Kiến thức

Hướng dẫn quy trình đào tạo nhân viên mới trong 3 tháng

6 Tháng Mười Một, 2022

Làm thế nào để nhân viên mới dễ dàng hòa nhập được với môi trường làm việc mới với tinh thần tốt nhất? Quy trình đào tạo nhân viên giúp xóa bỏ khoảng cách giữa nhân viên và doanh nghiệp. Vậy quy trình đấy được thực hiện như thế nào hiệu quả nhất. Hãy xem ngay bài viết dưới đây!

Vì sao doanh nghiệp cần có quy trình đào tạo nhân viên mới?

 Mỗi công ty đều có những đặc điểm khác nhau, vì vậy các chủ doanh nghiệp nên tạo ra quy trình đào tạo nhân viên của riêng mình phù hợp nhất để:

• Giữ chân nhân viên: Một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả sẽ giúp công ty của bạn tạo ấn tượng tốt với nhân viên. Đồng thời tạo động lực để nhân viên làm việc và cống hiến hết mình cho công ty.
• Giảm chi phí đào tạo: Việc sắp xếp phù hợp giúp nhân viên mới nhanh chóng bắt kịp khối lượng công việc ở công ty mới và làm việc hiệu quả hơn. Các công ty cũng sẽ giảm đáng kể thời gian và chi phí đào tạo.
• Giảm căng thẳng cho người mới vào làm: Định hướng nghề nghiệp rõ ràng giúp người mới bớt lo sợ và áp lực. Họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn trong công việc và có những định hướng nghề nghiệp tốt hơn.

Xem thêm: 6 nguyên tắc vàng để quản lý nhân viên từ xa hiệu quả

Những lưu ý khi thực hiện quy trình đào tạo nhân viên mới

Để có hiệu quả nhất trong việc thực hiện quy trình đào tạo nhân sự mới, các công ty cần hiểu một số điểm và trả lời các câu hỏi sau:

• Nhân viên mới cần biết tất cả về môi trường làm việc trong ngày đầu tiên đi làm?
• Công ty muốn tạo ấn tượng đầu tiên với nhân viên mới như thế nào để ảnh hưởng đến họ?
• Có những quy định và hướng dẫn nào cần được công bố để nhân viên mới có thể ghi nhớ và không mắc sai lầm?
• Những công cụ hoặc thiết bị nào nên được cung cấp cho nhân viên mới để họ cảm thấy an toàn và thoải mái?
•  Có những trải nghiệm tích cực nào cho nhân viên trong ngày đầu tiên đi làm?
•  Cấp trên/người quản lý có thể hướng dẫn nhân viên từ ngày đầu tiên không?
• Bạn có trách nhiệm truyền tải thông điệp tốt nhất tới người mới không ? Và làm thế nào để nhà đào tạo có thể xây dựng cầu nối giữa các nhân viên?

Đọc thêm: 9 cách quản lý nhân sự giúp nâng cao tính tự giác cho nhân viên

Xây dựng quy trình đào tạo cho nhân sự mới trong 3 tháng đầu tiên

Trước ngày đầu tiên làm việc 

Sau khi hoàn thành vòng tuyển dụng bộ phận hành chính nhân sự sẽ gửi mail đến các bộ phận có trách nhiệm để trưởng bộ phận tổ chức sắp xếp chỗ ngồi, công việc và phân công người có trách nhiệm hướng dẫn người mới. Có thể gửi tài liệu đào tạo qua mail trước cho nhân viên để công ty tiết kiệm thời gian đào tạo, đồng thời người mới cũng nắm bắt tình hình công việc nhanh hơn.

Ngày làm việc đầu tiên

Quy trình đào tạo nhân sự được thực hiện theo định hướng riêng mỗi công ty. Từng công ty đều có mục tiêu, định hướng phát triển riêng:

• Nhân viên mới cần thu thập thông tin chung về công ty như lịch sử thành lập, lĩnh vực hoạt động, thành tích nổi bật nắm bắt hệ thống quản lý của công ty: Các phòng ban, bộ phận, nhân sự từng bộ phận.
• Nắm rõ các quy định và nguyên tắc làm việc của công ty như giờ giấc làm việc, quy tắc trang phục, đạo đức làm việc, phong cách giao tiếp, ứng xử với đồng nghiệp và cấp trên.
• Nắm bắt các chính sách đãi ngộ như nghỉ phép, làm thêm, hiếu hỉ, sinh nhật con cái… Ghi lại các mục tiêu xây dựng và phát triển kinh doanh mà hội đồng quản trị đề ra.

