Kiến thức

Làm thế nào để quản lý kinh doanh quán cà phê hiệu quả?

14 Tháng Ba, 2023

Kinh doanh quán cà phê từ lâu đã là một xu hướng thu hút sự quan tâm của rất nhiều doanh nghiệp. Nhưng trong môi trường có nhiều sự cạnh tranh, việc tối ưu quản lý để đem lại hiệu quả tốt nhất là điều vô cùng cần thiết. Cùng tìm hiểu những kinh nghiệm sẽ giúp bạn tối ưu hiệu quả kinh doanh quán cà phê sau đây nhé!

Những công việc cần làm để quản lý kinh doanh quán cà phê

Người quản lý quán cà phê sẽ cần chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của toàn cửa hàng và các nhân viên làm việc tại cửa hàng. Tất cả nhằm mục đích đảm bảo doanh số và không ngừng gia tăng sự hài lòng của khách hàng.

Một số công việc chính cần làm để quản lý quán cà phê bao gồm:

• Quản lý nguyên vật liệu, nhân viên, khách hàng và các vấn đề liên quan đến cửa hàng.
• Kiểm tra, giao việc, hỗ trợ nhân viên lưu tâm những góp ý và tạo động lực cho nhân viên
• Đào tạo và theo dõi nhân viên mới, cải thiện kỹ năng bán và chăm sóc khách hàng
• Đảm bảo số lượng, chất lượng và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu khách hàng
• Báo cáo tình hình kinh doanh của cửa hàng theo tuần/tháng
• Hỗ trợ xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh cho cửa hàng.

Hiện nay có rất nhiều hình thức kinh doanh quán cà phê khác nhau để phục vụ cho nhiều đối tượng khách hàng. Nhưng dù là hình thức nào thì việc quản lý vận hành cũng vô cùng quan trọng và cần được quan tâm. Cùng điểm qua một số công việc cụ thể để quản lý kinh doanh quán cà phê sau đây.

Điều hành quy trình kinh doanh quán cà phê

Mỗi quán cà phê điều cần có một người quản lý để điều hành trực tiếp tất cả các hoạt động kinh doanh của quán. Người quản lý cần đảm bảo quán không phải đối mặt với các vấn đề nghiêm trọng ảnh hưởng đến việc kinh doanh hoặc giải quyết nhanh chóng trong tình thế bắt buộc. Một số công việc cụ thể để điều hành hoạt động kinh doanh quán cà phê sẽ bao gồm:

• Tổ chức buổi họp đầu ca hằng ngày với nhân viên để nắm bắt tình hình, truyền đạt thông tin, nhiệm vụ công việc trong ngày
• Đối với nhân viên không cố định, cần phân công nhiệm vụ, vị trí làm việc cho từng nhân viên 
• Trực tiếp hỗ trợ hoặc điều động nhân viên hỗ trợ công việc khi cần thiết
• Tiếp nhận và xử lý các vấn đề có liên quan đến hoạt động của quán, khách hàng và nhân viên
• Lên kế hoạch, đưa ra các chiến lược hoạt động kinh doanh cụ thể trong tuần, tháng, quý, năm.
• Phối hợp hoạt động với các bộ phận khác, đảm bảo hoàn thành yêu cầu, chỉ tiêu đặt ra.

Xem thêm:  Có nên kinh doanh cà phê không? Lý do bạn nên mở quán cafe

Quản lý nhân viên

Sở hữu đội ngũ nhân viên tận tình và có trách nhiệm với công việc là điều mà bất cứ doanh nghiệp, cửa hàng nào cũng mong muốn. Việc kinh doanh của quán diễn ra thuận lợi hay không cũng một phần cũng phụ thuộc vào chất lượng phục vụ của nhân viên. Do đó, người quản lý cần có những phương pháp quản lý nhân viên phù hợp và hiệu quả. Những công việc mà người quản lý cần làm để quản lý nhân viên là:

• Tổ chức các buổi hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ, kỹ năng làm việc cụ thể cho nhân viên
• Thường xuyên đánh giá kết quả làm việc, năng lực của nhân viên, từ đó có hình thức khen thưởng hoặc kỷ luật hợp lý 
• Tham gia đánh giá, tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới cho quán 
• Đánh giá kết quả đào tạo và thử việc của nhân viên một cách khách quan
• Nghiên cứu những phương pháp quản lý nhân viên phù hợp và hiệu quả

Người quản lý đòi hỏi phải là người công bằng, công tư phân minh để tạo nên môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên của mình. Người quản lý nên phân công trách nhiệm rõ ràng với từng vị trí nhân viên, khuyến khích nhân viên có thái độ phục vụ tận tâm và thân thiện với khách hàng. Ngoài ra, tổ chức các hoạt động tương tác để nâng cao tinh thần đoàn kết, tính năng động của đội ngũ nhân viên là điều rất được khuyến khích.

