Kiến thức

Hướng dẫn cách quản lý doanh thu nhà hàng chính xác nhất

20 Tháng Tám, 2023

Để có thể đưa ra phương án kinh doanh tốt nhất cho nhà hàng thì bạn nên quản lý được doanh thu. Việc có thể nắm rõ thu chi giúp các chủ nhà hàng có thể loại bỏ và giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết.

Nguyên nhân dẫn tới việc quản lý doanh thu chưa chính xác

Nếu như muốn tìm ra được phương pháp quản lý chi phí hiệu quả cho nhà hàng của mình thì các chủ nhà hàng nên tìm ra được nguyên nhân, lý do khiến cho việc quản lý chi phí chưa được chính xác. Dưới đây có thể là một số nguyên nhân mà nhà hàng của bạn đang gặp phải:

Quản lý thu chi theo cách thủ công

Tuy ở thời buổi công nghệ số như hiện nay nhưng vẫn có khá nhiều các nhà hàng thuộc dạng nhỏ quản lý thu chi của họ theo phương pháp thủ công ví dụ như excel hoặc ghi sổ sách. Tuy nhiên với cách làm này sẽ rất là chậm và hầu như chỉ phù hợp với những nhà kinh doanh bán lẻ không chuyên.

Nếu như bạn có ý định hướng đến kinh doanh lớn trong tương lai, thì chắc chắn với số lượng khách hàng ngày càng đông bạn sẽ không thể nào quản lý nổi, dễ dẫn đến thất thoát và gây ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý của nhà hàng. Tốn khá nhiều công sức cho việc tính thu chi hàng tháng nhưng vẫn không đảm bảo được độ chính xác về số liệu.

Một ví dụ cho bạn dễ hình dung hơn: Nếu như bạn nhập số liệu thu chi vào file Excel để quản lý nhà hàng của mình thì người quản lý sẽ gặp khó khăn vì những thông tin sẽ được lưu một cách khá rời rạc. Phần lớn về việc thanh toán vẫn phải thực hiện một cách thủ công vì file Excel cũng không thể kết nối máy với hóa đơn hay là máy quét mã vạch.

Xác định sai nguồn thu

Trong quá trình tính toán những khoản thu chi cho nhà hàng, nhiều người chưa có kinh nghiệm trong việc tính toán và thống kê các số liệu cho nhà hàng sẽ chưa biết cách chính xác để có thể xác định nguồn hoặc có thể là xác định sai nguồn doanh thu. Chẳng hạn như họ có thể tính cả những khoản mà khách hàng đang nợ vào cả doanh thu của ngày đó.

Xem thêm: Bí quyết giúp tiết kiệm chi phí trong kinh doanh nhà hàng

Tính thiếu chi phí

Để có thể xác định doanh thu của nhà hàng một cách chính xác thì bạn cần phải thống kê được đầy đủ những khoản thu chi. Nhưng nếu có những trường hợp phát sinh nào đó làm việc quản lý thu bị sai lệch, như những khoản tiền internet, tiền điện nước hàng tháng, chi phí nhập kho, chi phí khấu hao của các thiết bị, … Những khoản chi phí nho nhỏ như vậy rất dễ bị quên nếu không được  ghi chú cẩn thận. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của việc tính toán chi phí không chính xác.

Cần nắm bắt những gì để tính chi phí chính xác

Nắm rõ bản chất của việc quản lý doanh

Quản lý thu chi là việc kiểm soát được các hoạt động về thu lẫn chi tiền mặt tại cửa hàng. Đó là việc liên quan đến tiền bạc của nhân viên thu ngân tại nhà hàng. Đầu mỗi ngày bạn sẽ bàn giao lại cho thu ngân một khoản tiền mặt. Trong ngày đó, nếu nhân viên có bất kỳ hoạt động thu chi tại của hàng thì đến cuối ngày, nhân viên phải tính toán sao cho đúng với số tiền mặt còn lại trong két để bàn giao tiền lại cho bạn.

