Blog » Kiến thức xuất khẩu » Chi tiết quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển mới nhất 2022

Chi tiết quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển mới nhất 2022

7 Tháng Sáu, 2022

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển luôn là điều mà tất cả các doanh nghiệp hoạt động xuất khẩu hàng hóa cần quan tâm. Hơn nữa, quy trình đôi khi sẽ có sự thay đổi nên việc cập nhật thông tin thường xuyên là điều vô cùng cần thiết. Hãy cùng Mediastep xem qua thông tin chi tiết về xuất khẩu hàng hóa đường biển mới nhất nhé!

Chi tiết quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển mới nhất 2022

Chi tiết quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển 

Đàm phán và ký kết hợp đồng

Tất nhiên, việc đầu tiên cũng là quan trọng nhất trong bất cứ một quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển chính là thương thảo và ký hợp đồng xuất khẩu. Việc đàm phán một hợp đồng phù hợp có vai trò quyết định trong việc mang lại lợi nhuận lớn cho cả doanh nghiệp. 

Hơn nữa, các chi tiết có liên quan trong hợp đồng như thanh toán, vận chuyển, xác nhận cần làm rõ trên giấy tờ. Do đó, đây là giai đoạn tốn khá nhiều thời gian để các doanh nghiệp có thể thống nhất với đối tác của mình. Sau khi đã có được tiếng nói chung giữa hai về tất cả các điều khoản, một hợp đồng ngoại thương sẽ được ký kế để xác tiến việc xuất khẩu hàng hóa.

Xin giấy phép xuất khẩu

Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, giai đoạn này không hẳn lúc nào cũng xuất hiện. Bởi chỉ những doanh nghiệp, công ty chưa có giấy phép xuất khẩu mới cần xin cấp giấy phép từ Bộ Công Thương.

Xin giấy phép xuất khẩu
Tất cả các doanh nghiệp đều cần xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa từ Bộ Công Thương

Đối với các doanh nghiệp hoạt động xuất khẩu hàng hóa lâu năm, các loại giấy phép xuất khẩu sẽ được xin cấp theo dạng sử dụng nhiều lần. Nhưng nên nhớ, doanh nghiệp nên chú ý đến thời hạn hiệu lực của các loại giấy tờ để tiến hành gia hạn hoặc cấp lại. Điều này sẽ giúp không làm ảnh hưởng đến quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của doanh nghiệp.

Đặt Booking và lấy Container rỗng

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển sẽ có một số điểm khác biệt bởi các điều kiện xuất khẩu khác nhau. Đối với các lô hàng được xuất khẩu theo điều kiện CIF, doanh nghiệp sẽ cần phải liên hệ với các hãng tàu hoặc forwarder để có thể tìm được tàu với giá tốt nhất.

Trong khi đó, consignee (người chịu trách nhiệm nhận một lô hàng) sẽ là người liên hệ để đặt tàu nếu hàng hóa được xuất khẩu theo điều kiện FOB.

Quy trình lấy Container rỗng tại cảng 

Đối với điều kiện CIF: Doanh nghiệp sẽ được yêu cầu xuất CIF và có Booking, sau đó đến thương vụ cảng để được nhận Booking Confirmation.

Đối với điều kiện FOB: Doanh nghiệp sẽ được nhận Transport Confirmation để đem đi đổi lấy Booking, sau đó tiến hành tuần tự như quy trình của CIF.

Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng xuất

Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, doanh nghiệp sẽ cần chuẩn bị hàng ngay sau khi đối tác mua hàng đồng ý về hóa đơn chiếu lệ. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên lên kế hoạch cụ thể để chuẩn bị hàng hóa ngay từ khi ký kết hợp đồng. Việc có một kế hoạch rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo về số lượng và chất lượng hàng hóa đã cam kết trong hợp đồng, tránh tình trạng loay hoay khi cận kề thời hạn giao hàng.

Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng xuất
Khách hàng cần chuẩn bị hàng hóa đầy đủ và đúng lúc như cam kết trong hợp đồng

Sau khi đã chuẩn bị đẩy đủ hàng hóa cũng như đã có booking, doanh nghiệp sẽ cần kiểm tra thật kỹ lô hàng của mình một lần nữa. Không một ai muốn uy tín của doanh nghiệp bị ảnh hưởng khi gặp phải các vấn đề như giao hàng thiếu, không đảm bảo chất lượng như đã cam kết trong hợp đồng. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra hàng 2 lần trước khi niêm seal sản phẩm và đóng hàng vào các container rỗng được booking.

Xem thêm: Các chi phí xuất khẩu hàng hóa mà doanh nghiệp bạn nên biết

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển không thể thiếu đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở (Shipping Mark)

Sau khi doanh nghiệp đã hoàn thành giai đoạn chuẩn bị, hàng hóa cần được đóng gói kỹ càng để có thể được vận chuyển. Đây là giai đoạn quan trọng ảnh hưởng trực tiếp trong suốt quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Có hai cách để doanh nghiệp tiến hành đóng gói hàng xuất khẩu, bao gồm: 

Đóng gói hàng hóa tại kho

Khi đóng gói hàng hóa tại kho, doanh nghiệp sẽ cần có sự chú ý và giám sát kỹ càng. Để đóng gói hàng hóa một cách tốt nhất, bộ phận xuất nhập khẩu của doanh nghiệp phải phối hợp chặt chẽ với bộ phận kỹ thuật, công nhân của doanh nghiệp.

Lô hàng cần phải được đóng gói với những thông tin được ghi theo yêu cầu của đối tác, một số thông tin sẽ liên quan đến hợp đồng ngoại thương đã ký trước đó. Một số thông tin có thể kể đến bao gồm: Tên mặt hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển (hàng dễ vỡ, hàng cồng kềnh…).

Đóng gói hàng hóa tại kho
Doanh nghiệp có thể lựa chọn đóng gói tại kho để quản lý quy trình này tốt nhất

Đóng hàng hóa tại cảng

Khi đóng hàng hóa tại cảng, bạn cũng cần đảm bảo một số yêu cầu giống nhất quán giống như đóng tại kho. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ cần chuẩn bị nhiều loại giấy tờ và thủ tục hơn. Hơn nữa, bạn sẽ cần thuê công nhân đóng hàng khi thực hiện đóng hàng tại cảng.

Mua bảo hiểm lô hàng

Mua bảo hiểm lô hàng cũng là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Doanh nghiệp sẽ cần liên hệ với các công ty bảo hiểm để được đảm bảo an toàn và các quyền lợi cho lô hàng của mình. Hạn mức bảo hiểm thường sẽ phụ thuộc vào giá trị của lô hàng xuất khẩu.

Chi phí mua bảo hiểm sẽ là 2% tổng giá trị hàng hóa đối với những loại hàng hóa thông thường. Trong khi đó, nếu lô hàng xuất khẩu theo điều kiện FOB hoặc CNF thì doanh nghiệp sẽ không cần thiết phải mua bảo hiểm.

Làm thủ tục hải quan là một trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Làm thủ tục hải quan là một bước bắt buộc trong quy trình xuất khẩu hàng hóa. Các doanh nghiệp sẽ cần phải nắm các yêu cầu cụ thể để không gặp phải các sai sót không đáng có. Sau đây là một số công việc mà doanh nghiệp cần phải chú ý thực hiện, cụ thể: 

Mở tờ khai hải quan

Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị một số loại giấy tờ bắt buộc để được mở tờ khai hải quan, bao gồm: 

  • Giấy giới thiệu nhân viên giao nhận.
  • Giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp (2 bản).
  • Tờ khai hải quan (2 bản).
  • Hợp đồng ngoại thương (bản sao).
  • Hóa đơn thương mại (invoice) và phiếu đóng hàng (packing list).
Mở tờ khai hải quan
Doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa cần chuẩn bị một số loại giấy tờ để mở tờ khai hải quan

Đăng ký tờ khai hải quan

Từ những thông tin được đăng ký để mở tờ khai hải quan, nhân viên sẽ hoàn chỉnh tờ khai hải quan và trình lãnh đạo hải quan ký để được xác nhận thông quan. Lô hàng cần xuất khẩu sẽ được vào luồng xanh nếu không gặp phải bất cứ vấn đề gì. Ngược lại, lô hàng của bạn sẽ bị liệt vào luồng vàng hoặc luồng đỏ nếu phát hiện các nghi vấn và rơi vào diện bị kiểm tra.

Đóng phí

Doanh nghiệp khi được vào luồng xanh sẽ tiến hành đóng phí thủ tục hải quan.

Lấy tờ khai

Bộ phận hải quan sẽ chịu trách nhiệm ghi số container và số seal vào mặt sau của tờ khai (phần dành cho hải quan).

Thanh lý tờ khai

Doanh nghiệp có nhiệm vụ trình tờ khai đã được hoàn thiện để nhân viên thương vụ cảng kiểm tra container và seal. Bước này cũng nhằm kiểm tra container đã được hạ hay chưa và có hạ đúng quy định hay không. Nếu mọi thứ đều ổn thì container hàng cần xuất khẩu sẽ được nhập vào hệ thống của cảng.

