Trang chủ » Kiến thức chuyên sâu » Quy trình xây dựng báo cáo tài chính chuẩn chỉnh trong kinh doanh

Kiến thức

Quy trình xây dựng báo cáo tài chính chuẩn chỉnh trong kinh doanh

15 Tháng Năm, 2023

Báo cáo tài chính là một phần không thể thiếu trong quản lý tài chính của một doanh nghiệp, nó cung cấp cho các nhà đầu tư, cổ đông và các bên liên quan khác thông tin về hiệu quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của báo cáo tài chính, quy trình xây dựng báo cáo tài chính chuẩn chỉnh là rất quan trọng. Trong bài viết này, GoSELL sẽ cùng bạn tìm hiểu về quy trình này trong kinh doanh.

Quy trình xây dựng báo cáo tài chính chuẩn chỉnh trong kinh doanh

Báo cáo tài chính là gì?

Báo cáo tài chính nhìn chung chính là tài liệu tổng hợp thông tin về tình hình tài chính của một doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo kết quả kinh doanh.

Một báo cáo tài chính chuẩn trong kinh doanh là dữ liệu mô tả chi tiết về tình hình tài chính của một doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định. Báo cáo này bao gồm các thông tin về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tài sản và nợ phải trả. Báo cáo tài chính chuẩn cung cấp thông tin quan trọng để đánh giá hiệu quả kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Các báo cáo tài chính chuẩn thường bao gồm những phần không thể thiếu sau đây:

  • Báo cáo kết quả kinh doanh (Income statement): Bao gồm doanh thu, chi phí và lợi nhuận ròng của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cụ thể.
  • Báo cáo tài sản và nợ phải trả (Balance sheet): Mô tả tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.
  • Báo cáo dòng tiền (Cash flow statement): Cung cấp thông tin về dòng tiền thuần trong một khoảng thời gian cụ thể, bao gồm tiền thu được từ hoạt động kinh doanh, tiền đầu tư và tiền vay.

Tất cả các báo cáo này cùng nhau cung cấp một cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính của doanh nghiệp và giúp các bên liên quan đưa ra quyết định kinh doanh chính xác.

Báo cáo tài chính là gì?
Báo cáo tài chính là gì?

Quy trình báo cáo tài chính gồm mấy bước?

Quy trình xây dựng báo cáo tài chính chuẩn chỉnh trong kinh doanh có thể được thực hiện theo các bước sau:

Thu thập thông tin tài chính

Bao gồm các thông tin về tài sản, nợ, doanh thu, chi phí, lợi nhuận và các thông tin khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Việc thu thập dữ liệu tài chính là một công việc quan trọng và tốn thời gian. Tuy nhiên, việc hiểu rõ về tình hình tài chính của một công ty hoặc tổ chức sẽ giúp cho người quản lý đưa ra quyết định kinh doanh chính xác và hiệu quả hơn. Thông tin này có thể được thu thập từ các hệ thống quản lý tài chính hoặc các tài liệu giao dịch khác.

