Kiến thức

Hướng dẫn 3 bước quản lý đơn đặt hàng hiệu quả

5 Tháng Sáu, 2022

Khi bán hàng và kinh doanh online bạn phải thường xuyên làm việc với nhiều đơn đặt hàng từ nhiều khách hàng khác nhau. Bạn phải có quy trình quản lý và xử lý đơn hàng chuyên nghiệp để nhanh chóng giao hàng cho khách đặt hàng với thời gian nhanh nhất có thể. Cùng GoSELL tìm hiểu quản lý đơn đặt hàng là gì và 3 bước để quản lý đơn đặt hàng hiệu quả.

Quản lý đơn đặt hàng là gì?

Mỗi khi bạn đặt hàng với một cửa hàng, sẽ có một quy trình mà cửa hàng xử lý, giải quyết đơn hàng cho đến khi bạn cuối cùng nhận được đơn mua hàng của mình. Quy trình các bước này được gọi là quản lý đơn hàng. Về cơ bản đó là việc theo dõi các đơn đặt hàng của khách hàng và xử lý các bước liên quan để hoàn thành đơn hàng.

Quá trình này thường bao gồm chấp nhận đơn đặt hàng, chọn hàng, đóng gói và vận chuyển các mặt hàng được mua trong đơn đặt hàng; và cuối cùng là theo dõi sản phẩm cho đến khi chúng được giao đến tay khách hàng.

Xem thêm: Kinh doanh online quản lý đơn hàng như thế nào hiệu quả nhất?

Các bước quản lý đơn đặt hàng hiệu quả

Quy trình quản lý đơn hàng bắt đầu ngay sau khi khách hàng đặt hàng và thanh toán. Các chi tiết của đơn đặt hàng được gửi đến kho của cửa hàng, nơi nhân viên kho quản lý việc lấy hàng, đóng gói và vận chuyển. Quá trình kết thúc bằng việc cửa hàng kiểm tra với khách hàng để tìm hiểu xem họ có hài lòng với việc mua hàng của mình hay không.

Như vậy, hầu hết các quy trình quản lý đơn đặt hàng có thể được chia thành 3 giai đoạn: Nhận đơn đặt hàng của khách hàng, hoàn thành đơn đặt hàng và sau đó xử lý các quy trình sau bán hàng. Hãy xem cách hoạt động chi tiết của từng giai đoạn.

Xem thêm: Cách quản lý đơn hàng trên Lazada và Shoppee đơn giản, dễ dàng

Nhận đơn đặt hàng

Giai đoạn đầu tiên của bất kỳ quy trình quản lý đơn hàng nào bắt đầu khi khách hàng đặt hàng với doanh nghiệp của bạn. Nhận đơn đặt hàng bao gồm chấp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng và thu tiền họ thanh toán. (Thu tiền trước nếu khách chuyển khoản hoặc thu sau khi giao hàng bằng COD).

Sau khi hoàn tất, thông tin chi tiết về việc mua hàng sẽ được chuyển đến kho hàng để nhân viên của bạn có thể bắt đầu chuẩn bị các sản phẩm sẵn sàng để vận chuyển.

Đọc thêm: Giải pháp quản lý bán hàng trên sàn TMĐT đơn giản với GoSELLER

Thực hiện đơn đặt hàng của khách hàng

Trong giai đoạn thứ hai, bạn sẽ hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng. Giai đoạn này có thể được chia thành 3 bước khác nhau:

Chọn hàng

Để hoàn thành đơn đặt hàng của khách, đầu tiên bạn phải chọn các mặt hàng mà khách mua từ kho hàng. Nhà kho thường được xếp bằng các giá, kệ chứa nhiều loại sản phẩm khác nhau, do đó nhân viên kho cần có khả năng chọn đúng mặt hàng mà khách đặt hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Sau khi các mặt hàng đã được chọn, chúng sẽ được gửi đến một khu vực đóng gói để đóng gói.

Đóng gói

Khu vực đóng gói có nhiều trách nhiệm hơn là chỉ đóng gói các mặt hàng và gửi chúng đi để vận chuyển. Họ cũng chịu trách nhiệm sử dụng các vật liệu đóng gói phù hợp cho từng sản phẩm sao cho nó đến tay khách hàng một cách nguyên vẹn và trong tình trạng tốt, đồng thời sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả.

Ví dụ, các mặt hàng cực kỳ dễ vỡ như đồ thủy tinh cần được đóng gói bằng bọc bong bóng hoặc gối hơi, và trong hộp có kích thước phù hợp để tránh lãng phí vật liệu đóng gói.

