Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không cập nhật năm 2022

13 May, 2022

Trang chủ » Quản lý bán hàng » Vận chuyển hàng hóa » Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không cập nhật năm 2022

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không được xem là tương đối phức tạp hơn so với hình thức xuất khẩu bằng đường biển hay đường bộ. Mặc dù có một số ưu, nhược điểm khác nhau, đây vẫn là hình thức xuất khẩu hàng hóa thuận tiện và nhanh chóng bậc nhất. Hãy cùng xem quy trình cụ thể sau đây nhé: 

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không cập nhật năm 2022

Chi tiết quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không 

Ký kết hợp đồng ngoại thương

Như đã biết, quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không cũng có một số ưu – nhược điểm nhất định, nhưng đây vẫn luôn là lựa chọn được ưu tiên của rất nhiều doanh nghiệp. Và để có thể mang lại lợi ích tối đa khi xuất khẩu hàng hóa theo dạng này, doanh nghiệp đầu tiên sẽ cần phải ký kết một hợp đồng ngoại thương với các điều khoản phù hợp nhất. 

Tương tự như mọi quy trình xuất khẩu hàng hóa khác, doanh nghiệp sẽ cần đàm phán và thống nhất tất cả các nội dung có liên quan với khách hàng, đối tác của mình. Một số thông tin cần có trong hợp đồng xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không bao gồm: Thông tin hàng hóa, giá cả, hình thức thanh toán, chi phí dịch vụ, quyền lợi, khiếu nại,…

Doanh nghiệp phải thống nhất các điều khoản trong hợp đồng ngoại thương với khách hàng, đối tác

Tất cả các nội dung trong hợp đồng cần có sự thống nhất giữa hai bên để quy trình xuất khẩu hàng hóa có thể diễn ra một cách thuận tiện và chính xác nhất.

Xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa 

Sau khi đã hoàn tất việc ký kết hợp đồng ngoại thương, doanh nghiệp sẽ cần chuẩn bị giấy tờ cần thiết để thực hiện xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa. Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, doanh nghiệp đôi khi cũng có thể không cần xin giấy phép xuất khẩu đối với một số loại hàng hóa nhất định. 

Cụ thể, doanh nghiệp xuất khẩu các loại hàng hóa thông thường, được sự cho phép trực tiếp của các cơ quan ban ngành sẽ không cần phải xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa. 

Việc có cần phải xin giấy phép xuất khẩu hay không phụ thuộc vào loại hàng hóa mà doanh nghiệp muốn xuất khẩu

Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ phải xin cấp giấy phép xuất khẩu nếu muốn buôn bán các loại hàng hóa nằm trong diện được quản lý đặc biệt của chính phủ. Có thể kể đến một số loại hàng hóa tiêu biểu cần xin giấy phép của đơn vị quản lý như gỗ, vật chất cháy nổ, cổ vật,… 

Quá trình xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa đôi khi sẽ tốn khá nhiều thời gian chờ đợi. Do đó, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước các loại giấy tờ cũng như thực hiện sớm nhất có thể để quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không không bị chậm trễ. 

>> Xem thêm: Chi tiết quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ mới nhất 2022

Ký hợp đồng với dịch vụ vận chuyển

Thông thường, doanh nghiệp khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không sẽ cần thuê một công ty vận chuyển để nhận được các hỗ trợ trong quy trình chuyển hàng door-to-door. 

Đơn vị vận chuyển (carrier) thường sẽ là công ty giao nhận (forwarder) hoặc đại lý hàng không (GSA). Trong đó, các công ty giao nhận (forwarder) phải được hãng hàng không chỉ định và cho phép khai thác vận chuyển hàng hóa cho hãng. Hiện nay, nhiều đơn vị vận chuyển công ty giao nhận tại Việt Nam nhận được sự đầu tư nước ngoài và chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục cần thiết tại nước nhập khẩu.

Doanh nghiệp cần tìm đến một công ty vận chuyển để thực hiện hiện quy trình chuyển hàng

Doanh nghiệp sẽ cần hoàn tất hợp đồng với đơn vị vận chuyển và nhận lại thỏa thuận lưu cước (Booking Note) với một số nội dung như sau: 

  • Thông tin người gửi hàng, người nhận hàng, bên thông báo; 
  • Mô tả chi tiết hàng hóa: loại hàng, trọng lượng, số lượng, thể tích; 
  • Thông tin các sân bay đến, sân bay đi; 
  • Cước phí và thông tin thanh toán…

Giao hàng cho đơn vị chuyên chở

Khi đến thời hạn vận chuyển hàng hóa xuất khẩu, doanh nghiệp sẽ giao hàng cho đơn vị chuyên chở đi kèm với các hướng dẫn chi tiết. Đơn vị chuyên chở sẽ giao hàng đến nơi cho hãng hàng không. Doanh nghiệp sẽ được nhận lại Chứng nhận đã nhận hàng (FCR-forwarder’s Certificate of Receipt) để đảm bảo rằng họ đã nhận được lô hàng cần vận chuyển.

