Kiến thức

Những lưu ý quan trọng khi quản lý kho hàng cho doanh nghiệp bán lẻ

5 Tháng Mười Một, 2023

Tìm ra được phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả rồi nhưng doanh nghiệp của bạn vẫn còn gặp nhiều khó khăn trong quá trình kiểm soát. Cũng có thể là bạn vẫn chưa nắm rõ được những lưu ý quan trọng khi quản lý kho. Hãy cùng GoSELL tìm hiểu những lưu ý quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần chú trọng nhé!

Luôn xác định mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho mỗi mặt hàng

Tại sao lại phải xác định được mức tối thiểu và tối đa của mỗi mặt hàng? Việc này giúp được gì? Tất nhiên là việc này sẽ rất hữu dụng khi giúp bạn tránh được việc nhập lượng hàng quá mức cần hoặc nhập không đủ lượng hàng hóa để cung cấp cho khách hàng dẫn đến giảm doanh thu. Một trong những cách giúp bạn xác định chính xác số lượng nhập hàng đó là cố định thời gian nhập hàng.

Lấy ví dụ: 1 tháng bạn nhập hàng một lần, vậy thì mức tồn kho tối thiểu bạn phải dự trữ cho các đơn hàng phát sinh phải đủ cho 1 tháng. Giả sử một ngày bạn bán được 10 bao gạo, 1 tháng bạn mới nhập hàng một lần thì số lượng tối đa bạn nên nhập là 400 bao gạo và số lượng tối thiểu bạn nên lưu trữ trong kho là 10 bao gạo.

Tham khảo thêm: Kinh nghiệm quản lý kho, 10 cách quản lý kho hàng hiệu quả nhất

Bố trí, sắp xếp hàng hóa khoa học hơn

Đối với một số cửa hàng vừa và nhỏ hiện nay, đa số các chủ cửa hàng đều tận dụng cả không gian của hàng để làm kho hàng. Tuy nhiên, khi hoạt động kinh doanh của họ ngày một phát triển đến một mức độ nào đó, chính họ cũng phải chuẩn bị một không gian kho khác riêng biệt, rộng rãi và dễ dàng sắp xếp hơn. Kho hàng tinh gọn sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát và chuẩn bị hàng hóa kịp thời cho các thời kỳ cao điểm như Lễ, Tết, Trung thu…

Một trong 2 quy tắc sắp xếp hàng hóa bạn có thể sẽ áp dụng như:

Sắp xếp vị trí cố định (Fixed location)

Phương pháp sắp xếp này thực chất là cố định từng vị trí kệ hàng, nhóm hàng để phục vụ cho việc tìm kiếm, kiểm kê được nhanh chóng và chính xác hơn. Ưu điểm của phương pháp này là ổn định, rõ ràng, có thể tìm thấy ngay hàng hóa một cách nhanh chóng. Nhưng nhược điểm chính của phương pháp này là tốn rất nhiều diện tích sử dụng, không phù hợp với những kho hàng có những mặt hàng phải nhập/xuất thường xuyên.

Sắp xếp vị trí linh hoạt (Free location)

Ngược lại với phương pháp sắp xếp trên, đây là phương pháp sắp xếp khá linh hoạt khi không cố định bất kỳ vị trí nào trên kho hàng. Thông thường, với phương pháp sắp xếp này, các mặt hàng, kệ hàng sẽ được đánh ký hiệu như A, B, C, A1, B1, C1… và số thứ tự cũng như vị trí sẽ được tổng hợp chi tiết lại trên bảng sơ đồ hướng dẫn. Ưu điểm của phương pháp này là giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều diện tích. Nhược điểm là bạn sẽ phải mất thời gian cho dàn trải và sắp xếp hàng hóa đúng theo sơ đồ.

Nhớ kiểm kê hàng hóa định kỳ

Quy tắc này quan trọng đến mức, thậm chí nhiều doanh nghiệp còn chi một khoản tiền rất lớn để thuê các đội ngũ, máy móc và hệ thống để giúp cho việc kiểm kê chính xác và hiệu quả hơn. Đúng vậy, việc kiểm kê chính xác chính là ưu tiên hàng đầu khi thực hiện công việc quản lý kho hàng, bởi vì việc kiểm kho chính xác sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình kho vận của mình, cũng như nắm rõ được số lượng hàng hóa cụ thể (mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào đang khan hiếm, mặt hàng nào tồn đọng quá lâu), để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp.