Việc thu thập thông tin tài chính có thể được thực hiện bởi nhiều nguồn, bao gồm

  • Các bản sao hóa tài liệu tài chính: Đây là những tài liệu quan trọng để thu thập thông tin tài chính, bao gồm bản sao hóa các tài liệu về thu nhập như hóa đơn tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại, lương, bảng lương và bảng thu nhập của một cá nhân hoặc tổ chức.
  • Các bản sao hóa tài liệu về tài sản: Đây là các tài liệu quan trọng để đánh giá giá trị tài sản của một cá nhân hoặc tổ chức, bao gồm bản sao hóa các tài liệu liên quan đến tài sản như giấy chứng nhận sở hữu đất đai, giấy chứng nhận sở hữu xe hơi, giấy chứng nhận sở hữu tài sản khác.
  • Thông tin tài khoản ngân hàng: Để xác minh số dư tài khoản và lịch sử giao dịch của một cá nhân hoặc tổ chức, các bản sao hóa của các báo cáo tài khoản ngân hàng và các thông tin liên quan đến các khoản vay cũng được yêu cầu.
  • Thông tin nợ nần: Việc thu thập thông tin về nợ nần của một cá nhân hoặc tổ chức cũng rất quan trọng trong việc đánh giá khả năng tài chính của họ. Thông tin này bao gồm các khoản vay, thẻ tín dụng và các khoản nợ khác.
  • Thông tin thu nhập: Để xác định khả năng trả nợ và khả năng tài chính của một cá nhân hoặc tổ chức, thông tin về thu nhập của họ là rất quan trọng. Thông tin này bao gồm bảng lương, lợi nhuận hoặc thu nhập từ kinh doanh, bán hàng và các nguồn thu nhập khác.

Sắp xếp thông tin

Các thông tin thu thập được sẽ được sắp xếp theo các danh mục, ví dụ: Tài sản ngắn hạn, tài sản dài hạn, nợ ngắn hạn, nợ dài hạn, doanh thu, chi phí, lợi nhuận…

Các bước cụ thể 

  • Xác định các loại thông tin trong báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính bao gồm các phần chính như báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo tài sản và nợ phải trả. 
  • Xác định thứ tự của các phần: Bạn cần xác định thứ tự các phần trong báo cáo tài chính sao cho thông tin được trình bày theo trình tự logic và dễ hiểu nhất. Thông thường, báo cáo kết quả kinh doanh được trình bày trước, theo sau là báo cáo tài sản và nợ phải trả, và cuối cùng là báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
  • Sắp xếp thông tin trong từng phần: Trong mỗi phần của báo cáo tài chính, bạn cần sắp xếp các thông tin theo trình tự từ cao đến thấp hoặc từ lớn đến nhỏ. Ví dụ, trong báo cáo kết quả kinh doanh, bạn cần sắp xếp các khoản thu nhập từ cao đến thấp và các khoản chi phí từ thấp đến cao.
  • Đảm bảo tính liên tục và liên kết giữa các phần: Bạn cần đảm bảo rằng thông tin trong báo cáo tài chính là liên tục và liên kết với nhau. Ví dụ, tổng thu nhập trong báo cáo kết quả kinh doanh phải bằng tổng chi phí và lợi nhuận ròng trong báo cáo đó cũng phải được phản ánh trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
  • Sử dụng các phương tiện trình bày hiệu quả: Để giúp người đọc dễ hiểu và theo dõi thông tin, bạn nên sử dụng các phương tiện trình bày hiệu quả như bảng biểu, đồ thị hoặc chú thích giải thích để trình bày các con số hoặc thông tin trọng điểm.
Sắp xếp thông tin
Sắp xếp thông tin

Kiểm tra tính chính xác của thông tin

Các thông tin thu thập được sẽ được kiểm tra tính chính xác để đảm bảo rằng không có sai sót trong báo cáo tài chính. Thao tác này xác định sự phù hợp giữa thông tin được cung cấp trong báo cáo tài chính và thực tế của hoạt động kinh doanh và tài chính của công ty trong một khoảng thời gian nhất định.

Quá trình kiểm tra này được thực hiện bởi các chuyên gia kiểm toán, bao gồm đánh giá và xác minh các thông tin kế toán và tài chính bằng cách kiểm tra sổ sách, hồ sơ tài chính, các tài liệu liên quan và các chứng từ hỗ trợ. Mục đích của việc kiểm tra tính chính xác này là đảm bảo rằng báo cáo tài chính được cung cấp là đầy đủ, chính xác và đáng tin cậy để hỗ trợ quyết định kinh doanh của các bên liên quan.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tính đòn bẩy tài chính chính xác nhất hiện nay

