Công nợ phải thu là gì? Sổ theo dõi công nợ khách hàng Excel thực hiện như thế nào?

6 November, 2022

Trang chủ » Kiến thức chuyên sâu » Công nợ phải thu là gì? Sổ theo dõi công nợ khách hàng Excel thực hiện như thế nào?

Công nợ nếu như không kiểm soát tốt sẽ rất dễ gây ra rất nhiều ảnh hưởng xấu. Chính vì vậy, việc thực hiện sổ theo dõi công nợ khách hàng excel là điều rất quan trọng. Đừng quá lo lắng nếu như bạn chưa biết cách thực hiện và hiểu về công nợ phải thu. Hãy cùng GoSELL theo dõi những chia sẻ sau đây để hiểu hơn bạn nhé!

Công nợ phải thu là gì? Số theo dõi công nợ khách hàng Excel thực hiện như thế nào?

Công nợ phải thu là gì?

Quản lý công nợ bằng Excel chính là cách theo dõi cũng như kiểm soát tình hình công nợ khách hàng, công nợ của nhà cung bằng những file dữ liệu Excel. Nhân viên sẽ nhập thông tin trên file Excel và chủ cửa hàng từ đó có thể quản lý công nợ một cách chi tiết và nhanh chóng nhất. Theo dõi công nợ trên Excel sẽ bao gồm:

Quản lý công nợ phải thu của khách hàng

Công nợ phải thu sẽ phát sinh khi cửa hàng bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Nếu như khách hàng mua chịu, khoản tiền này cũng sẽ được ghi vào công nợ phải thu của khách hàng.

Công nợ phải thu là gì?
Công nợ phải thu sẽ phát sinh khi cửa hàng giao dịch với khách hàng.

Quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp

Công nợ phải trả phát sinh trường hợp cửa hàng cần nhập hàng hóa từ nhà cung cấp. Khoản tiền này nếu như chưa được thanh toán ngay thì ngay lập tức sẽ được ghi vào công nợ phải trả nhà công cấp.

Ngày nay, việc dùng file Excel để quản lý công nợ đã không còn phổ biến. Vì chúng mất quá nhiều thời gian để thao tác, khó khăn trong việc ghi nhớ các hàm tính toán. So với việc thao tác nhấn hay quẹt trên một chiếc điện thoại di động. Phần mềm quản lý bán hàng này sẽ giúp chủ cửa hàng quản lý công nợ đơn giản. Cũng như dễ dàng và bất kỳ ai cũng có thể thao tác được.

Xem thêm: Quản lý đơn hàng như thế nào mới thực sự hiệu quả?

Những thông tin cần có trong file sổ theo dõi công nợ khách hàng Excel

Để theo dõi công nợ bằng Excel hiệu quả nhất, nhân viên cần phải nhập thông tin vào file một cách đầy đủ và chi tiết nhất. Hãy cùng tham khảo cách quản lý công nợ tốt nhất trên file Exel bằng cách lưu trữ các thông tin:

  • Khách hàng cũng như nhà cung cấp: Tên, mã khách hàng/nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại.
  • Công nợ phải trả: Nội dung công nợ, phải trả cuối kỳ, phải trả tăng, phải trả đầu kỳ, phải trả giảm, ghi chú (nếu có), tên nhân viên thực hiện.
  • Công nợ phải thu: Nội dung công nợ, phải thu tăng, phải thu giảm, phải thu cuối kỳ, phải thu đầu kỳ, ghi chú (nếu có), tên nhân viên thực hiện​.
Những thông tin cần có trong file quản lý công nợ bằng Excel
Để theo dõi công nợ hiệu quả nhân viên cần phải cập nhật thông tin khách hàng đầy đủ và chi tiết

Lợi ích của sử dụng sổ theo dõi công nợ khách hàng Excel

Excel được biết đến là một phần mềm được sử dụng phổ biến trên toàn cầu. Đây cũng chính là công cụ được thiết lập dạng bảng tính. Giúp bạn lưu trữ thông tin dưới dạng bảng biểu. Đồng thời có những hàm tính giúp tính toán trực tiếp ngay trên file.

