Kinh nghiệm quản lý chuỗi cửa hàng thời trang hiệu quả

16 May, 2022

Trang chủ » Quản lý bán hàng » Kinh nghiệm quản lý chuỗi cửa hàng thời trang hiệu quả

Quản lý chuỗi cửa hàng thời trang như thế nào để mang lại hiệu quả cao đang là vấn đề đau đầu của mỗi chủ cửa hàng thời trang. Dưới đây là kinh nghiệm quản lý chuỗi cửa hàng để việc kinh doanh thời trang tránh thất thoát, mang lại lợi nhuận cao. Hãy cùng theo dõi nhé!

Kinh Nghiệm Quản Lý Chuỗi Cửa Hàng Thời Trang Hiệu Quả

Quản lý tài chính

Để quản lý chuỗi cửa hàng thời trang hiệu quả phải có kế hoạch quản lý tài chính cụ thể và rõ ràng để dự định được các nguồn tài chính phải chi trả trong tương lai cũng như kiểm soát các chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh một cách hiệu quả.

Bên cạnh đó, người kinh doanh thời trang cần nắm bắt được các chỉ số về tài chính cơ bản như: Tiền lời, tiền lỗ, dòng tiền và tài sản. Cùng nghiên cứu thêm về những chỉ số này: 

Quản lý tài chính là cách quản lý chuỗi cửa hàng thời trang hiệu quả

Tiền lời – tiền lỗ

Lợi nhuận, giá vốn của mặt hàng – chi phí mà các chủ đại lý phải chi trả cho những nhà cung ứng sản phẩm, chi phí cửa hàng, lãi gộp và lãi ròng trên doanh số… Những chỉ số này phải được tính theo mỗi cửa hàng và từng loại hàng.

Dòng tiền

Các chủ cửa hàng thời trang cần kiểm soát được dòng tiền vào, dòng tiền ra, hạn chế rơi vào trường hợp “khi nào cũng có tiền – nhưng lúc cần tiền lại không có”.

Tài sản

Tài sản cố định của cửa hàng, tài sản đầu tư, tiền mặt, xưởng sản xuất thời trang, dụng cụ sử dụng trong cửa hàng, kho hàng, tồn kho, các khoản công nợ, mạng lưới khách hàng. 

Tham khảo tại: Tài sản của doanh nghiệp là gì?

=> Nắm được những chỉ số này các chủ cửa hàng sẽ dễ dàng đưa ra được những phân tích, nhận xét để đưa ra được những kế hoạch kinh doanh thích hợp và hiệu quả với chuỗi cửa hàng thời trang của mình.

Quản lý kho hàng

Một công việc không thể thiếu trong công tác quản lý chuỗi cửa hàng thời trang chính là quản lý kho hàng. Công việc quản lý này bao gồm những hoạt động như sau:

Phân loại sắp xếp sản phẩm trong kho

Ở những chuỗi cửa hàng thời trang hàng hóa thường được để trong các hộp đựng sản phẩm và được sắp xếp trong kho hàng nằm sau cửa hàng. Khi các sản phẩm được sắp xếp một cách khoa học có sơ đồ chi tiết sẽ mang lại hiệu quả làm việc cao cho nhân viên. Từ đó năng suất hoạt động của cửa hàng sẽ được cải thiện đáng kể.

Một vài gợi ý để sắp xếp hàng hóa hợp lý như sau:

  • Sắp xếp theo mã SKU (mã hàng hóa) và để theo thứ tự alphabet.

=> Sắp xếp các sản phẩm có mã SKU bắt đầu bằng chữ A trên một kệ và đặt các mặt hàng có mã SKU bắt đầu bằng chữ B trên một kệ khác…

  • Sắp xếp theo chủng loại, kích thước và khu vực.

=> Sắp xếp theo từng khu cùng kích thước từ bé đến lớn, theo chủng loại như hàng dành cho người lớn, trẻ em hay theo mặt hàng như quần, áo, đầm,…

  • Sắp xếp theo kiểu sản phẩm nhập trước sẽ xuất trước

=> Sắp xếp mặt hàng thời trang nhập trước xếp trước, mặt hàng nhập sau xếp phía sau.