Quản lý tài chính của quán cà phê

Quản lý doanh thu luôn là vấn đề quan trọng hàng đầu được chủ doanh nghiệp quan tâm. Với những quán có quy mô nhỏ thì chủ doanh nghiệp sẽ là người trực tiếp quản lý doanh thu, kiểm soát các khoản thu chi tại quán. Tuy nhiên, những quán cà phê có quy mô lớn hoặc có nhiều chi nhánh thì rất khó để thực hiện điều đó. Điều này ít nhiều sẽ gây khó khăn trong tính toán doanh thu, số khách của quán.

Chính vì vậy, việc sử dụng phần mềm để quản lý quán cà phê hiện nay đã không còn quá xa lạ. Với phần mềm quản lý, mọi hoạt động thu chi chủ các chi nhánh của quán cà phê sẽ được quản lý một cách chính xác. Điều này giúp tối ưu quá trình quản lý tài chính, trách thất thoát trong quá trình kinh doanh.

Xem thêm: Tại sao mở quán kinh doanh cà phê đang là xu hướng HOT hiện nay

Quản lý đặt bàn

Với những quán cà phê kết hợp trong một bộ phận nhà hàng khách sạn, quán cafe có quy mô lớn, việc nắm chính xác lượng khách đặt bàn, số lượng khách, thời gian phục vụ, thực đơn,… là điều mà người quản lý cần phải biết rõ. Người quản lý còn là người trực tiếp lên hợp đồng và trình cấp trên phê duyệt để tổ chức thực hiện những sự kiện quan trọng. Bên cạnh đó, phối hợp với bar, bếp (nếu có) để lên thực đơn cho quán và thực đơn trong những ngày tiệc.

Quản lý nguyên liệu 

Quản lý nguyên liệu là công việc khó nhất khi quản lý quán cà phê. Người quản lý cần phải theo dõi nguyên liệu của quán vì nếu thiếu nguyên vật liệu sẽ ảnh hưởng đến hoạt động chế biến món ăn, pha chế đồ uống. Từ đó dẫn đến không đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, người quản lý cần phải trực tiếp kiểm tra, theo dõi số lượng, chất lượng công cụ, dụng cụ của quán. 

Người quản lý sẽ chịu trách nhiệm ký duyệt mua thực phẩm, nguyên vật liệu, công cụ, trang thiết bị cho quán. Tổ chức sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng, bảo hành các loại máy móc, thiết bị của quán, hoặc đề xuất mua mới máy móc thiết bị để đảm bảo chất lượng kinh doanh phục vụ được tốt nhất.

Một số kinh nghiệm quản lý quán cà phê 

Thường xuyên cập nhật đồ uống mới

Để quản lý quán cà phê hiệu quả, bạn cần biết khẩu vị của thực khách và có điều chỉnh cho phù hợp. Nếu chỉ sử dụng duy nhất một menu cho quán trong thời gian dài sẽ rất dễ khiến khách hàng cảm thấy nhàm chán. Một thực đơn với nhiều món đồ uống phong phú sẽ gây hứng thú cho khách hàng, vì thế hãy thường xuyên cập nhật các đồ uống mới theo xu hướng hoặc có thể thay đổi các dụng cụ đựng đồ uống để tạo cảm giác mới mẻ cho khách hàng.

Thực hiện Marketing cho quán cà phê

Ngày nay, với sự bùng nổ của công nghệ thì việc thực hiện marketing để quảng bá thương hiệu trên mạng xã hội là điều vô cùng phổ biến. Thông qua việc quảng cáo sẽ gợi nhớ và kích thích sự tò mò của khách hàng, thu hút được nhiều khách hàng mới. Hiện nay, nhiều nhà quản lý lựa chọn quảng cáo quán của mình qua các trang mạng xã hội như: facebook, instagram, báo điện tử,… Có 2 cách để quảng cáo quán cà phê phổ biến cho nhiều người biết đến như: 

• Mạng xã hội: Việc thường xuyên đăng bài, duy trì tương tác với khách hàng thông qua các trang mạng xã hội dưới dạng bài viết về sản phẩm, review của khách hàng, những nội dung vui vẻ, các chương trình khuyến mãi,…
• Kênh đối tác: Ngành F&B hiện nay có rất nhiều các bên thứ 3 cung cấp các dịch vụ review món ăn, đồ uống hoặc vận chuyển đồ ăn. Bạn có thể tận dụng hợp tác, đăng sản phẩm của mình lên để thu hút thêm nhiều khách hàng mới.