Trong trường hợp lô hàng cần được lưu kho của đơn vị chuyên chở trước khi được vận chuyển, giao cho hãng hàng không, doanh nghiệp sẽ được nhận thêm Biên lai kho hàng (FWR-forwarder’s warehouse receipt) theo đúng quy trình xuất khẩu hàng hóa. 

Đặc biệt, nếu đơn vị chuyên chở đảm nhận nhiệm vụ giao hàng đến kho của người nhận hàng, doanh nghiệp xuất khẩu sẽ nhận thêm chứng nhận vận chuyển của người giao nhận (FTC-forwarder’s certificate of transport).

Hãng hàng không vận chuyển hàng xuất khẩu 

Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, đây là nhiệm vụ riêng của các hãng hàng không vận chuyển. Hàng hóa xuất khẩu của doanh nghiệp sẽ được chuyên chở trực tiếp đến sân bay đích, một số đường bay gián tiếp sẽ yêu cầu chuyển hàng tại các sân bay trung chuyển.

Sau khi hoàn tất cả các loại thủ tục, hãng hàng không được lựa chọn sẽ chuyên chở hàng hóa đến quốc gia nhập khẩu

Hàng hóa xuất nhập khẩu có thể được vận chuyển bằng các máy bay chuyên dụng hoặc trong khoang hàng hóa của các máy bay thương mại. Hàng hóa khi được nhập lên máy bay, hãng hàng không sẽ báo thời gian đến dự kiến và yêu cầu đơn vị nhận hàng chuẩn bị các loại giấy tờ cần thiết để làm thủ tục.

Làm thủ tục hải quan và giao hàng tại nước nhập khẩu 

Sau khi hàng hóa được nhập cảnh vào cảng hàng không của nước nhập khẩu, đơn vị chuyên chở sẽ phối hợp với đơn vị nhập khẩu để hoàn thiện các thủ tục cần thiết. Sau khi hoàn tất các thủ tục liên quan đến hãng hàng không, sân bay, hải quan, thuế,… thì quy trình xuất khẩu hàng hóa sẽ được kết thúc.

>>> Xem thêm: Các chi phí xuất khẩu hàng hóa mà doanh nghiệp bạn nên biết 

Một số lưu ý trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không 

Trong suốt quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, mọi doanh nghiệp cần ghi nhớ một số lưu ý quan trọng. Những điều này sẽ giúp toàn bộ quá trình xuất khẩu hàng hóa được diễn ra một cách trơn tru, đem lại sự an tâm cho doanh nghiệp. Cụ thể như sau: 

Hàng hóa phải có đầy đủ giấy tờ cần thiết 

Vì là một ngành quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến nền kinh tế, quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không luôn được quản lý vô cùng nghiêm ngặt. Do đó, doanh nghiệp bắt buộc phải chuẩn bị toàn bộ các loại giấy tờ cần thiết để đáp ứng yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. 

Doanh nghiệp luôn cần lưu ý đến việc chuẩn bị giấy tờ đầy đủ cho lô hàng hóa xuất khẩu

Theo đó, hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không cần phải có các loại giấy tờ chứng minh được nguồn gốc xuất xứ, giấy tờ chất lượng và các thủ tục khác. Các lô hàng không rõ nguồn gốc hoặc thiếu các loại giấy tờ theo quy định có thể bị nhà nước cấm xuất khẩu.

Chú ý đến trọng lượng hàng hóa

Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, trọng lượng hàng hóa luôn là một vấn đề quan trọng cần được lưu ý. Các hãng hàng không luôn có các quy định rõ ràng về trọng lượng hàng hóa có thể được vận chuyển. Do đó, doanh nghiệp cần chú ý và tuân thủ quy định để hàng hóa có thể được vận chuyển đầy đủ và an toàn nhất.  

Trong trường hợp doanh nghiệp cung cấp hàng hóa xuất khẩu vượt quá trọng lượng quy định, lô hàng có thể bị từ chối vận chuyển bởi hãng hàng không. Lúc này, doanh nghiệp sẽ buộc phải lựa chọn các hình thức xuất khẩu khác như bằng đường bộ hoặc được biển.

>>> Xem thêm: Thị trường xuất khẩu lớn của Việt Nam là những nước nào? 

Thủ tục rõ ràng với đơn vị vận chuyển

Trước khi vận chuyển hàng hóa xuất khẩu, doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với các đơn vị vận chuyển để có được thông tin đầy đủ nhất về giá cước vận chuyển. Từ những thông tin có được, doanh nghiệp sẽ có đủ cơ sở để lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín với giá cước phù hợp nhất. Ngoài ra, các chi phí gói dịch vụ phát sinh cũng là một điểm mà doanh nghiệp nên lưu ý trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

Những thông tin, chi phí nên được rõ ràng giữa doanh nghiệp và đơn vị vận chuyển

Khi vận chuyển hàng hóa, doanh nghiệp nên lưu ý với người vận chuyển về việc ký biên bản giao hàng cũng như cung cấp đầy đủ thông tin cho hãng hàng không vận chuyển. Sau đó, biên lai hoặc biên bản sẽ được đổi lấy vận đơn và tiến hành thanh toán cước phí.

