Hướng dẫn quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

7 Tháng Sáu, 2022

Trong hợp đồng ngoại thương sẽ có quy định rõ về vấn đề bên mua hay bên bán sẽ đảm nhận trách nhiệm vận chuyển hàng hóa. Tuy nhiên, thông thường để đảm bảo tiến độ giao hàng và hạn chế tối đa các vấn đề phát sinh, hầu hết doanh nghiệp sẽ thuê một đơn vị trung gian (Forwarder) để lo liệu quy trình giao nhận hàng hóa.

Quy trình giao nhận hàng hóa: Phía nhà xuất khẩu

Hiện nay có khá nhiều hình thức vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, với số lượng kiện hàng nhiều, trọng lượng lớn và cồng kềnh, hình thức tối ưu nhất là vận chuyển bằng đường biển. Sau đây là quy trình làm việc của các công ty vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.

Thuê tàu (booking)

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình vận chuyển hàng hóa là đặt lịch tàu. Bước này có thể được chịu trách nhiệm bởi người bán hoặc người mua tùy vào thỏa thuận trong hợp đồng. Nhưng đa phần, nó sẽ được thực hiện bởi người bán.

Tuy nhiên, hầu hết các hãng tàu tại Việt Nam đều rất đắt hàng, họ sẽ hết chỗ rất sớm, nhất là vào các mùa cao điểm. Do đó, hãy chọn các công ty Forwarder uy tín, có quy trình làm việc hiệu quả và giá cả cạnh tranh nhất. Sau đó cung cấp cho họ các thông tin để book tàu, cụ thể gồm:

• Thông tin cảng đi (port of loading)
• Cảng chuyển tải: chọn một trong hai hình thức gồm chuyển tải (transit) hoặc đi thẳng (direct)
• Cảng đến (port of discharge)
• Thông tin hàng hóa: tên hàng, số lượng kiện, kích thước, trọng lượng, tính chất hàng hóa,….
• Thời gian tàu xuất phát (ETD)
• Thời gian đóng hàng
• Các yêu cầu liên quan khác khác: số lượng, kích cỡ, loại container, nhiệt độ trong container, độ thông gió của container,…

Sau khi lấy được booking, họ sẽ liên hệ trực tiếp với đối tác của doanh nghiệp để ghi nhận các yêu cầu về đóng gói và giao nhận để phối hợp cho chính xác.

Đóng gói hàng hóa

Bước thứ hai trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là đóng gói. Khi đóng gói hàng hóa có 2 trường hợp. Nếu là hàng lẻ (LCL) thì sẽ được đóng gói tại kho của người bán. Tất cả các quy định liên quan đến hình thức đóng gói, kích thước kiện hàng, mã hiệu hàng hóa đều được thực hiện dựa trên thỏa thuận và yêu cầu của nhà nhập khẩu.

Sau đó công ty vận chuyển sẽ tiếp nhận và di chuyển các kiện hàng đến kho hàng lẻ (CFS) và chuyển nó lên các container chung.

Trong trường hợp kiện hàng nguyên (FCL) thì sẽ được đóng trực tiếp vào container. Sau đó công ty vận chuyển sẽ tiếp nhận và chuyển nó ra bãi container (CY) tại cảng biển.

Chuẩn bị các thủ tục hải quan là khâu quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa

Tại cảng biển, nhà xuất khẩu hàng hóa hoặc các công ty Forwarder được ủy quyền sẽ thực hiện đầy đủ các thủ tục hải quan theo đúng quy định trước khi tàu rời cảng. Ngoài ra, kiện hàng còn có thể trải qua các bước thủ tục kiểm dịch, hun trùng nếu được yêu cầu.

Phát hành các vận đơn B/L

Bước quan trọng nhất trong quy trình giao nhận hàng hóa là phát hành B/L. Trước khi đóng hàng, nhà xuất khẩu phải cung cấp đầy đủ các thông tin làm vận đơn cho công ty Forwarder. Ngay khi hàng hóa được chuyển lên tàu và rời cảng biển, các thông tin này sẽ được gửi đến hãng tàu để phát hành B/L cho người xuất khẩu trong quá trình tàu chạy.

