Quy trình làm hàng xuất khẩu chi tiết và khoa học nhất
18 Tháng Chín, 2022
Trong bài viết này, Mediastep sẽ hướng dẫn bạn đọc quy trình làm hàng xuất khẩu chi tiết từ A – Z. Tuy nhiên, chúng tôi nhận thấy rằng, đa phần các doanh nghiệp xuất khẩu thường ưu tiên hình thức vận chuyển đường thủy, do đó các thông tin sắp đề cập sau đây chủ yếu thiên về cách làm hàng xuất khẩu thông qua hình thức vận tải này.
Đàm phán và ký hợp đồng
Bước đầu tiên và quan trọng nhất khi xuất khẩu hàng hóa là giai đoạn đàm phán và ký hợp đồng ngoại thương. Trong quá trình này, cần cụ thể hóa các yêu cầu, thỏa thuận và thống nhất toàn bộ nội dung về quá trình chuẩn bị hàng, quy định đóng gói, hình thức vận chuyển, quyền lợi và nghĩa vụ các bên…
Sau khi hợp đồng được ký kết, người bán dựa vào các điều khoản đó để đưa ra hướng xử lý đơn hàng sao cho đảm bảo và đúng trách nhiệm nhất.
Chuẩn bị giấy phép xuất khẩu
Để xuất khẩu hàng hóa sang các quốc gia và vùng lãnh thổ khác, doanh nghiệp cần phải xin giấy phép có dấu xác nhận từ các cơ quan hữu quan tương ứng. Việc xin giấy phép rất phức tạp và có thể mất rất nhiều thời gian, vì vậy nhà xuất khẩu cần chuẩn bị bước này từ trước.
Để tối ưu hóa quy trình làm hàng xuất khẩu về lâu dài, tốt nhất doanh nghiệp nên xin giấy phép có thể sử dụng được nhiều lần.
Quy trình làm hàng xuất khẩu: Booking tàu
Tùy theo thỏa thuận và các điều kiện đặt ra trong hợp đồng, có hai hình thức mua bán chính, bao gồm CIF và FOB. Nếu bán theo CIF thì nhà xuất khẩu phải chủ động đặt booking tàu cho lô hàng hóa của mình. Để thực hiện nhanh nhất, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với hãng tàu hoặc sử dụng dịch vụ tại các công ty Forwarder uy tín.
Còn nếu bán theo hình thức FOB, thì vấn đề đặt chỗ trên tàu và chặng vận chuyển quốc tế sẽ do nhà nhập khẩu lo liệu toàn bộ, công việc của người xuất khẩu là đóng gói và đưa kiện hàng đến cảng.
Lấy container rỗng
Nếu kiện hàng lẻ, nhà xuất khẩu có thể đóng hàng theo chỉ định của nhà nhập khẩu và tự thân đưa chúng đến cảng biển hoặc sử dụng dịch vụ của các công ty Forwarder. Sau đó xếp hàng vào các container chung được quy định bởi hãng tàu.
Nếu là hàng nguyên kiện, nhà xuất khẩu phải liên hệ đơn vị vận chuyển và nhận container rỗng tại cảng biển. Có hai trường hợp:
- Nếu bán theo CIF: Sau khi đã booking xong, doanh nghiệp đến hãng tàu và lấy booking confirmation, sau đó nhận container rỗng và seal.
- Nếu bán theo FOB: Sau khi nhận transport confirmation từ đối tác, người bán mang đi đổi lấy booking confirmation tại cảng, sau đó nhận container rỗng và seal.
Sau khi đã lấy được container rỗng và seal, hãy kiểm tra thật kỹ ván sàn, trần, thiết bị làm lạnh… Điều này vừa nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển, vừa tránh tình trạng phải bồi thường nếu có hư hại sau khi trả container. Sau đó, kéo container về kho và tiến hành bước tiếp theo trong quy trình làm hàng xuất khẩu.
Đóng gói hàng hóa
Khi đóng gói hàng hóa tại kho, hãy chiếu theo các quy định được người nhập hàng đặt ra trong hợp đồng như kích thước, số lượng, khối lượng đóng gói, số kiện, số lớp vật liệu lót, chất liệu thùng cát tông, ghi ký hiệu, nhãn mác… để thực hiện cho chính xác.
Đừng quên tạo Package list, ghi đầy đủ thông tin lô hàng theo yêu cầu, gồm tên hàng, nơi sản xuất, trọng lượng tịnh, ký hiệu vận chuyển…
Còn khi đóng gói hàng hóa tại cảng, nhà xuất khẩu phải trải qua rất nhiều thủ tục và quy trình phức tạp. Tốt nhất nên cử nhân viên đến kiểm tra và giám định công tác đóng hàng.
