Kiến thức

Quản lý sản phẩm bằng mã vạch: Tại sao lại hiệu quả?

19 Tháng Hai, 2023

Quản lý sản phẩm là một vấn đề sống còn, ảnh hưởng đến quá trình vận hạnh mà mọi doanh nghiệp cần tập trung hướng đến. Trong đó, quản lý sản phẩm bằng mã vạch đã và đang cho thấy hiệu quả vượt trội, giúp tối ưu quy trình phức tạp này. Vậy tại sao giải pháp quản lý này được hầu hết các doanh nghiệp lựa chọn? Cùng tìm hiểu ngay nhé!

Thế nào là quản lý sản phẩm bằng mã vạch

Quản lý sản phẩm bằng mã vạch là gì?

Mã vạch (barcode) từ lâu đã được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng cho các sản phẩm của mình. Cụ thể, mã vạch được tạo ra nhưng là một công nghệ nhận dạng các dữ liệu về các sản phẩm, hàng hóa. Để có thể nhận dạng dữ liệu một sản phẩm, bạn cần tạo ra một mã số hoặc chữ số cho vật đó. Tiếp đến, đoạn mã đó cần được thể hiện một cách rõ nét dưới dạng mã vạch mà các thiết bị cụ thể có thể đọc được.

Ngày nay, mã barcode chính là phương thức quản lý sản phẩm phổ biến nhất mà doanh nghiệp sử dụng. Với khả năng mã hóa đa dạng các ký tự và chữ số, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý hàng hóa của mình. Hơn nữa, việc mã hóa tối đa và không bị giới hạn, các doanh nghiệp lớn cũng hoàn toàn có thể yên tâm kiểm soát được các mặt hàng đang kinh doanh.

Phương pháp này có vượt trội hơn so với phương án truyền thống?

Việc quản lý sản phẩm thủ công như trước đây vừa tốn nhiều thời gian, vất vả lại rất dễ xảy ra sai sót. Đặc biệt là với các doanh nghiệp có số lượng sản phẩm tồn kho, sản phẩm bán ra, sản phẩm nhập vào lớn cần được quản lý. Đó cũng là lý do mà việc ứng dụng mã vạch vào quy trình quản lý sản phẩm đang rất được ưa chuộng.

Cụ thể, mã vạch sẽ được gắn trên mỗi hàng hóa với các con số, ký hiệu được thiết lập chi tiết. Mỗi mã sẽ có tác dụng nhận dạng, phân biệt từng loại sản phẩm trong cùng một nhóm. Từ đó, quá trình quản lý sẽ trở nên chính xác hơn, từ đó giúp các quy trình bán hàng có liên quan được diễn ra một cách hiệu quả và thuận tiện hơn. 

Mã vạch có thể sử dụng chính mã có sẵn trên sản phẩm hoặc tự in một mã khác để quản lý. Quản lý mã vạch được đi kèm với các thiết bị đọc mã cho phép chi tiết hóa về sản phẩm hàng hóa thông qua những phần mềm chuyên biệt. Để có thể quản lý được sản phẩm, bạn cần có 1 phần mềm quản lý kho với giao diện thân thiện. Tính năng đồng bộ giúp đơn giản hóa quá trình bán hàng và quản lý hàng hóa, công việc kinh doanh trở nên thuận tiện nhanh chóng.

Xem thêm: Quản lý hàng hóa bằng cách tạo mã vạch đem lại bao nhiêu lợi ích?

Lợi ích từ việc quản lý sản phẩm bằng mã vạch 

Việc áp dụng mã vạch để quản lý số lượng hàng hóa trong kho sẽ đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích cụ thể như sau:

• Nhanh chóng tạo đơn đặt hàng, đáp ứng nhu cầu, tạo sự hài lòng cho khách hàng
• Giúp tiết kiệm chi phí vận hàng của doanh nghiệp, từ đó tăng doanh thu, lợi nhuận
• Tăng tính cạnh tranh trên thị trường nhờ đáp ứng nhanh yêu cầu của khách hàng và giá thành sản phẩm giảm
• Tiết kiệm tối đa thời gian nhập liệu sản phẩm tại kho
• Kiểm soát tốt số lượng sản phẩm tồn kho, tuổi hàng tồn kho để đưa ra quyết định nhập hàng phù hợp
• Giảm thiểu thiệt hại do sản phẩm bị tồn quá lâu, đảm bảo chất lượng hàng hóa đến tay khách hàng
• Quản lý chính xác từng sản phẩm được bán, theo dõi thời hạn bảo hành cho các sản phẩm có giá trị

Các cách sử dụng mã vạch để quản lý sản phẩm

Để quản lý mã vạch bằng sản phẩm hiệu quả nhất, doanh nghiệp có thể thực hiện dán mã theo hai cách cơ bản sau:

Thứ nhất

Doanh nghiệp có thể dán mỗi mã vạch cho mỗi sản phẩm hoặc gói sản phẩm khác nhau. Mã vạch sản phẩm này có thể được thiết lập theo từng lô, loại sản phẩm. Mỗi sản phẩm trong cùng một loại sẽ có một mã số seri với thứ tự được thiết lập tăng dần.