  • Sắp xếp khu vực hàng lỗi

=> Sắp xếp một khu vực để chứa những mặt hàng kém chất lượng, bị lỗi giúp dễ dàng xử lý hàng cho khách hơn.

  • Sắp xếp khu vực soạn hàng

=> Sắp xếp một khu vực đủ rộng để có thể soạn và đóng gói hàng nhanh chóng.

Sắp xếp hàng hóa thông minh sẽ giúp cho việc quản lý kho hàng trở nên dễ dàng

Theo dõi hàng tồn kho

Trong công tác quản lý chuỗi cửa hàng thời trang yêu cầu người bán hàng phải theo dõi sát sao số lượng hàng tồn kho mỗi ngày để đưa ra được định mức hàng tồn kho nhất định. Định mức hàng tồn kho này sẽ phụ thuộc vào quy mô, tính chất và hoạt động kinh doanh của mỗi cửa hàng thời trang. Lưu ý: Định mức này cần phải phù hợp với sự thay đổi về số lượng sản phẩm nhập, xuất kho mỗi ngày.

Chấp hành quy định các vấn đề an toàn kho

Yêu cầu mọi chủ cửa hàng và nhân viên cửa hàng phải đáp ứng được những quy định về phòng cháy chữa cháy, chấp hành nghiêm chỉnh các hoạt động an toàn kho như kiểm tra định kỳ cơ sở hạ tầng kho (lối thoát hiểm, thông gió, thiết bị điện,…), tình trạng kho hàng (hư hỏng, ẩm ướt,,…).

Quản lý nhân viên

Quản lý chuỗi cửa hàng thời trang không phải lúc nào cũng có mặt tại cửa hàng để bao quát hết mọi việc nên việc quản lý nhân viên từ xa là công việc rất quan trọng vì nếu nhân viên không trung thực và thiếu đạo đức sẽ gây thất thoát không hề nhỏ đến quá trình kinh doanh cũng như sự uy tín của thương hiệu thời trang đó. Để tránh khỏi những rủi ro không mong muốn cần phải thực hiện tốt công tác quản lý người.

Đào tạo nhân viên bài bản

Công tác đào tạo và tập huấn cho nhân viên bán hàng là cách quản lý chuỗi cửa hàng thời trang vô cùng cần thiết. Việc này giúp nâng cao kiến thức cũng như cải thiện kỹ năng bán hàng cho nhân viên. 

Cung cấp những kiến thức về các sản phẩm thời trang, về phương hướng kinh doanh của cửa hàng sẽ góp phần xây dựng được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp cho cửa hàng.

Xây dựng bản phân công việc làm rõ ràng

Cần lên kế hoạch phân công công việc rõ ràng và cụ thể cho từng nhân viên cửa hàng là cách quản lý chuỗi cửa hàng thời trang hiệu quả. Nên dựa vào điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên để phân công công việc một cách phù hợp nhất.

Bên cạnh đó, cũng cần xây dựng thêm kế hoạch dự phòng để có đủ nhân viên làm việc trong những trường hợp thiếu hụt nhân viên đột xuất.

Kiểm tra nhân viên với tần suất thích hợp

Việc kiểm soát nhân viên quá khắt khe sẽ làm cho nhân viên bị gò bó và cảm thấy ngộp thở. Vì vậy hãy tinh tế trong việc theo dõi nhân viên với tần suất hợp lý.

Ngoài ra, chủ cửa hàng có thể theo dõi và đánh giá nhân viên của mình thông qua kết quả bán hàng, đánh giá của khách hàng, thái độ làm việc, giao tiếp và chịu trách nhiệm của mỗi nhân viên. Thông qua đó sẽ dễ dàng đánh giá đúng khả năng của từng nhân viên là cách quản lý chuỗi cửa hàng thời trang tốt nhất.

