Hướng dẫn chi tiết quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

27 August, 2022

Trang chủ » Kiến thức chuyên sâu » Hướng dẫn chi tiết quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Vận chuyển xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là phương thức kinh doanh không còn xa lạ gì đối với nhiều người. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm được quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển một cách chi tiết.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Do đó, nhiều doanh nghiệp thường gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình đưa sản phẩm ra thị trường nước ngoài. Chính vì vậy, trong bài viết hôm nay, GoSELL sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết nhất về chủ đề này.

Vận chuyển đường biển là gì?

Vận chuyển đường biển là phương thức vận chuyển hàng hóa phổ biến trên thế giới sử dụng các tàu chở hàng lớn. Có một số hình thức vận chuyển đường biển khác nhau, bao gồm:

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

  • Tải nguyên container (FCL) trong đó một lô hàng được xếp vào một container có thể dài từ 20 – 45 feet.
  • Dưới tải trọng container (LCL) trong đó một số lô hàng dùng chung một container và được chia nhỏ tại điểm đến của chúng.
  • RORO (Roll on roll off) trong đó xe tải và các phương tiện khác lái lên tàu với hàng hóa chất trên xe, chúng được bảo đảm an toàn cho cuộc hành trình, và sau đó chỉ cần lái xe đến điểm đến của bạn.
  • Vận chuyển hàng rời khô, được sử dụng cho các loại hàng hóa như kim loại hoặc hệ thống thiết bị máy móc, bê tông… có thể được thả hoặc đổ vào hầm tàu ​​chứ không phải được chất lên container.

Xem thêm: Những rủi ro khi xuất khẩu hàng hóa doanh nghiệp nên lưu ý

Một số ưu điểm của vận chuyển đường biển là gì?

Vận chuyển đường biển là một phương thức xuất khẩu hàng hóa phổ biến, đặc biệt là hàng tiêu dùng di chuyển đường dài. Nó có một số ưu điểm:

Ưu điểm của quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

  • Phương thức vận chuyển hiệu quả về chi phí đối với hàng hóa nặng hoặc lớn. Giá rẻ hơn trung bình khoảng 4-6 lần so với vận chuyển hàng không.
  • Thuế và VAT cũng có thể ít tốn kém hơn khi sử dụng vận chuyển đường biển so với vận tải hàng không, bởi vì nó được tính theo tỷ lệ phần trăm của giá vốn hàng hóa cộng với chi phí xuất khẩu.
  • Có nhiều tùy chọn vận chuyển khác nhau (như đã nêu ở trên), bao gồm vận chuyển toàn bộ một container hoặc chia sẻ một container giữa nhiều đơn vị xuất khẩu khác nhau.
  • Bạn có thể gửi các mặt hàng lớn hơn như đồ nội thất, và thậm chí cả xe cộ bằng đường biển.
  • Các nhà xuất khẩu chuyên nghiệp có thể vận chuyển hàng hóa từ quốc gia của mình đến bất kỳ nơi nào trên thế giới bằng vận chuyển đường biển.
  • Vận tải đường biển thường thân thiện với môi trường hơn so với vận tải hàng không.

Tham khảo thêm bài viết: Lợi ích của xuất khẩu đối với doanh nghiệp

Nhược điểm của quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là gì?

Vận chuyển đường biển có một số nhược điểm khiến nó không phù hợp trong một số trường hợp:

Nhược điểm của quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

  • Tốn thời gian – có thể mất vài tuần hoặc cả tháng để chuyển hàng hóa bằng vận chuyển đường biển.
  • Giá vận chuyển đường biển có thể cao và không phù hợp nếu bạn chỉ xuất khẩu ít hàng hóa. Đôi khi sử dụng vận tải bằng đường hàng hoặc, đường bộ, sử dụng chuyển phát nhanh sẽ hiệu quả hơn về chi phí.
  • Vận chuyển đường biển hàng hóa dễ bị hư hỏng hơn trong quá trình vận chuyển so với vận chuyển hàng không – mặc dù trên thực tế, rất ít khả năng toàn bộ container sẽ bị mất trên tàu hoặc bị cướp biển bắt giữ.