Doanh thu cũng chính là một phần quan trọng cần phải tính toán trong thu chi. Nó cũng là một khoản tiền thu được từ những hoạt động kinh doanh tại nhà hàng. Nếu như khách sử dụng hình thức chuyển khoản hoặc ghi nợ thì đó không được tính là khoản thu tiền mặt.

Thu trừ chi là một khoản chênh lệch mà bạn cần tính vào đầu ngày và cuối ngày. Đây không phải lợi nhuận. Muốn tính toán được lợi nhuận chính xác thì bạn cần phải tính và cân nhắc tới những khoản chi phí khác như: lương nhân viên, chi phí thuê mặt bằng.

Lý do cần quản lý chi phí

Quản lý chi phí trong kinh doanh là việc vô cùng quan trọng. Từ việc quản lý chi phí bạn có thể đưa ra được cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh của nhà hàng. Đồng thời từ đó bạn có thể cân đối những khoản thu chi, loại bỏ những khoản chưa hợp lý. Ngoài ra thì nó cũng giúp bạn quản lý nhân viên hiệu quả hơn.

Thông thường thì các cửa hàng sẽ quản lý chi phí bằng cách sử dụng ghi sổ sách hoặc sử dụng file excel. Cuối ngày thì chỉ cần nhìn vào các số liệu là bạn có thể biết được chi phí của nhà hàng trong ngày mà không cần phải trao đổi lại với nhân viên. Nhưng nếu tính thủ công như vậy với số liệu quá nhiều thì cũng không thể tránh khỏi việc sai sót.     

Xem thêm: 9 cách marketing nhà hàng đảm bảo luôn đông khách     

Các cách quản lý chi phí nhà hàng

Có rất nhiều cách để có thể quản lý chi phí nhà hàng, điển hình nhất chình là dùng file Excel hoặc phần mềm quản lý bán hàng. Những công cụ này không chỉ giúp chúng ta tối ưu được hiệu quả giám sát, kiểm kê, theo dõi thu chi mà còn giúp chủ doanh nghiệp tối ưu được thời gian và chi phí quản lý.

Sử dụng file Excel 

Sử dụng phần mềm Excel để quản lý chi phí của nhà hàng là phương pháp khá quen thuộc và được khá nhiều các nhà hàng áp dụng hiện nay. Với sự mở rộng của các thông tin và dữ liệu thì các nhà hàng đều mong muốn tối ưu hóa việc quản lý và lưu trữ dữ liệu, hiệu suất của làm việc cũng như doanh thu của nhà hàng cũng như những khoản chi phí nhằm mục đích tăng hiệu suất làm việc.

Tuy nhiên việc sử dụng file Excel để quản lý cũng có những mặt hạn chế nhất định như sau:

• Tốn nhiều thời gian để nhập dữ liệu.
• Quá nhiều những thông tin về sản phẩm hay hóa đơn thanh toán khiến cho bạn bị rối vì quá nhiều thông tin.
• Mất thời gian để tìm kiếm thông tin cần thiết.
• Tổng hợp và so sánh doanh số tuần cũng như hàng tháng khá khó khăn
• Khó kiểm soát chính xác kho nguyên vật liệu, dễ dẫn đến thất thoát.

Quản lý doanh thu bằng phần mềm GoF&B

Chính vì hiểu được sự phát triển không ngừng của thị trường kinh doanh F&B nên phần mềm quản lý bán hàng GoSELL đã cho ra mắt sản phẩm GoF&B, chuyên dùng để hỗ trợ các nhà kinh doanh về ngành hàng F&B. Giúp cho quy trình quản lý của bạn trở nên trơn tru và dễ dàng hơn.