Quản lý khách hàng

Quản lý khách hàng hiệu quả sẽ giúp cho các chủ các chuỗi cửa hàng thời trang có nhiều cơ hội tiếp cận và tương tác với khách hàng hơn.

Khi quản lý được thông tin và nhu cầu của người tiêu dùng thì chủ các cơ sở thời trang sẽ có kế hoạch chăm sóc và hỗ trợ khách hàng phù hợp từ đó nâng cao và cải thiện dịch vụ, tăng trải nghiệm của khách hàng. Có thể quản lý khách hàng hiệu quả bằng quy trình sau

Quản lý thông tin khách hàng để có kế hoạch chăm sóc khách hàng cụ thể

Thu thập dữ liệu khách hàng

Nắm bắt và cập nhật thông tin của người tiêu dùng như: Thông tin cá nhân, thông tin nhân khẩu, tình hình tài chính và những thông tin có ích cho công việc quản lý chuỗi cửa hàng thời trang.

Thu thập dữ liệu khách hàng càng chi tiết càng tốt. Đây được xem là bước đầu trong hành trình thấu hiểu nhu cầu khách hàng để có thể đưa ra chính sách tiếp cận khách hàng phù hợp nhất.

Phân tích để lựa chọn khách hàng tiềm năng

Để chủ cửa hàng thời trang có thể nhận định được đâu là người tiêu dùng tiềm năng sau khi thu thập dữ liệu của khách hàng thì phải cần thêm bước phân tích như sau: 

  • Tạo dựng hệ thống đánh giá xếp hạng người tiêu dùng thời trang. 
  • Phân loại dữ liệu cá nhân của khách hàng, doanh nghiệp.
  • Vị trí phân bố của đối tượng khách hàng.
  • Ngành nghề của người tiêu dùng, tình hình kinh tế mỗi tháng. 
  • Công việc kinh doanh của khách hàng.

Dữ liệu của người tiêu dùng sẽ có sự biến đổi linh hoạt theo tình hình thực tế của mỗi người nên cần phải thường xuyên tổng hợp và cập nhật để có được tệp khách hàng tiềm năng chính xác nhất. 

Sử dụng thông tin khách hàng một cách hiệu quả

Cần phân loại người tiêu dùng theo từng nhóm khách hàng cụ thể giúp tăng hiệu quả trong quá trình quản lý khách hàng. 

Cần phân loại người tiêu dùng theo mong muốn, thói quen, sở thích, tình hình kinh tế,… để quá trình quản lý khách hàng trở nên đơn giản hơn, từ đó có thể xây dựng kế hoạch chăm sóc khách hàng phù hợp và hiệu quả. 

Quản lý đơn hàng

Quản lý đơn hàng là cách quản lý chuỗi cửa hàng thời trang bằng cách quản lý từ bước xác nhận đơn hàng, đóng gói, xuất hàng, giao hàng cho đến khi sản phẩm đến tận tay khách hàng. Khi quản lý đơn hàng hiệu quả sẽ hạn chế được rủi ro và thất thoát hàng hóa đáng kể, cũng như giải quyết nhanh chóng những vấn đề khiếu nại về hàng hóa cho khách hàng.

Để quản lý đơn hàng thông minh cần phải nắm được cách bước sau:

Các bước quản lý đơn hàng

  1. Xác nhận đơn đặt hàng và tiến hàng ghi nhận và xử lý thông tin đơn hàng thời trang.
  2. Đóng gói hàng hóa theo đúng số lượng, mẫu mã, kích thước, màu sắc,… đúng với thông tin đơn hàng đã được đặt.
  3. Lựa chọn và sắp xếp hình thức vận chuyển hàng hóa thích hợp hoặc theo yêu cầu của người đặt hàng.
  4. Bắt đầu gửi hàng cho đơn vị vận chuyển để giao sản phẩm đến tay cho khách hàng
  5. Thường xuyên theo dõi và cập nhật trạng thái của đơn hàng để có thể nhanh chóng giải quyết tình huống phát sinh xảy ra.
  6. Tiếp nhận và giải quyết các trường hợp khiếu nại nếu có sau khi giao hàng thành công.

