Kiến thức

Quản lý kho: 3 khó khăn thường thấy của doanh nghiệp

23 Tháng Mười Một, 2022

Giữa hàng nghìn loại hàng hóa ở các kho khác nhau, làm thế nào để nhà bán hàng biết được mặt hàng nào hết, mặt hàng nào còn và còn bao nhiêu? Nếu không quản lý hiệu quả thì quá trình kinh doanh bị trì trệ là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy, quản lý tồn kho là một nhu cầu thiết thực và cấp bách của các doanh nghiệp. Nhưng đa phần các doanh nghiệp Việt Nam đều gặp phải 3 khó khăn trong quá trình quản lý hàng tồn của mình.

Kiểm soát hoạt động của các nhân viên trong kho

Trong quản lý kho mỗi lần giao việc, tương tác phải gặp trực tiếp hoặc thông qua email, điện thoại. Cả ba hình thức này đều phải đối mặt với rủi ro:

• Thứ nhất, nhà quản lý có thể không đến công ty thường xuyên do phải họp với ban giám đốc, đối tác hoặc vướng phải các chuyến công tác.
• Thứ hai, nhà quản lý không thể biết được nhân viên đã check email chưa.
• Thứ ba, những nhân viên thiếu trách nhiệm có cơ hội đổ lỗi, chối bỏ khi bạn giao việc qua điện thoại mà không có văn bản đi kèm.
• Không thể kiểm tra tiến độ công việc, chất lượng công việc của từng nhân viên vào cùng một thời điểm và mỗi lần kiểm tra thì rất mất thời gian. 

Xem thêm: 9 cách quản lý nhân sự giúp nâng cao tính tự giác cho nhân viên

Tìm kiếm và kiểm tra hàng hóa

Đa phần các doanh nghiệp vừa và nhỏ quản lý hàng hóa bằng file excel hoặc sổ sách. Trong trường hợp kho hàng bị mưa lũ hoặc hỏa hoạn đến sổ sách quản lý hàng tồn cũng hỏng thì doanh nghiệp sẽ thực quy trình kiểm kê kho hàng hóa dựa vào đâu? Tất nhiên, không thể sử dụng trí nhớ ở hoàn cảnh này được.

Đối với những doanh nghiệp có số lượng hàng hóa quá nhiều với trăm, nghìn loại mặt hàng và mỗi mặt hàng có hạn sử dụng riêng, quy định bảo quản riêng thì công việc của thủ kho không thể hoàn thành nếu không có sự hỗ trợ của công cụ hiện đại.

Cả hai cách này đều tốn rất nhiều thời gian và công sức bởi chúng yêu cầu sự tập trung tuyệt đối khi phải nhập hàng trăm, hàng nghìn số liệu. Khả năng xảy ra sai sót trong quá trình nhập/ xuất dữ liệu là rất lớn.

Hơn nữa, doanh nghiệp cảm thấy khó khăn trong việc xác định vị trí mặt hàng cần tìm kiếm trong kho. Kho nào còn mặt hàng này? Kho nào đã hết? Còn thì số lượng là bao nhiêu và có thể chuyển qua kho khác không? Việc kiểm định chất lượng hàng hóa, hạn sử dụng của từng loại hàng cũng khó có thể cập nhật liên tục. Thậm chí, kho hàng gặp phải tình trạng một số mặt hàng bị hỏng, hết hạn sử dụng mà nhân viên kho không hề hay biết.

Xem thêm: Những lưu ý quan trọng khi quản lý kho hàng cho doanh nghiệp bán lẻ

Tốn kém khi đầu tư công nghệ và nâng cao trình độ quản lý kho

Một số doanh nghiệp nhận ra tầm quan trọng của việc quản lý tồn kho và quyết định ứng dụng các phần mềm công nghệ tiên tiến để giảm sai sót và giảm lượng công việc. Tuy nhiên, việc đầu tư phần mềm trị giá hàng chục triệu để quản lý toàn bộ kho hàng nhưng lại không bỏ thời gian để tìm hiểu, khai thác và sử dụng hết các tính năng của phần mềm đó thì thật sự lãng phí. Bên cạnh đó, việc tiếc tiền chi cho những khóa đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho nhân viên cũng là một trong những sai lầm khiến cho quy trình quản lý kho vận của doanh nghiệp kém hiệu quả và gây lãng phí nhiều nguồn lực sau này.

Giải pháp giải quyết khó khăn

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể kiểm soát 3 khó khăn trên bằng việc sử dụng nền tảng quản lý bán hàng GoSELL. GoSELL hiện đang là nền tảng hoàn thiện với nhiều tính năng nhất so với các nền tảng khác trên thị trường. GoSELL giúp quản lý đồng bộ nhiều phương diện khác nhau của công việc bán hàng trên cùng một hệ thống, như quản lý sản phẩm, quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, quản lý chi nhánh… Việc sử dụng tính năng quản lý tồn kho của GoSELL sẽ giúp doanh nghiệp:

• Dễ dàng biết được mặt hàng nào sắp hết, mặt hàng tồn kho quá lâu để có kế hoạch bổ sung hàng hóa hoặc xả hàng kịp thời.
• Tính năng quản lý tồn kho có thể cho bạn biết mặt hàng nào đang bán chậm hoặc tồn kho quá lâu từ đó bạn sẽ có kế hoạch đẩy hàng đi kịp thời để hoàn vốn nhanh chóng.
• Mỗi khi có giao dịch phát sinh, số lượng sản phẩm sẽ được tự động cộng/trừ trên phần mềm quản lý tồn kho, giúp kiểm soát chính xác hàng hóa trong kho. Việc kiểm soát giúp bạn quản lý hàng hóa dễ dàng và chính xác hơn, hạn chế sai sót và chi phí hủy hàng hỏng.

Ngoài ra, GoSELL còn có sản phẩm GoPOS cho người bán lẻ, xuất đơn hóa ngay tại hệ thống quản lý hàng hóa. Giúp người bán hàng có thể an tâm vận hành kinh doanh từ ngoại tuyến đến trực tuyến. 

Kết luận

GoSELL giúp chủ doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả với quy trình vận hành tối ưu và quản lý số liệu chặt chẽ. Việc phân quyền và quản lý nhân viên được thống kê theo từng ca bán hàng giúp nhà bán hàng tối đa hóa nguồn nhân lực để kinh doanh thành công.