7 bí quyết quản lý thông tin khách hàng hiệu quả nhất hiện nay

4 August, 2022

Trang chủ » Kiến thức chuyên sâu » 7 bí quyết quản lý thông tin khách hàng hiệu quả nhất hiện nay

Bên cạnh quản lý sản phẩm thì quản lý thông tin khách hàng cũng không kém phần quan trọng thì nó được coi như xương sống của toàn bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn đã biết cách quản lý thông tin khách hàng hiệu quả chưa? Hãy cùng GoSELL tìm hiểu vấn đề này trong bài viết sau nhé!

7 bí quyết quản lý thông tin khách hàng hiệu quả nhất hiện nay

Quản lý thông tin khách hàng là gì?

Quản lý thông tin khách hàng, hay CRM, là một hệ thống các quy trình mà nhóm công nghệ thông tin có thể sử dụng để thu thập và tổ chức dữ liệu khách hàng. đồng thời, đội ngũ lãnh đạo của công ty có thể sử dụng thông tin đó để hỗ trợ các chiến lược kinh doanh thông minh. 

Thông tin khách hàng này có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cả lưu lượng truy cập web và danh sách mua hàng. Một hệ thống CRM mạnh giúp thu thập thông tin từ khắp các phòng ban khác nhau của công ty và lưu trữ chúng một nơi duy nhất, chẳng hạn như hệ thống cơ sở dữ liệu.

hệ thống quản lý thông tin khách hàng CRM
Cần xây dựng hệ thống quản lý thông tin khách hàng CRM chuyên nghiệp

Ảnh hưởng của quản lý thông tin khách hàng đến doanh nghiệp

Bạn có thể tham khảo một số lợi ích chính của việc sử dụng hệ thống quản lý thông tin khách hàng hiệu quả dưới đây.

Tham khảo thêm: 7 dấu hiệu doanh nghiệp cần đến phần mềm quản lý khách hàng

Tăng cường an toàn và bảo mật thông tin

Quản lý thông tin khách hàng hiệu quả có thể cải thiện bảo mật dữ liệu thông qua việc giảm lượng thông tin khách hàng trùng lặp trong cơ sở dữ liệu của công ty. Hệ thống tập trung vào việc xác minh dữ liệu và đảm bảo rằng khách hàng có một tài khoản duy nhất với thông tin chính xác. 

Các chuyên gia công nghệ thông tin có thể sử dụng ứng dụng lọc dữ liệu để chuẩn hóa thông tin khách hàng và  sử dụng các thuật toán để phát hiện các tài khoản trùng lặp.

Hệ thống quản lý thông tin khách hàng tốt cũng chuẩn hóa các quy trình thu thập và lưu trữ thông tin, có thể bảo vệ thông tin nhạy cảm khỏi bị rò rỉ và vi phạm. 

Tăng cường an toàn và bảo mật thông tin
Bảo mật thông tin khách hàng trong doanh nghiệp là việc vô cùng cần thiết

Lập kế hoạch chiến lược

Hệ thống quản lý thông tin khách hàng tốt cho phép bạn thu thập một lượng lớn dữ liệu khách hàng quy về một nơi duy nhất. Ở một số công ty, đội ngũ bán hàng, tiếp thị, phát triển kinh doanh và dịch vụ khách hàng đều sử dụng các nền tảng khác nhau để ghi lại và phân tích các tương tác của họ với khách hàng.

Những hệ thống này cũng cho phép các nhà lãnh đạo công ty truy cập dữ liệu lịch sử một cách dễ dàng, hỗ trợ họ dự đoán những xu hướng hành vi của khách hàng trong tương lai. 

Ví dụ: Hiểu được mối liên hệ giữa doanh số bán hàng tăng tương ứng thời gian hoàn lại tiền nhanh cho khách có thể giúp nhà quản lý hỗ trợ bộ phận bán hàng và dịch vụ khách hàng hoạt động hiệu quả hơn.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Bằng cách thu thập phản hồi và thông tin về hành vi của khách hàng, bạn có thể thực hiện các điều chỉnh đối với trang web và quy trình bán hàng của công ty, làm cho quá trình mua sắm của khách hàng trở nên dễ dàng hơn. 

Ngoài ra, bạn còn có thể sử dụng thông tin này để sửa đổi các nguyên tắc dịch vụ khách hàng, cải thiện quy trình chăm sóc khách hàng và nâng cao tỉ lệ khách hàng quay lại.

Ví dụ: Báo cáo phân tích website bán hàng của doanh nghiệp cho thấy rằng nhiều khách hàng thoát khỏi trang web trong quá trình mua hàng. Khi đó, bạn có thể thực hiện một cuộc khảo sát người dùng về trải nghiệm của họ và lý do khiến họ thoát trang. Đồng thời đưa ý kiến đó vào kế hoạch phát triển của mình.