Biểu đồ báo cáo trực quan, dễ nhìn

Với biểu đồ báo cáo chi phí được hiển thị dưới dạng biểu đồ cột, biểu đồ hình tròn trực quan dễ nhìn, dễ dàng so sánh được các báo cáo bán hàng theo ngày, theo tuần, theo tháng một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Hệ thống còn có tính năng tự động tính doanh số, tồn kho… Ngay lập tức khi nhân viên đang bán hàng. Chính vì vậy, bạn có thể dễ dàng cập nhật được tình hình kinh doanh của nhà hàng bất cứ lúc nào mà không cần tìm kiếm trong hàng đống thông tin, mang đến những giải pháp quản lý tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Quản lý tất tần tật chỉ trên một màn hình duy nhất

• Quản lý tồn kho nguyên vật liệu: Tất cả các mặt hàng, nguyên liệu đều được định lượng chi tiết để dễ dàng quản lý. Tồn kho sẽ tự động trừ khi đó đơn hàng được gửi đi và hoàn tất hoặc bất cứ nguyên vật liệu nào được lấy khỏi kho. Gửi thông báo cho bạn khi các mặt hàng trong kho còn số lượng ít.
• Quản lý nhân viên theo ca làm việc: Hồ sơ của từng nhân viên sẽ được nhập trên hệ thống, quản lý danh sách, số lượng nhân viên, ca đăng ký, quản lý việc đóng, mở ca của nhân viên…Người quản lý được phép phân quyền vai trò của từng người để dễ dàng quản lý năng suất làm việc cũng như các đơn hàng.
• Quản lý chi nhánh: Vận hành dễ dàng hơn, quản lý tồn kho, nguyên vật liệu, đồng bộ thông tin của tất cả các chi nhánh, quản lý tập trung tất cả các chi nhánh chỉ trên một màn hình duy nhất, chính xác và tiết kiệm thời gian.
• Quản lý sản phẩm: Cho phép tạo sản phẩm mới với các thông tin sản phẩm nhu tên sản phẩm, hình ảnh, giá và phân loại sản phẩm. Linh hoạt thực hiện các tác vụ trên sản phẩm đã nhập: cập nhật thêm, chỉnh hoặc xóa sản phẩm.
• Quản lý khách hàng: Lưu trữ chi tiết toàn bộ thông tin khách hàng theo họ tên, địa chỉ, email, số điện thoại, ngày tháng năm sinh và giới tính khách hàng. Thu thập thông tin khách hàng từ tất cả các kênh như sàn TMĐT, kênh mạng xã hội….Quản lý đồng bộ tại một nền tảng duy nhất

GoF&B giúp doanh nghiệp bán hàng đa kênh hiệu quả

• Quản lý bán hàng ngay tại cửa hàng hiệu quả, nhanh chóng và chuyên nghiệp với hệ thống POS.
• Xây dựng website bán hàng chuẩn thương mại điện tử.
• Tạo ứng dụng bán hàng trên điện thoại riêng cho doanh nghiệp của bạn được tích hợp sẵn trên nền tảng IOS và Android.
• Nhà bán hàng có thể liên kết, tạo cửa hàng trên các nền tảng giao đồ ăn như GrabFood, Baemin,…và quản lý đơn hàng của tất cả các nền tảng trên hệ thống GoF&B.
• Tiếp cận khách hàng và bán hàng trên các nền tảng mạng xã hội như: Facebook, Zalo OA,…

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng GoF&B cho nhà hàng lớn chuyên nghiệp cho đến các quán ăn nhỏ, qua đó giúp mọi hoạt động quản lý và kinh doanh của các doanh nghiệp được diễn ra một cách trơn tru hơn và theo đúng quy trình của doanh nghiệp. Tránh dẫn đến việc mất mát hay hao hụt nguyên vật liệu.

Cho dù bạn là nhà kinh doanh FnB với bất cứ mô hình kinh doanh nào thì tại thời đại thương mại điện tử 4.0 để có thể bắt kịp được các đối thủ của mình thì bộ công cụ quản lý bán hàng đa kênh của GoSELL vẫn rất cần thiết tối giản hóa quy trình quản lý của doanh nghiệp nhưng hiệu quả mang lại vẫn tối ưu nhất.