Nếu vận chuyển đường biển không phù hợp với bạn, bạn có thể cân nhắc sử dụng vận chuyển đường hàng không. 

Vận chuyển đường biển mất bao lâu?

Vận chuyển đường biển mất nhiều thời gian hơn so với chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. Bạn sẽ cần tính đến thời gian đưa hàng đến cảng tại điểm xuất xứ của hàng hóa, thời gian làm thủ tục hải quan tại Việt Nam và nước nhập khẩu cũng như thời gian hàng hóa được vận chuyển trên biển.

Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển mất bao lâu
Vận chuyển đường biển mất bao lâu?

Công ty vận chuyển của bạn sẽ có thể cho bạn biết rõ mất bao lâu để nhận được lô hàng vận chuyển đường biển của bạn. Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng có một số vấn đề có thể gây ra sự chậm trễ.

Từ việc nhà cung cấp không kịp thời gian giao hàng tại cảng, thời tiết xấu, đến những thách thức về vận chuyển địa phương hoặc thủ tục hải quan, hàng hóa của bạn có thể bị chậm trễ ngoài tầm kiểm soát của bạn. Nếu bạn đang có một thời gian giao hàng gấp rút, bạn cần phải lên kế hoạch trước và sắp xếp lô hàng của mình thật tốt.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển bao gồm những bước nào?

Để xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài trước hết doanh nghiệp cần phải đảm bảo hàng hóa nằm trong danh mục sản phẩm xuất khẩu cho phép. Sau đó đàm phán và đạt được các thỏa thuận về hợp đồng xuất khẩu với đối tác.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển 3

Sau khi đã hoàn thành 2 việc trên thì mới bắt đầu tiến hành làm hồ sơ xuất khẩu hàng hóa. Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển theo các bước cơ bản sau.

Bước 1: Xin giấy phép xuất khẩu

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển 4

Nếu không có giấy phép xuất khẩu thì bạn không thể xuất hàng ra nước ngoài. Doanh nghiệp cần xin được giấy phép xuất khẩu để chứng minh về sự hợp pháp của hàng hóa. Nên xin loại giấy phép dạng xin một lần dùng được nhiều lần.

Bước 2: Đặt booking và lấy vỏ container rỗng

Đặt booking tàu sẽ tùy thuộc vào việc bạn đàm phán hợp đồng như thế nào để xác định chi phí vận tải và các chi phí khác thuộc về bên bán hay bên mua.

Đặt booking và lấy vỏ container

Với trường hợp hàng xuất theo điều kiện CIF hay CNF thì doanh nghiệp bạn sẽ có trách nhiệm thu xếp và chịu chi phí vận chuyển bằng đường biển. Có nghĩa là doanh nghiệp bạn phải liên hệ với hãng tàu để lấy booking cho lô hàng cần xuất đi.

Nếu lô hàng xuất theo điều kiện FOB thì doanh nghiệp chỉ cần làm thủ tục hải quan xuất khẩu, sau đó chuyển hàng ra cảng. Các khâu liên quan đếnvận chuyển sẽ do phía bên mua đảm nhận.

Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa và chứng từ hợp lệ

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

Sau khi lấy được booking từ hãng tàu, doanh nghiệp của bạn cần nhanh chóng hoàn thành khâu chuẩn bị hàng hóa đáp ứng yêu cầu về số lượng và chất lượng như trong hợp đồng thương mại. Cùng với đó cũng cần hoàn chỉnh các hồ sơ, giấy tờ, chứng từ cần thiết cho hàng hóa.