Các bước thực hiện

  • Xác định mục tiêu kiểm tra: Trước khi bắt đầu kiểm tra, bạn cần xác định mục tiêu và phạm vi của kiểm tra. 
  • So sánh báo cáo tài chính với các nguồn dữ liệu khác: Bạn nên so sánh thông tin trong báo cáo tài chính với các nguồn dữ liệu khác như các giao dịch và hồ sơ tài liệu để xác định tính chính xác của dữ liệu.
  • Kiểm tra tính hợp lệ của các giao dịch: bằng cách xác định rằng chúng đáp ứng các quy định và chính sách của công ty.
  • Xác định tính chính xác của các số liệu: bằng cách so sánh chúng với các nguồn dữ liệu khác và xác định rằng chúng đã được nhập đúng vào hệ thống.
  • Kiểm tra tính phù hợp của phương pháp kế toán: để báo cáo trong báo cáo tài chính bằng cách xác định rằng nó đáp ứng các chuẩn mực kế toán.
  • Kiểm tra tính đầy đủ của thông tin: Bạn cần đảm bảo rằng thông tin được báo cáo trong báo cáo tài chính là đầy đủ và không thiếu sót.
  • Kiểm tra tính liên quan của thông tin: bằng cách xác định rằng chúng phản ánh đầy đủ tình hình tài chính và hoạt động của công ty.
  • Kiểm tra tính kết hợp của thông tin: bằng cách xác định rằng chúng phù hợp với nhau và không có sự mâu thuẫn nào.

Lập báo cáo tài chính

Dựa trên các thông tin được thu thập và sắp xếp, các báo cáo tài chính chính bao gồm: báo cáo tài sản, báo cáo lợi nhuận và lỗ, báo cáo dòng tiền và báo cáo thay đổi vốn. Ngoài ra, báo cáo tài chính cũng bao gồm báo cáo thay đổi vốn, là một báo cáo tài chính bổ sung. Dưới đây là mô tả ngắn gọn về các báo cáo này giúp xác định:

  • Báo cáo tài sản: Báo cáo này cho thấy giá trị tài sản của công ty tại một thời điểm cụ thể. Nó bao gồm các khoản tiền, tài sản cố định, tài sản lưu động và các khoản phải thu.
  • Báo cáo lợi nhuận và lỗ: Báo cáo này cho thấy lợi nhuận hoặc lỗ của công ty trong một khoảng thời gian cụ thể, thường là một năm tài chính. Nó bao gồm doanh thu, chi phí và lợi nhuận hoặc lỗ trước và sau thuế.
  • Báo cáo dòng tiền: Báo cáo này cho thấy lượng tiền mà công ty đã sinh ra hoặc tiêu thụ trong một khoảng thời gian cụ thể, thường là một năm tài chính. Nó bao gồm các khoản tiền thu từ khách hàng, các khoản tiền chi cho nhà cung cấp và các khoản tiền chi khác.
  • Báo cáo thay đổi vốn: Báo cáo này cho thấy các thay đổi về vốn của công ty trong một khoảng thời gian cụ thể. Nó bao gồm các khoản đầu tư của chủ sở hữu, các khoản phát hành cổ phiếu, các khoản lợi nhuận tích lũy và các khoản trả cổ tức cho cổ đông.

Chuẩn chỉnh báo cáo tài chính

Bao gồm việc đối chiếu các báo cáo tài chính với các tiêu chuẩn tài chính quốc tế và các quy định pháp lý để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của báo cáo. Để thực hiện chuẩn chỉnh báo cáo tài chính dễ dàng, có thể thực hiện theo các bước sau:

  • Tìm hiểu về các quy định và tiêu chuẩn liên quan đến báo cáo tài chính.
  • Sử dụng phần mềm kế toán để tạo báo cáo tài chính. Nếu không có phần mềm kế toán, bạn có thể tìm các mẫu báo cáo tài chính trên mạng và sử dụng Excel để tạo báo cáo.
  • Kiểm tra tính chính xác của báo cáo tài chính bằng cách so sánh số liệu với các tài liệu hạch toán.
  • Xác định các sai sót hoặc thiếu sót và điều chỉnh báo cáo tài chính cho đến khi nó chính xác.
  • Đảm bảo báo cáo tài chính tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn liên quan, và có thể được sử dụng cho mục đích báo cáo và tư vấn.