Điều này sẽ giúp bạn quản lý tối ưu nguồn gốc, thời gian nhập hàng của từng sản phẩm hiện đang có trong kho hàng. Tuy nhiên, điểm trừ là cách này sẽ làm số lượng mã cần quản lý tăng dần theo thời gian một cách đáng kể.

Thứ hai

Doanh nghiệp sử dụng cách này có thể sử dụng mã giống nhau cho cùng loại sản phẩm trong một lô hàng. Cụ thể, cách này giúp bạn phân biệt giữa các lô hàng và loại sản phẩm. Với cách dán nhãn này, thông tin về sản phẩm vẫn có thể tìm thấy được nhưng lại đi theo một lô hàng chứ không phải từng sản phẩm.

Điểm trừ của cách này chính là doanh nghiệp không thể quản lý chi tiết từng sản phẩm trong 1 lô hàng nếu nó được bán cho các khách hàng khác nhau. 

Hiện nay, các doanh nghiệp, nhà sản xuất, nhà cung cấp hầu hết sử dụng các dán mã vạch thứ nhất. Điều này giúp kiểm soát chi tiết sản phẩm tồn kho nhưng sẽ khiến số lượng mã seri cần quản lý ngày càng tăng theo số lượng sản phẩm.

Đó chính là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp hiện nay đang hướng đến việc sử dụng các phần mềm thông minh để quản lý sản phẩm bằng mã vạch. Đơn cử như GoSELL, tính năng quản lý mã vạch sản phẩm sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu việc kiểm soát và theo dõi sản phẩm. Thậm chí các doanh nghiệp lớn cũng không cần phải lo lắng khi quản lý số lượng lớn mã seri của từng sản phẩm.

Xem thêm: Cách tạo mã vạch với hệ thống của GoSELL

Quản lý mã vạch sản phẩm bằng phần mềm quản lý bán hàng GoSELL

Dễ dàng tạo mã vạch sản phẩm

Phần mềm quản lý bán hàng GoSELL là một trong những hệ thống hiện đại bậc nhất hiện nay giúp doanh nghiệp quản lý sản phẩm bằng mã vạch. Bên cạnh việc quản lý quy trình bán hàng hiệu quả, GoSELL còn giúp doanh nghiệp tối ưu kiểm soát sản phẩm tồn kho với tính năng tạo và quản lý mã vạch. 

Cụ thể, bạn có thể tạo và in mã vạch cho từng sản phẩm một cách nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Tùy theo từng loại sản phẩm mà doanh nghiệp có thể lựa chọn kích thước khác nhau cho mã mà mình muốn in (38 x 24mm, 70 x 22mm,…). Việc thiết lập để in cùng lúc cho nhiều sản phẩm sẽ giúp quá trình in và dán mã nhanh hơn, khó tốn quá nhiều thời gian chờ đợi.

Sau khi đã hoàn thành việc tạo mã vạch cho tất cả các sản phẩm của mình, doanh nghiệp có thể nhập mã vào hệ thống quản lý của GoSELL. Với GoSELL, quy trình quản lý sản phẩm tồn kho của doanh nghiệp sẽ trở nên chính xác và hiệu quả hơn. Hơn nữa, GoSELL còn giúp cửa hàng của doanh nghiệp thực hiện lên đơn hàng nhanh chóng ngay khi quét mã của sản phẩm.

Quét mã bán hàng nhanh chóng, đơn giản

Doanh nghiệp có thể liên kết GoSELL với các thiết bị quét mã vạch cầm tay để thực hiện quét và tạo đơn hàng. Hơn nữa, các doanh nghiệp sử dụng app bán hàng thương mại điện tử GoSELLER của GoSELL còn có thể thực hiện quét mã vạch bằng chính điện thoại thông minh của mình. Điều này sẽ giúp quá trình quản lý sản phẩm, tạo đơn hàng và đồng bộ dữ liệu tồn kho của doanh nghiệp thuận tiện hơn rất nhiều.

Đặc biệt, hệ thống của GoSELL là đơn vị duy nhất trên thị trường hiện nay cho phép doanh nghiệp đồng bộ quản lý sản phẩm từ nhiều kênh bán hàng khác nhau. Chính nhờ tính năng vượt trội này, việc quản lý sản phẩm tồn kho bằng mã vạch cũng trở nên chính xác tuyệt đối. Đây là tiện ích mà không phải phần mềm quản lý bán hàng nào cũng có thể có được.

Trên đây là những thông tin hữu ích về việc quản lý sản phẩm bằng mã vạch khi hoạt động kinh doanh bán hàng. Trong đó, phần mềm quản lý bán hàng GoSELL chắc chắn sẽ là một giải pháp tối ưu mà doanh nghiệp có thể tận dụng. Hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu sản phẩm, quản lý từng sản phẩm cụ thể cũng như tạo đơn hàng nhanh chóng. Cùng truy cập vào website của GoSELL để biết thêm những thông tin chi tiết nhất nhé!