Vào sổ tàu

Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, khi container đã được nhập vào hệ thống cảng thì chúng sẽ tiếp tục được nhập vào sổ tàu. Đại diện doanh nghiệp phải ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng container.

Thực xuất tờ khai hải quan

Sau khi lô hàng đã được giao cho khách thì nhân viên giao nhận phải làm thực xuất cho lô hàng, bao gồm các giấy tờ như sau:

  • Tờ khai hải quan (1 bản chính, 1 bản sao)
  • Commercial invoice (1 bản chính)
  • Vận đơn đường biển (bill tàu).

Giao hàng cho tàu

Sau khi hoàn thành việc thông quan, công việc tiếp theo của doanh nghiệp chính là cung cấp chi tiết hóa đơn để hãng tàu thực hiện vận đơn. Công việc này được yêu cầu phải hoàn thành trước giờ cắt máng Closing Time và trước giờ thực xuất. Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển sẽ được hoàn thiện khi doanh nghiệp nhận xác nhận vận đơn đường biển, có thể là bill gốc và Surrendered bill.

Xem thêm: Những rủi ro xuất khẩu hàng hóa doanh nghiệp nên lưu ý

Một số lưu ý trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển 

Tác động từ thiên nhiên

Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, việc bị ảnh hưởng bởi một số tác động từ thiên nhiên là điều không thể tránh khỏi. Có thể kể đến một số hiện tượng không mong muốn như mưa bão, lũ lụt, sóng thần…

Do đó, việc nghiên cứu thời tiết, cân nhắc thời gian vận chuyển là điều cần thiết để hàng hóa có thể được xuất khẩu trong tình trạng tốt nhất, hạn chế tối đa các rủi ro khi đến tay khách hàng.

Chính sách hàng hải

Khi vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, đôi khi các tàu hàng có thể dừng chân ở một số quốc gia trên thế giới. Do đó bạn cần tìm hiểu lộ trình và luật hàng hải của các quốc gia đó để không bị ảnh hưởng bởi các chính sách khác nhau.

Trách nhiệm bồi thường

Doanh nghiệp cũng nên chú ý đến các sai sót mà người chuyên chở có thể gây ra trong quá trình vận chuyển hàng hóa xuất khẩu. Điều này là bởi theo luật pháp của một số quốc gia trên thế giới và cả ở Việt Nam đều cho phép giới hạn trách nhiệm bồi thường của người chuyên chở.

Doanh mục cấm xuất khẩu

Tuyệt đối không được xuất khẩu các hàng hóa thuộc danh mục cấm như thuốc phiện, động vật hay các sản phẩm được sản xuất từ động vật quý hiếm. Đơn vị vận chuyển cũng sẽ dễ dàng phát hiện các loại hàng hóa này khi doanh nghiệp cố tình đưa vào container.

Lựa chọn phương thức và công ty vận chuyển

Lựa chọn một công ty vận tải đường biển chuyên nghiệp và có uy tín cao cũng là một điều cần được quan tâm. Bởi điều này sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục nhanh chóng và tiết kiệm tối đa thời gian.

Một số lưu ý trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển nên nhớ
Việc lựa chọn đơn vị vận chuyển tốt nhất cũng mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển không hẳn sẽ phù hợp với tất cả các loại hàng hóa, một số loại sản phẩm sẽ cần phải vận chuyển bằng hình thức khác. Do đó, trước khi ký hợp đồng xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, hãy chắc chắn rằng đó là lựa chọn tối ưu nhất bởi bạn sẽ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về chất lượng hàng hóa khi được giao tới tay người nhận.

Bảo hiểm xuất khẩu

Trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, việc mua bảo hiểm hàng hóa là điều vô cùng quan trọng. Điều này sẽ giúp giảm thiểu các rủi ro hoặc giúp doanh nghiệp yên tâm hơn khi công ty bảo hiểm sẽ đền bù thiệt hại nếu chẳng may xảy ra các sự cố không mong muốn.

Các quy định cần biết trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển 

Quy định về an toàn hàng hải 

Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng, cả doanh nghiệp xuất khẩu lẫn đơn vị vận chuyển đề muốn đảm bảo chất lượng hàng hóa đến tay người nhận. Do đó, luật an toàn hàng hải có quy định rằng nếu chẳng may xảy ra các vấn đề không mong muốn, đơn vị vận chuyển cần thông báo tình hình cho nhà chức trách địa phương trong thời gian sớm nhất. Sau đó, thuyền trưởng sẽ cần gửi báo cáo cụ thể về tình hình tai nạn để giải quyết tốt nhất.

