Kiến thức

Quản lý nhà cung cấp là gì? Quy trình quản lý nhà cung cấp chi tiết

10 Tháng Mười, 2023

Nhà cung cấp được xem là đối tượng cần được quan tâm và chú trọng đối với mỗi doanh nghiệp hay cửa hàng trong suốt quá trình kinh doanh. Khi xây dựng quy trình quản lý đơn vị cung cấp hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và ổn định. Vậy quản lý nhà cung cấp là gì và quy trình quản lý chi tiết như thế nào? Hãy cùng GoSELL tìm hiểu ngay sau đây nhé!

Quản lý nhà cung cấp là gì?

Quản lý nhà cung cấp (nhà cung ứng) là công việc vô cùng cần thiết và quan trọng. Là hành động mà các doanh nghiệp sẽ kiểm soát, phân loại, theo dõi thông tin của từng đơn vị cung cấp để xây dựng mối quan hệ tốt giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có hướng phát triển đúng đắn và tiến hành hoạt động kinh doanh đảm bảo được thuận lợi và ổn định.

Nhà cung ứng chính là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh và tăng trưởng của doanh nghiệp. Không chỉ cung cấp những sản phẩm, nguyên vật liệu chất lượng với chi phí hợp lý, mà còn giúp doanh nghiệp tăng sức cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường.

Là một nhân tố quan trọng trong suốt quá trình kinh doanh của doanh nghiệp nên đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng quy trình quản lý khoa học và đúng cách. Để phát huy tốt nhất khả của nhà cung ứng, tiếp theo GoSELL sẽ gợi ý cho bạn quy trình quản lý nhà cung cấp hiệu quả nhất hiện nay nhé!

Quy trình quản lý nhà cung cấp

Một quy trình quản lý đơn vị cung cấp tiêu chuẩn cần phải đảm bảo được những hoạt động cơ bản như sau:

Tổng hợp danh sách nhà cung ứng 

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh thì việc lựa chọn được nhà cung ứng phù hợp là một yếu tố quan trọng để quá trình kinh doanh được duy trì thuận lợi và hiệu quả. Chính vì lẽ đó, việc tổng hợp danh sách các đơn vị cung cấp sản phẩm là một bước không thể thiếu.

Hãy tập hợp danh sách những nhà cung ứng sản phẩm tiềm năng, ngay sau đó hãy tiến hành nghiên cứu các thông tin của đơn vị cung cấp để có cơ sở chuẩn bị cho công tác đánh giá và lựa chọn.

Xây dựng tiêu chí đánh giá nhà cung ứng

Để đánh giá đúng và chính xác tiềm năng của nhà cung ứng, thì doanh nghiệp có thể xây dựng được những tiêu chí đánh giá riêng, dựa trên những yếu tố như sau:

• Sản phẩm doanh nghiệp đang tìm kiếm là gì?
• Đặc điểm của sản phẩm mà doanh nghiệp mong muốn?
• Nhóm khách hàng doanh nghiệp đang muốn hướng đến?
• Tổng chi phí đầu tư?
• Hình thức kinh doanh của sản phẩm?

Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có thể đánh giá đơn vị cung cấp dựa trên các tiêu chí cơ bản:

• Chất lượng sản phẩm: Dựa vào tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm trên thị trường, chính sách bảo hành, cam kết của nhà cung ứng.
• Chi phí sản phẩm: Dựa vào giá sản phẩm và chi phí phát sinh khi nhập hàng của đơn vị cung cấp đó. Nên so sánh chi phí của các nhà cung ứng với nhau dựa trên ngân sách của doanh nghiệp.
• Thời gian vận chuyển: Dựa vào những số liệu về thời gian giao nhận hàng thực tế của nhà cung ứng để đánh giá chính xác độ tin cậy của những đơn vị cung cấp đó.

Xem thêm: Những tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp mà quản lý cần biết

Đánh giá và chọn lựa nhà cung ứng

Doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá và so sánh các nhà cung ứng dựa trên các thông tin đã thu thập cũng như tiêu chí đã được xây dựng, để từ đó đưa ra lựa chọn đơn vị cung cấp phù hợp nhất. 

Nhà cung ứng được lựa chọn sẽ không chỉ đảm bảo được những yêu cầu, tiêu chí đã được đề ra, mà còn phải phù hợp với tính chất sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Sử dụng các công cụ theo dõi

Sử dụng các công cụ theo dõi như sổ sách, Excel, phần mềm quản lý bán hàng là công việc quan trọng nếu doanh nghiệp có nhu cầu kiểm soát dữ liệu và hoạt động cung ứng của đơn vị cung cấp một cách hiệu quả và chính xác nhất. 

Những công cụ theo dõi này sẽ ghi nhận lại toàn bộ những hoạt động giao dịch phát sinh giữa doanh nghiệp và đơn vị cung ứng. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng theo các hoạt động với nhà cung ứng đồng thời nắm rõ được tình hình công nợ của họ.

Cách quản lý nhà cung cấp hiệu quả

Quản lý hướng đến mục tiêu chung

Để kiểm soát nhà cung ứng, doanh nghiệp cần phải tham gia vào quá trình giao dịch của chuỗi cung ứng bao gồm những bộ phận như: nội bộ của doanh nghiệp, nhà cung ứng, đơn vị vận chuyển hoặc các cơ quan chức năng liên quan…Vì mỗi bộ phận đều có vai trò và công việc nhất định nên đều ảnh hưởng đến toàn bộ kết quả chung. Do đó, đòi hỏi tất cả các bên phải phối hợp nhuần nhuyễn với nhau trong công việc vì mục tiêu chung.