Vì thế, khi dùng file quản lý công nợ bằng Excel miễn phí bạn sẽ dễ dàng thiết lập và mang tới nhiều lợi ích quản lý như:

Thống kê, phân loại dữ liệu dễ dàng

File Excel là dạng bảng tính vì vậy nên được chia cột rõ ràng. Bạn cũng có thể tự thiết kế mẫu theo dõi công nợ bằng Excel. Dựa trên các thông tin mà bạn cần kiểm soát, ví dụ như:

Bạn muốn quản lý công nợ phải thu của từng khách hàng, bạn có thể vào Excel để nhập những thông tin như: Số thứ tự, số tiền phải thu, tên khách hàng hoặc ngày, tháng…

Những thông tin được nhập trên một file Excel quản lý công nợ đơn giản cần được bạn tối ưu nhất và chi tiết nhất. Nhằm hướng tới việc khi rà soát thông tin sẽ dễ hiểu. Người cần nhập thông tin cũng không bị nhầm lẫn.

Dễ dàng tìm kiếm dữ liệu

Nếu như trước đây khi chưa phát triển cũng như phổ biến những phần mềm trên máy tính. Mọi người thông thường cần phải lưu thông tin trên sổ sách nhằm quản lý. Mỗi khi bạn cần tìm kiếm thông tin cần phải tìm lại tốn rất nhiều thời gian.

Tuy nhiên, đối với file quản lý công nợ bằng phần mềm Excel miễn phí, bạn cũng chỉ cần vào file và cần tìm đúng ngày tháng năm, hay họ tên của khách hàng hoặc nhà cung cấp là sẽ ra ngay số liệu, thông tin cần tìm.

Hoàn toàn miễn phí 

Excel là phần mềm được dùng trên toàn thế giới. Phần mềm cũng đã được cài đặt ngay trên máy tính hoặc laptop. Và đặc biệt nhất đó là hoàn toàn miễn phí. Nên rất thuận tiện cho những chủ shop dùng khi chưa sẵn sàng đầu tư chi phí cho việc mua phần mềm quản lý để quản lý công nợ.

Xem thêm: Quản lý bán hàng doanh nghiệp là gì? Những cách để tối đa hóa doanh số trong bán lẻ

Hướng dẫn làm sổ theo dõi công nợ khách hàng Excel

Sau đây là một số bước cơ bản có thể giúp bạn theo dõi công nợ phải thu trên file Excel đã cập nhật.

Chuẩn bị dữ liệu (data)

Nhằm tạo ra một file công nợ hoàn chỉnh. Trước hết bạn cần nhập thông tin một cách thật đầy đủ và chi tiết. Bao gồm cả những thông tin của khách hàng hoặc nhà cung cấp như họ tên, mã khách hàng, địa chỉ và thông tin liên lạc cụ thể.

Xác định các hàm Excel cần sử dụng

Bước thứ 2 đó chính là bước quan trọng cũng như cần lưu ý dùng hàm ngắn gọn và phù hợp cùng với từng mục đích của dữ liệu. Trong đó hàm VLOOKUP cùng với SUMIFS là hai hàm được dùng cực kỳ phổ biến bên trong file theo dõi công nợ.

Xác định các hàm Excel cần sử dụng trong sổ theo dõi công nợ khách hàng excel
Hàm VLOOKUP cùng với SUMIFS được sử dụng rất rộng rãi

Đặt tên vùng dữ liệu trong sổ theo dõi công nợ khách hàng excel

Việc đặt tên những vùng dữ liệu nhằm giúp bạn phân chia những dữ liệu riêng biệt. Từ đó có thể dễ dàng theo dõi cũng như tính toán một cách phù hợp. Ví dụ cột số thứ tự khách hàng, tên và mã số khách hàng, ngày tháng cũng như dữ liệu thanh toán. Tên vùng dữ liệu cũng cần phải liên quan trực tiếp đến dữ liệu nhập vào. Nhằm tránh các hiểu lầm không đáng có khi theo dõi công nợ.

Tính số dư đầu kỳ

Để có thể tính được số dư đầu kỳ, bạn lưu ý dùng hàm VLOOKUP, MAX và cả SUMIFS.

Tính số phát sinh trong kỳ

Để có thể tính được số phát sinh trong kỳ, công thức sẽ sử dụng hàm tương tự ví dụ như số dư đầu kỳ tuy nhiên có phần rút gọn hơn.

