Kiến thức

POS là gì? Phân loại hệ thống POS quản lý bán hàng cho nhà bán lẻ

16 Tháng Bảy, 2023

Trong thời đại công nghệ số việc cạnh tranh rất cao và bạn thường phải kết hợp đa kênh vừa kinh doanh truyền thống và online. Để kinh doanh thành công thường bạn phải nhờ đến sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý bán hàng để đơn giản hóa quy trình quản lý và tăng hiệu quả hoạt động. Vậy phần mềm quản lý bán hàng là gì? POS là gì và các loại hệ thống POS quản lý bán hàng có bao nhiêu loại? Hãy cùng GoSELL tìm hiểu trong bài viểt sau nhé!

Phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng là một hệ thống các công cụ cung cấp đầy đủ các chức năng giúp cho doanh nghiệp quản lý hiệu quả công việc của mình trong tất cả các phân đoạn bán hàng như: nhập hàng, quản lý hàng hóa, quản lý kho, quản lý bán hàng, quản lý đơn hàng, quản lý khách hàng, quản lý nhân viên, tiếp thị, chăm sóc khách hàng…

Các phần mềm quản lý bán hàng thường được tích hợp và có thể sử dụng trên điện thoại di động do đó bạn có thể quản lý cửa hàng bất kỳ ở đâu, cho dù bạn đang ở nhà hay đi du lịch. Bạn cũng có thể quản lý không chỉ một cửa hàng mà cả một chuỗi cửa hàng.

Tham khảo thêm: Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm POS quản lý bán hàng?

Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng vào doanh nghiệp giúp cho người quản lý kiểm soát được tất cả báo cáo về hoạt động trong kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác ở mọi nơi mọi lúc.

Hệ thống POS là gì?

POS (Điểm bán hàng – Point of Sale) là nơi diễn ra các giao dịch mua bán hàng hóa. Hệ thống POS là công cụ để thực hiện các giao dịch. Về cơ bản, Hệ thống POS là sự kết hợp giữa phần cứng và phần mềm để tạo ra một quy trình giao dịch hoàn chỉnh.

Gần đây, Hệ thống POS không chỉ ám chỉ điểm bán hàng mà còn dùng cho lĩnh vực dịch vụ (Point of service). Nó cũng là cách để lôi kéo khách hàng quay trở lại mua hàng. Do đó, Hệ thống POS cũng có thể bao gồm các chức năng bổ sung như quản lý hàng tồn kho, quản lý kho hàng, CRM và kế toán.

Tóm lại, Hệ thống POS hiện đại = Phần mềm + Phần cứng + Chức năng bổ sung.

• Phần cứng POS gồm: Màn hình cảm ứng tính tiền, máy POS cầm tay quét mã vạch, đầu đọc thẻ tín dụng, máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền.
• Phần mềm POS gồm: Phần mềm POS giúp bạn quản lý kinh doanh và kiểm soát tất cả các giao dịch. Nó tự động cập nhật cơ sở dữ liệu thiết yếu từ khách hàng, sản phẩm, hàng tồn kho, bán hàng, chương trình khách hàng thân thiết và nhân viên. Ví dụ như phần mềm GoPOS.

Tham khảo thêm: Top các phần mềm quản lý bán hàng POS tốt nhất hiện nay

2 cách triển khai phần mềm POS

Thường có 2 cách triển khai phần mềm POS là phần mềm truyền thống và phần mềm dựa trên nền tảng đám mây.

Phần mềm truyền thống

Chỉ cần mua phần mềm, có giấy phép và cài đặt phần mềm trên máy chủ của bạn. Sau đó sử dụng nó. Cách này bạn cần phải cập nhật phần mềm thường xuyên và có nhân sự IT quản lý phần mềm.

Phần mềm POS dựa trên nền tảng đám mây

Có lẽ, bạn đã nhiều lần nghe đến “đám mây”, chẳng hạn như iCloud, Google Cloud… Nó là hệ thống mà tất cả dữ liệu phần mềm, dịch vụ của bạn được lưu trữ qua Internet. Bạn chỉ cần truy cập và hỗ trợ hệ thống trên Internet. Nền tảng đám mây có ưu điểm là dễ quản lý, tiết kiệm chi phí, bảo mật cao và đồng bộ hóa dữ liệu theo thời gian thực.

Dưới đây là 2 hệ thống phần mềm POS phổ biến dựa trên nền tảng đám mây.

Hệ thống POS dựa trên web

Cơ sở dữ liệu doanh nghiệp của bạn sẽ được lưu trữ trên các máy chủ an toàn cung cấp sao lưu dữ liệu theo thời gian thực. Bạn có thể sử dụng hệ thống POS dựa trên Web với bất kỳ loại thiết bị nào (cho dù là iPad hay máy tính cá nhân).

Hệ thống POS trên điện thoại di động

Ngày nay hầu như bất kỳ ai cũng có điện thoại di động. Bạn không thể luôn mang theo máy tính bảng, máy tính xách tay và máy tính cá nhân theo bên mình. Tuy nhiên, bạn không bao giờ có thể rời khỏi điện thoại của mình. Điều đó sẽ thật tuyệt vời nếu bạn muốn quản lý doanh nghiệp của mình hiệu quả mọi lúc và mọi nơi với hệ thống ứng dụng POS trên điện thoại. Ví dụ như GoPOS của chúng tôi là hệ thống POS trên điện thoại di động.

