Kiến thức

8 Bước quản lý đơn hàng hiệu quả và lợi ích mang lại

4 Tháng Mười Hai, 2023

Khi doanh số và các kênh bán hàng của bạn tăng lên cũng đồng nghĩa những trở ngại tiềm tàng có thể phát sinh. Trong trường hợp đó, hệ thống quản lý đơn hàng hỗ trợ bạn gỡ bỏ những tắc nghẽn và rắc rối không cần thiết. Cùng điểm qua 8 bước quản lý đơn hàng hiệu quả và lợi ích mang lại ngay!

Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng đề cập đến quá trình nhận, theo dõi và hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng. Quá trình quản lý đơn bắt đầu khi đơn hàng được thiết lập và kết thúc khi khách hàng nhận được gói hàng của họ.

Khi mở rộng quy mô doanh nghiệp của bạn, điều quan trọng là phải tự động hóa và hợp lý hóa quy trình này. Nếu không, cuối cùng bạn sẽ bị choáng ngợp bởi số lượng đơn đặt hàng ngày một gia tăng.

Tham khảo quản lý đơn hàng đa chi nhánh tại đây: Tận dụng công cụ quản lý đơn hàng khi có nhiều chi nhánh tốt hơn

Tại sao doanh nghiệp cần quản lý đơn hàng hiệu quả?

Trong quá trình phát triển doanh nghiệp, bạn có thể bị tụt lại phía sau khi cố gắng tự mình hoàn thành từng đơn hàng. Với quy trình quản lý chuyên nghiệp, bạn sẽ tránh khỏi những vấn đề sau:

Tránh tồn kho quá mức hay thiếu hàng

Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho cao có thể là một điều tốt miễn là bạn không tồn kho quá mức hoặc thiếu hàng.

Tồn kho quá mức có thể khiến bạn mất khả năng xoay vòng vốn cũng như phải đối mặt với việc tăng chi phí cho các hoạt động lưu trữ hàng tồn và nhiều rủi ro khác như sản phẩm lỗi thời, hư hỏng hay hết hạn sử dụng.

Với tình trạng thiếu hàng, bạn có nguy cơ khiến khách hàng phải chờ đợi, chia nhỏ lô hàng hoặc mất hoàn toàn doanh số bán hàng dễ dàng từ những khách hàng đã sẵn sàng mua ngay bây giờ nhưng thay vào đó có thể sẽ đưa số tiền đó cho đối thủ cạnh tranh của bạn.

Bạn nên sử dụng một số phần mềm quản lý đơn hàng hiệu quả để thấy rõ xu hướng tồn kho theo thời gian và biết nên chuẩn bị cho việc giảm hay tăng số lượng hàng hóa.

Giảm sai sót trong quá trình hoàn thành đơn hàng

Bạn có thể dễ dàng tránh được những sai sót trong quá trình thực hiện khi chỉ được giao một vài đơn hàng mỗi ngày, chỉ cần chọn đúng sản phẩm, đóng gói tốt, in nhãn vận chuyển và gửi đi. 

Nhưng hãy tưởng tượng đến một doanh nghiệp bán hàng đa kênh với hàng trăm ngàn sản phẩm thì sẽ ra sao? Các đơn đặt hàng đến 24/7 từ khắp nơi trên thế giới thông qua nhiều kênh. Trong khi đó, khách hàng đang tấn công bạn bằng những tin nhắn hỏi thăm về tình trạng đơn hàng của họ, phàn nàn về thời gian giao hàng và yêu cầu hoàn lại tiền.

Những doanh nghiệp mới thường mắc sai lầm khi xử lý khối lượng đơn đặt hàng cao và mức độ phức tạp này. Sản phẩm sai, địa chỉ sai, giao hàng bị chậm trễ… những điều này có thể gây tổn hại đến danh tiếng của một doanh nghiệp thương mại điện tử đang phát triển.

Đó là lý do tại sao bạn phải có hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả và hợp lý. Tự động hóa và đồng bộ hơn quản lý có nghĩa là ít lỗi của con người hơn. Đôi khi, mọi thứ vẫn có thể sai, điều đó là không thể tránh khỏi nhưng bạn sẽ có thể mở rộng quy mô kinh doanh của mình mà không bị quá tải.