Tính số dư cuối kỳ từ sổ theo dõi công nợ khách hàng Excel

Số dư cuối kỳ sẽ đơn giản hơn trong khi ta tính được số dư đầu kỳ cũng như phát sinh giữa kỳ. Bằng cách sử dụng hàm MIN và cả MAX. Ta có công thức dựa theo hình minh họa như sau:

  • Công thức số dư cuối kỳ bên nợ: MAX(E12+G12-F12-H12,0)
  • Công thức số dư cuối kỳ bên có: -MIN(E12+G12-F12-H12,0)

Nhược điểm của quản lý sổ theo dõi công nợ khách hàng Excel

Tuy được ưa chuộng các cách quản lý công nợ khách hàng bằng Excel vẫn còn khá nhiều mặt hạn chế. Đặc biệt nhất hiện nay khi những phần mềm bán hàng có tính năng quản lý công nợ ra đời thì file Excel quản lý được công nợ đã xuất hiện khá nhiều nhược điểm nếu như so với phần mềm này.

Không quản lý được lượng thông tin lớn

Khi các cửa hàng có lượng dữ liệu công nợ khá lớn. Excel sẽ gặp nhiều khó khăn trong quản lý cũng như xuất hiện tình trạng xử lý dữ liệu chậm. Điều này cũng có thể dẫn đến một vài sai sót trong quản lý công nợ. Đồng thời gây ra nhiều vấn đề cho cửa hàng.

Theo dõi thông tin không thống nhất

Dữ liệu bên trong công nợ trong Excel không được lưu trên một file Excel duy nhất. Mà bạn phải lưu trữ trong nhiều file độc lập. Như vậy thông tin cũng không được theo dõi một cách có hệ thống. Điều này khiến chủ cửa hàng gặp nhiều khó khăn khi kiểm soát công nợ khách hàng cũng như nhà cung cấp.

Nhược điểm của quản lý công nợ bằng Excel
Excel đã xuất hiện khá nhiều nhược điểm

Sổ theo dõi công nợ khách hàng Excel tính bảo mật không cao

So với những phần mềm bán hàng, quản lý được công nợ phải thu bằng Excel có một nhược điểm vô cùng lớn đó chính là tính bảo mật không cao. Nó cũng không có hệ thống bảo mật chắc chắn và rất dễ thất lạc. Vì vậy việc quản lý công nợ bằng file Excel không phù hợp cho các cửa hàng có dữ liệu khách hàng lớn.

Khó dùng cho người không biết về Excel

Đối với các chủ cửa hàng không có nhiều sự hiểu biết về Excel, rất khó để dùng file Excel để tính toán hoặc xem báo cáo công nợ.

Phần mềm quản lý công nợ từ GoSELL

Thay vì dùng sổ theo dõi công nợ khách hàng hay file Excel quản lý bán hàng hoặc công nợ thì nay các chủ shop đã thay đổi cách quản lý. Sử dụng Phần mềm quản lý công nợ GoSELL với đầy đủ các tính năng. Ví dụ như quản lý sổ quỹ, quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp, quản lý hàng hóa xuất nhập tồn, thống kê được mọi giao dịch thu, chi…

Phần mềm quản lý công nợ từ GoSELL
Quản lý công nợ hiệu quả cùng GoSELL

Khác với file Excel quản lý bán hàng và công nợ thông thường, phần mềm GoSELL sở hữu giao diện rất thân thiện với người dùng với những thao tác vô cùng đơn giản. Từ đó giúp chủ của những cửa hàng không gặp quá nhiều khó khăn khi dùng. Khi quản lý công nợ bằng các phần mềm bán hàng, những dữ liệu về công nợ khách hàng hay nhà cung cấp sẽ được lưu trữ ngay trên một hệ thống duy nhất. Nhờ đó mà việc theo dõi công nợ cũng sẽ dễ dàng, thuận tiện hơn.

Bạn chẳng còn phải đau đầu khi phải tìm cách làm phân tích báo cáo công nợ khách hàng hay nhà cung cấp. Mà giờ đây chỉ cần phần mềm quản lý bán hàng GoSELL cùng với khả năng xử lý lượng dữ liệu lớn với tính chính xác cũng như hiệu quả cao. Hơn nữa những phần mềm còn sở hữu tiêu chuẩn an ninh cao. Với những dữ liệu luôn được bảo mật tuyệt đối.

Nào giờ thì còn chần chừ gì mà không nhanh tay liên hệ ngay với chúng tôi, để sở hữu phần mềm giúp bạn quản lý công nợ hiệu quả và đơn giản nhất.