Xây dựng các chỉ số đo lường và đánh giá

Tạo dựng một hệ thống đo lường khoa học sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu quả của nhà cung ứng một cách toàn diện. Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng định hướng và có biện pháp đề phòng cho kế hoạch kinh doanh trong tương lai.

5 chỉ số cơ bản để đánh giá một nhà cung ứng có thể kể đến như sau:

• Tỷ lệ tuân thủ: Dùng để xác định xem nhà cung ứng có đáp ứng được những yêu cầu của doanh nghiệp hay không. 
• Chu kỳ đơn đặt hàng: Dùng để xác định nhà cung ứng nào sẽ giải quyết các đơn đặt hàng khẩn cấp cho doanh nghiệp. 
• Khả năng sẵn có của nhà cung ứng: Cho phép các doanh nghiệp đo lường năng lực cung ứng của đơn vị cung cấp để đáp ứng nhu cầu khẩn cấp.
• Phần trăm sai sót của đơn vị cung cấp: Giúp doanh nghiệp đánh giá chất lượng sản phẩm/ dịch vụ của nhà cung ứng.
• Thời gian sản xuất: Giúp doanh nghiệp dễ dàng thống kê thời gian hoàn thành đơn hàng của nhà cung ứng.

Những chỉ số này cần được doanh nghiệp đưa vào áp dụng thực tế, để dễ dàng đo lường và đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến tình kinh doanh và cung ứng hàng hóa giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp.

Xem thêm: Các chỉ số KPI theo dõi hiệu quả kinh doanh cho cửa hàng bán lẻ

Thay đổi tư tưởng

Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn giữ suy nghĩ việc quản lý nhà cung ứng là chỉ đơn giản là quản lý từ nhà kho đến trên kệ hàng. Nhưng thực tế sản phẩm của bạn có được yêu thích hay không mới là vấn đề cốt lõi.

Doanh nghiệp cần có những phương pháp nhằm tổng hợp tình hình tiêu thụ của sản phẩm, xem đâu là mặt hàng được người dùng yêu thích, đâu là mặt hàng người tiêu dùng không ưa chuộng. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có kế hoạch và chiến lược quản lý, đánh giá nhà cung cấp chính xác.

Sử dụng phần mềm quản lý nhà cung cấp hiệu quả – GoSELL

Tính năng quản lý nhà cung cấp được tích hợp trên GoSELL sẽ giúp cho việc quản lý trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn bao giờ hết, mang lại nhiều lợi ích vượt trội trong công tác quản trị của doanh nghiệp với những tiện ích như: 

Hiển thị đầy đủ các thông tin của nhà cung ứng

• Theo dõi và thống kê chi tiết, rõ ràng các thông tin của các nhà cung cấp theo mã, tên nhà cung ứng, email, số điện thoại.
• Tìm kiếm nhà cung ứng theo tên hoặc theo mã.
• Dễ dàng quản lý và đặt hàng từ nhà cung ứng tránh sai sót.

Thêm mới nhà cung ứng dễ dàng

• Cho phép thêm và tạo mới nhà cung ứng vào danh sách của cửa hàng.
• Dễ dàng cập nhật chi tiết các thông tin về nhà cung ứng hàng hóa.
• Hỗ trợ lưu trữ những dữ liệu quan trọng của nhà cung ứng như: Tên, số điện thoại, email, địa chỉ.

Phân quyền cho nhân viên quản lý nhà cung cấp

• Cho phép phân quyền cho nhân viên kho quản lý nhà cung ứng.
• Dễ dàng giám sát và theo dõi hiệu suất hoạt động của từng đơn vị cung cấp.
• Hỗ trợ tạo các ghi chú, thông tin quan trọng về đơn hàng hoặc nhà cung ứng.

Theo dõi lịch sử và tình trạng đơn đặt hàng từ nhà cung ứng

• Cho phép thống kê tổng quan, quản lý tất cả đơn đặt hàng từ nhà cung ứng.
• Hỗ trợ lọc các đơn nhập hàng theo thời gian: Ngày, tuần, tháng, năm.
• Dễ dàng xác định được nhân viên nào đã tạo đơn, nhà cung ứng cũng như chi nhánh nhập hàng.
• Nhanh chóng lọc, tìm đơn hàng theo trạng thái: Tất cả, đã tạo đơn, đã hoàn thành, đã hủy…

Tạo đơn đặt hàng nhanh chóng và dễ dàng

• Dễ dàng tạo đơn đặt hàng từ danh sách các nhà cung ứng đã có sẵn.
• Cho phép tìm sản phẩm theo tên, mã SKU, mã vạch.
• Liệt kê chi tiết thông tin sản phẩm nhập: Tên, số lượng, giá nhập, thuế (nếu có), tổng tiền…
• Theo dõi chính xác chi nhánh nào đã nhập hàng.
• Nhanh chóng biết được hàng đã về kho hay chưa qua các trạng thái: Tạo đơn, đã duyệt, hoàn tất.

Quản lý đơn vị cung cấp bằng các phương pháp truyền thống đang là “gánh nặng” với các doanh nghiệp, khi đó phần mềm quản lý nhà cung cấp GoSELL sẽ là lựa chọn phù hợp, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa công tác quản trị, loại bỏ những vấn đề còn tồn động mà phương pháp truyền thống không giải quyết được.

Nhà cung cấp đáng tin cậy sẽ là cơ hội giúp doanh nghiệp kinh doanh thành công. Do đó việc hiểu rõ về tầm quan trọng và quy trình quản lý nhà cung ứng là vấn đề thiết yếu hiện nay mà doanh nghiệp cần nên chú trọng đấy.