Bài học

Quản lý đơn hàng trong kinh doanh và những điều bạn cần biết

4 Tháng Tám, 2022

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần tập trung vào việc tối ưu quy trình quản lý đơn hàng của mình. Bởi nếu việc quản lý đơn hàng phức tạp và kém hiệu quả, doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận khi kinh doanh. Do đó, hãy xem qua những thông tin hữu ích sau đây về việc tạo một quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả nhé!

Thế nào là quy trình quản lý đơn hàng

Quản lý đơn hàng là một quy trình tất yếu của mọi doanh nghiệp khi hoạt động kinh doanh bán hàng. Hiểu đơn giản, đó là quy trình bắt đầu từ việc tạo đơn hàng cho khách, theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa và cuối cùng là xác nhận hoàn thành đơn hàng. Tuy nhiên, đôi khi quy trình này có thế kéo dài hơn tùy theo các vấn đề có thể xảy ra như giai đoạn trả hàng, hoàn tiền nếu hàng hóa gặp phải những vấn đề không mong muốn. 

Quản lý đơn không chỉ là việc theo dõi một giai đoạn cụ thể nào đó mà nó bắt đầu từ khi tạo đơn cho đến khi đơn hàng được giao đến người mua và không gặp vấn đề gì khác. Việc quản lý hiệu quả có nghĩa là người kinh doanh phải cân đối giữa nhiều yếu tố để đảm bảo quá trình kinh doanh không bị ảnh hưởng trực tiếp. Bởi việc tạo đơn hàng mới cần dựa trên các yếu tố thực tế như số lượng hàng tồn kho, khả năng bán cũng như các yếu tố vận chuyển có liên quan. 

Hơn nữa, việc quản lý một hoặc một vài đơn hàng có vẻ đơn giản, nhưng không một doanh nghiệp nào muốn sở hữu số lượng đơn hàng ít như vậy. Với các doanh nghiệp vừa và lớn, việc quản lý một số lượng đơn hàng lớn trong cùng một lúc là vấn đề không hề đơn giản. Do đó, đây là một quy trình quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến việc thành công của một doanh nghiệp hiện đại.

Làm thế nào để quản lý đơn hàng hiệu quả

>>> Xem thêm: 4 Mẹo để quản lý và xử lý đơn hàng thật sự hiệu quả

Quản lý hàng tồn kho

Để có thể tạo một đơn hàng mới, đầu tiên bạn cần đảm bảo rằng bạn có sẵn các sản phẩm cần bán trong kho hàng của mình. Do đó, việc quản lý kho tốt sẽ giúp bạn quyết định có thể tạo số lượng lớn đơn ngay hay không. Việc quản lý kho kém hiệu quả sẽ làm cho dữ liệu sản phẩm bị sai lệch, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tạo đơn, quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. 

Việc quản lý hàng hóa không tốt là điều không hiếm gặp bởi việc sai sót từ các đơn hàng online và offline. Các doanh nghiệp khi doanh đa kênh, đa nền tảng, những vấn đề này càng dễ dàng xảy ra hơn. Điều này gây ra khó khăn cho quy trình tạo và quản lý đơn hàng mới, ngày càng làm dữ liệu trở nên rắc rối. 

Đó là lý do các doanh nghiệp ngày nay hướng đến việc sử dụng các hệ thống để quản lý một cách thông minh sản phẩm tồn kho. Điều này giúp hạn chế các vấn đề không mong muốn có thể xảy ra, giải quyết các vấn đề khi tạo đơn hàng. Hơn nữa, việc đồng bộ kho hàng khi bán hàng đa kênh sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn số lượng hàng hóa, tránh tình trạng hết hàng đột ngột.

Phân loại đơn hàng

Bên cạnh việc quản lý số lượng sản phẩm trong kho, phân loại đơn hàng cũng là phần vô cùng cần thiết. Quá trình này sẽ giúp tiến độ xử lý đơn hàng nhanh chóng và chính xác hơn. Lợi ích quan trọng nhất chính là đem lại trải nghiệm tốt nhất cho người mua khi họ không cần chờ đợi quá lâu để có thể nhận hàng của mình. 

Hơn nữa, việc phân loại đơn hàng còn giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả bán ra từng loại sản phẩm. Việc xác định những sản phẩm nào được ưa chuộng hay đang tồn kho nhiều sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh nhập hàng cho phù hợp. 

Xem thêm: Những lưu ý quan trọng khi quản lý kho hàng cho doanh nghiệp bán lẻ

Quản lý vận chuyển

Sau khi đã quản lý tốt sản phẩm tồn kho và thuận lợi trong việc tạo đơn hàng cho khách. Đây là lúc bạn cần theo dõi và quản lý quá trình vận chuyển hàng hóa đến tay người mua. Trong xu hướng hiện đại, việc liên kết với các đối tác vận chuyển chuyên nghiệp đã không xa lạ với đa phần các doanh nghiệp hiện nay. Chính điều này cũng giúp việc theo dõi trạng thái đơn hàng cụ thể và chính xác hơn so với trước đây.