Tham khảo thêm: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là gì? Phương pháp lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ khi kinh doanh

Đưa ra phân tích và đánh giá

Phân tích và đánh giá báo cáo tài chính là quá trình đánh giá mức độ hiệu quả của hoạt động kinh doanh của một công ty thông qua phân tích các thông tin trong báo cáo tài chính của công ty đó. Phân tích và đánh giá báo cáo tài chính giúp cho nhà đầu tư, cổ đông và các bên liên quan có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và khả năng sinh lời của công ty đó.

Để phân tích và đánh giá báo cáo tài chính, ta có thể sử dụng các phương pháp như phân tích đường trend, phân tích tỷ lệ, phân tích tính thanh khoản và phân tích khả năng sinh lời của công ty.

Phân tích trend

Phân tích đường trend được sử dụng để xác định xu hướng phát triển của công ty trong một khoảng thời gian nhất định. Ta có thể sử dụng biểu đồ để minh họa xu hướng này.

Phân tích tỷ lệ giúp cho chúng ta đánh giá các chỉ số tài chính của công ty so với các chỉ số của các công ty cùng ngành hoặc so với ngành trung bình. Việc so sánh này giúp chúng ta hiểu được vị thế của công ty trong ngành cũng như đánh giá được khả năng cạnh tranh của công ty đó.

Xem thêm: Cách để doanh nghiệp bắt trend hiệu quả trong marketing

Phân tích thanh khoản

Phân tích tính thanh khoản giúp chúng ta đánh giá khả năng thanh toán của công ty trong tương lai. Việc này được thực hiện bằng cách so sánh các khoản nợ và các khoản phải thu của công ty với khả năng thanh toán của công ty.

Phân tích khả năng sinh lời

Phân tích khả năng sinh lời của công ty giúp chúng ta đánh giá khả năng của công ty để tạo ra lợi nhuận. Việc này được thực hiện bằng cách so sánh doanh thu và chi phí của công ty trong khoảng thời gian nhất định.

Từ những phân tích trên, chúng ta có thể đưa ra đánh giá tổng quan về tình hình tài chính của công ty và có thể đưa ra các khuyến nghị để cải thiện tình hình tài chính và tăng khả năng sinh lời của công ty.

Đưa ra phân tích và đánh giá
Đưa ra phân tích và đánh giá

Công bố báo cáo tài chính

Để thực hiện công bố báo cáo tài chính, bạn cần tuân thủ các quy định và yêu cầu của pháp luật và tổ chức tài chính liên quan. Một số bước cơ bản để thực hiện công bố báo cáo tài chính mà bạn cần nắm:

  • Xác định các yêu cầu công bố: Tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia và tổ chức tài chính liên quan, bạn cần phải xác định các yêu cầu công bố báo cáo tài chính như thời gian công bố, phạm vi công bố, phương thức công bố, và nơi công bố.
  • Công bố báo cáo tài chính: Bạn cần công bố báo cáo tài chính theo các yêu cầu công bố đã xác định. Các phương thức công bố bao gồm đăng tải trên website, gửi cho cổ đông, công bố trên các phương tiện truyền thông…

Lưu ý rằng việc thực hiện công bố báo cáo tài chính là rất quan trọng để cung cấp thông tin cho cổ đông, nhà đầu tư và các bên liên quan khác về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Do đó, bạn cần chú ý đến các quy định và yêu cầu pháp lý để đảm bảo rằng công bố được thực hiện đúng thời hạn và đầy đủ thông tin.

