Trang chủ » Blog » Kiến thức chuyên sâu » Quản lý bán hàng » Phiếu đề xuất mua hàng là gì? Cách viết phiếu đề xuất mua hàng chuẩn nhất

Quản lý bán hàng

Phiếu đề xuất mua hàng là gì? Cách viết phiếu đề xuất mua hàng chuẩn nhất

13 Tháng Năm, 2024

Phiếu đề xuất mua hàng là một dạng biểu mẫu thiết yếu của doanh nghiệp trong quá trình mua sắm các trang thiết bị, vật tư phục vụ cho việc kinh doanh. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp mới thì loại biểu mẫu này sẽ còn khá mới mẻ và xa lạ. Do đó, ngay trong bài viết này hãy cùng GoSELL tìm hiểu về khái niệm, cách viết và phương pháp xử lý phiếu để đề xuất mua hàng đúng tiêu chuẩn nhất nhé!

Phiếu đề xuất mua hàng

Phiếu đề xuất mua hàng là gì?

Phiếu đề xuất mua hàng là một biểu mẫu hoặc văn bản được lập ra để thể hiện những nội dung về các nguyên vật liệu, hàng hoá,… cần mua thêm. Trên phiếu này, hiển thị rõ tên người đề xuất, tên mặt hàng, mẫu mã, só lượng, chi phí,… lý do đề xuất và chữ ký xác nhận phê duyệt.

Khi đề xuất được duyệt thành công, phiếu mua hàng sẽ được gửi đến bộ phận mua hàng. Bộ phận này sẽ liên hệ với nhà cung cấp để nhập hàng với những mặt hàng cần nhập thêm, hoặc tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp với những mặt hàng mới.

Quy trình này giúp cho việc quản lý hoạt động tài chính của các doanh nghiệp được hiệu quả hơn, hạn chế xảy ra các vấn đề thất thoát hay sai sót.

Phiếu đề xuất mua hàng
Phiếu đề xuất mua hàng là một văn bản đề nghị mua thêm hàng hoá

Xem thêm: Kinh nghiệm quản lý kho, 10 cách quản lý kho hàng hiệu quả nhất

Khi nào cần lập phiếu đề xuất mua hàng

Trong quá trình kinh doanh, bạn hoặc các nhân viên quản lý có thể lập phiếu đề xuất mua hàng với những trường hợp như sau:

Số lượng hàng tồn trong kho còn thấp

Khi số lượng hàng trong kho không còn nhiều, bạn nên chủ động làm phiếu đề xuất mua hàng để nhanh chóng nhập hàng vào kho kịp thời, đảm bảo nguồn hàng ổn định để có thể liên tục cung cấp cho khách hàng. Việc này đòi hỏi bạn phải luôn kiểm kê kho hàng và nắm được chính xác số lượng của mỗi loại hàng hoá còn lại trong kho theo mẫu mã, màu sắc, kích thước, khối lượng,…

Tuy nhiên, nếu số lượng hàng hoá quá lớn thì bạn nên sử dụng phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp như GoSELL để kiểm soát được chính xác số lượng hàng trong kho theo từng chi nhánh cụ thể với các màu sắc, mẫu mã, kích thước,… khác nhau trên duy nhất một hệ thống. Với mỗi giao dịch được thực hiện thành công, hệ thống GoSELL sẽ tự cập nhật kho hàng theo thời gian thực, đảm bảo số lượng hàng hoá đúng với thực tế trong kho. Thay vì phải kiểm tra từng sản phẩm thì hệ thống GoSELL sẽ tự động gửi cảnh báo tồn kho thấp đến bạn, để bạn kịp thời lập phiếu mua hàng và nhập hàng nhanh chóng.

Gửi yêu cầu mua hàng khi hàng trong kho còn thấp
Gửi yêu cầu mua hàng khi hàng trong kho còn thấp

Mua thêm hàng hoá

Trong quá trình kinh doanh, các nhân viên cấp quản lý có thể quan sát và đưa ra những đề xuất mua thêm sản phẩm để đa dạng hóa nhu cầu khách hàng, tạo cơ hội gia tăng doanh số. Khi đó, các nhân viên cấp quản lý có thể lập phiếu đề xuất mua hàng và nêu rõ lý do, ban lãnh đạo có thể xem xét và duyệt ngay để bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp nhằm nhập hàng nhanh chóng. Sau đó, bạn đã có thể đưa các mặt hàng đã đề xuất lên các kênh bán hàng của mình và bắt đầu kinh doanh.