Tuy vậy, người bán cũng cần xác nhận ra các thông tin của khách hàng để quá trình vận chuyển được diễn ra tốt nhất. Các thông tin cụ thể cần có sẽ bao gồm thời gian nhận hàng hợp lý, địa chỉ và đặc biệt là họ tên, số điện thoại liên lạc của người nhận. Tuy tích hợp các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp như người bán vẫn cần theo dõi tiến độ cũng như tình trạng của đơn hàng. Điều này giúp người bán đảm bảo đơn hàng không bị thất lạc hoặc giá thời gian giao hàng cho khách. 

Giải quyết trả hàng

Thông thường thi khi đơn được giao thành công cho khách hàng, quá trình quản lý đã có thể kết thúc. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ không thể tránh khỏi những trường hợp hàng xảy ra vấn đề hoặc không thể giao đến tay người mua.

Một số vấn đề thường gặp có thể kể đến như hàng không đúng mẫu, hàng hỏng / lỗi, hàng giao trễ hoặc đơn giản là đơn vị vận chuyển không thể liên lạc với người mua. Lúc này, bạn sẽ cần tiếp tục quản lý quy trình chuyển/trả hàng về các chi nhánh đã thực hiện đơn hàng và hoàn sản phẩm về kho. 

Lựa chọn phần mềm quản lý hiệu quả

Trước nay, việc quản lý đơn thủ công hoặc bằng những công cụ hỗ trợ đơn giản luôn được rất nhiều doanh nghiệp ưu tiên. Nhưng với cách này, doanh nghiệp của bạn sẽ không tránh khỏi những vấn đề hay sai sót khi phải xử lý số lượng đơn hàng lớn. 

Hiện nay công nghệ ngày càng phát triển, các phần mềm quản lý đơn cũng được tạo ra để hỗ trợ doanh nghiệp. Với tính tính năng hữu ích mang lại sự thuận tiện trong việc quản lý, các phần mềm thông minh đang ngày càng nhận được sự ủng hộ rất lớn.

Việc sử dụng một phần mềm quản lý ban hàng đa kênh phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp vận hàng quy trình tạo và giao hàng tốt hơn. Điều đó còn giúp bạn tối ưu chi phí một cách đáng kể, bao gồm chi phí nguồn nhân lực và các chi phí phải trả nếu xảy ra tổn thất. Giờ đây, phần mềm quản lý đơn chính là một lựa chọn đáng cân nhắc dành cho bất cứ doanh nghiệp nào muốn tối ưu quy trình bán hàng của mình. 

Những lợi ích khi sử dụng phần mềm GoSELL 

Như đã nói, việc sử dụng phần mềm thông minh để quản lý đơn hàng là điều cần thiết trong xu thế hiện đại, đặc biệt với các doanh nghiệp có số lượng đơn hàng lớn. Trong đó, phần mềm quản lý bán hàng GoSELL là một lựa chọn không thể thích hợp hơn để doanh nghiệp tối ưu quy trình này. GoSELL hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý đơn một cách chính xác, nhanh chóng và đồng bộ dữ liệu.

Với tính năng quản lý đơn hàng của GoSELL, người bán có thể theo dõi và xử lý thông tin đơn đa chi nhánh, đa nền tảng cùng lúc. Việc xử lý thuận tiện này sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất quản lý và đảm bảo đúng tiến độ đến tay người nhận. Chính điều này sẽ giúp nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, đồng thời tăng tốc doanh thu nhanh chóng cho doanh nghiệp.

Vậy tính năng quản lý đơn hàng của GoSELL có thể làm gì?

Doanh nghiệp có thể theo dõi và kiểm soát số lượng lớn đơn hàng đa kênh chỉ với vài thao tác đơn giản trên hệ thống. Hơn nữa, đơn hàng đa chi nhánh cũng được quản lý một cách hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí phải bỏ ra. Ngoài ra, khi hàng hóa gặp các vấn đề không mong muốn, doanh nghiệp có thể thoải mái tạo và theo dõi đơn trả hàng. Quá trình xử lý nhanh chóng chắc chắn sẽ đem lại sự hài lòng cho khách hàng, đánh giá cao chất lượng phục vụ của doanh nghiệp.

Đặc biệt, phần mềm quản lý bán hàng GoSELL còn cho phép doanh nghiệp quản lý tất cả công nợ của doanh nghiệp. Việc tạo đơn công nợ, quản lý thông tin khách và xác nhận thanh toán công nợ được hiển thị một cách chính xác. Với GoSELL, doanh nghiệp giờ đây có thể dễ dàng cho phép các đối tác, đại lý mua hàng công nợ với số lượng lớn. 

Trên đây là những điều mà bạn cần biết về quá trình quản lý đơn hàng trong kinh doanh. Ở đó, phần mềm quản lý bán hàng GoSELL sẽ là một giải pháp hữu hiệu mà doanh nghiệp nào cũng nên hướng đến. Hãy quản lý một cách chính xác và thông tin để giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển, mở rộng quy mô bán hàng.