Bước 4: Lấy vỏ container rỗng để đóng hàng và chuyển ra cảng

Ở phần này bạn cần có booking từ hãng tàu để lấy được vỏ container đóng hàng. Tuy nhiên, tùy theo mỗi hãng tàu mà cách thực hiện lấy vỏ container cũng khác nhau. Doanh nghiệp xuất khẩu cần kiểm tra kỹ các thông tin và quy định của hãng tàu để làm thủ tục suôn sẻ, không bị gián đoạn.

Sau khi có vỏ container rỗng, doanh nghiệp sẽ kéo về kho để tiến hàng đóng hàng hóa của mình. Sau khi nhận được container thì chú ý kiểm tra xem container có ở tình trạng tốt, có bị thủng, hư ván sàn hay không vì những điều này sẽ ảnh hưởng đến an toàn hàng hóa khi vận chuyển trên biển.

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển 6

Hơn nữa nếu không kiểm tra kỹ container thì sau này consignee, nơi nhận hàng xong trả lại container mà bị hư thì hãng tàu sẽ không nhận lại container mà bắt doanh nghiệp của bạn bồi thường chi phí sửa chữa container.

Trong quá trình đóng hàng, nếu lô hàng phải làm kiểm tra tại cảng (như kiểm dịch), thì nên kẹp trước chì tạm để hạ container về cảng. Khi lấy mẫu kiểm tra xong, lúc đó mới kẹp chì hãng tàu, như vậy sẽ tránh mất phí do phải xin lại chì mới. Đóng hàng xong, chúng ta cần chuẩn bị phiếu xác nhận khối lượng (VGM) để nộp cho cảng. 

Bước 5: Mua bảo hiểm hàng hóa, làm CO

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển 7

Mua bảo hiểm hàng hóa giúp bạn phòng ngừa các rủi ro không dự kiến được trong quá trình vận chuyển và xuất khẩu. Bạn có thể liên hệ các công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng của mình, mức mua sẽ phụ thuộc vào giá trị hàng hóa của bạn. Nếu lô hàng xuất theo điều kiện FOB hoặc CNF thì sẽ không cần phải mua bảo hiểm.

Bước 6: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu cho lô hàng

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển 8

Đây là bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, và ở khâu này doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ với các loại giấy tờ như: Hóa đơn thương mại, hợp đồng thương mại, phiếu hạ hàng, phiếu đóng gói, giấy giới thiệu… để trình cho cục hải quan kiểm tra, quyết định thông quan cho lô hàng của doanh nghiệp.

Bước 7: Giao hàng cho tàu

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển 9

Sau khi lô hàng đã được thông quan, doanh nghiệp cần cung cấp bill chi tiết để hãng tàu lên vận đơn (cần được làm trước giờ cắt máng closing time và trước bước trục xuất). Giao hàng cho tàu sẽ được hoàn tất khi bạn đã nhận được vận đơn đường biển, nó có thể là bill gốc (3 bản) hoặc surrendered bill.

Bước 8: Thanh toán tiền hàng

Thanh toán tiền hàng khi xuất khẩu hàng hóa

Người làm thủ tục xuất nhập khẩu phải hoàn tất bộ chứng từ thanh toán bao gồm: hóa đơn thương mại (commercial invoice), vận đơn đường biển, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), phiếu đóng gói (packing list) và giấy chứng nhận khử trùng. Trong trường hợp bạn thanh toán bằng L/C thì bạn phải nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo.

Kết luận

Trên đây là các bước cơ bản trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Quy trình thực hiện xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển có thể bổ sung thêm các bước cụ thể khác tùy vào phát sinh và điều kiện thực tế của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, nếu bạn là doanh nghiệp xuất khẩu nhưng đang gặp khó khăn trong mùa đại dịch? Không áp dụng được quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Nhưng lại muốn tìm kiếm nhiều khách hàng quốc tế và nhận được nhiều đơn đặt hàng hơn? Hãy tìm hiểu và sử dụng GoEXPORT. Giải pháp GoEXPORT giúp bạn xuất khẩu trực tuyến thông qua tham gia sàn thương mại điện tử B2B hàng đầu thế giới mang tên Alibaba.com.