Quy định đối với chủ hàng

Chủ doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa cần cung cấp đầy đủ các thông chi tiết về hàng hóa như loại hàng, khối lượng hàng, các yêu cầu đặc biệt (hàng dễ vỡ hoặc bảo quản). Bên cạnh đó là những thông tin cá nhân cần thiết như tên, địa chỉ, số điện thoại, email người gửi và nhận hàng, chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ, chứng từ làm thủ tục hải quan.

Tối ưu hóa quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển cùng GoEXPORT 

Hoạt động xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài vẫn đang làm một hướng phát triển kinh doanh đầy triển vọng của rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Bên cạnh hình thức truyền thống như quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, xuất khẩu hàng hóa thương mại điện tử cũng đang dần phát triển và khẳng định vị thể của mình. 

Nắm bắt được điều đó, GoEXPORT chính là một giải pháp hiệu quả hàng đầu giúp các doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài. Sản phẩm của doanh nghiệp có thể được tiếp cận với rất nhiều đối tượng khách hàng quốc tế thông qua một trong những sàn thương mại điện tử lớn nhất thế giới – Alibaba.com.

Xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài cùng GoEXPORT
GoEXPORT là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa thương mại điện tử

Tạo tài khoản alibaba.com để bán sản phẩm ra quốc tế 

Doanh nghiệp có thể mở rộng bán hàng ở thị trường quốc tế cùng các chuyên viên sẵn sàng giúp đăng ký và xác định cho bạn con đường xuất khẩu thành công.

Tối ưu tài khoản và cửa hiệu

GoEXPORT giúp doanh nghiệp khai thác tối đa hiệu quả bán hàng trên Alibaba.com với đội ngũ tư vấn sẵn sàng trợ giúp cách sử dụng các tính năng mạnh mẽ.

Một số tính năng nổi trội mà Alibaba.com cung cấp cho doanh nghiệp khi tạo gian hàng 

Tự Động Chuyển Đổi Ngôn Ngữ Kệ Trưng Bày Sản Phẩm  RFQ – Báo Giá Chủ Động  Triển Lãm Online  Quảng Cáo Bằng Từ Khóa 
Giao tiếp với khách hàng cùng công cụ chuyển đổi 16 ngôn ngữ giúp bạn dễ dàng bán sản phẩm. Tăng thứ hạng cao trên trang tìm kiếm. Tăng khả năng hiển thị so với các sản phẩm không trưng bày. Chủ động tìm kiếm và kết nối với khách hàng đang có nhu cầu mua sản phẩm. Trải nghiệm mới dành cho người mua thưởng thức triển lãm tại nhà hoặc bất cứ đâu. Luôn mở 24/7. Sử dụng công cụ tìm kiếm từ khóa giúp nắm giữ vị trí top trên trang tìm kiếm để tăng lượt truy cập, click vào cửa hàng.
Marketing Thông Minh  Hệ Thống Phân Tích Dữ Liệu  Chăm Sóc Khách Hàng  Big Data Insights Khách Hàng 
Công cụ chạy quảng cáo thông minh với công nghệ AI giúp đưa sản phẩm đến đúng đối tượng khách hàng. Theo dõi và phân tích nhân khẩu học, dữ liệu thị trường tiềm năng để có chiến lược tiếp thị và bán hàng hiệu quả. Đội ngũ chăm sóc khách hàng tận tình hướng dẫn sử dụng các tính năng để nhanh chóng triển khai các kế hoạch xuất khẩu. Nguồn dữ liệu khủng và toàn diện về thông tin thị trường, người mua trên thế giới. Hãy khai thác Big Data để dẫn đầu. Các thống kê quan trọng về hành vi người tiêu dùng và dữ liệu về cảm giác người dùng. Càng nắm rõ khách hàng, bạn càng có cơ hội chiến thắng.

Kết luận

GoEXPORT sẽ là đơn vị đồng hành trên chặng đường mang sản phẩm chất lượng của người Việt đến với bạn bè năm châu thông qua sàn thương mại điện tử Alibaba.com. Với thị trường xuất khẩu đầy tiềm năng này, doanh nghiệp sẽ có thể khẳng định thương hiệu và đem về doanh thu vượt trội. Để đạt được điều đó, hãy cùng tìm hiểu thêm những thông tin chi tiết cũng như lợi ích cụ thể mà giải pháp xuất khẩu hàng hóa GoEXPORT có thể mang lại ngay nhé! 

Trên đây, Mediastep đã cung cấp cho bạn những thông tin cụ thể về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển mới nhất năm 2022. Và nếu doanh nghiệp đang muốn phát triển hơn nữa hoạt động xuất khẩu hàng hóa trong thời kỳ thương mại điện tử, GoEXPORT chính là giải pháp mà bạn có thể tin tưởng và tìm đến.