Gửi các chứng từ cần thiết cho nhà nhập khẩu

Trong quá trình tàu chạy, nhà xuất khẩu phải thu thập và gửi đầy đủ các chứng từ cần thiết cho nhà nhập khẩu, bao gồm: hóa đơn thương mại, danh sách kiện hàng, giấy phát hành B/L, C/O,…

Xem thêm: Các trường hợp không chịu thuế xuất nhập khẩu theo pháp luật Việt Nam

Quy trình giao nhận hàng hóa: Phía nhà nhập khẩu

Về phía nhà nhập khẩu, họ sẽ phải liên tục theo dõi và cập nhật thông tin đơn hàng từ phá nhà xuất khẩu. Sau đó thực hiện tiếp nối quy trình giao nhận hàng hóa theo các bước sau đây:

Nhận chứng từ được gửi bởi nhà nhập khẩu

Sau khi nhận được các chứng từ được gửi bởi đối tác, nhà nhập khẩu phải kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin xem đã đúng với quy định hoặc các thỏa thuận hay chưa. Nếu có một vấn đề nào đó, dù là nhỏ nhất, kiện hàng của bạn có thể sẽ gặp rắc rối và khó lòng thông quan được.

Nhận thông báo hàng đến

Trước khi tàu cập bến (ít nhất là 1 ngày), nhà nhập khẩu sẽ nhận được thông báo từ phía đối tác hoặc công ty Forwarder.

Trên giấy thông báo sẽ ghi rõ thời gian cập bến của lô hàng tên tàu, số chuyến, tên nhà nhập khẩu, tên nhà xuất khẩu, số hiệu thùng container, seal, giấy tờ mô tả hàng hóa và các khoản phụ phí,….

Cung cấp lệnh giao hàng

Trong quy trình giao nhận hàng hóa, để cung cấp lệnh giao hàng, người nhập khẩu cần chuẩn bị đủ các loại giấy tờ gồm bộ chứng từ đã được người bán gửi trước đó, giấy giới thiệu, bill gốc và giấy ủy quyền (nếu được yêu cầu) và gửi chúng cho công ty Forwarder. 

Sau đó, công ty này sẽ xuất trình B/L gốc, đồng thời nộp đầy đủ các khoản phí cho bên phía hãng tàu và nhận lệnh giao hàng cho người nhập khẩu.

Khai báo hải quan và thông quan tờ khai là một trong quy trình giao nhận hàng hóa

Người nhập khẩu hàng hóa có thể tự làm thủ tục hải quan trước khi tàu về cảng bằng cách khai báo trên phần mềm điện tử hoặc thuê các công ty Forwarder. Nếu không, có thể chờ đến khi tàu cập bến để thực hiện các thủ tục thông quan. 

Người mua hàng cần chuẩn bị đầy đủ các thủ tục đăng ký chứng nhận lô hàng, xin giấy phép, giấy chứng nhận và các giấy tờ cần thiết. Sau đó lên tờ khai hải quan trực tiếp theo hướng dẫn hoặc khai báo qua mạng. 

Bước tiếp theo, là làm thủ tục thông quan tại cảng, tiến hành mở tờ khai, nộp thuế, in mã vạch và nhận lại 1 tờ khai có kèm mã vạch từ hải quan. Đặc biệt, nhà nhập khẩu có thể phải thực hiện các nghiệp vụ nhập khẩu khác, bao gồm kiểm tra chất lượng hàng hóa hoặc kiểm dịch, hun trùng,…. (nếu cần).

Xem thêm: Những rủi ro xuất khẩu hàng hóa doanh nghiệp nên lưu ý

Bốc dỡ và vận chuyển hàng hóa về kho

Nếu là hàng lẻ, sau khi hoàn thành tất cả các thủ tục hải quan, kiện hàng sẽ được công ty Forwarder hoặc chính bản thân nhà nhập khẩu tiến hành bốc dỡ và chuyển về kho của nhà nhập khẩu.

Nếu là hàng nguyên kiện, thì cần phải rút hàng khỏi container và trả lại container rỗng cho hãng tàu vận chuyển.  

Sau khi kết thúc quy trình giao nhận hàng hóa, cả nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu nên lưu giữ các hồ sơ quan quan trọng để đối chiếu khi cần thiết. Mong rằng qua bài viết này, Mediastep đã mang đến cho bạn đọc – nhất là những doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu những thông tin tham khảo bổ ích.