TOP 15 mẫu quản lý kho bằng Excel tải về miễn phí và các bước quản lý kho bằng Excel

12 May, 2022

Trang chủ » Quản lý bán hàng » TOP 15 mẫu quản lý kho bằng Excel tải về miễn phí và các bước quản lý kho bằng Excel

Bạn đang đau đầu không biết phải thiết kế file Excel quản lý kho như thế nào cho dễ hiểu, đạt hiệu quả tốt và khoa học nhất. Hiểu được khó khăn đó, trong bài viết này GoSELL sẽ đề xuất đến bạn một số file Excel có thể download ngay và miễn phí, đồng thời hướng dẫn bạn các bước quản lý kho bằng Excel đơn giản.

TOP 15 mẫu file Excel quản lý kho tải miễn phí

Tham khảo và tải miễn phí top 15 mẫu quản lý kho bằng Excel được ưa chuộng và thịnh hành nhất hiện nay.

TOP 15 mẫu quản lý kho bằng Excel tải về miễn phí và các bước quản lý kho bằng Excel

8 mẫu file Excel quản lý kho căn bản, miễn phí dành cho những ai mới bắt đầu

Xem và tải miễn phí nhanh chóng TẠI ĐÂY.

7 mẫu file Excel quản lý kho thiết bị & vật tư, thực phẩm, quán cafe, linh kiện điện thoại

Xem và tải miễn phí nhanh chóng TẠI ĐÂY.

Các bước quản lý kho bằng Excel

Tạo file Excel quản lý kho chỉ trong vài thao tác theo hướng dẫn bên dưới. Xem ngay.

Tạo file Excel và tiến hành nhập liệu

Chỉ 3 bước tạo một file Excel chuẩn chỉnh và cơ bản nhất, tuy nhiên tùy vào lĩnh vực kinh doanh mà bạn có thể thêm sheet, hoặc thêm cột thông tin cho phù hợp.

– Bước 1: mở file Excel mới hoàn toàn.

– Bước 2: tạo 5 sheet mới và cập nhật tên cho từng sheet lần lượt như sau: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.

– Bước 3: bắt đầu nhập dữ liệu cho từng sheet như sau:

Sheet HOME

  • Bạn tham khảo các file Excel đã được đề cập ở trên nhé.

Sheet NHAP

  • Nhập các thông tin: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng nhập, Đơn giá, Thành tiền, Nhà cung cấp.
  • Ngoài ra bạn cũng có thể thêm: Số chứng từ, mã nhà cung cấp, SĐT, Địa chỉ nhà cung cấp, ghi chú.

Sheet XUAT

  • Nhập các thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá bán, Doanh thu, Giá vốn, Thông tin khách hàng (mã khách hàng, số điện thoại, địa chỉ).
  • Ngoài ra có thể thêm: Số chứng từ, ghi chú.

Sheet DANH MUC

  • Đây là phần quan trọng dù bạn kinh doanh bất cứ lĩnh vực nào cũng cần phải có. Chủ yếu là các thông tin chung về hàng hóa như mã hàng, tên hàng, đvt,…
  • Lưu ý: khi nhập/xuất thực tế bạn chỉ cần nhập mã hàng thì các thông tin còn lại sẽ hiển thị lên tự động. Ví dụ: bạn nhập mã ABC thì đơn giá bán của mặt hàng này sẽ được lấy từ danh mục lên để bán. Bạn không cần phải ghi nhớ.

Sheet BAO CAO

Thông thường tại sheet này bạn chỉ cần:

  • Đối với báo cáo bán hàng, bạn cần: Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu.
  • Đối với báo cáo Nhập xuất tồn: Tên hàng, Tồn đầu, nhập, xuất và Tồn cuối.

Đặc biệt đối với các file Excel quản lý kho chuyên nghiệp, bạn sẽ nhận được nhiều thông tin quản trị hơn, cụ thể là:

  • Xem được báo cáo bán hàng từ ngày… đến ngày… chi tiết nhất.
  • Lãi lỗ của từng mặt hàng.
  • Tồn kho tới thời điểm hiện tại và tồn kho tối thiểu.
  • Cảnh báo hết hàng khi xuất kho.

