Nếu mục tiêu kinh doanh của bạn không chỉ là thị trường trong nước mà còn là quốc tế, thì đó chính là xuất nhập khẩu. Đặc biệt, quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển rất được chú trọng. Vậy hàng hóa được vận chuyển, giao thương qua đường biển bao gồm những bước nào?
Mục Lục
Đàm phán và ký hợp đồng mua bán là một trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
Những vấn đề đầu tiên sẽ bắt nguồn từ người mua và người bán. Do khoảng cách địa lý nên việc trao đổi, đàm phán có thể diễn ra thông qua các phương tiện online.
Tuy nhiên đừng vì thế mà làm qua loa. Các thủ tục, thuế phí ràng buộc trong việc xuất nhập hàng rất nhiều. Người bán hàng nên thương thảo rõ quyền lợi và trách nhiệm của từng bên, quy định rõ ai sẽ chịu các khoản chi phí nào.
Xem thêm: Các chi phí xuất khẩu hàng hóa mà doanh nghiệp bạn nên biết
Xin giấy phép xuất khẩu (nếu cần)
Một trong những quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển mà GoSELL muốn nhắc đến chính là được cấp giấy phép xuất khẩu. Nếu mặt hàng doanh nghiệp bạn thuộc diện buộc phải có giấy phép khi xuất khẩu thì bạn phải lưu ý điều này.
Bạn có thể kiểm tra theo Nghị định 187, xem mặt hàng của bạn có thuộc nhóm trên không. Nếu có, bạn cần phải xin giấy phép xuất khẩu, và hãy xin loại có thể dùng nhiều lần.
Đặt tàu và container vận chuyển
Để cho người bán dễ hình dung, quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển sẽ có 3 bước chính:
- Người bán chuẩn bị hàng trong nước và đưa đến bến cảng.
- Tàu nhận và chở đến cảng nơi người mua nhận hàng.
- Người mua nhận hàng từ cảng về.
Trong đó, giai đoạn số 2 bao gồm trách nhiệm đặt tàu vận chuyển và trả chi phí sẽ tùy vào hợp đồng mà người mua hoặc người bán sẽ đảm nhận.
Nếu hợp đồng CIF hoặc CNF, người bán sẽ chủ động liên hệ hãng tàu hoặc công ty giao nhận để ký thỏa thuận lưu khoang. Nếu hợp đồng FOB, người mua sẽ phụ trách việc này. Người bán chỉ cần chuyển hàng ra cảng theo thông tin từ bên khách hàng cung cấp.
Chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa, chứng từ trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
Sau khi đặt tàu xong và có ngày dự kiến tàu chạy, người bán cần chuẩn bị hàng hóa như thỏa thuận và các loại chứng từ cần thiết.
Vì quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển rất phức tạp, cũng như việc đổi trả hàng sẽ không đơn giản như bán hàng trong nước. Người bán cần kiểm tra nhiều lần để đảm bảo mọi thứ đều ở trạng thái tốt và sẵn sàng.
Đóng gói hàng vận chuyển trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
Sau khi hoàn tất các thủ thục xuất khẩu hàng hóa, hàng cần được đóng gói cẩn thận và trải qua 2 lần đóng gói:
Đóng gói hàng tại kho
Bộ phận xuất nhập khẩu cần phối hợp với bộ phận kỹ thuật, công nhân tại nhà máy để đóng gói hàng hóa. Người bán lưu ý ghi đầy đủ thông tin trên lô hàng theo hợp đồng. Các thông tin cần có: tên mặt hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bao bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển (hàng dễ vỡ, cồng kềnh…).
Đóng gói hàng tại cảng
Quy trình đóng gói này cũng tương tự như khi đóng hàng tại kho. Tuy nhiên, đóng hàng tại cảng cần làm thủ tục và nhiều giấy tờ hơn. Thông thường khi đóng hàng tại cảng, bạn sẽ phải thuê công nhân đóng hàng của cảng.