Phân tích báo cáo tài chính toàn diện cùng GoSELL

GoSELL là phần mềm quản lý bán hàng toàn diện, được phát triển và cung cấp bởi công ty TNHH Mediastep Software Việt Nam. Phần mềm này được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp bán hàng đa kênh, kinh doanh online và offline. Mục tiêu của GoSELL là hỗ trợ tối ưu quá trình bán hàng đa kênh của doanh nghiệp. Phần mềm tích hợp đầy đủ các công cụ hỗ trợ người bán trong suốt quá trình kinh doanh, giúp quản lý thông minh, thuận tiện và tối ưu chi phí.

Phân tích báo cáo tài chính toàn diện cùng GoSELL
Phân tích báo cáo tài chính toàn diện cùng GoSELL

GoSELL cũng cung cấp bộ tính năng giúp doanh nghiệp theo dõi hoạt động và tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Cụ thể, GoSELL cung cấp các tính năng giám sát và quản lý tài chính hiệu quả để doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng tài chính của mình và đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý. Ngoài ra, GoSELL còn cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu và báo cáo tài chính để giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả kinh doanh của mình một cách chính xác và đáng tin cậy.

Tính năng phân tích báo cáo

Phân tích báo cáo là tính năng hỗ trợ bạn theo dõi và đo lường được hiệu quả, hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng khoảng thời gian nhất định một cách đơn giản nhất. Từ đó, bạn có thể dự đoán trước nhu cầu mua sắm và tiêu dùng của khách hàng rồi đưa ra các quyết định hoặc định hướng chiến lược kinh doanh một cách chính xác, hợp lý nhất.

Cập nhật báo cáo doanh thu đa kênh, đa nền tảng từ đa chi nhánh

  • Báo cáo doanh thu theo kênh bán hàng (Shopee, Lazada, GoMUA).
  • Báo cáo doanh thu theo nền tảng (Cửa hàng, Website, App bán hàng, mạng xã hội)
  • Báo cáo doanh thu theo từng chi nhánh.

Phân tích doanh thu từng đơn hàng

  • Dễ dàng theo dõi các chỉ số kế toán trên báo cáo (doanh thu, lợi nhuận, lợi nhuận gộp, tổng vốn, tổng đơn hàng, phí giao hàng, giá trị trung bình đơn hàng).
  • Cho phép xem báo cáo doanh thu theo từng mốc khác nhau (hôm nay, hôm qua, 7 ngày qua, tháng này, năm này, khoảng thời gian tùy chọn…).
  • Lọc báo cáo doanh thu theo trạng thái đơn hàng (mới, đã giao, đã hủy).
  • Lọc báo cáo doanh thu theo phương thức thanh toán của đơn hàng (thanh toán khi nhận hàng, tiền mặt, VISA / ATM, chuyển khoản ngân hàng).

Phân tích doanh thu theo dịch vụ đặt chỗ

  • Cho phép theo dõi các chỉ số sau trên báo cáo doanh thu dịch vụ đặt chỗ (doanh thu của tất cả dịch vụ, doanh thu dịch vụ đã hoàn thành, giá trị trung bình của tất cả dịch vụ, doanh thu chờ xử lý…).
  • Phân tích báo cáo doanh thu dịch vụ đặt chỗ theo từng chi nhánh cụ thể.
  • Cho phép xem báo cáo doanh thu dịch vụ theo từng mốc khác nhau (hôm nay, hôm qua, 7 ngày qua, tháng này, năm này, khoảng thời gian tùy chọn…).

Hỗ trợ các hoạt động của doanh nghiệp

  • Phân tích doanh thu, lợi nhuận theo từng khu vực cụ thể giúp ích cho các doanh nghiệp đang muốn mở rộng phát triển thị trường.
  • Thống kê những sản phẩm bán chạy nhất theo từng thời điểm nhất định.
  • Báo cáo doanh số bán hàng của từng nhân viên theo đơn hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng khen thưởng cho những cá nhân xuất sắc nhất.