Tham khảo thêm: Xu hướng trải nghiệm khách hàng trọng điểm giúp doanh nghiệp bứt phá trong năm 2022

Cải thiện trải nghiệm khách hàng
Cải thiện quy trình chăm sóc khách hàng với hệ thống quản lý thông tin khách hàng

Hỗ trợ mở rộng quy mô doanh nghiệp để quản lý thông tin khách hàng hiệu quả

Với một doanh nghiệp phát triển, bạn cần phải xây dựng toàn bộ các quy trình hoạt động một cách logic và hiệu quả nhất. Kể cả quản lý thông tin khách hàng.

Việc sử dụng các công cụ phù hợp để quản lý thông tin khách hàng hiệu quả có thể tự động hóa nhiều hoạt động cần thiết cho CRM. Đồng tời, cho phép bạn tập trung nỗ lực vào những nơi khác.

Ngoài ra, hệ thống quản lý thông tin khách hàng tốt còn giúp cho các nhà quản lý nắm rõ tình hình kinh doanh của công ty mình. Tránh được các sai sót và rủi ro trong quá trình kinh doanh.

7 bí quyết quản lý thông tin khách hàng hiệu quả

Lượng thông tin khách hàng gửi về mỗi ngày của doanh nghiệp là một vô cùng lớn. Hãy cùng GoSELL tham khảo 7 bí quyết sau đây để thực hiện quản lý thông tin khách hàng tốt nhất nhé.

Coi trọng vấn đề bảo mật

Theo một nghiên cứu, người ta ước tính rằng các doanh nghiệp vừa và nhỏ phải chịu thiệt hại trung bình là 120.000 đô la cho mỗi lần vi phạm dữ liệu (một rủi ro an ninh mạng xảy ra khi thông tin khách hàng và công ty rơi vào tay kẻ xấu).

Coi trọng vấn đề bảo mật
Cần coi trọng vấn đề bảo mật thông tin khách hàng

Khi thu thập dữ liệu cá nhân về khách hàng, từ số điện thoại, địa chỉ nhà cho đến thông tin chi tiết về tình hình tài chính của họ. Bạn cần phải có kế hoạch để giữ an toàn cho những thông tin đó. Điều này giúp xây dựng lòng tin của khách hàng. Đồng thời hạn chế những nguy cơ có thể xảy ra trong tương lai.

Thu thập thông tin đúng cách

Niềm tin là yếu tố chính trong việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Cách tốt nhất để xây dựng lòng tin là minh bạch. Phải rõ ràng về các chính sách thu thập thông tin khách hàng. 

Nếu khách hàng biết rằng bạn đang thu thập thông tin của họ trái phép. Dù bằng phương pháp nào: dùng phần mềm hay công cụ hack. Họ có thể tẩy chay và cắt đứt hành vi mua sắm hay hợp tác với bạn.

Một ví dụ cho thấy tầm quan trọng của vấn đề này. Chính là sự kiện công ty dữ liệu Cambridge Analytica. Công ty đã thu thập thông tin của 50 triệu người dùng Facebook khi họ không hề hay biết. Khi đó, người dùng vô cùng phẫn nộ và kêu gọi một cuộc điều tra đối với công ty này. Đồng thời niềm tin vào Facebook giảm đi đáng kể.

Chọn lựa thông tin cần thu thập

Quá nhiều thông tin khách hàng (hay còn gọi là bão hòa thông tin) có thể khiến doanh nghiệp của bạn rơi vào tình trạng hỗn loạn. Từ đó gây cản trở việc ra quyết định. Thực tế, có từ 60% đến 73% dữ liệu trong một công ty không được sử dụng để phân tích. 

Việc xác định dữ liệu nào cần thu thập đòi hỏi phải có tư duy chiến lược. Thông tin mà bạn thu được từ khách hàng cần có mục đích.  Đừng thu thập dữ liệu chỉ vì bạn có thể.

Thu thập thông tin khách hàng hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí. Ảnh hưởng tích cực đến kết quả hoạt động kinh doanh.

Chọn lựa thông tin cần thu thập
Cần chọn lọc lại thông tin khách hàng đã thu thập để tiếp thị tốt hơn

Đầu tư vào một hệ thống quản lý thông tin khách hàng hiệu quả

Qua rồi thời mà Excel được xem là phương pháp tốt để lưu trữ thông tin. Các doanh nghiệp coi trọng vấn đề bảo mật sẽ lưu trữ thông tin khách hàng của họ trong cơ sở dữ liệu an toàn. Hay còn gọi là công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

Những công cụ này giúp cho việc lưu trữ thông tin quan trọng an toàn hơn. Chúng cũng cung cấp một số phân tích đánh giá dựa trên toàn bộ thông tin hiện có. Với cách này, bạn có thể thực hiện những cải tiến cho toàn bộ hệ thống doanh nghiệp.

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý quan hệ khách hàng hiệu quả khác nhau. Trong đó GoSELL được xem là nền tảng toàn diện, an toàn nhất.

GoSELL cung cấp các tính năng cho phép bạn thu thập, lưu thông tin khách hàng từ nhiều kênh bán hàng về hệ thống quản trị của GoSELL để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau.

