Kiến thức

Quy trình quản lý nhà hàng và các công cụ hỗ trợ

23 Tháng Bảy, 2023

Một quy trình quản lý nhà hàng hiệu quả, nhằm mang lại chất lượng phục vụ và những phải nghiệm khách hàng tối ưu nhất. Vậy làm sao để quản lý hiệu quả?

Tại sao quy trình quản lý lại quan trọng?

Với một quy trình quản lý cụ thể thì bạn sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như công sức để giải quyết những vấn đề vặt phát sinh. Khi mọi quy trình quản lý được vận hành theo đúng trình tự của nó cùng với đó là hệ thống đo lường chuẩn xác, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian để phát triển việc kinh doanh nhà hàng.

Việc giành quá nhiều thời gian để ghi chép sổ sách, giấy tờ sẽ khiến người quản lý cảm thấy nhàm chán và rối tung. Chế biến món ăn không đúng quy chuẩn, nhân viên phục vụ không đúng quy cách sẽ gây ảnh hưởng rất nhiều đến kinh doanh.

Chính vì vậy bạn cần có một quy trình để hệ thống lại nhà hàng, mọi thứ nên được chuẩn chỉnh để dễ dàng thực hiện và quản lý chính xác. Bạn cần phải kiểm soát được mọi việc diễn ra trong nhà hàng một cách tốt nhất.

Hướng dẫn quy trình quản lý nhà hàng

Vận hành quản lý theo một quy trình sẽ giúp mọi việc diễn ra hiệu quả cũng như giải quyết các vấn đề có thể phát sinh một cách nhanh chóng nhất. Dưới đây là một quy trình quản lý chi tiết bạn có thể tham khảo:

Quy định thời gian bật tắt các thiết bị điện

Những nhà hàng chuyên nghiệp luôn để ý đến vấn đề này đầu tiên vào mỗi sáng và kiểm tra mỗi tối trước khi kết thúc công việc.

 Xác định thời gian cụ thể cho việc khởi động những thiết bị sử dụng điện trong nhà hàng. Điều này cũng sẽ giúp nhà hàng tiết được một khoản chi phí đáng kể cho việc quản lý kinh doanh.

Lên danh sách các công việc phải làm

Danh sách những việc cần phải làm là một điều rất cần thiết để có thể quản lý mọi hoạt động một cách hiệu quả, bạn cần lên danh sách việc làm theo ngày, tuần thậm chí là tháng. Việc này sẽ bao gồm cả quản lý nhân sự và công việc kinh doanh. 

Hãy lập một bản chi tiết cho công việc của mình sau đó bổ sung những việc có thể phát sinh để có thể đảm bảo công việc của mình được diễn ra thuận lợi nhà hiệu quả. Đồng lời cũng như ghi chú lưu ý những việc quan trọng cần được giải quyết ngay trong ngày.

Xem thêm: Bỏ túi 11 bước mở nhà hàng chi tiết giúp bạn khởi nghiệp thành công

Họp nhân viên vào mỗi đầu ca

Hầu như các nhà hàng khách sạn lớn hoạt động theo kiểu chuyên nghiệp và hiệu quả đều có những buổi họp mỗi sáng dành cho nhân viên nhận ca. 

Đây cũng là thời gian để cập nhật những vấn đề có thay đổi hay phát sinh, tiếp nhận những ý kiến đóng góp của nhân viên và những việc cần triển khai trong ngày. Thường thì những buổi họp này sẽ khá nhanh và ngắn gọn không gây mất thời gian.

Phân bổ công việc hợp lý cho từng bộ phận

Ngoài công việc lên danh sách chi tiết cho các công việc cần làm thì song song đó người quản lý cũng cần phải chuẩn bị danh sách những công việc cần phân bổ cho từng bộ phận chi tiết về những việc cần làm trong ngày, thời gian cần bắt đầu và kết thúc công việc.

