Kiến thức

Hướng dẫn quy trình giao nhận hàng hóa tại kho chi tiết nhất

12 Tháng Sáu, 2022

Để giúp các doanh nghiệp làm tốt quy trình giao nhận hàng hóa tại kho, hàng loạt các đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển đã ra đời với một quy trình chuyên nghiệp, bài bản. Nếu đang có những thắc mắc liên quan đến hoạt động của các công ty giao nhận hàng, thì GoSELL giải đáp cho bạn ngay trong bài viết sau đây nhé!

Có nên sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa hay không?

Các công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa tại kho ra đời đã mang đến những lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, thể hiện ở các khía cạnh sau:

• Giúp quy trình giao nhận hàng hóa tại kho diễn ra một cách nhanh chóng, tiết kiệm và an toàn mà không mất quá nhiều thời gian cũng như công sức làm thủ tục.
• Có khả năng chuyên chở các kiện hàng với những đặc điểm, tải trọng, thể tích và kích thước đa dạng, với tốc độ nhanh chóng nhất.
• Dịch vụ giao nhận hàng hóa góp phần làm giảm giá thành của các hàng hóa xuất nhập khẩu.
• Dịch vụ giao nhận hàng hóa hỗ trợ các đơn vị, công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu có thể tiết kiệm một cách tối đa các chi phí phải bỏ ra cho công tác xây dựng kho, bến bãi cũng như kinh phí đào tạo nhân công.

Quy trình giao nhận hàng hóa tại kho khoa học, chuyên nghiệp

Hầu hết các đơn vị cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa chuyên nghiệp đều hoạt động theo quy trình giao nhận hàng hóa tại kho gồm 4 bước cơ bản và minh bạch sau đây:

Quy trình giao nhận hàng hóa tại kho cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ có liên quan

Theo quy định, thông thường toàn bộ các chứng từ được sử dụng cho hoạt động giao nhận hàng hóa sẽ được cung cấp bởi các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Các hồ sơ chứng từ cần có bao gồm: Bộ tờ khai manifest, vận đơn chủ và giấy ủy quyền.

Làm thủ tục hải quan để khai thác hàng CFS

Các đơn vị thực hiện công tác giao nhận hàng hóa tại kho sẽ có trách nhiệm và đảm bảo lấy hàng tại cảng đúng với thời gian cập bến đã được doanh nghiệp nhập khẩu cung cấp trước đó. Thông thường, họ có nhiệm vụ phải liên lạc với các đơn vị vận chuyển hàng hóa để xác định chính xác thời gian tàu cập bến.

Đúng thời gian đó, các đơn vị này phải tập trung lấy hàng tại cảng trong vòng một ngày, với đầy đủ các hồ sơ, chứng từ được yêu cầu trong tay. Thường thì theo quy trình giao nhận hàng hóa tại kho sau khi tàu cập bến các kiện hàng container sẽ được đơn vị chịu trách nhiệm giao nhận tiến hành vận chuyển từ cảng về các kho CFS để khai thác hàng hóa.

Xem thêm: Chi tiết quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu 2022

Quy trình giao nhận hàng hóa tại kho từ cảng

Khi đến thời gian tàu cập bến, các đơn vị giao nhận hàng hóa sẽ có mặt và thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng các container. Họ phải đảm bảo rằng các container chứa hàng khi đến cảng vẫn còn nguyên vẹn.

Vì các nguyên nhân sau:

• Nếu có bất kỳ vấn đề xảy ra với thùng container, phía doanh nghiệp xuất khẩu hoặc nhập khẩu phải đền bù thiệt hại, vì thùng container vốn là tài sản của hãng tàu và chỉ cho các doanh nghiệp này mượn.
• Các container này có các vấn đề bất thường thì có khả năng cao là hàng hóa bên trong sẽ bị hư tổn. Do đó phải kiểm tra thật kỹ lưỡng để xác định trách nhiệm thuộc về bên nào, có hướng khiếu nại, xử lý và bồi thường cho phù hợp.
• Kiểm tra một thật kỹ số container, số chì, seal để đảm bảo nhận đúng container và hàng hóa. Đồng thời phòng ngừa trường hợp container có thể đã bị mở ra trước đó.

Sau khi thực hiện các công tác kiểm tra xong, nếu có bất kỳ vấn đề gì xảy ra thì bên đơn vị chịu trách nhiệm giao nhận hàng hóa bắt buộc phải thông báo cho khách hàng của mình và làm theo các quyết định mà họ đưa ra.

Vì nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra với container thì họ sẽ phải làm việc với bên hãng tàu và đưa ra các phương án giải quyết phù hợp trước khi mở container và kiểm tra thực tế cũng như khai thác kiện hàng bên trong.

Làm hàng tại kho 

Sau khi tất cả các vấn đề đã được xử lý thì container chứa hàng sẽ được vận chuyển về kho CFS với sự có mặt và giám sát của đầy đủ các bên liên quan. Bao gồm bên giám định, người thuê kho và hải quan tại kho.

Tại đây, họ sẽ kiểm tra lần nữa các thông số của container để đảm bảo đã nhận đúng container, đúng kiện hàng. Sau đó tiến hành phá seal và bắt đầu khai thác hàng hóa. Trong quá trình khai thác, nếu có bất kỳ vấn đề gì xảy ra làm thiệt hại, thất thoát hoặc giảm sút giá trị của kiện hàng thì sẽ dừng tiến trình ngay lập tức.

Lúc này, đơn vị chịu trách nhiệm giao nhận hàng hóa tại kho phải thông báo vấn đề cho người thuê và giữ nguyên hiện trạng của kiện hàng. Sau đó tất cả các bên có liên quan sẽ có mặt và thực hiện công tác giám định thực tế. Nhằm tính toán mức độ thiệt hại và xác định trách nhiệm của các bên.

Trên đây là toàn bộ các bước liên quan đến quy trình giao nhận hàng hóa tại kho. Hy vọng qua bài viết này, GoSELL đã giúp cho bạn đọc có thêm nhiều kiến thức bổ ích để phục vụ cho công tác mua bán, trao đổi hàng hóa của mình.

Xem thêm: Hướng dẫn quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu