Quản lý đơn hàng trên Facebook như thế nào hiệu quả nhất?

23 May, 2022

Trang chủ » Quản lý bán hàng » Quản lý đơn hàng trên Facebook như thế nào hiệu quả nhất?

Kiểm soát và theo dõi đơn hàng trên Facebook hiệu quả được xem là bí quyết thành công trong kinh doanh online. GoSELL sẽ mách bạn một vài kinh nghiệm quản lý đơn hàng trên Facebook đúng cách.

Quản lý đơn hàng trên Facebook như thế nào hiệu quả nhất?

Quản lý đơn hàng trên Facebook không thể bỏ qua hành động chốt đơn hàng?

Hành động chốt đơn hàng được xem là yếu tố không thể thiếu khi kinh doanh trên Facebook. Công việc chốt đơn hàng trên Facebook yêu cầu khả năng đàm phán khéo léo và kinh nghiệm dày dặn. Chính vì lẽ đó cần nắm rõ các bước chốt đơn hàng như sau.

Quá trình chốt đơn hàng cần phải khéo léo và chuyên nghiệp

Nhanh chóng trả lời bình luận và tin nhắn của khách hàng

Bước đầu hãy truy cập vào trang Facebook doanh nghiệp đang kinh doanh online. và kiểm tra toàn bộ những bình luận, tin nhắn đã được gửi đến trong hộp thư. Tiếp đến cần phản hồi nhanh chóng những thông tin đặt hàng, câu hỏi, thắc mắc và yêu cầu tư vấn của khách hàng một cách cụ thể và rõ ràng.

Đảm bảo rằng bạn phải thường xuyên truy cập và kiểm tra tin nhắn của khách hàng. Vì khách hàng sẽ thấy rất khó chịu khi phải chờ phản hồi quá lâu thì sẽ tìm đến sản phẩm của đối thủ và sẽ để lại ấn tượng xấu này trí óc họ. Nếu cứ để tiếp diễn như vậy về lâu dài thì shop kinh doanh đó sẽ mất dần uy tín với khách hàng và thua lỗ.

=> Hoặc người bán có thể lựa chọn phần mềm bán hàng để chốt đơn hàng nhanh chóng và hiệu quả từ GoSELL để không bỏ lỡ bất cứ một tin nhắn nào của khách hàng trên Facebook.

Cần ghi nhận thông tin đơn đặt hàng chi tiết và chính xác

Sau khi nhận được thông tin cụ thể hãy xác nhận lại một lần nữa với khách hàng về toàn bộ thông tin đặt hàng nhằm để hạn chế tối đa những sai sót trong quá trình giao nhận hàng và quản lý đơn hàng Facebook tốt hơn. Nếu có sai sót trong quá trình ghi nhận thông tin sẽ gây ra trường hợp giao sai hàng, sai địa chỉ,… làm phật lòng khách hàng, mất niềm tin và nghiêm trọng hơn họ sẽ đăng bài phốt shop khiến cho người bán mất đi lượng lớn khách hàng tiềm năng trong tương lai.

Sau đó tổng hợp tất cả đơn đặt hàng của khách hàng trong một ngày/buổi/tiếng (tùy vào số lượng đơn hàng cùng như cách thức kinh doanh của doanh nghiệp đó) gửi tất cả những đơn hàng đã tổng hợp cho bộ phận liên quan xử lý.

=> Cần kiểm tra kỹ càng để đảm bảo gửi đầy đủ không thiếu sót đơn hàng nào.

Những lưu ý khi chốt đơn hàng

Để quá trình chốt đơn được suôn sẻ cần phải lọc ra những đơn hàng “ảo”, đơn hàng bị trùng lặp. Khi chốt đơn hàng phải thật sự cẩn thận, khéo léo và thể hiện sự nhiệt tình bằng cách trả lời tất cả các thắc mắc từ khách hàng, xác nhận cụ thể thông tin đơn hàng với khách, hạn chế trường hợp nhầm lẫn về địa chỉ hay yêu cầu của khách.

Cần xác nhận và cập nhật đầy đủ thông tin đơn hàng với khách hàng cụ thể như:

  • Ngày lập đơn hàng
  • Họ và tên, địa chỉ khách hàng.
  • Thông tin chi tiết về các sản phẩm mà khách hàng đã đặt: mẫu mã, kích thước, màu sắc,…
  • Ghi chú bổ sung: ngày giao hàng, giờ giao hàng cụ thể,…

Phải thường xuyên “nhắc lịch” cho khách hàng về đơn đặt hàng để đảm bảo khách không “lỡ quên” đơn hàng mình đã đặt.