Rõ ràng các thông tin của người nhận

Các loại hàng hóa được vận chuyển bằng đường hàng không thông thường sẽ có giá trị tương đối cao. Do đó, doanh nghiệp luôn cần kiểm tra cẩn thận thông tin đơn vị nhận hàng trước khi giao cho hãng hàng không vận chuyển. Điều này giúp đảm bảo hàng hóa xuất khẩu sẽ được giao cho đúng người, đúng địa chỉ, tránh tình trạng thất lạc hoặc sai thông tin, phải giải quyết các loại giấy tờ phức tạp. 

Giải quyết khi xảy ra tranh chấp

Gặp phải những sự cố, rủi ro là điều mà không một ai mong muốn trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị sẵn những kịch bản xấu nhất để có thể giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. 

Doanh nghiệp nên đưa ra các điều khoản về việc xảy ra sự cố, hướng giải quyết cũng như trách nhiệm khi ký kết hợp đồng. Hoặc nếu xảy ra tình trạng thiếu hàng, hàng hư hỏng trong quá trình vận chuyển thì doanh nghiệp nên liên hệ các đơn vị có liên quan càng sớm càng tốt.

>>> Xem thêm: Tại sao doanh nghiệp xuất khẩu nên sử dụng GoEXPORT? 

GoEXPORT – giải pháp giúp doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa thương mại điện tử 

GoEXPORT là giải pháp giúp doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài thông qua nền tảng thương mại điện tử số một thế giới Alibaba.com. Với gói dịch vụ của GoEXPORT, doanh nghiệp trong nước sẽ có được trải nghiệm bày bán hàng hóa trên sàn thương mại điện tử Alibaba.com với hàng triệu khách hàng đang hoạt động tìm kiếm mua hàng mỗi ngày.

Khi đã đăng ký tài khoản thông qua GoEXPORT, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đăng tải sản phẩm không giới hạn lên gian hàng đã được hệ thống tối ưu. Khi các sản phẩm được trưng bày, tỷ lệ xuất hiện sản phẩm của doanh nghiệp sẽ cao hơn khi khách hàng thực hiện tìm kiếm. Điều này sẽ giúp tiếp cận khách hàng tốt hơn, giúp mang lại hiệu quả kinh doanh vượt ngoài mong đợi. 

GoEXPORT là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa thương mại điện tử

Hơn nữa, tính năng Yêu cầu báo giá sẽ giúp doanh nghiệp mở rộng được tệp khách hàng của mình. Bởi tiện ích này hỗ trợ doanh nghiệp nhanh chóng kết nối với các khách hàng đang có nhu cầu mua sắm sản phẩm. 

Ngoài ra, một số tính năng hỗ trợ Marketing hiệu quả cũng được gói dịch vụ của GoEXPORT mang đến cho khách hàng. Có thể kể đến một số tiện ích như: 

  • Quảng cáo bằng từ khóa: Hệ thống sử dụng công cụ tìm kiếm từ khóa để giúp từ khóa về sản phẩm nằm ở vị trí cao trên trang tìm kiếm. Điều này sẽ giúp tăng lượt truy cập, nhu cầu tìm hiểu sản phẩm của khách hàng.
  • Marketing thông minh: Công cụ sử dụng dịch vụ quảng cáo thông minh với công nghệ AI để giới thiệu sản phẩm đến đúng thị trường, đúng đối tượng khách hàng. 
  • Hệ thống phân tích dữ liệu: Theo dõi và phân tích các dữ liệu cần thiết để phân tích thị trường hiệu quả. Từ đó đưa ra các chiến dịch tiếp thị và bán hàng phù hợp, đúng thời điểm. 

Đặc biệt, tính năng Tự động chuyển đổi ngôn ngữ còn giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường sang nhiều quốc gia khác nhau. Gói dịch vụ của GoEXPORT hỗ trợ chuyển dịch 16 ngôn ngữ để hàng hóa của doanh nghiệp có thể tiếp cận với 240 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. 

Chuyển đổi ngôn ngữ là một tính năng không thể thiếu khi hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa quốc tế

Các tính năng khác như: Chăm sóc khách hàng, Big Data, Insights khách hàng cũng đem lại rất nhiều tiện ích cho doanh nghiệp khi hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa thương mại điện tử

Trên đây là chi tiết quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không được cập nhật năm 2022. Bên cạnh đó, để phát huy tối đa hiệu quả hoạt động xuất khẩu hàng hóa thương mại điện tử, GoEXPORT sẽ là giải pháp mà doanh nghiệp có thể hoàn toàn tin tưởng và ưu tiên lựa chọn để mang sản phẩm chất lượng ra quốc tế thông qua nền tảng thương mại điện tử lớn nhất thế giới – Alibaba.com