>>> Nếu bạn bán hàng chỉ trên 1 kênh duy nhất thì có thể quản lý kho bằng Excel. Nhưng nếu bán hàng đa kênh thì việc quản lý kho sẽ thế nào? Xem tại đây.

Một số hàm chính được sử dụng để tính toán số lượng tồn kho, giá trị hàng tồn kho

Nhiều người vẫn nghĩ rằng nếu muốn quản lý kho hàng tốt thì phải siêu giỏi về cách sử dụng hàm trong Excel. Nhưng thực tế thì chỉ cần bạn nắm được các hàm Excel phổ biến là đã có thể làm hầu hết các yêu cầu của công việc. Với 1 file quản lý kho bằng Excel thì bạn chỉ cần biết các hàm cơ bản sau đây:

Tên hàmÝ nghĩa
SUMDùng để tính tổng từ 2 ô trở lên, ví dụ: =SUM(B1,B2,B3).
SUMIFDùng để tính tổng từ 2 ô trở lên và có kèm theo điều kiện cụ thể nào đó, ví dụ: =SUMIF(B2:B9,”<10”)
COUNTDùng để đếm số ô, ví dụ: =COUNT(B1:B10)
COUNTIFDùng để đếm số ô và có kèm theo điều kiện cụ thể nào đó, ví dụ: =COUNTIF(B1:B10,”>10”)
CONCATENATEDùng để kết hợp các ô lại với nhau thành 1 – cột hay hàng đều được, ví dụ: =CONCATENATE(C1,C2,C3) hoặc =CONCATENATE(A1,B1,C1)
AVERAGEDùng để tính trung bình cho các ô, ví dụ: =AVERAGE(B11:B20)
SUMPRODUCTDùng để tính tổng giá trị hàng hóa, ví dụ: =SUMPRODUCT(C2:C4,D2:D4)
VLOOKUPDùng để tìm thông tin trong một bảng hoặc dải ô theo hàng, ví dụ: =VLOOKUP(B3,B2:E7,2,FALSE) 
IFERRORCó thể sử dụng hoặc không, vì hàm này dùng để bẫy lỗi #N/A làm cho file Excel quản lý nhập xuất tồn kho, bán hàng chuyên nghiệp hơn.

Quản lý kho bằng Excel có ưu điểm và những rủi ro gì?

Quản lý kho bằng Excel sẽ gồm những ưu điểm và rủi ro sau:

Những ưu điểm và rủi ro khi quản lý kho bằng Excel

Ưu điểm

  • Ưu điểm lớn nhất khi sử dụng Excel quản lý kho là hoàn toàn miễn phí. Việc bạn cần làm là có một chiếc laptop đã cài sẵn Microsoft Office, tạo một file mới trên Excel là đã có thể bắt đầu quản lý kho, bán hàng.
  • Bạn có thể linh hoạt cập nhật, chỉnh sửa trực tiếp trên database các thông tin về giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa, thông tin khách hàng,… Đồng thời cho phép tạo báo cáo theo nhu cầu thực tế tại thời điểm bất kỳ.

Rủi ro khi dùng Excel quản lý kho

  • Excel không có tính bảo mật, độ an toàn cho dữ liệu kém vì mọi dữ liệu chỉ được lưu trữ trên máy tính. Nếu lỡ không may máy tính hỏng thì các dữ liệu có nguy cơ bị mất trắng.
  • Việc nhập liệu thủ công và phải hiểu rõ các hàm phức tạp nếu bạn muốn việc quản lý được tối ưu tốt hơn thì bạn sẽ phải tốn nhiều thời gian, công sức và tốn chi phí đầu tư vào đội ngũ nhân viên giỏi.
  • Nếu doanh nghiệp có sử dụng các thiết bị ngoại vi hỗ trợ công tác quản lý kho vật tư thì Excel không hỗ trợ kết nối với các thiết bị đó.
  • Không thể cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác một cách linh hoạt, mà bạn phải hoàn toàn chủ động cập nhật thêm mới vào file Excel và gửi lại các bộ phận khác.