Các bước chốt  đơn đặt hàng đúng chuẩn

Bước 1: Ghi nhận và xác nhận chính xác các mặt hàng khách đã đặt với thông tin về size, mẫu mã, màu sắc,…

Bước 2: Thu thập thông tin khách hàng cụ thể như: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại.

Bước 3: Thông báo phí ship và ngày dự định giao hàng cho khách hàng.

Cách quản lý đơn hàng trên Facebook hiệu quả

Kiểm kê hàng tồn kho

Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng qua inbox hay comment trên trang Facebook doanh nghiệp, nhân viên phải kiểm tra số lượng sản phẩm khách hàng muốn đặt còn đủ ở trong kho hay không để có cách quản lý đơn hàng Facebook phù hợp.

  • Cách 1: Có thể kiểm tra bằng cách thủ công quan sát thông qua các kệ trong kho sản phẩm. 
  • Cách 2: Để nhanh chóng và hiệu quả hơn thì hãy tạo ra một bảng tính chứa những thông số tồn kho cụ thể cần phải cập nhật thường xuyên.

Phải thường xuyên kiểm kê kho hàng để biết được chính xác số lượng hàng hóa có trong kho

Lập danh sách hàng hóa

Sau khi đã xác nhận số lượng hàng trong kho còn đủ để cung ứng cho đơn hàng của khách hàng trên Facebook bạn có thể chọn các bước cần phải làm tiếp theo như sau:

  • Cách 1: Xử lý và giải quyết theo từng đơn hàng riêng lẻ bằng cách lặp đi lặp lại hành động đi và đến kệ kho nhiều lần để lấy sản phẩm đem đi đóng gói. 
  • Cách 2: Xây dựng danh sách để lựa chọn tất cả các hàng hóa cùng điểm và sau đó sẽ sắp xếp sản phẩm lại sau. Danh sách này cần thể hiện được số thứ tự theo số lượng các sản phẩm, loại hàng cần được chọn.

Phân loại đóng gói sản phẩm

Phân loại các cách đóng gói đơn hàng Facebook có thể phân loại theo các cách như sau:

  • Đóng gói hàng hóa theo tính năng của sản phẩm: sản phẩm thời trang, sản phẩm tiêu dùng, mỹ phẩm, đồ điện tử,…
  • Đóng gói hàng hóa theo đơn vị vận chuyển: giao hàng nhanh, giao hàng tiết kiệm, j&t, ahamove,…
  • Đóng gói hàng hóa theo kích thước sản phẩm: lớn, nhỏ, trung bình,…
  • Đóng gói hàng hóa đặc tính sản phẩm: hàng dễ vỡ,…

Sắp xếp các đơn hàng Facebook thường sẽ được dựa trên phiếu thông tin đơn hàng – mỗi phiếu sẽ thể hiện tất cả các yêu cầu chi tiết của đơn hàng đó và bạn cứ theo đó mà đóng gói sao cho phù hợp. Đây được xem là cách quản lý đơn hàng trên Facebook hiệu quả.

Cần kiểm tra lại thông tin đơn hàng Facebook phải trùng khớp với tất cả các thông tin trên phiếu và sắp xếp vào bao bì, thùng carton để đóng gói hàng hóa đúng chuẩn. 

Vận chuyển đơn hàng Facebook

Bước quan trọng quy trình quản lý đơn hàng trên Facebook chính là vận chuyển đơn đặt hàng tay người tiêu dùng. Quá trình vận chuyển sẽ không thể thiếu các việc như sau:

  • In ấn tem/ nhãn của đơn vị vận chuyển và hóa đơn bán hàng
  • Đánh dấu đơn hàng đã được giao để dễ dàng quản lý đơn trên Facebook.
  • Gửi email cho khách hàng để xác nhận đã giao hàng và hỗ trợ khách hàng dễ dàng theo dõi tình trạng đơn hàng của mình.

Theo dõi và xử lý tình huống (nếu có)

Theo dõi đơn hàng Facebook

Khi đơn vị vận chuyển tiếp nhận đơn hàng Facebook của bạn đem và tiến hành giao hàng khi đó nhà vận chuyển sẽ cung cấp thông tin để người bán có thể theo dõi quá trình giao hàng để theo dõi đơn hàng xem đơn hàng có đến tay khách đúng thời điểm hay không, đơn hàng có bị thất lạc hay không?