Xem thêm: Quản lý đơn hàng như thế nào mới thực sự hiệu quả?

Thông tin và dữ liệu đáng tin cậy giúp đưa ra quyết định chính xác

Thật khó để kiểm tra đơn hàng nếu dữ liệu về chúng nằm rải rác trên nhiều nền tảng khác nhau, đặc biệt đối với những doanh nghiệp bán hàng đa kênh.

Hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả cho phép bạn xem tất cả dữ liệu đơn đặt hàng ở một nơi, giúp dễ dàng phân tích thông tin có sẵn và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Quản lý đơn hàng hiệu quả cũng giúp xác định các vấn đề trong thời gian thực dễ dàng hơn vì bạn có thể xem toàn bộ quy trình từ nhiều góc độ khác nhau.

Khả năng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu có thể giúp bạn tiết kiệm tiền về lâu dài. Khi khối lượng đặt hàng cao, việc khắc phục một yếu tố kém hiệu quả nhỏ nhất cũng có thể thúc đẩy quá trình tối ưu hóa chuỗi cung ứng và có tác động đáng kể đến lợi nhuận của bạn.

Nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian 

Đối với các nhà quản lý, việc mỗi giờ dành ra để khắc phục sự cố đơn hàng là một giờ có thể được dành để phát triển doanh nghiệp thông qua các hoạt động chiến lược như phát triển sản phẩm hoặc xây dựng thương hiệu.

Hãy thử nghĩ xem, bạn phải làm tất cả các công việc như quản lý hàng tồn kho, đóng gói sản phẩm, vận chuyển đơn đặt hàng và xử lý tiền hoàn lại một cách thủ công thì phải tốn mất bao nhiêu thời gian?

Quản lý đơn hàng hiệu quả giúp cho việc xử lý đơn trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, đặc biệt khi áp dụng các phần mềm quản lý, tiết kiệm tối đa và công sức của nhân viên quản lý đơn hàng, đồng thời nâng cao hiệu quả làm việc.

Quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả 

Quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả được bắt đầu từ khi khách hàng mua một sản phẩm và tiến hành thanh toán, bao gồm 8 giai đoạn như sau: 

Phát sinh đơn hàng 

Các đơn đặt hàng được đặt bởi khách hàng từ nhiều nơi vào những thời điểm khác nhau và trên mọi kênh bán hàng.

Để xử lý quy trình này một cách thuận lợi, bạn cần có công cụ quản lý đa kênh để có thể tự động đẩy thông tin liên quan (chi tiết đơn hàng, chi tiết giao hàng, địa chỉ giao hàng…) từ cửa hàng trực tuyến sang hệ thống quản lý đơn đặt hàng của bạn.

Tiếp nhận và xử lý đơn hàng

Sau khi đơn hàng được đặt, thông tin được chuyển đến trung tâm thực hiện, nơi bắt đầu xử lý đơn đặt hàng.

Khi có một đơn hàng mới được đặt, phần mềm quản lý đơn hàng hiệu quả sẽ xác định nơi lấy hàng dựa trên các yếu tố như hàng tồn kho có sẵn, địa chỉ giao hàng của khách hàng… Điều này giúp tối ưu hóa thời gian vận chuyển và chi phí giao hàng ở mức thấp.

Lấy hàng

Lấy hàng là hành vi dựa trên danh sách đơn hàng để lấy các sản phẩm từ kho có sẵn và chuyển đến trạm đóng gói.

Đây là nơi mà việc quản lý kho đóng một vai trò quan trọng: Cách sắp xếp hàng tồn kho ảnh hưởng đến thời gian thực hiện mỗi đơn hàng.

Tham khảo nghiệp vụ quản lý kho tại đây: Xây dựng quy trình nghiệp vụ quản lý kho đơn giản và hiệu quả nhất

Đóng gói hàng hóa

Sau khi đơn đặt hàng được chuyển đến khu vực đóng gói, đơn hàng đó sẽ được đóng gói theo cách giảm thiểu khối lượng và kích thước trong khi vẫn cung cấp khả năng bảo vệ đầy đủ.