Thông thường, một số cửa hàng còn trì hoãn việc kinh doanh để thực hiện việc kiểm kê tổng kho hàng (đặc biệt là các cửa hàng bán lẻ). Việc này vừa tốn thời gian, khó kiểm kê chính xác lại còn cản trở cho việc kinh doanh. Chính vì vậy, bạn có thể đặt lịch trình kiểm kê thường niên, ví dụ 1 tuần/lần hoặc 2 tuần/lần để nắm rõ số lượng cũng như kiểm soát được thất thoát thường xuyên hơn.

Xem thêm: Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Hãy sử dụng nền tảng quản lý bán hàng để quản lý tồn kho hàng tốt hơn

Việc trang bị cho cửa hàng một nền tảng hỗ trợ cho việc quản lý bán hàng là rất cần thiết. Khi tình hình kinh doanh và quy mô của kho hàng bán lẻ ngày càng tăng cao, đòi hỏi quy trình quản lý và kiểm soát ngày càng phức tạp hơn. Chính lúc này doanh nghiệp của bạn hãy cân nhắc việc đầu tư sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng.

Với công việc quản lý kho, các phần mềm quản lý hiện nay có thể giúp doanh nghiệp truy xuất được tồn kho một cách chính xác, nắm rõ số lượng hàng hóa nhanh chóng, cải thiện tình trạng thất thoát hàng hóa liên tục. Không những thế, bạn còn có thể biết được mặt hàng nào đang bán chậm để cắt giảm số lượng nhập và mặt hàng đang bán chạy để có kế hoạch nhập hàng kịp thời. Tất cả những lợi ích trên, bạn hoàn toàn có thể tận dụng với các nền tảng quản lý bán hàng.

App quản lý GoSELLER – ứng dụng giúp nhà bán hàng quản lý hiệu quả

Tạo và lưu thông tin hàng hóa bằng mã vạch

Với tính năng này, GoSELLER giúp nhà bán lẻ có thể tự tạo mã vạch cho từng sản phẩm trong kho hàng của mình. Và với mỗi mã vạch riêng biệt, việc kiểm tra và truy xuất số lượng sẽ vô cùng dễ dàng. Hệ thống trang quản trị của GoSELLER còn hiển thị số lượng hàng hóa đã hết để nhà bán lẻ có thể nhập hàng kịp thời.

Quản lý kho hàng trên đa nền tảng

Với nhu cầu kinh doanh ngày một đẩy mạnh trên đa kênh như: Shopee, Lazada, Sendo, GoMUA… thì toàn bộ các kênh bán hàng kể trên đều có thể đồng bộ kho hàng, giúp nhà bán hàng không còn phải tốn thời gian thống kê và kiểm soát từng nền tảng khác nhau. Việc này vừa tiết kiệm thời gian, vừa bảo đảm số lượng hàng hóa sẽ thể hiện chính xác hơn cho việc kiểm kê kho hàng.

Lập báo cáo và thống kê kho tự động

Chỉ việc chọn bộ lọc theo (ngày, tháng, năm…) cùng nhiều điều kiện khác như chi nhánh, nhóm sản phẩm, theo mã vạch… thì nhà bán hàng đã có thể dễ dàng tạo các báo cáo, thống kê số lượng hàng hóa theo ý muốn. Vừa nhanh gọn, lại vừa bảo đảm tính chính xác cũng như hỗ trợ cho việc quản lý được hiệu quả hơn.

Thông qua bài viết trên đến từ GoSELL, tự mỗi doanh nghiệp đề có thể cân nhắc và chú trọng thêm những vấn đề khác trong quá trình quản lý kho hàng. Hãy nhớ rằng, việc quản lý tồn kho là cực kỳ quan trọng và ảnh hưởng rất lớn đến công việc bán hàng cũng như hiệu suất kinh doanh của bạn đó nhé!