Trang chủ » Blog » Kiến thức chuyên sâu » Quản lý đơn hàng như thế nào mới thực sự hiệu quả?

Kiến thức

Quản lý đơn hàng như thế nào mới thực sự hiệu quả?

29 Tháng Sáu, 2023

Việc quản lý đơn hàng luôn là mối quan tâm của mỗi doanh nghiệp. Vậy quản lý đơn đặt hàng là gì? Quy trình như thế nào? Cách quản lý hiệu quả? Hãy cùng GoSELL tìm hiểu nhé!

Quản lý đơn hàng như thế nào mới thực sự hiệu quả?

Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn đặt hàng là hành động kiểm soát và theo dõi tình trạng của đơn hàng gồm những công đoạn khác nhau như tiếp nhận đơn, đóng gói sản phẩm, vận chuyển đơn hàng, giải quyết các vấn đề phát sinh sau bán hàng (nếu có).

Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và tính chất của hoạt động kinh doanh online hay offline để có sự lựa chọn thích hợp với những hình thức quản lý như sau:

  • Quản lý bằng phương pháp trực tiếp: Là phương pháp phân chia nhân viên thành các nhóm nhỏ chịu trách nhiệm cho một số đơn hàng của những khách hàng nhất định và chịu sự giám sát của trưởng nhóm.
  • Quản lý dựa vào chức năng: Là phương pháp phân chia nhân viên theo mỗi bộ phận chức năng riêng biệt tùy thuộc vào tính chất của doanh nghiệp.
  • Quản lý tùy theo sản phẩm: Là phương pháp kiểm soát và theo dõi từng nhóm sản phẩm đã được phân loại.
  • Quản lý tùy vào vị trí địa lý: Là phương pháp phân chia người tiêu dùng theo từng khu vực địa lý để có cách quản lý phù hợp

Có thể thấy công việc quản lý đơn hàng không chỉ có ảnh hưởng đến nội bộ nhân sự, cơ sở vật chất của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng không nhỏ đến các nhà cung ứng cũng như công tác quản lý khách hàng.

Quản lý đơn đặt hàng đúng cách giúp giảm thất thoát cho doanh nghiệp
Quản lý đơn đặt hàng đúng cách giúp giảm thất thoát cho doanh nghiệp

Quy trình quản lý đơn hàng đúng chuẩn?

Một quy trình quản lý đơn hàng đúng chuẩn thường được phân thành 6 bước theo trình tự cơ bản như sau: 

Tiếp nhận thông tin đặt sản phẩm từ khách hàng

Với những đơn đặt hàng được tiếp nhận từ các kênh bán hàng khác nhau sẽ có cách xác nhận thông tin đặt hàng khác nhau:

  • Trang thương mại điện tử (Shopee, Lazada, GoMUA): Thông tin đặt hàng chi tiết của khách hàng sẽ được gửi về tài khoản của người bán trên trang bán hàng thương mại điện tử hoặc qua tin SMS hoặc được thông báo trên app..
  • Website bán hàng: Thu thập thông tin đặt hàng sẽ giống với như các trang thương mại điện tử, tuy nhiên còn tùy thuộc vào cách xây dựng của chủ website.
  • Mạng xã hội (Facebook, Zalo): Tiếp nhận thông tin đặt hàng từ người mua trực tiếp qua tin nhắn hoặc bình luận trên trang mạng xã hội bán hàng. Bên cạnh đó, hiện nay các trang mạng xã hội đã được cập nhật tính năng đặt hàng với cách thức giống với những trang thương mại điện tử.
  • Điện thoại: Khách hàng sẽ gọi điện trực tiếp cho người bán để cung cấp thông tin đặt hàng

Kiểm tra hàng tồn kho

Sau khi đã tiếp nhận thông tin đặt hàng từ khách hàng, cần kiểm tra sản phẩm đó ở trong còn để cung cấp cho khách hàng hay không? 

  • Nếu sản phẩm không còn đủ để đáp ứng cho khách hàng thì sẽ đưa ra hướng giải quyết phù hợp. 
  • Nếu sản phẩm còn đủ để đáp ứng cho khách hàng thì tiếp tục chuyển sang bước ba.
Kiểm soát hàng tồn kho để hạn chế vấn đề không đủ hàng giao cho khách
Kiểm soát hàng tồn kho để hạn chế vấn đề không đủ hàng giao cho khách

Xem thêm: Quy trình quản lý kho cực chuẩn dành cho cửa hàng bán lẻ

Chốt đơn hàng

Hành động chốt đơn hàng cần thu thập đầy đủ các thông tin thiết yếu của khách hàng như: 

  • Họ và tên khách hàng.
  • Tên và mã sản phẩm.
  • Địa điểm nhận hàng.
  • Tổng tiền của đơn hàng.
  • Thời gian giao hàng.
  • Các yêu cầu khác.