Phân loại hệ thống quản lý bán hàng POS cho nhà bán lẻ

Có những hệ thống quản lý bán hàng POS nào cho nhà bán lẻ, và làm thế nào để chọn loại phù hợp cho Doanh nghiệp của bạn? Dưới đây là 3 loại hệ thống POS phổ biến cho các nhà bán lẻ. Bạn tham khảo qua dưới đây và tìm hiểu loại nào phù hợp nhất cho Doanh nghiệp của bạn.

Hệ thống POS để bàn

Khái niệm về hệ thống POS để bàn

Hệ thống POS trên máy tính để bàn chạy trên máy tính hoặc máy tính xách tay của bạn, trên trình duyệt, ứng dụng dành cho máy tính để bàn hoặc hệ thống tại chỗ ở cửa hàng. Bạn có thể kết nối các phần đính kèm như máy quét mã vạch , đầu đọc thẻ tín dụng và ngăn kéo đựng tiền , vì vậy nó có thể hoạt động giống như một máy tính tiền điển hình.

Các tính năng trong hệ thống POS để bàn

• Quản lý hàng tồn kho: Hệ thống quản lý hàng tồn kho và POS thường đi đôi với nhau. Bất cứ khi nào bạn kết thúc bán hàng, giải pháp POS của bạn sẽ tự động cập nhật lượng hàng trong kho của bạn để bạn luôn có thể biết số lượng sản phẩm mình còn tồn tại bất kỳ thời điểm nào.
• Báo cáo và phân tích: Lý tưởng nhất là hệ thống của bạn phải có khả năng tạo báo cáo về doanh số bán hàng, hàng tồn, khách hàng và nhiều thứ khác. Có những dữ liệu như vậy trong tầm tay sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn về kiểm soát kho hàng, tiếp thị, quản lý khách hàng…
• Biên lai qua email: Khách hàng có thể nhận biên lai thanh toán của mình qua email, điều này dẫn đến giao dịch không cần giấy tờ với họ.
• CRM: Khi giao dịch với cửa hàng bán lẻ của bạn, khách hàng có thể để lại dữ liệu cá nhân của họ, giúp bạn thu thập thông tin quan trọng như ngày sinh, tên, số điện thoại di động và email của họ.
• Các chương trình khách hàng thân thiết: Hệ thống quản lý bán hàng của bạn cũng có thể cho phép bạn theo dõi các chương trình khách hàng thân thiết. Bạn có thể gửi email chúc mừng sinh nhật, theo dõi điểm trung thành của khách hàng và gửi mã khuyến mãi. Tất cả đều tạo ra trải nghiệm mua sắm bán lẻ tốt hơn, dẫn đến tỷ lệ giữ chân khách hàng cao hơn.

Hệ thống POS di động (Mobile POS system)

Một hệ thống POS di động hoặc ‘mPOS’ là khi một chiếc smartphone, máy tính bảng hoặc thiết bị di động khác đóng vai trò như các thiết bị bán hàng đầu cuối. Tất cả những gì bạn cần làm là sử dụng điện thoại di động của bạn, bật phần mềm POS và bắt đầu bán hàng. (Lưu ý: Điều này không có nghĩa là bạn không có tùy chọn thêm nhiều thiết bị ngoại vi hơn như máy quét mã vạch, ngăn kéo đựng tiền và máy in hóa đơn. Hầu hết các hệ thống mPOS hỗ trợ nhiều tùy chọn phần cứng.)

Một trong những lợi thế lớn nhất của hệ thống mPOS là chúng có tính di động cao và chúng cho phép bạn nhanh chóng bán hàng ngay tại chỗ.

Vì các giải pháp này không chiếm quá nhiều không gian, hệ thống POS di động phổ biến trong các cửa hàng bán lẻ nhỏ, và các cơ sở phục vụ thức ăn nhanh. Và tùy thuộc vào nhà cung cấp của bạn, hệ thống quản lý bán hàng POS di động của bạn cũng có thể cung cấp các tính năng như chương trình khách hàng thân thiết, báo cáo, quản lý hàng tồn kho…

Hệ thống POS tất cả trong một

Ngoài ra còn có các giải pháp cung cấp cả hệ thống POS trên máy tính để bàn và di động. Các hệ thống “tất cả trong một” này bao gồm mọi thứ chúng ta đã nói ở trên và nhiều thứ nữa. Hệ thống này thích hợp nhất cho các nhà bán lẻ đang phát triển và có tên tuổi. Loại hệ thống POS này thường cung cấp cho bạn khả năng thực hiện các quy trình khác nhau và điều hành nhiều cửa hàng.

GoPOS – Giải pháp chuyên nghiệp cho cửa hàng bán lẻ

Như vậy qua bài viết trên bạn đã nắm được các khái niệm cơ bản POS là gì? và phân loại các loại POS quản lý bán hàng dành cho nhà bán lẻ. Nếu bạn muốn thiết kế hệ thống POS giá rẻ với đa tính năng thì hãy chọn GoPOS.

GoPOS là giải pháp của GoSELL giúp bạn có phần mềm quản lý bán hàng với hàng chục tính năng hữu ích. Giúp bạn quản lý được đơn hàng, quản lý kho hàng, quản lý thông tin khách hàng cũng như quản lý được nhiều chi nhánh và nhân viên của bạn.

Bạn có thể lựa chọn đa dạng hình thức thanh toán và vận chuyển cho khách hàng, thực hiện các hoạt động tiếp thị và chăm sóc cho khách hàng của bạn. GoPOS cho phép bạn kết nối với các thiết bị ngoại vi như máy quẹt thẻ cầm tay, máy in mã vạch, máy quẹt thẻ thanh toán, ngăn tính tiền…