cơ bản và quan trọng nhất trên phần mềm quản lý bán hàng offline. Phần mềm quản lý bán hàng của bạn phải có khả năng tạo đơn hàng, tạo báo giá, theo dõi doanh số, tạo đơn trả hàng … Ngoài ra có thể tạo đơn hàng bán lẻ hoặc bán sỉ phù hợp với các shop có quy mô kinh doanh lớn.
Tốt hơn hết là phần mềm của bạn phải có khả năng kết nối với các thiết bị ngoại vi: máy quét mã vạch, máy POS cầm tay, quét mã vạch sản phẩm bằng điện thoại thông minh để nhanh chóng tạo đơn hàng, kèm theo liên kết với máy cà thẻ, máy in hóa đơn. Các thiết bị này sẽ giúp quá trình bán hàng được nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất.
Quản lý mua hàng
Các cửa hàng bán lẻ thường xuyên phải nhập hàng từ các nhà cung cấp, nhà phân phối để cung ứng đủ hàng hóa cho khách hàng. Phần mềm của bạn nên có tính năng quản lý các nhà cung cấp như tạo danh sách, cập nhật thông tin nhà cung cấp, lên đơn nhập hàng từ nhà sản xuất đồng thời thống kê được từng mặt hàng nhập vào cho từng chi nhánh. Báo cáo các mặt hàng nào được nhập nhiều nhất hoặc ít nhất để dễ dàng theo dõi.
Quản lý và cập nhật tồn kho chính xác
Khi quản lý cửa hàng bằng các cách thức thủ công bạn sẽ gặp không ít khó khăn khi số nhập số lượng hàng hóa nhiều hoặc giám sát nhiều cửa hàng chi nhánh. Khi đó bạn khó theo dõi được sự biến động của số lượng tồn kho ở các cửa hàng do hàng hóa được bán ra liên tục.
Cho nên phần mềm quản lý bán hàng offline của bạn phải giúp giải quyết được vấn đề trên. Phần mềm nên quản lý được toàn bộ sản phẩm theo mã hàng, SKU, quét mã vạch hoặc số IMEI. Ngay khi có thay đổi về tồn kho như số lượng hàng bán ra hoặc nhập hàng vào thì phần mềm của bạn sẽ có thông báo hoặc cập nhật tự động cho bạn. (Mặc dù việc cập nhật tồn kho theo thời gian thực thường chỉ có trên phần mềm bán hàng online có kết nối Internet).
Bằng việc dùng phần mềm quản lý kho offline giúp quản lý và cập nhật tồn kho chính xác, bạn biết được mặt hàng nào bán chạy hoặc chậm, mặt hàng nào sắp hết hàng hoặc tồn nhiều để có kế hoạch nhập hàng hoặc đẩy hàng tồn hợp lý.
Xem thêm: Quản lý sản phẩm tồn kho như thế nào khi bán hàng đa kênh
Quản lý tiếp thị và chăm sóc khách hàng
Một phần mềm quản lý bán hàng offline tốt cần phải có nhiều chức năng giúp ích cho hoạt động bán hàng. Trong đó hoạt động tiếp thị và chăm sóc khách hàng là rất quan trọng.
Phần mềm cần có khả năng thiết lập các chương trình khuyến mãi như tạo mã giảm giá, tạo giá bán sỉ, bán theo gói để tăng doanh số bán. Ngoài ra toàn bộ thông tin khách mua hàng cần được lưu trữ chính xác trên hệ thống. Các thông tin cá nhân, ngày sinh nhật, lịch sử mua hàng, sở thích của khách giúp ích rất nhiều cho hoạt động tiếp thị lại và chăm sóc khách hàng.
Sử dụng phần mềm quản lý khách hàng offline bạn cũng có thể theo dõi được công nợ của khách mua hàng, tổ chức các chương trình tích điểm thưởng, thăng hạng VIP cho khách hàng thân thiết … những hoạt động này sẽ làm hài lòng khách hàng, giữ chân họ tiếp tục quay trở lại mua hàng.
Phân tích và báo cáo doanh số
Tính năng quan trọng không thể thiếu của phần mềm quản lý bán hàng là thống kê và báo cáo. Thông qua tính năng này giúp chủ cửa hàng có thể nắm được tình hình bán hàng ở các cửa hàng, doanh thu và lợi nhuận, chi phí cũng như các mặt hàng nào bán chạy nhất, nhân viên nào có doanh số tốt nhất. Từ đó sẽ có các điều chỉnh về chiến lược và kế hoạch hành động tốt nhất cho hệ thống kinh doanh và cửa hàng.
GoPOS, phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp
Qua các phần trình bày trên, bạn đã biết được phần mềm quản lý bán hàng offline là gì? Lợi ích của chúng cũng như các tiêu chí để chọn được phần mềm tốt nhất. Hãy tìm hiểu và sử dụng GoPOS, phần mềm quản lý bán hàng được nhiều cửa hàng, doanh nghiệp tin dùng.
GoPOS có đầy đủ các tính năng của một phần mềm bán hàng POS hiện đại có thể sử dụng cả offline và online.
- Quản lý bán hàng, quản lý đơn hàng tại cửa hàng, website, app, sàn TMĐT về một nền tảng quản lý.
- Kết nối với các thiết bị ngoại vi: máy POS cầm tay quét mã vạch, máy tính tiền, màn hình, máy quẹt thẻ, máy in hóa đơn nhanh chóng, chuẩn xác.
- Tạo báo giá, đơn trả hàng, quản lý đơn hàng sỉ và lẻ, quản lý đơn hàng công nợ.
- Quản lý tồn kho, cập nhật thay đổi hàng tồn chính xác theo thời gian thực.
- Quản lý và lưu trữ thông tin khách hàng, nhập xuất dữ liệu khách hàng, phân nhóm khách hàng.
- Quản lý cửa hàng nhiều chi nhánh, quản lý nhà cung cấp, phân quyền và quản lý nhân viên.
- Chăm sóc khách hàng bằng các chương trình tích điểm thành viên.
- Đầy đủ hệ thống phân tích, báo cáo doanh thu.
Trên đây chỉ là một số tính năng nổi bật trong hàng chục tính năng của GoPOS mà GoSELL muốn giới thiệu đến bạn. Các tính năng này còn được liên tục cập nhật, phát triển mới. Phần mềm của bạn sẽ hoạt động ổn định và được hỗ trợ lâu dài bởi đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm của công ty.