Đóng gói sản phẩm

Tùy vào kích thước và tính chất của mỗi sản phẩm sẽ có hình thức đóng gói phù hợp khác nhau để đảm bảo quy trình đóng gói quy chuẩn qua những bước sau:

  • Sử dụng thiết bị dùng để quét mã vạch để tra cứu và xác định chính xác sản phẩm cần đóng gói nhanh chóng và dễ dàng.
  • Cần chuẩn bị từ 3 – 5 kích thước hộp tiêu chuẩn để quá trình đóng gói diễn ra suôn sẻ và trơn tru hạn chế phát sinh phí vận chuyển không mong muốn.
  • Cần chọn lựa loại bao bì đóng gói phù hợp với từng sản phẩm để hạn chế lãng phí.
  • Ghi nhận chính xác thông tin đơn hàng gồm: Tên người nhận, mã hàng hóa, địa chỉ người nhận, các lưu ý (nếu có) nhằm hạn chế tối đa vấn đề sai sót trong giao dịch mua bán.

Giao hàng

Quá trình vận chuyển đơn hàng đến cho khách hàng cần thực hiện các bước như sau:

  • In nhãn vận chuyển lên đơn hàng và tiến hành gửi hàng cho đơn vị vận chuyển.
  • Ghi dấu những đơn hàng đã được giao đi trên trang bán hàng cũng như hệ thống phần mềm quản lý.
  • Gửi email xác nhận giao hàng và thông báo tình trạng đơn hàng để khách hàng tiện theo dõi.

Xử lý các vấn đề phát sinh sau bán hàng

Đảm bảo luôn trong tư thế giải quyết những hoạt động phát sinh sau khi bán hàng kịp thời. Các vấn đề phát sinh có thể gặp sau bán hàng như: Trả hàng – hoàn tiền, đổ vỡ, khiếu nại,…

Sau khi đã vận chuyển đơn hàng đến tay người mua, có thể chủ động liên hệ với khách hàng để ghi nhận những phản hồi về sản phẩm cũng như dịch vụ giao, nhận, đóng gói hàng. Hãy chắc chắn rằng khách hàng đã phản hồi tốt về sản phẩm/ dịch vụ của bạn. Trong trường hợp khách chưa hài lòng thì bạn có thể chủ động giải quyết vấn đề.

Cách quản lý đơn hàng hiệu quả?

Quản lý tồn kho

Quản lý kho hàng được xem là vấn đề cần được quan tâm nếu muốn quản lý đơn đặt hàng hiệu quả bằng các cách sau:

  • Sau khi giao hàng hoàn tất bạn nên kiểm kê lại số lượng sản phẩm còn lại ở trong kho.
  • Ghi chú lại chi tiết số lượng của mỗi mặt hàng: Hàng còn tồn nhiều, hàng sắp hết hay sản phẩm đã hết hàng.
  • Dựa theo những ghi chú hãy lên kế hoạch nhập hàng kịp thời để việc buôn bán không bị gián đoạn và có chiến dịch quảng cáo đẩy mặt hàng tồn khi còn quá nhiều.

Phân loại hàng hóa

Hoạt động phân loại hàng hóa là hoàn toàn cần thiết nếu như bạn sở hữu số lượng đơn đặt hàng lớn. Các đơn hàng nên được phân loại thành các nhóm như: COD, chuyển phát nhanh, đã thanh toán, miễn ship,… Hành động phân chia các loại hàng hóa một cách khoa học sẽ hạn chế tối đa vấn đề nhầm lẫn khi giao nhận hàng.

Phân loại hàng khoa học hỗ trợ khâu đóng gói hàng hóa
Phân loại hàng khoa học hỗ trợ khâu đóng gói hàng hóa diễn ra nhanh chóng

Quản lý đơn vị vận chuyển

Sau khi tiếp nhận đơn hàng cần tiến hành đóng gói và giao hàng cho các đơn vị vận chuyển uy tín. Lúc này cần đảm bảo xác định rõ ràng những thông tin quan trọng như tên người nhận, địa chỉ giao hàng, thời gian nhận hàng. Cần phải luôn kiểm tra và theo dõi tình trạng giao hàng để hạn chế trường hợp thất thoát đơn hàng hoặc chưa giao hàng đúng hạn cho khách hàng.

Xem thêm: Top 6 đơn vị vận chuyển được tin dùng nhất Việt Nam

Xử lý trường hợp hoàn trả hàng

Xử lý vấn đề hoàn trả hàng “hợp tình hợp lý” giúp nuôi dưỡng cơ hội bán hàng lâu dài với khách hàng bằng các bước sau:

  • Phân tích cụ thể và chi tiết lý do hoàn trả hàng của khách: Hàng lỗi, hư hỏng, sai hàng, thiếu hàng,…
  • Đưa ra lời xin lỗi và diễn giải vấn đề một cách hợp lý: Dẫn chứng xác thực, thông tin uy tín, thuyết phục, câu từ lời nói nhỏ nhẹ làm nguội cơn phẫn nộ của người mua,…
  • Đưa ra các xử lý hàng hoàn hợp lý
  • Lỗi từ người bán: Kiểm tra mức độ thiệt hại của sản phẩm để có phương án đền bù mang lại lợi ích tốt hơn cho khách hàng như đồi hàng, tặng quà, hoàn tiền,… và nhớ đi kèm theo lời xin lỗi chân thành.
  • Lỗi từ người mua: Đưa ra đề nghị mong khách hàng chịu thiệt một ít vì những nhu cầu mới phát sinh. Thí dụ như khách muốn đổi kiểu, đổi size thì phải chịu phí ship giao lại mẫu mới nhưng phải đảm bảo sản phẩm còn nguyên tag, mác…
  • Hàng bị boom: Tốt nhất là nên đề nghị đơn vị vận chuyển hoàn về kho để tiếp tục cung cấp cho người khác.

Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng

Phần mềm quản lý đơn đặt hàng là gì?

Định nghĩa phần mềm quản lý bán hàng được xem là công cụ hữu ích hỗ trợ cho công tác quản lý đơn đặt hàng dễ dàng và hiệu quả. Phần mềm này giúp xử lý nhanh chóng các vấn đề về đơn đặt hàng của khách hàng. Theo sát và ghi nhận tất cả quy trình giao nhận hàng giúp cải thiện chất lượng dịch vụ mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Lợi ích của phần mềm giám sát đơn hàng

Các tiện ích của phần mềm quản lý này chính là:

  • Theo dõi tình trạng đơn hàng.
  • Theo dõi tình trạng thanh toán.
  • Tiết kiệm được phần lớn thời gian quản lý.
  • Cập nhật thông tin đơn hàng một cách rõ ràng và chính xác.
  • Thể hiện tính chuyên nghiệp.

Quản lý đơn đặt hàng bằng phần mềm GoSELL

Không hề nói điêu nếu nói GoSELL là một phần mềm quản lý đơn hàng tiên tiến nhất hiện nay. GoSELL là nền tảng quản lý bán hàng đa kênh hiệu quả, nhanh chóng với hoạt động kinh doanh trên nhiều kênh khác nhau và quản lý dễ dàng chỉ với một nền tảng duy nhất.

Vận chuyển

Tích hợp các đơn vị vận chuyển hàng đầu trong nước như: GHTK, GHN, AhaMove. để có thể tự do lựa chọn các nhà vận chuyển phù hợp giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí hiệu quả.

Thanh toán

Cho phép khách hàng thoải mái giao dịch với phong phú các hình thức thanh toán: Thẻ ATM, Thẻ tín dụng/trích nợ (Visa, MasterCard, JCB),MoMo, ZaloPay, Chuyển khoản, COD. 

Quản lý đa kênh

Theo dõi mọi hoạt động ở nhiều kênh: Các dữ liệu về sản phẩm, đơn hàng, biến động tồn kho, thông tin tiếp thị, dữ liệu khách hàng ở tất cả các kênh được đồng bộ và đổ về một trang quản trị duy nhất. 

Quản lý đơn hàng

Xử lý đơn hàng tự động: Nếu mặt hàng đã hết, hệ thống sẽ tự động báo và ngăn khách hàng đặt mua. Bên cạnh đó, khi đơn hàng được xác nhận thành công thì số lượng sản phẩm sẽ ngay lập tức trừ vào kho, người bán không cần kiểm kê hay tính toán.

CRM

Hệ thống CRM chăm sóc khách hàng: Sẽ giúp lưu trữ tất cả các thông tin cần thiết của từng khách hàng như: Họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ, mua hàng từ kênh nào,… Từ đó có phương pháp chăm sóc phù hợp, hỗ trợ cho các kế hoạch Marketing tốt hơn. 

Quản lý đơn hàng với GoSELL
Sử dụng GoSELL để quản lý đơn đặt hàng hiệu quả hơn

Các tính năng hỗ trợ Marketing hiệu quả

Để hỗ trợ tối đa cho người dùng, GoSELL còn tích hợp các công cụ Marketing Online giúp người bán tiếp cận người mua một cách nhanh chóng và đơn giản nhất:

  • Landing Page.
  • Flash Sale.
  • Google Analytics.
  • Facebook Pixel.
  • Chat trực tuyến.
  • Email Marketing
  • Flashsale, khuyến mãi, bán sỉ…

Sử dụng GoSELL người bán có thể thúc đẩy tăng trưởng bán hàng một cách hữu hiệu và nhanh chóng nhất. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ phát triển kinh doanh hiệu quả vượt trội.

Kết luận

Quản lý đơn đặt hàng là vấn đề cần chú tâm trong suốt quá trình kinh doanh online do đó hy vọng rằng qua chia sẻ trên sẽ giúp cho bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về cách thức kiểm soát và theo dõi đơn hàng cụ thể và hiệu quả nhất.

Tags:

Bài viết cùng chuyên mục