Mua bảo hiểm lô hàng
Tùy vào điều kiện trên hợp đồng mà bạn có thể phải mua bảo hiểm hoặc không. Nếu cần mua, hãy chủ động liên hệ với công ty bảo hiểm. Mức phí bảo hiểm nhiều hay ít còn tùy thuộc vào giá trị đơn hàng của bạn.
Làm thủ tục hải quan trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
Đây là bước cực kỳ quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa qua đường biển, và việc này cũng cần nhiều công đoạn.
Mở tờ khai hải quan
Để mở được tờ khai hải quan, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ gồm: giấy giới thiệu nhân viên giao nhận; giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp (2 bản); tờ khai hải quan (2 bản); hợp đồng ngoại thương (bản sao); hóa đơn thương mại (invoice) và phiếu đóng hàng (packing list).
Đăng ký tờ khai
Đăng ký viên sẽ dựa vào những thông tin trên tờ khai để nhập thông tin. Sau đó trình lãnh đạo hải quan ký để lô hàng xuất khẩu được thông quan. Nếu lô hàng của bạn không có bất cứ một vấn đề gì thì sẽ được đưa vào luồng xanh. Nhưng nếu lô hàng rơi vào diện bị kiểm tra (nằm trong danh mục sản phẩm hạn chế) thì có thể vào luồng vàng hoặc đỏ.
Đóng phí trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
Mức phí mà doanh nghiệp phải đóng sau khi làm thủ tục hải quan mới có thể giúp hàng hóa được lưu thông.
Lấy tờ khai
Để lấy tờ khai, bộ phận hải quan sẽ ghi số container và số seal vào phía sau của tờ khai (phần dành cho hải quan).
Thanh lý tờ khai
Người làm thủ tục hải quan sẽ trình tờ khai đã hoàn thiện trước đó để nhân viên thương vụ cảng kiểm tra số container và số seal đã được hạ chưa và có đúng không. Kết thúc bước này, container sẽ được nhận vào hệ thống của cảng.
Vào sổ tàu trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
Khi container đã được hạ thì lô hàng tiếp theo sẽ được vào sổ tàu. Nhân viên giao nhận sẽ ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng container của mình.
Thực xuất tờ khai hải quan
Sau khi lô hàng đã được giao thì nhân viên giao nhận phải làm thực xuất cho lô hàng, các giấy tờ cần có bao gồm: tờ khai hải quan (1 bản chính, 1 bản sao), hóa đơn thương mại (commercial invoice -1 bản chính), vận đơn đường biển (bill tàu).
Giao hàng cho tàu
Ngay sau khi kết thúc việc thông quan cho lô hàng, bạn phải cung cấp chi tiết bill để hãng tàu làm vận đơn. Đây là bước phải được thực hiện trước giờ cắt máng (closing time) và trước bước thực xuất. Giao hàng cho tàu sẽ kết thúc khi bạn đã nhận được vận đơn đường biển, có thể là bill gốc (3 bản) hoặc surrendered bill.
Thanh toán tiền hàng trong
Bước cuối cùng trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển chính là thanh toán tiền hàng. Bộ chứng từ thanh toán gồm: hóa đơn thương mại; phiếu đóng gói (packing list); vận đơn đường biển; giấy chứng thực xuất xứ hàng hóa (C/O) và giấy chứng nhận khử trùng. Trong trường hợp bạn thanh toán bằng L/C thì bạn phải nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo.
Kết thúc quy trình xuất khẩu hàng hóa, người bán hãy gửi các thông tin cần thiết hay ngày dự kiến nhận hàng đến người mua. Chờ xác nhận từ khách khi họ nhận hàng thành công thì việc xuất khẩu của bạn xem như hoàn tất.
Trên là toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển mà GoSELL cung cấp giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về thủ tục xuất khẩu mà bạn có thể áp dụng. Hãy theo dõi để cập nhật thêm một số bài viết hay nhất về xuất nhập khẩu nhé!