Xử lý tình huống sau bán hàng

Với mong muốn đem đến cho khách hàng trải nghiệm mua hàng hiệu quả, tăng độ tin cậy của thương hiệu với khách hàng thì bạn cần phải giải quyết hợp tình hợp lý những tình huống phát sinh sau khi đơn hàng đã được giao đến tay khách.

Luôn luôn lắng nghe và thấu hiểu những vấn đề mà khách hàng đang mắc phải như giao sai hàng, giao hàng lâu, hàng kém không giống mẫu, sót hàng,… Sau đó hãy ghi nhận và đưa ra hướng giải quyết ổn thỏa để xoa dịu phẫn nộ của khách hàng bằng các cách có thể sử dụng như: hoàn tiền gấp đôi, đổi trả hàng không mất phí, tặng quà, giảm giá hàng,…

Những việc cần làm sau khi đã hoàn tất đơn hàng Facebook

Là một phần quan trọng trong công tác quản lý đơn hàng trên Facebook hiệu quả cần lưu ý những công việc sau khi đã hoàn tất đơn bán hàng trên Facebook như sau:

Đánh dấu đơn hàng Facebook đã hoàn tất

Khi một đơn đặt hàng đã được giao tới tay khách hàng và không có gặp vấn đề hay vấn đề sau bán hàng đã được giải quyết thì bạn có thể thay đổi trạng thái đơn hàng qua đã “hoàn tất”. Việc này giúp phân loại đơn hàng dễ dàng hơn khi cần thiết và có kế hoạch remarketing hợp lý.

Đánh dấu đơn hàng Facebook đã hoàn tất để thuận tiện cho việc phân loại hàng hóa.

Kiểm tra lại hàng tồn kho

Quản lý đơn hàng Facebook cần cập nhật lại số lượng hàng hóa tồn kho một lần nữa để chắc chắn rằng thông tin trên trang Facebook của bạn sẽ hiển thị chính xác số lượng hàng tồn kho thực tế. Nếu sản phẩm đó đã hết hãy ghi lại trên Facebook và trả lời với khách hàng đang quan tâm sản phẩm biết được để khách hàng không phải chờ đợi và thất vọng

Lưu trữ thông tin chi tiết của đơn hàng và khách hàng

Khi đơn hàng đã hoàn tất thì đừng quên phải lưu giữ thông tin về đơn hàng đó như: thông tin sản phẩm, dữ liệu khách hàng, tiến trình giao nhận hàng để giải quyết vấn đề khiếu nại phát sinh trong tương lai thì công tác lưu trữ thông tin đơn hàng sẽ thực sự có ích cho bạn sau này để có thể đối chiếu một cách rõ ràng và chính xác. 

Bên cạnh đó, khi lưu trữ thông tin khách hàng để có cách tiếp cận và quảng cáo sản phẩm phù hợp với khách hàng. Có thể phân tích để nhận biết được khách hàng trung thành, để từ đó có kế hoạch chăm sóc khách hàng để duy trì sự trung thành của khách hàng với thương hiệu của sản phẩm.

Quản lý đơn hàng trên Facebook hiệu quả với GoSOCIAL

Sở hữu nhiều tính năng vượt trội thì GoSOCIAL sẽ giúp cho bạn quản lý đơn hàng trên Facebook một cách tối ưu và hiệu quả nhất.

  • Nền tảng cho phép người dùng có thể kết nối tới 5 fanpage Facebook và 1 Zalo Official Account để kinh doanh được hiệu quả hơn. 
  • Người dùng bạn có thể quản lý được tất cả tin nhắn trên các trang bán hàng Facebook của mình trên một nền tảng duy nhất.
  • Hỗ trợ phân quyền cho nhân viên quan tâm số lượng khách nhất định để không bỏ lỡ bất kỳ tin nhắn nào trên các trang Facebook bán hàng. 
  • Tạo lập đơn hàng ngay trên khung chat giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong quá trình “chốt đơn”.
  • Lưu trữ lại tất cả thông tin dữ liệu của khách hàng một cách cụ thể và chi tiết.
  • Theo dõi quá trình xử lý đơn hàng và tình trạng vận hàng ở trên cùng 1 màn hình.
  • Theo dõi tồn kho sản phẩm chính xác và đơn giản.

Quản lý đơn hàng hiệu quả hơn với GoSOCIAL

=> Với nền tảng GoSOCIAL của GoSELL hy vọng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tối đa được doanh thu từ các kênh bán hàng Facebook.

Trên đây là những bước cơ bản trong quá trình quản lý đơn hàng trên Facebook cực kì đơn giản nhưng sẽ phần nào giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn khi kinh doanh trên Facebook.