Một số doanh nghiệp cho phép khách hàng cung cấp bao bì tùy chỉnh của riêng họ để mang đến cho khách hàng trải nghiệm mở hộp độc đáo.

Vận chuyển

Sau khi mặt hàng được đóng gói, nó sẽ được chuyển đến tay khách hàng. Bạn có thể hợp tác với các nhà vận chuyển cụ thể để ưu tiên đơn hàng của mình và đảm bảo nhận được giá vận chuyển tốt nhất. 

Mỗi đơn đặt hàng sẽ số một mã số theo dõi riêng, sau đó được chia sẻ (theo cách thủ công hoặc tự động, tùy thuộc vào phần mềm bán hàng) với khách hàng, cho phép họ xem trạng thái đơn hàng của mình trong từng bước.

Giao hàng thành công

Đây là giai đoạn sản phẩm đã chuyển đến khách hàng thành công. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo giao đúng đơn hàng cho khách trong thời gian quy định.

Nếu nhân viên quản lý đơn hàng thực hiện tốt những bước trên thì giai đoạn này sẽ trở nên thuận lợi và giảm thiểu sai sót đáng kể.

Chăm sóc khách hàng sau mua 

Theo dõi khách hàng sau khi giao hàng không chỉ dành cho bộ phận chăm sóc khách hàng mà còn cả bộ phận bán hàng.

Giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng trung thành có thể giúp bạn tìm ra lý do tại sao mọi người tiếp tục quay lại cửa hàng trực tuyến của bạn và tăng giá trị lâu dài của mỗi khách hàng.

Thay đổi hoặc trả hàng

Trả hàng là một phần tất yếu của kinh doanh online, điều quan trọng là chúng ta phải xử lý chúng một cách khéo léo và thỏa mãn khách hàng. Những khách hàng không hài lòng với quy trình trả hàng có khả năng không bao giờ mua sắm tại cửa hàng đó lần nữa cao gấp 3 lần.

Mặt khác, hiểu được vấn đề gốc rễ của sự không hài lòng từ khách hàng và giải quyết nó có thể giúp bạn ngăn chặn việc trả hàng trong tương lai và giảm chi phí hậu cần.

Ứng dụng tính năng quản lý đơn hàng của GoSELL trong bán hàng đa kênh

GoSELL cho ra đời tính năng Quản lý đơn hàng vì hiểu được tầm quan trọng của nó đối với các doanh nghiệp, đồng thời giúp cho bạn thực hiện công việc xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác, hỗ trợ các hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng hiệu quả.

Tất cả quy trình bán hàng đa kênh sẽ được gói gọn trong tính năng này của GoSELL với những đặc điểm nổi bật sau:

• Thao tác đơn giản: Tạo đơn hàng nhanh chóng bằng cách quét mã vạch hay nhập tên sản phẩm. 
• Xuất dữ liệu đơn hàng: Xuất dữ liệu ra file Excel để dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh tại các cửa hàng.
• Đồng bộ hóa các đơn hàng: Mọi thông tin đơn hàng của tất cả các kênh sẽ đồng bộ về cùng một trang quản trị duy nhất giúp tiết kiệm thời gian quản lý và rà soát.
• Quy trình xác nhận, vận chuyển: Hoàn thành đơn nhanh chóng chỉ bằng vài thao tác click chuột, được tự động cập nhật trạng thái một cách chính xác.
• Theo dõi quá trình vận chuyển: Quản lý đơn hàng hiệu quả giúp hạn chế những sai sót và bỏ lỡ đơn hàng.
• Lưu trữ thông tin khách hàng: Cho phép lưu trữ thông tin khách hàng vào hệ thống CRM nhằm đơn giản hóa hoạt động tìm kiếm và phân loại khách hàng.

Ngoài ra, bạn có thể kết hợp một số tính năng giúp cho quản lý đơn hàng hiệu quả như: Quản lý kho hàng, quản lý sản phẩm, quản lý nhà cung cấp, vận chuyển…