Tính năng Sổ quỹ (Cash book) 

Quản lý sổ quỹ là tính năng giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề tài chính. Chức năng của Sổ quỹ chính là một công cụ quản lý tài chính cho phép tạo và quản lý các hoạt động thu chi. Nó cung cấp khả năng lưu trữ, sắp xếp và quản lý hiệu suất làm việc của từng nhân viên, và cho phép tìm kiếm các giao dịch nhanh chóng trên cùng một hệ thống duy nhất. Với độ chính xác cao, nhanh chóng và tiện lợi, Sổ quỹ giúp cho việc quản lý tài chính trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Quản lý hóa đơn

  • Sử dụng một nền tảng duy nhất để quản lý các hoạt động liên quan đến hóa đơn và thu chi, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính hiệu quả trong quản lý.
  • Tạo ra các phiếu thu và phiếu chi từ các nguồn khác nhau, bao gồm việc thu nợ từ khách hàng hoặc nhà cung cấp, thanh toán đơn hàng, hóa đơn trả hàng, thanh toán cho đơn vị giao hàng, thanh toán hàng hóa, chi phí nguyên vật liệu, vv.
  • Hệ thống cho phép thống kê và so sánh dữ liệu kế toán với sổ quỹ, giúp phát hiện nhanh những sai lệch trong dòng tiền và thực hiện các biện pháp khắc phục kịp thời.
  • Tự động tạo ra biên lai cho các đơn đặt hàng hoặc đặt chỗ đã được thanh toán trực tuyến, giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào các quy trình thủ công và tăng tính chính xác.
  • Tự động tạo khoản chi và cập nhật vào sổ quỹ khi khách hàng hủy đơn đặt hàng hoặc đặt chỗ, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sự phụ thuộc vào các quy trình thủ công.

Quản lý hoạt động thu chi & biến động dòng tiền

  • Cập nhật biến động dòng tiền ngay sau khi phát sinh dòng tiền.
  • Theo dõi và quản lý số dư đầu kỳ, tổng doanh thu, tổng chi phí, số dư cuối kỳ, các giao dịch phát sinh (nguồn gốc nguồn tiền, mã giao dịch, thời gian tạo, v.v)

Bộ lọc Sổ quỹ

  • Tìm kiếm và phân loại giao dịch (thời gian tạo hóa đơn, giao dịch, chi nhánh, loại thu / chi, tên người tạo, phương thức thanh toán, người gửi / nhận…)
  • Dễ dàng quản lý sổ quỹ theo từng chi nhánh.
  • Tối ưu hơn rất nhiều so với phương thức quản lý sổ quỹ truyền thống.

Tích hợp trực tiếp trên hệ thống bán hàng

  • Tùy ý hạch toán / không hạch toán các khoản doanh thu / chi phí trong cửa hàng.
  • Cập nhật khi có phát sinh giao dịch đổi trả hàng, nhập thêm hàng, bán thêm hàng…
  • Phân quyền quản lý cho từng nhân viên tùy theo nhu cầu thực tế.

Tìm hiểu thêm: Cách giải quyết mọi vấn đề tài chính của doanh nghiệp bằng sổ quỹ

Bên cạnh việc quản lý dòng tiền, GoSELL – một phần mềm quản lý kinh doanh có thể cung cấp, còn có các tính năng vượt trội khác như quản lý đơn hàng, tồn kho, khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, phân tích báo cáo… Những tính năng này có nhiều ưu điểm hơn so với các phương pháp quản lý truyền thống.

Đây là bài viết đã bao gồm tất cả các hướng dẫn cần thiết cho các báo cáo tài chính chuẩn chỉnh mà bạn nên biết. Bạn có thể liên hệ với GoSELL nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc cần tư vấn về các giải pháp hỗ trợ kinh doanh cho doanh nghiệp qua số hotline (028) 7303 0800 hoặc địa chỉ email hotro@gosell.vn.

Bài viết cùng chuyên mục