Theo dõi hành trình đơn hàng để có phương án giải quyết khiếu nại nhanh chóng

Những điều cần biết để quản lý đơn hàng hiệu quả.

  • Cần lưu trữ thông tin đơn hàng một cách khoa học trên phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng thời trang để dễ dàng quản lý đơn hàng.
  • Kiểm soát tốt hàng tồn kho, ví dụ như các mẫu thời trang được sản xuất trước sẽ đưa đi trước.
  • Cần đảm bảo nhân viên nắm rõ quy trình quản lý đơn hàng của cửa hàng thời trang.
  • Xây dựng chính sách đổi trả hàng hóa cụ thể rõ ràng để vấn đề xử lý các khiếu nại về hàng hóa nhanh chóng dễ dàng.

Quản lý nhà cung ứng

Nhà cung ứng mặt hàng thời trang có tầm quan trọng rất lớn trong hoạt động quản lý chuỗi cửa hàng thời trang, vừa cung ứng những mẫu mã thời trang chất lượng với mức giá phù hợp giúp gia tăng sức cạnh tranh của cửa hàng trên thị trường kinh doanh thời trang.

Để quản lý nhà cung ứng một cách hiệu quả cần nắm được các bước như sau:

Tổng kết danh sách các nhà cung ứng

Đối với các chuỗi cửa hàng thời trang, chọn lựa được nhà cung ứng thời trang phù hợp là yếu tố cực kỳ quan trọng để quá trình kinh doanh chuỗi thời trang được diễn ra thuận lợi.

Bạn cần tìm kiếm và tổng hợp thông tin chi tiết của những nhà cung ứng thời trang tiềm năng để tiến hành công tác phân tích, đánh giá và lựa chọn.

Yếu tố để đánh giá nhà cung ứng tiềm năng

  • Chất lượng của mặt hàng: Có thể dựa vào các tiêu chuẩn về chất lượng trên thị trường, chế độ bảo hành, chính sách đổi trả, cam kết của nhà cung cấp.
  • Chi phí của sản phẩm: Tham khảo giá của mỗi sản phẩm, các chi phí phát sinh khi đặt hàng, giá ưu đãi khi hợp tác lâu dài. Nên lựa chọn dựa trên ngân sách của cửa hàng để tìm được những nhà cung cấp phù hợp nhất.
  • Dịch vụ giao hàng: Một nhà cung ứng tốt phải đảm bảo được thời gian giao hàng chính xác, vận chuyển cẩn thận không làm hư hỏng hàng hóa. Có thể dựa vào thời gian giao hàng thực tế để xác định được độ tin cậy của nhà cung cấp sản phẩm đó.

Đánh giá và chọn lựa nhà cung ứng sản phẩm thời trang

Sau khi đã có danh sách nhà cung ứng tiềm năng thì các chủ cửa hàng thời trang sẽ bắt đầu đánh giá mức độ uy tín và khả năng phù hợp của mỗi nhà cung ứng dựa trên những dữ liệu được thu thập được cũng như những yếu tố đã nêu trên. 

Sau khi đã so sánh và đánh giá một cách khoa học sẽ lựa chọn ra được nhà cung ứng phù hợp nhất. Nhà cung cấp thời trang này vừa đáp ứng được những yếu tố đã đứa ra, vừa phù hợp với tính chất kinh doanh online của chuỗi cửa hàng thời trang.

Công việc tổng hợp phân tích nhà cung ứng sẽ giúp tìm ra nhà cung cấp phù hợp nhất

Theo dõi quá trình hợp tác với nhà cung ứng

  • Sau khi đã tìm ra được nhà cung ứng sản phẩm phù hợp và hợp tác kinh doanh cần phải theo dõi tất cả các hoạt động giao dịch trong suốt quá trình hợp tác để đưa ra những đánh giá và nhận định trước khi quyết định hợp tác lâu dài.
  • Hành động theo dõi quá trình hợp tác với nhà cung ứng sản phẩm để xem xét đưa ra những yêu cầu cho nhà cung cấp để quá trình hợp tác diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn. 