Kiểm tra kiện hàng
Trong một số trường hợp, quy trình xuất khẩu hàng hóa sẽ có bước kiểm tra chuyên ngành tại các cảng biển như hun trùng, kiểm dịch… Do đó, để tránh tình trạng phải xin seal mới và mất một khoản phí, các doanh nghiệp không nên niêm phong kẹp chì (seal) chính thức. Mà thay vào đó chỉ nên kẹp chì tạm trong quá trình đưa container về cảng.
Sau khi hoàn tất các bước kiểm tra thì mới niêm phong chính thức bằng seal của hãng tàu.
Mua bảo hiểm hàng hóa
Hãy lựa chọn một công ty bảo hiểm uy tín để mua bảo hiểm cho lô hàng của mình. Thông thường, doanh nghiệp có thể sẽ bỏ ra khoản 2% giá trị hàng hóa để đóng cho bên bảo hiểm.
Tuy nhiên, nếu xuất hàng theo hình thức FOB hay CNF thì doanh nghiệp không cần phải mua bảo hiểm hàng hóa, vấn đề này sẽ do người mua chịu trách nhiệm.
Quy trình làm hàng xuất khẩu: Thủ tục hải quan
Với quy trình làm hàng xuất khẩu không thể thiếu công đoạn làm thủ tục hải quan. Bước này có thể được thực hiện sau khi chuyển hàng đến cảng (đối với hàng hóa đóng tại kho) hoặc trước khi container hạ cảng (đối với đóng hàng tại cảng).
Để làm thủ tục hải quan, doanh nghiệp xuất khẩu cần cung cấp đầy đủ các chứng từ sau đây:
- Mở tờ khai hải quan: Hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, phiếu hạ hàng, giấy giới thiệu, giấy tiếp nhận hồ sơ hải quan, tờ khai hải quan,….
- Đăng ký tờ khai hải quan
- Đóng phí làm thủ tục hải quan
- Nhận tờ khai hải quan có số container và seal
- Trình và thanh lý tờ khai
- Vào sổ tàu
- Làm các giấy tờ thực xuất cho lô hàng
Xếp hàng lên tàu
Sau khi làm xong các thủ tục hải quan, nhà xuất khẩu cần cung cấp hóa đơn chi tiết cho bên hãng tàu để làm vận đơn. Bước này cần thực hiện trước khi thực xuất và cắt máng closing time. Hoàn thành bước này, người bán sẽ nhận được vận đơn đường biển. Đó có thể là 3 bản bill gốc hoặc surrendered bill.
Các chứng từ khác
Nếu là xuất hàng theo hình thức FOB, thì quy trình làm hàng xuất khẩu đến đây là xong. Tuy nhiên, đối với xuất CIF, người bán cần thực hiện tiếp các bước sau đây:
- Gửi chi tiết bill hoặc SI cho hãng vận chuyển trước khi Cut-off Time. Sau đó nhận lại vận đơn nháp và kiểm tra thật kỹ lưỡng. Nếu có vấn đề thì hãy liên hệ với hãng tàu để sửa đổi ngay.
- Sau khi tàu rời cảng, người bán sẽ nhận được vận đơn gốc. Sau khi nhận được vận đơn gốc, hãy gửi file mềm cho nhà nhập khẩu để họ có thể nắm bắt được thông tin kiện hàng.
- Tiếp theo, người bán có thể sẽ phải thực hiện tiếp các thủ tục xin cấp chứng thư bảo hiểm hàng hóa đường biển, chứng nhận xuất xứ hoặc chứng thư kiểm dịch động vật,… nếu được yêu cầu.
Gửi chứng từ cho người mua và nhận thanh toán
Người bán cần gửi toàn bộ chứng từ cho người mua hàng thông qua file mềm trước, sau đó gửi toàn bộ bản gốc qua sau, để người nhập khẩu có thể kiểm tra và chuẩn bị cho quá trình nhập hàng của mình.
Trong quá trình tàu chạy, người bán phải gửi toàn bộ các chứng từ thanh toán cho người mua, bao gồm: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hàng hóa, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa và giấy chứng nhận khử trùng để yêu cầu thanh toán đơn hàng.
Trong trường hợp thanh toán bằng L/C, thì người xuất khẩu phải nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh để thông báo.
Hy vọng với bài viết mà Mediastep đã chia sẻ, bạn đọc đã có được những thông tin tham khảo chi tiết và toàn vẹn hơn về quy trình làm hàng xuất khẩu bằng đường biển. Để từ đó hoàn thiện một cách tốt nhất quá trình mua bán, trao đổi hàng hóa của mình.