Với phần mềm quản lý bán hàng GoSELL, bạn có thể thêm mới các sản phẩm được đề xuất với các thông tin mô tả chi tiết và đồng bộ lên các kênh bán hàng như Website, App, Sàn TMĐT (Shopee, Lazada, Tiktok Shop, GoMUA), Mạng xã hội (Facebook, Zalo) chỉ với một nút chạm thay vì phải mất thời gian truy cập vào từng kênh riêng lẻ để đăng sản phẩm.

Đầu tư thêm các trang thiết bị hỗ trợ bán hàng

Trong suốt quá trình vận hành kinh doanh, việc mua sắm thêm các trang thiết bị là điều vô cùng cần thiết để hành trình bán hàng được thuận lợi hơn. Thông thường, các thiết bị được đề xuất mua sẽ là đèn, bàn ghế, máy tính tiền, phần mềm bán hàng POS,… bắt nguồn từ những lý do như thiết bị hư hỏng cần mua mới, không đủ thiết bị để phục vụ khách hàng khiến họ đợi lâu, thiết bị lâu đời không có cải tiến khiến việc phục vụ khách hàng gặp nhiều sai sót,….

Nếu bạn nhận được các phiếu đề xuất mua phần mềm POS thì có thể tham khảo phần mềm hỗ trợ bán hàng POS của GoSELL – phần mềm được phát triển bởi Mediastep Software Việt Nam. Với những tính năng hỗ trợ quản lý bán hàng đa tiện ích, phần mềm POS của GoSELL sẽ giúp các cửa hàng kinh doanh của bạn hoạt động một cách hiệu quả và trơn tru, đồng thời bạn cũng có thể quản lý tất cả hoạt động tại cửa hàng/ chi nhánh mọi lúc, mọi nơi chỉ với một chiếc điện thoại cài đặt ứng dụng GoSELLER.

Phần mềm POS của GoSELL
Phần mềm POS của GoSELL giúp đơn giản hoá quy trình bán hàng tại quầy

Xem thêm: Những lưu ý quan trọng khi quản lý kho hàng cho doanh nghiệp bán lẻ

Cách viết phiếu đề xuất mua hàng đúng chuẩn

Để viết phiếu đề xuất mua hàng đúng chuẩn, bạn cần phải đáp ứng được những yếu tố cần thiết như sau:

Đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin

Phiếu đề xuất mua hàng cần phải đáp ứng đầy đủ các nội dung cơ bản sau đây:

  • Có logo doanh nghiệp, các thông tin về doanh nghiệp, địa chỉ và số điện thoại của doanh nghiệp.
  • Đề cập chính xác thời gian lập phiếu (ngày/ tháng/ năm).
  • Họ và tên người lập phiếu hoặc tên của bộ phận, phòng ban đề xuất mua hàng.
  • Mô tả chi tiết lý do và mục đích lập phiếu.
  • Tên, số lượng, đơn vị tính,… của sản phẩm.
  • Dự tính giá trị của mỗi hàng hoá đã đề xuất.
  • Chữ ký của người lập phiếu.
  • Chữ ký của trường bộ phận/ giám đốc có quyền hạn phê duyệt.

Đối với phần nội dung thì người lập phiếu có thể đề cập ngay đến mục đích mua hàng tại phần tên phiếu. Ví dụ như: Phiếu đề xuất mua phần mềm POS cho cửa hàng A, phiếu đề xuất mua thêm trang phục A cho cửa hàng B,…

Đảm bảo về hình thức thể hiện

Phiếu đề xuất mua hàng là một văn bản hành chính, do đó nội dung của phiếu cũng cần phải đảm bảo hình thức chỉn chu, chuyên nghiệp.

Thông tin của phiếu nên được sắp xếp một cách khoa học và hợp lý, dễ hiểu, có nhiều danh mục hàng hoá để người lập phiếu dễ lựa chọn và bộ phận mua hàng dễ kiểm toán. Đơn đề xuất mua hàng cần phải có đầy đủ các quốc hiệu, tiêu ngữ, đơn vị, thời gian,…

Phiếu đề xuất mua hàng
Phiếu đề xuất cần trình bày chuyên nghiệp và logic

Quy trình xử lý phiếu đề xuất mua hàng

Sở hữu một quy trình xử lý phiếu đề xuất mua hàng chuyên nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn hạn chế những thất thoát và sai sót tài chính đáng kể. Quy trình xử lý phiếu mua hàng sẽ thực hiện theo các bước như sau:

Đề xuất mua hàng

Cá nhân hay cửa hàng phát sinh nhu cầu mua hàng hoá sẽ tiến hành lập phiếu đề xuất mua hàng với các thông tin cụ thể về tên mặt hàng, số lượng, kích thước,… để trình lên quản lý hoặc bộ phận cấp cao thực hiện quyết định phê duyệt.

