Kiến thức

Những tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý đơn hàng hiệu quả

28 Tháng Năm, 2023

Có được khách hàng không hề dễ, nhưng tối ưu được quy trình quản lý đơn hàng trong khi kinh doanh lại là một bài toán khó hơn. Vậy, làm thế nào để các doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm và lựa chọn được một phần mềm hỗ trợ cho công việc đó. Hãy cùng GoSELL điểm qua các tiêu chí quan trọng nhất khi lựa chọn phần mềm quản lý đơn hàng giúp kiểm soát quy trình bán hàng nhé!

Tầm quan trọng của các phần mềm quản lý đơn hàng

Lợi ích của phần mềm quản lý đơn hàng

Tăng trưởng kinh doanh, tiếp cận nhiều khách hàng và bán được nhiều đơn hàng hơn chính là những mục tiêu mà bất kỳ một doanh nghiệp nào đang bán hàng online hay tại cửa hàng đều mong muốn đạt được. Song song với việc đó, khi số lượng đơn hàng ngày một tăng lên, việc quản lý giờ đây sẽ không còn đơn giản như trước nữa.

Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn còn áp dụng các phương pháp truyền thống để quản lý số lượng đơn hàng lớn như: ghi chép tay, lưu sổ sách, thuê nhân viên quản lý… những cách này vừa kém hiệu quả, tốn nhiều chi phí và đặc biệt hơn là dễ dẫn đến những sai sót ảnh hưởng đến quy trình bán hàng. Chính vì vậy, nhiều phần mềm công nghệ hỗ trợ đã ra đời nhằm giúp các doanh nghiệp tối ưu và xử lý đơn hàng hiệu quả hơn bao giờ hết.

Những tính năng hữu ích mà các phần mềm có thể mang lại

• Lưu trữ và cập nhật đơn hàng tự động giúp tiết kiệm thời gian xử lý.
• Truy xuất chính xác từng thông tin đơn hàng giúp nhân viên xử lý dễ dàng.
• Ghi nhận dữ liệu khách mua hàng để phục vụ cho việc chăm sóc và cải thiện chiến lược kinh doanh tốt hơn.
• Đồng hộ hóa đơn bán hàng cho nhiều chi nhánh, nhiều kênh bán hàng khác nhau.

Với những ưu điểm vượt trội hơn so với các phương pháp quản trị đơn hàng theo kiểu truyền thống, tận dụng sức mạnh từ phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình bán hàng rõ rệt, giảm thiểu những sai sót trong khâu quản lý, xử lý đơn hàng chính xác giúp tăng trải nghiệm của khách hàng tốt hơn. Tuy nhiên, tìm được một phần mềm phù hợp với tiêu chí của mình là chuyện không hề đơn giản. Chính vì vậy, việc xác định được các tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm rất quan trọng.

Xem thêm: Quản lý đơn hàng dễ như trở bàn tay khi ứng dụng công nghệ

Những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý đơn hàng

Uy tín thương hiệu cung cấp phần mềm quản lý đơn hàng

Thật là một thiếu sót lớn khi không đề cập đến tiêu chí đầu tiên khi lựa chọn phần mềm quản lý đơn hàng này. Uy tín doanh nghiệp không chỉ là thước đo quan trọng nói lên được độ khả thi và chất lượng phần mềm của thương hiệu mà còn giúp doanh nghiệp chắc chắn rằng mình đã đặt sự tin tưởng vào đúng phần mềm.

Để có thể đánh giá được uy tín thương hiệu, doanh nghiệp của bạn có thể bắt đầu bằng việc tham khảo website của thương hiệu đó, tìm kiếm và xem xét các thông tin về tính năng quản trị đơn hàng có phù hợp với yêu cầu của mình hay không. Hoặc xem xét các khách hàng đang sử dụng phần mềm trên website để có cái nhìn khách quan hơn. 

Xem xét về tính năng có phù hợp với quy trình của doanh nghiệp hay không? 

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy trình quản lý, kinh doanh, bán hàng online khác nhau tùy vào từng sản phẩm. Quy trình kinh doanh khác nhau sẽ ảnh hưởng đến mọi mặt của những quy trình vận hành khác. Do vậy các phần mềm phù hợp sẽ phải có những tính năng đáp ứng được toàn bộ quy trình làm việc, kinh doanh, kiểm soát đơn hàng của doanh nghiệp. Đây là tiêu chí quan trọng mà doanh nghiệp của bạn cần phải chú trọng trước khi sử dụng bất kỳ một phần mềm nào.

Chính sách hỗ trợ trong khi sử dụng phần mềm

Doanh nghiệp của bạn cần nắm rõ các chính sách bảo mật, chính sách tư vấn và triển khai, chính sách hỗ trợ sau dự án của bất kỳ một phần mềm nào.