Tốt nhất bạn nên tham khảo ý kiến của từng trưởng bộ phận để có cái nhìn khách quan và sắp xếp công việc một cách hợp lý nhất. 

Đối với những công việc cần yêu cầu chuyên môn cao nhưng nhà hàng chưa đủ ngân sách để thuê fulltime thì bạn có thể sử dụng thuê vị trí đó với các dịch vụ freelancer chuyên nghiệp để có thể giảm bớt áp lực về công việc cũng như tình hình tài chính.

Giám sát, kiểm tra mọi hoạt động trong quá trình làm việc

Người quản lý nhà hàng không cần phải tham gia trực tiếp vào quá trình làm việc của nhân viên nhưng cần phải nắm được tình hình hoạt động.

Giám sát mọi vấn đề để có thể kịp thời đưa ra những phương án xử lý cho các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình làm việc. Đây là việc khá quan trọng để có  thể ghi điểm trong lòng khách hàng.

Vệ sinh sạch sẽ trước khi đóng cửa nhà hàng

Vấn đề vệ sinh thực sự rất quan trọng đối với ngành ăn uống, đặc biệt là các nhà hàng lớn, vệ sinh phải được sạch sẽ, gọn gàng từ trong ra ngoài. Mọi khâu về vệ sinh cần được chú trọng và quan sát chặt chẽ. 

Mặt tiền của nhà hàng là một trong những thứ quan trọng nhất vì đó là thứ mà khách hàng nhìn thấy đầu tiên, và nó sẽ ảnh hưởng khá nhiều đến suy nghĩ của khách hàng về chất lượng của nhà hàng khi lần đầu đến.

Kiểm tra lại lần cuối mọi thứ

Khi ca làm chuẩn bị kết thúc, nhân viên làm ca cuối ngày nên rà soát và kiểm tra lại mọi thứ trước khi về, việc làm này khá là cần thiết. Hãy đảm bảo rằng mọi thứ đã được dọn dẹp tươm tất, sạch sẽ để sẵn sàng mở cửa hoạt động, phục vụ cho khách hàng vào sáng sớm ngày mai.

Các công cụ hỗ trợ quản lý

Một trong những trợ thủ quản lý công việc một cách hiệu quả vào thời buổi công nghệ, không thể nào không nói đến công cụ quản lý. Công cụ này được coi như một người trợ lý đa nhiệm khi có thể quản lý hiệu quả kinh doanh, nâng cao chất lượng quản lý và dịch vụ. 

Cùng tham khảo những phần mềm quản lý và những lợi ích phần mềm mang lại ngay phía dưới đây nhé:

Phần mềm quản lý nhà hàng – GoF&B 

Chính vì hiểu được sự phát triển không ngừng của thị trường kinh doanh F&B nên phần mềm quản lý bán hàng GoSELL đã cho ra mắt sản phẩm GoF&B, chuyên dùng để hỗ trợ các nhà kinh doanh về ngành hàng F&B. Giúp cho quy trình quản lý của bạn trở nên trơn tru và dễ dàng hơn.

Chỉ với hệ thống của GoF&B bạn có thể quản lý tất cả các kênh bán hàng ở nhiều chỉ trên một hệ thống:

• Quản lý bán hàng ngay tại cửa hàng hiệu quả, nhanh chóng và chuyên nghiệp với hệ thống POS dành cho cửa hàng F&B.
• Xây dựng website bán hàng chuẩn thương mại điện tử dành riêng cho ngành F&B: Giúp khách hàng dễ dàng đặt món trực tiếp hoặc online, nhà bán hàng dễ dàng nhận đơn và theo dõi đơn hàng, lựa chọn đơn vị giao hàng chỉ với vài thao tác đơn giản.
• Tạo ứng dụng bán hàng trên điện thoại riêng cho doanh nghiệp của bạn được tích hợp sẵn trên nền tảng IOS và Android. Giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các chiến dịch như tích điểm, qua đó giúp xây dựng thương hiệu riêng của doanh nghiệp trên chính điện thoại của khách hàng.
• Nhà bán hàng có thể liên kết, tạo cửa hàng trên các nền tảng giao đồ ăn như GrabFood, Shopee Food, Baemin,…và quản lý đơn hàng của tất cả các nền tảng trên hệ thống GoF&B.
• Tiếp cận khách hàng và bán hàng trên các nền tảng mạng xã hội như: Facebook, Zalo OA,…