Những lợi ích bạn có được khi sử dụng tính năng CRM trên GoSELL

  • Giao diện trực quan, thân thiện và dễ sử dụng.
  • Thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng đa kênh. Có thể từ Website, App bán hàng, trực tiếp tại điểm bán cho đến các sàn TMĐT Shopee, Lazada, GoMUA. Cho phép gắn thẻ theo ý muốn cho từng khách hàng, phân nhóm và chia data khách hàng theo nhiều hình thức và trạng thái khác nhau. Từ đó phục vụ tốt cho chiến dịch tiếp thị và chăm sóc khách hàng sau này.
  • Gửi thông tin về các sản phẩm, ưu đãi đến từng nhóm khách hàng. Điều này tạo ra trải nghiệm cá nhân hoá và nâng cao dịch vụ khách hàng.
  • Nắm bắt được tâm lý, hành vi và thói quen của người tiêu dùng. Từ đó xây dựng các chiến lược kinh doanh và Marketing hợp lý.
  • Hợp nhất tất cả thông tin dữ liệu của khách hàng từ nhiều tài khoản của tất cả các nền bán hàng khác nhau. Giúp cho bạn có cái nhìn toàn diện về khách hàng.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo một số tiện ích sau trong tính năng Quản lý quan hệ khách hàng của GoSELL.

TÍNH NĂNG QUẢN LÝ QUAN HỆ KHÁCH HÀNG CỦA GOSELL
Tổng Đài Gọi CRM Ghi Âm Cuộc Gọi Quản Lý Số Nhánh Tổng Đài 
Quản Lý Khách Hàng Quản lý công nợ khách hàng. Khách Hàng – Thông Tin Liên Hệ 
Khách Hàng – Thông Tin Thành Viên Phân Loại Khách Hàng Theo Ngày Đăng Ký Phân Loại Khách Hàng Theo Dữ Liệu Đơn Hàng
Phân Loại Khách Hàng bằng Thẻ Tags Phân Loại Khách Hàng Theo Hành Vi Cài Đặt Ứng Dụng Nhập Dữ Liệu Khách Hàng 
Xuất Dữ Liệu Khách Hàng GoCHAT – Kết Nối Fanpage Facebook Chat Hệ Thống Quản Lý Khách Hàng trên GoCHAT – Facebook Fanpage 
GoCHAT – Kết Nối Zalo OA Chat Hệ Thống Quản Lý Khách Hàng trên GoCHAT – Zalo OA 

Thực hiện sao lưu dữ liệu 

Khả năng mất dữ liệu thông tin khách hàng khá cao. Nhưng có đến 58% các doanh nghiệp không chuẩn bị cho việc mất dữ liệu. Điều này thậm chí còn đáng báo động hơn khi có đến 60% các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ ngừng hoạt động trong khoảng 6 tháng nếu vấn đề này xảy ra.

Để quản lý thông tin khách hàng hiệu quả, bạn nên sao lưu tất cả thông tin khách hàng. Sau đó cần bảo vệ cẩn thận phòng trường hợp có sự cố trong hệ thống. Ngoài ra, bạn cũng sẽ cần kiểm tra hệ thống sao lưu thường xuyên. Đảm bảo mọi thứ hoạt động bình thường.

Cập nhật thông tin khách hàng thường xuyên

Thông tin khách hàng có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời. Theo một nguồn tin, có tới 25% cơ sở dữ liệu trung bình của nhà tiếp thị B2B không chính xác. Việc này gây ảnh hưởng đến chi phí và niềm tin của khách hàng. 

Xác thực và cập nhật các thông tin như địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ,… Đây là một cách nâng cao giá trị dữ liệu hiện tại của bạn. Hạn chế đánh giá và phân tích sai lầm cho chiến lược kinh doanh hay Marketing.

Đào tạo các nhóm thu thập thông tin khách hàng

Đào tạo cách thu thập và quản lý thông tin khách hàng hiệu quả cho nhân viên. Điều này giúp tiết kiệm tiền trong dài hạn. 

Sẽ không có ý nghĩa gì nếu những ý tưởng lớn về cách thu thập và bảo vệ dữ liệu khách hàng nếu nó chỉ trên mặt lý thuyết. Đầu tư thời gian vào việc hướng dẫn đúng cách cho nhân viên. Từ đó sẽ nâng cao năng suất quản lý đáng kể.  Trở thành nền tảng để phát triển và mở rộng quy mô doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nên có các chính sách bảo vệ tránh rò rỉ thông tin nhạy cảm. Việc này sẽ ảnh hưởng đến các quyết sách của công ty.

Đào tạo các nhóm thu thập thông tin khách hàng
Cần tổ chức các khóa đào tạo các khóa nghiệp vụ thu thập và quản lý thông tin khách hàng

Kết luận

Quản lý thông tin khách hàng hiệu quả là một trong những phương pháp giúp cho doanh nghiệp phát triển nhanh chóng và bền vững. Nếu bạn còn có những câu hỏi liên quan, hãy gọi ngay cho GoSELL theo số hotline: (028) 7303 0800 hoặc gửi email về địa chỉ: hotro@gosell.vn để được giải đáp thắc mắc.

GOSELL – NỀN TẢNG BÁN HÀNG TOÀN DIỆN CHO DOANH NGHIỆP