Xem xét yêu cầu mua hàng

Phiếu đề xuất sẽ được xem xét với hai trường hợp như sau:

  • Phê duyệt thành công: Ban lãnh đạo cấp cao đồng ý đề xuất và chuyển thông tin đến bộ phận mua hàng.
  • Từ chối phê duyệt: Ban lãnh đạo cấp cao không đồng ý với đề xuất mua hàng, khi đó phiếu sẽ được trả về cho cá nhân/ cửa hàng với lý do cụ thể. Sau đó, cá nhân hay cửa hàng có thể điều chỉnh phiếu đề xuất phù hợp hơn để nộp lại lần hai.

Tìm kiếm nhà cung cấp

Sau khi phiếu đề xuất được phê duyệt, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành tìm nhiều nhà cung cấp khác nhau và chọn ra 3 đến 5 nhà cung cấp phù hợp, dựa theo các tiêu chí như sau:

  • Chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn.
  • Nhà cung cấp chất lượng, có uy tín trên thị trường.
  • Chi phí cạnh tranh.
  • Đồng thuận về phương thức thanh toán

Phê duyệt nhà cung cấp

Sau khi đã chọn lọc ra những nhà cung cấp phù hợp, bộ phận mua hàng sẽ gửi cho đến bộ phận lãnh đạo danh sách nhà cung cấp để lựa chọn và phê duyệt. Khi đó, ban lãnh đạo sẽ tiến hành xem xét và cân nhắc lựa chọn nhà cung cấp dựa trên cơ sở:

  • So sánh báo giá với các điều kiện mua hàng của bên nhà cung cấp.
  • So sánh báo giá của các nhà cung cấp với nhau.

Ký kết hợp đồng

Khi đã thống nhất được nhà cung cấp, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành lập hợp đồng gồm thông tin hàng hoá, báo giá, thanh toán và điều khoản hợp tác cụ thể để xác thực thỏa thuận giữa hai bên. Tiếp đến nhà cung cấp sẽ bắt đầu bàn giao hàng hóa theo đúng tiến độ đã nêu trong hợp đồng và bộ phận mua hàng cũng phải có nhiệm vụ kiểm kê, giám sát chất lượng trước khi nhập kho.

Sau khi đã tìm được nhà cung cấp phù hợp, bạn có thể đưa thông tin nhà cung cấp vào hệ thống GoSELL để quản lý tập trung các nhà cung cấp tại một nơi. Sau đó, khi có bất cập xảy ra hoặc muốn nhập hàng thêm thì bộ phận mua hàng sẽ dễ dàng tìm kiếm và liên lạc với nhà cung cấp.

Tìm được nhà cung cấp hãy lập tức kí hợp đồng
Sau khi tìm được nhà cung cấp phù hợp hãy lập hợp đồng ký kết

Nhận hàng, nhập kho

Bộ phận mua hàng sẽ kết hợp với bộ phận kho để tiến hành nhập hàng vào kho và kiểm định chất lượng hàng hóa căn cứ theo những điều kiện như số lượng, thông số kỹ thuật,… đã thống nhất trên hợp đồng. Những mặt hàng không đủ tiêu chuẩn sẽ được chuyển hoàn về bộ phận mua hàng để tiến hành đổi trả.

Để quản lý kho hàng được thuận tiện và chính xác hơn, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp như GoSELL. Bạn có thể phân quyền cho phép bộ phận mua hàng hoặc kho hàng tạo đơn nhập hàng từ nhà cung cấp với đầy đủ các thông tin và hệ thống sẽ tự động cập nhật kho khi nhập hàng thành công. Đồng thời, bạn cũng sẽ dễ dàng theo dõi quá trình nhập hàng và lịch sử nhập hàng từ nhà cung cấp cụ thể và rõ ràng mọi lúc, mọi nơi ngay trên trang quản trị GoSELL. Tất cả sẽ được thực hiện ngay trên một hệ thống duy nhất, đơn giản, nhanh chóng và chính xác hơn so với những phương pháp ghi chép thủ công.

Hoàn tất thủ tục kế toán

Bộ phận mua hàng sẽ gửi toàn bộ các chứng từ, hợp đồng, hoá đơn thanh toán,… giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp cho bộ phận kế toán. Sau khi kiểm tra thông tin chuẩn xác, nhân viên kế toán sẽ lập hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp, nếu có sai sót kế toán sẽ phản hồi lại với bộ phận mua hàng để điều chỉnh kịp thời.

Vậy là chúng ta đã tìm hiểu hết thảy về khái niệm, cách viết và phương pháp để xử lý phiếu đề xuất mua hàng rồi. Mong rằng những chia sẻ của GoSELL sẽ hữu ích cho bạn trong quá trình phát triển và mở rộng kinh doanh. Chúc bạn sẽ đạt được thành công hơn mong đợi.

Tags:

Bài viết cùng chuyên mục