Giải pháp GoF&B được coi như một người trợ lý đa nhiệm quản lý tối ưu nhất cho nhà quản trị, quản lý tất tần tật chỉ trên một màn hình duy nhất:

Đồng bộ quản lý chính xác và nhanh chóng

• Quản lý kho nguyên vật liệu: Tất cả các mặt hàng, nguyên liệu đều được định lượng chi tiết để dễ dàng quản lý. Gửi thông báo cho bạn khi các mặt hàng trong kho còn số lượng ít.
• Quản lý sản phẩm: Cho phép quản lý sản phẩm theo nhiều phương thức, thuận tiện theo dõi tình trạng sản phẩm để phản hồi nhanh chóng với khách hàng.
• Quản lý nhân viên theo ca làm việc: Hồ sơ của từng nhân viên sẽ được nhập trên hệ thống, người quản lý được phép phân quyền vai trò của từng người để dễ dàng quản lý năng suất làm việc cũng như các đơn hàng.
• Quản lý chi nhánh: Vận hành dễ dàng hơn, quản lý tập trung tất cả các chi nhánh chỉ trên một màn hình duy nhất, chính xác và tiết kiệm thời gian.
• Quản lý đồng bộ đơn hàng: Đơn hàng trên tất cả các nền tảng đều sẽ được đồng bộ và quản lý trên một hệ thống duy nhất, giúp đẩy nhanh tiến độ đơn hàng đến tay khách hàng, gia tăng trải nghiệm cho khách hàng.
• Quản lý khách hàng: Lưu trữ chi tiết tất cả thông tin khách hàng từ Online đến Offline, giúp cho chủ cửa hàng xác định tổng số lượng khách hàng đã đăng ký, tạo tài khoản mua hàng và đặt hàng. Giúp phân nhóm khách hàng và xây dựng các chiến lược Marketing phù hợp.

Xem thêm: Top 8 ý tưởng marketing kinh doanh ngành FnB nhà hàng đột phá

Cùng nhiều tính năng Marketing hữu ích

Phần mềm quản lý dịch vụ ăn uống GoF&B là ứng dụng quản lý độc quyền, được phát triển dựa trên những vấn đề cần được giải quyết của nhiều nhà hàng. 

Ngoài ra chúng tôi còn cung cấp cho doanh nghiệp của bạn bộ công cụ hỗ trợ cho việc xây dựng chiến dịch marketing hiệu quả như: Facebook Pixel, Google Analytics, Google Tag Manager, Email Marketing, Landing Page, thông báo đẩy và tích điểm được tích hợp trên app bán hàng của GoSELL giúp cho các chiến dịch marketing của doanh nghiệp đạt được hiệu quả tối ưu nhất nhưng vẫn tiết kiệm chi phí. Xây dựng hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp hơn với tính năng CRM của GoCALL.

Kết luận

Cho dù bạn là nhà kinh doanh FnB với bất cứ mô hình kinh doanh nào thì tại thời đại thương mại điện tử 4.0 để có thể bắt kịp được các đối thủ của mình thì bộ công cụ quản lý bán hàng đa kênh vẫn rất cần thiết tối giản hóa quy trình quản lý của doanh nghiệp nhưng hiệu quả mang lại vẫn tối ưu nhất.

Mong rằng qua bài viết trên GoSELL đã mang đến cho bạn những thông tin bổ ích về quản lý nhà hàng FnB. Cũng như những giải  pháp để quản lý hiệu quả ngành F&B đạt hiệu quả và thành công nhất định.