Áp dụng công nghệ vào quản lý chuỗi cửa hàng thời trang

Trong thời đại công nghệ tiên tiến, việc quản lý chuỗi cửa hàng thời trang nay đã đơn giản hơn nhờ vào các công cụ công nghệ hỗ trợ giải quyết được những hạn chế của cách quản lý cửa hàng truyền thống. 

Các chủ cửa hàng có thể lựa chọn hai cách quản lý bằng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng thời trang như sau:

Quản lý bằng Excel

Excel là ứng dụng rất quen thuộc đối với tất cả mọi người trong quá trình quản lý chuỗi cửa hàng thời trang bởi vì những ưu điểm như sau:

  • Chi phí sử dụng thấp
  • Thao tác dễ dàng.
  • Sở hữu nhiều hàm tính toán giúp lưu trữ số liệu kinh doanh nhanh chóng.

Tuy nhiên, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng thời trang Excel cũng có những nhược điểm như sau:

  • Dung lượng lưu trữ thấp.
  • Tốc độ xử lý hay bị chậm.
  • Phải nhập liệu bằng tay gây mất thời gian..
  • Không có khả năng đồng bộ hóa dữ liệu giữa các bộ phận.
  • Tính bảo mật kém.

Quản lý bằng nền tảng quản lý bán hàng GoSELL

Nền tảng quản lý bán hàng GoSELL với những tính năng thông minh sẽ xây dựng cho chủ cửa hàng thời trang một quy trình quản lý chuỗi cửa hàng thời trang khoa học toàn diện nhất: Tiết kiệm chi phí – Tối ưu thời gian – Tăng lợi nhuận – Tiếp cận khách hàng hiệu quả.

Hiện nay, GoSELL là nền tảng quản lý bán hàng tiên tiến hỗ trợ doanh nghiệp quản lý chuỗi cửa hàng thời trang hiệu quả với những tính năng ưu việt như:

  • Quản lý kho hàng: Dễ dàng quản lý sản phẩm, tồn kho theo từng nhóm cụ thể như chủng loại, mẫu mã,…
  • Quản lý nhân viên: Quản lý thông tin nhân viên, theo dõi những hoạt động bán hàng của mỗi nhân viên.
  • Quản lý tài chính: Theo dõi doanh thu, lợi nhuận, ngân sách, chi phí của mỗi chi nhánh, phân tích và báo cáo toàn diện về tình hình kinh doanh của cửa hàng thời trang và dự đoán xu hướng mua bán hàng thời trang.
  • Quản lý khách hàng: Dễ dàng lưu trữ thông tin khách hàng theo nhóm người tiêu dùng cụ thể và chi tiết.

Nền tảng bán hàng GoSELL cung cấp các phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng thời trang

Bên cạnh đó, GoSELL còn có các tính năng hỗ trợ quản lý chuỗi cửa hàng thời trang hiệu quả như:

  • Hỗ trợ các công cụ Marketing Online: SEO, Google Analytics, Facebook Pixel, Email marketing… giúp  chủ cửa hàng thời trang tăng khả năng hấp dẫn khách hàng, tăng độ phủ sóng của thương hiệu thời trang mạnh mẽ.
  • Hệ thống CRM: Hỗ trợ thu thập dữ liệu người tiêu dùng, giúp tăng trưởng doanh số bán hàng thời trang và tổng hợp hành vi khách hàng.

Với cách quản lý hiệu quả cùng công cụ hỗ trợ hiện đại sẽ giúp cho bạn nắm được tình hình kinh doanh cũng như tiết kiệm được chi phí, thời gian, công sức quản lý một cách hiệu quả. Mong rằng với những phương pháp nêu trên sẽ hỗ trợ phần nào cho công tác quản lý chuỗi cửa hàng thời trang của bạn sẽ được dễ dàng hơn.