Tóm lại quản lý kho bằng Excel đúng là cách làm phổ biến và đơn giản, nhưng cũng còn nhiều hạn chế khiến công việc của bạn chưa được suôn sẻ như bạn muốn. Sống trong thời đại công nghệ tiên tiến, bạn cần một giải pháp vượt trội hơn.

>>> Vậy đầu tư công nghệ có là chìa khóa thành công cho các doanh nghiệp bán lẻ hiện nay? Click xem ngay.

Bỏ Excel – quản lý kho hàng bằng nền tảng GoSELL. Nên hay không nên?

Bỏ Excel sử dụng tính năng quản lý kho hàng của GoSELL bạn sẽ được gì? Tất cả quy trình quản lý kho hàng đều được GoSELL xử lý đơn giản và hiệu quả – gia tăng hiệu suất bán hàng:

  1. Tạo và quản lý đơn hàng Online, thông qua tính năng quản lý kho hàng bạn có thể đồng bộ với số lượng tồn kho trong các kênh bán hàng online như cửa hàng trực tuyến, Shopee, Lazada, GoMUA,…
  2. Thông tin kho sản phẩm, bạn có thể kiểm tra trạng thái hàng tồn kho và tìm kiếm sản phẩm theo mã SKU, mã vạch hoặc tên sản phẩm.
  3. Nắm bắt chính xác vị trí hàng hóa tại kho, mà không cần đến tận nơi giúp tiết kiệm thời gian và lấy đúng sản phẩm bạn cần tìm.
  4. Tích hợp bộ lọc hiện đại, giúp bạn lọc ra những sản phẩm có đặc tính bạn đang tìm một cách nhanh chóng, chính xác.
  5. Dễ dàng kiểm soát quá trình đặt hàng, theo dõi chi tiết từ lúc khách hàng chọn mua đến lúc thanh toán. Trong trường hợp, khách hàng chưa bấm xác nhận thanh toán thì số lượng tồn kho sẽ quay trở lại ban đầu.
  6. Theo dõi lịch sử xuất/nhập kho tiện lợi, bạn có thể xem lại: những mặt hàng nào đã được nhập thêm, những mặt hàng nào đã được bán cho khách hàng.
  7. Phần quyền cho nhân viên, có thể phân quyền trực tiếp cho bất cứ nhân viên nào vào mục kho hàng để quản lý kho, kiểm tra và sửa đổi thông tin trong kho hàng nhanh chóng.

Quản lý kho hàng bằng nền tảng GoSELL

Ngoài ra, tính năng quản lý hàng nhập kho cũng được tích hợp giúp bạn:

  1. Đặt mua hàng từ các nhà cung cấp thuận tiện.
  2. Khi đơn hàng hoàn tất, số lượng hàng hóa mới nhập sẽ được cộng vào kho hàng tự động.
  3. Bạn không cần phải thao tác gì thêm mà vẫn quản lý được hiệu quả.

Tính năng quản lý kho hàng nói riêng và nền tảng quản lý bán hàng GoSELL nói chung, đã được hơn 10000 người kinh doanh và thương hiệu tin dùng. Đối với các chủ shop mới bước vào con đường kinh doanh online thì khó khăn nhất chính là việc sắp xếp và quản lý hàng hóa, nhưng đến với GoSELL – mọi công việc quản lý chắc chắn sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Tiếp tục quản lý kho bằng Excel miễn phí nhưng lại chứa nhiều rủi ro hay đầu tư cho mình một phần mềm quản lý để công việc được đảm bảo và có được sự yên tâm? Lựa chọn nằm ở bạn.

Nếu bạn đã có quyết định, đừng chần chừ nhấc máy liên hệ đến GoSELL để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất. Đăng ký ngay.