Vận chuyển

Sau khi bạn đã chọn sản phẩm và đóng gói đúng thứ tự, bước tiếp theo là chuyển hàng. Các nhân viên kho hàng làm việc tại trạm vận chuyển thường đảm nhận 3 nhiệm vụ:

• Đính kèm nhãn vận chuyển, tem vận chuyển và hóa đơn áp dụng vào đơn đặt hàng
• Đánh dấu đơn đặt hàng là đã được giao trong tất cả các kênh bán hàng của bạn
• Gửi email xác nhận, thông báo đã giao hàng và theo dõi đơn hàng của khách

Việc chọn, đóng gói và vận chuyển chỉ có thể diễn ra theo đơn đặt hàng đó nếu doanh nghiệp của bạn có các sản phẩm cần thiết trong kho. Vậy bạn sẽ làm gì khi một khách hàng đặt hàng một sản phẩm nào đó nhưng bạn lại hết hàng?

Trong những trường hợp như thế này, doanh nghiệp có hai lựa chọn: hoặc là sẽ hủy đơn hàng hoặc trì hoãn việc cung cấp giao hàng đến một ngày nào đó khi hàng được nhập về kho.

Xử lý các hoạt động sau bán hàng

Giai đoạn sau cùng của quản lý đơn hàng là xử lý các hoạt động sau khi bán hàng. Đây là lúc các doanh nghiệp liên hệ với khách hàng để nhận phản hồi và đảm bảo rằng họ hài lòng với việc mua hàng của mình, đồng thời quản lý bất kỳ trường hợp trả hàng và hoàn tiền nào nếu họ không hài lòng.

Cả ba giai đoạn trên kết hợp cùng nhau tạo nên một quy trình quản lý đơn hàng điển hình. Một số doanh nghiệp muốn tùy chỉnh chiến lược quản lý đơn hàng của họ để phù hợp hơn với nhu cầu của doanh nghiệp.

Quản lý đơn hàng theo quy trình trên cũng có thể áp dụng cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, mặc dù quy trình có thể hơi khác một chút. Ví dụ: hãy xem xét một nhà cung cấp mạng di động. Thay vì phải chọn, đóng gói và vận chuyển sản phẩm, một công ty mạng di động phải nhận yêu cầu của từng khách hàng để kích hoạt mạng, sau đó thiết lập nó trên điện thoại di động của khách hàng.

Các lưu ý để kiểm soát đơn hàng hiệu quả

Để quản lý đơn hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý vài vấn đề sau:

• Nên sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng, quản lý bán hàng hiện đại. Trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý đơn hàng với nhiều tính năng chuyên nghiệp ví dụ như GoSELL.
• Phần mềm quản lý đơn hàng phải theo dõi được biến động tồn kho theo thời gian thực để kịp thời nhập hàng. Tránh tình trạng hết hàng, khách hàng phải chờ đợi.
• Quản lý hàng tồn kho tốt, ví dụ như hàng được sản xuất trước phải được giao đi trước, hàng cận date được lưu trữ ở khu vực riêng để dễ theo dõi.
• Tìm đơn vị vận chuyển uy tín, đảm bảo thời gian giao hàng nhanh chóng, không hư hỏng.
• Đa dạng hình thức thanh toán cho khách hàng có nhiều lựa chọn.
• Có các hoạt động chăm sóc khách hàng sau khi giao hàng như các chương trình khách hàng thân thiết, tích lũy điểm.

Quản lý đơn hàng hiệu quả, chuyên nghiệp với GoSELL

Khi sử dụng nền tảng quản lý bán hàng GoSELL có thể giúp bạn quản lý đơn hàng dễ dàng, chuyên nghiệp trên website thương mại điện tử, app ứng dụng bán hàng hay phần mềm quản lý bán hàng POS tại cửa hàng của bạn.

Ưu điểm của tính năng quản lý đơn hàng trên GoSELL

• Có thể thêm thuế VAT, thuế nhập hàng vào đơn hàng.
• Cho phép tạo và theo dõi được điểm tích lũy trên từng đơn hàng, giá trị thanh toán của từng đơn hàng công nợ.
• Theo dõi được các đơn hàng từ đa kênh bán hàng: Website, app ứng dụng, cửa hàng, sàn thương mại điện tử và các chi nhánh.
• Xuất dữ liệu ra file Excel để nắm đơn hàng đến từ kênh bán hàng nào, phương thức thanh toán, trạng thái đơn hàng hay ngày tạo đơn hàng để nắm tổng quát tình hình kinh doanh.
• Có thống kê, phân tích, báo cáo chi tiết về tình hình đơn hàng, doanh thu, các sản phẩm bán chạy, nhân viên bán nhiều theo thời gian.
• Đơn hàng được giao bởi các đơn vị vận chuyển lớn như AhaMove, VNPost, Giaohangtietkiem, GHN và theo dõi được trạng thái giao hàng.

Ngoài tính năng quản lý đơn hàng, GoSELL còn có hơn 30 tính năng hữu ích khác giúp bạn quản lý bán hàng, thực hiện các hoạt động tiếp thị và chăm sóc khách hàng. Có thể nói GoSELL là giải pháp toàn diện nhất hiện nay cho mô hình OAO (Online and Offline).