Tạo các chương trình khuyến mãi

Tâm lý chung của khách hàng đều thích những chương trình khuyến mãi, giảm giá. Vì thế việc thường xuyên cập nhật các hình thức khuyến mãi, thẻ tích điểm cũng là động lực giúp khách hàng thường xuyên lui tới quán hơn. Một chương trình tri ân, khuyến mãi hiệu quả cần đáp ứng được 3 yếu tố: đúng đối tượng, đúng nội dung và đúng kênh truyền tải. Thời gian áp dụng khuyến mãi cũng là điều được rất nhiều nhà quản lý quán cà phê quan tâm để đảm bảo chi phí và doanh thu cho quán.

Vậy làm sao để thực hiện tất cả những điều trên một cách dễ dàng, Phần mềm quản lý bán hàng GoF&B sẽ là giải pháp mà bạn không thể bỏ qua để có thể tối ưu quản lý quán cà phê của mình. Giải pháp GoF&B cho phép chủ doanh nghiệp quản lý toàn diện hoạt động kinh doanh quán cà phê. Trong đó, việc quản lý chi tiết nguyên vật liệu sẽ giúp hạn chế tối đa những thất thoát có thể xảy, đảm bảo doanh thu.

GoF&B – Phần mềm quản lý hiệu quả quán cà phê của bạn

Với GoF&B, khách hàng của bạn có thể order thức uống một cách nhanh chóng tại cửa hàng. Ứng dụng cũng được tích hợp sẵn đơn vị vận chuyển AhaMove, trạng thái đơn hàng cũng được hiển thị cụ thể trên trang quản trị của GoF&B. Tất cả dữ liệu đơn hàng đa kênh của bạn sẽ được GoF&B đồng bộ về MỘT TRANG QUẢN TRỊ DUY NHẤT. Tiện ích tuyệt vời này giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý cả quy trình kinh doanh quán cà phê của mình.

GoF&B giúp lưu trữ chi tiết tất cả thông tin khách hàng từ Online đến Offline, giúp cho chủ cửa hàng xác định tổng số lượng khách hàng đã đăng ký, tạo tài khoản mua hàng và đặt hàng. Với dữ liệu đã có, doanh nghiệp có thể thực hiện phân nhóm khách hàng và xây dựng các chiến lược Marketing phù hợp.

Hệ thống của GoF&B cũng cho phép tạo các ưu đãi với nhiều hình thức như tạo mã khuyến mãi, miễn phí giao hàng… để kích thích hành vi mua hàng và đẩy mạnh doanh số vượt trội. Chủ doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình kinh doanh chi tiết theo các hạng mục: Doanh thu chi phí, lãi lỗ, lịch sử bán hàng, thống kê hóa đơn, hiệu quả kinh doanh trên các nền tảng bán hàng, hình thức mua hàng… Với các báo cáo cụ thể, quy trình quản lý bán hàng thực phẩm, đồ uống của doanh nghiệp sẽ cụ thể hơn rất nhiều.

Kết luận

GoF&B luôn không ngừng hoàn thiện để hướng đến mục tiêu mang lại giải pháp quản lý bán hàng tối ưu cho doanh nghiệp trong ngành F&B. Trong thời buổi chuyển đổi số, GoF&B đã bắt kịp xu thế khi cho phép doanh nghiệp quản lý bán hàng đa kênh. Doanh nghiệp có thể sử dụng GoF&B để quản lý kinh doanh trên website trực tuyến hoặc cửa hàng, chi nhánh của mình.

Trên đây là những kinh nghiệm hữu ích GoSELL mang đến giúp doanh nghiệp quản lý chuỗi nhà hàng hiệu quả. Bên cạnh đó, GoF&B sẽ là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp có thể tối ưu việc quản lý chuỗi nhà hàng của mình.