Quy trình đào tạo nhân viên cho từng vị trí

•  Ngày đầu tiên trước khi bắt đầu làm việc, nhân viên mới nên hiểu những công việc mà họ sẽ phải thực hiện trong thời gian sắp tới, bên cạnh việc đào tạo chung tại công ty. 
• Quy trình đào tạo đại diện bán hàng: xây dựng nội dung đào tạo về kỹ năng mềm, kỹ năng giao tiếp với khách hàng, xem và diễn giải các báo cáo theo dõi KPI từ một nhân viên hoặc nhóm bán hàng.
• Kế toán – Tài chính: Được đào tạo thực tế, có thái độ làm việc chuyên nghiệp, đăng ký sổ sách chứng từ cẩn thận và có trách nhiệm với hồ sơ mình lập.
• Các nhà điều hành cấp điều hành như trưởng nhóm, trưởng bộ phận: Đây là bộ phận điều hành, điều hành công việc trong nhóm, bộ phận.

Vì vậy, khi đào tạo nhân viên mới cho bộ phận này, cần phát huy kỹ năng sáng tạo, phối hợp và xử lý tình huống thông minh. Tùy theo lĩnh vực hoạt động, ở từng bộ phận, phòng ban mà chương trình đào tạo cho nhân viên là khác nhau.

Sau một tháng làm việc

Trưởng bộ phận phân công vị trí, đưa ra yêu cầu cụ thể đối với nhân viên mới để kiểm tra kiến thức nghiệp vụ. Trong đó bạn thấy được khả năng hiểu công việc, khả năng quản lý phát sinh trong công việc của nhân viên.

Ngoài những kiến ​​thức trực tiếp về công việc của mỗi nhân viên mới, công ty phải truyền đạt những kiến ​​thức và kỹ năng cơ bản từ các bộ phận liên quan khác. Những người khác giúp những người mới giải quyết các vấn đề phát sinh và làm việc cùng nhau một cách hiệu quả.

Ngoài đào tạo nghề, các công ty cũng thay đổi đào tạo cơ bản cho nhân viên mới. Ví dụ như đào tạo về an ninh mạng như truy cập vào phần mềm nội bộ, tham gia vào các nhóm làm việc chung trong mạng, bảo mật thông tin trên máy tính, phân quyền nhân viên khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng…

Định hướng và quy trình đào tạo nhân viên mới sau 3 tháng làm việc

Tiếp tục đào tạo nghiệp vụ và tổ chức các khóa học với sự hiện diện của các trưởng bộ phận, những người được công nhận trong lĩnh vực này, cung cấp các công cụ và tài liệu nghiệp vụ cho nhân viên mới, không ngừng học hỏi và phát triển kỹ năng nghề nghiệp, tổ chức các hoạt động bổ trợ.

Sau giờ làm việc, nhân viên mới có thể tham gia các cuộc họp của bộ phận hoặc công ty. Lắng nghe, học hỏi và đưa ra những ý tưởng cho công ty. Tiến hàng tổ chức huấn luyện về an toàn lao động cho người lao động. Nhân viên mới theo quy định của pháp luật.

Người quản lý đánh giá nhân viên mới trên các khía cạnh: Khả năng nắm bắt và quản lý những gì phát sinh trong công việc ở cấp bậc làm việc. Từ đó, công ty có những đóng góp cụ thể cho từng nhân viên mới ở mọi bộ phận, để nhân viên tiếp tục hoàn thiện và phát huy sở trường, khen thưởng những nhân viên mới xuất sắc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, kích thích hiệu quả làm việc sáng tạo của mỗi cá nhân.

Kết luận

Trên đây là quy trình đào tạo nhân viên mới trong 3 tháng cho doanh nghiệp được GoSELL giới thiệu đến các bạn. Hãy áp dụng ngay để cải thiện hiệu quả quản lý và tăng doanh thu cho doanh nghiệp của bạn.