Trong đó, chính sách bảo mật thông tin và bảo mật dữ liệu khách hàng là một trong những yêu cầu quan trọng cần phải có:

• Chính sách tư vấn, hỗ trợ triển khai phần mềm: các doanh nghiệp mới sử dụng phần mềm thường rất khó để làm quen và thành thạo toàn bộ các tính năng, dẫn đến việc sử dụng sai cách hoặc bỏ qua những tính năng cần thiết khác. Đội ngũ nhân viên hỗ trợ có nhiệm vụ phải hỗ trợ liên tục những thắc mắc của doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm nhằm tận dụng tối đa tiềm năng từ phần mềm đó.
  
• Chính sách hỗ trợ sau khi triển khai phần mềm: dịch vụ hỗ trợ Khách Hàng là vô cùng quan trọng, trong quá trình áp dụng phần mềm không thể tránh khỏi các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng do đó, dịch vụ hỗ trợ 24/7 là hết sức cần thiết.

Khả năng tùy biến, chỉnh sửa hoặc mở rộng của phần mềm

Phần mềm không những phải đảm bảo đầy đủ những chức năng cần thiết mà còn phải hỗ trợ cho doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng, tùy biến chỉnh sửa và thay đổi những cài đặt khác. Tại sao lại nên cần như vậy, bởi vì với các phần mềm quản lý và xử lý đơn hàng, doanh nghiệp sẽ cần mở rộng nhiều tính năng hơn để phục vụ cho việc tăng trưởng kinh doanh. Doanh nghiệp nên chú trọng và tìm hiểu xem phần mềm nào có thể hỗ trợ cho việc này nhé!

Tham khảo thêm: Có nên sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng không? Đâu là phần mềm quản lý tốt nhất hiện nay?

Lựa chọn phần mềm quản lý đơn hàng GoSELL

Để hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc hoàn thiện quy trình bán hàng online, xử lý đơn hàng dễ dàng. Nền tảng GoSELL đã ra mắt tính năng quản lý đơn hàng (Order Management) giúp tối ưu quy trình xử lý đơn hàng, xử lý chính xác hơn.

Thao tác quản lý vô cùng đơn giản

Giờ đây, đơn hàng đã có thể tích hợp mã vạch để phục vụ cho việc quản lý chính xác, nhanh hơn. Không những thế, hệ thống sẽ tự động áp dụng mã giảm giá cho những sản phẩm mà bạn thiết lập chương trình ưu đãi, giúp bạn hạn chế sai sót tối đa.

Cho phép xuất dữ liệu đơn hàng

GoSELL cho phép xuất dữ liệu đơn hàng ra file Excel giúp người bán hàng có thể biết được đơn hàng đến từ kênh bán hàng nào, trạng thái đơn hàng, phương thức thanh toán và ngày tạo đơn hàng. Qua đó, bạn dễ dàng nắm bắt được tình hình kinh doanh của cửa hàng.

Đồng bộ thông tin đơn hàng đa kênh

Mọi thông tin đơn hàng từ tất cả các kênh bán (Shopee, Lazada, GoMUA) đều được đồng bộ trên trang quản trị GoSELL, giúp bạn dễ dàng quản lý và tiết kiệm thời gian hơn so với quản lý từng gian hàng riêng lẻ. Đồng thời người bán cũng dễ dàng theo dõi trạng thái đơn hàng rõ ràng và trực quan nhất.

Lưu trữ thông tin khách hàng

GoSELL cho phép xuất dữ liệu đơn hàng ra file Excel giúp người bán hàng có thể biết được đơn hàng đến từ kênh bán hàng nào, trạng thái đơn hàng, phương thức thanh toán và ngày tạo đơn hàng. Qua đó, bạn dễ dàng nắm bắt được tình hình kinh doanh của cửa hàng.

Tìm hiểu thêm: Các hình thức quản lý đơn hàng bằng excel hiệu quả nhất

Theo dõi quá trình vận chuyển dễ dàng

Vận chuyển hàng hóa là một trong những hoạt động không thể thiếu trong việc bán hàng trực tuyến. Sau khi tạo đơn hàng xong, việc bạn cần làm đó là chỉ cần thực hiện đóng gói sản phẩm, dán logo hay các nhãn giúp nhận diện thương hiệu và chờ nhà vận chuyển đến lấy hàng. Bạn không phải tốn nhiều thời gian để tự liên hệ người giao hàng khi GoSELL đã liên kết các nhà vận chuyển lớn như AhaMove, VNPost, Giaohangtietkiem, GHN. Trong quá trình vận chuyển bạn có thể theo dõi trạng thái đơn hàng nhằm tránh sai sót hoặc bỏ lỡ đơn hàng.

Như vậy, thông qua nội dung hữu ích mà bài viết đã cung cấp. Hy vọng rằng doanh nghiệp của bạn đã có thể chọn lọc ra những tiêu chí quan trọng trong việc tìm kiếm phần mềm quản lý đơn hàng phù hợp nhất cho mình. Chúc bạn kinh doanh thành công!