Kiến thức

Tại sao quản lý hàng tồn kho lại quan trọng đối với doanh nghiệp?

25 Tháng Sáu, 2023

Để quá trình bán hàng được diễn ra một cách thuận lợi nhất, doanh nghiệp luôn cần phải tối ưu quy trình quản lý hàng tồn kho của mình. Việc quản lý tồn kho tốt sẽ mang lại những lợi ích tuyệt vời cho hoạt động toàn bộ hoạt động kinh doanh. Do đó, cùng tìm hiểu những thông tin chi tiết về chủ đề quản lý tồn kho ngay sau đây nhé!

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho có thể được xem là mặt hàng được giữ lại trong kho hàng của doanh nghiệp, tồn kho thường được dự trữ để đáp ứng nhu cầu liên tục của khách hàng. Tuy vậy, rất nhiều người nhầm tưởng đây chính là loại hàng hóa bị hỏng, hàng lỗi thời hoặc không thể bán được. 

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp giữ tồn kho như một phương án dự phòng để duy trì hoạt động kinh doanh được diễn ra liền mạch. Bên cạnh đó, đây cũng có thể được xem là nguyên liệu hoặc bán thành phẩm được chuẩn bị cho quy trình sản xuất hàng hóa mới.

Hàng tồn kho đóng vai trò vô cùng quan trọng trong chuỗi cung ứng và buôn bán hàng hóa. Loại hàng hóa này luôn phát huy tác dụng trong trường hợp đáp ứng nhu cầu nhiều hơn của khách hàng. Cung cấp hàng hóa kịp thời, giúp khách hàng có thể đặt hàng bất cứ lúc nào sẽ giúp quy trình bán hàng trở nên thuận lợi và ổn định hơn. 

Xem thêm: Quản lý sản phẩm tồn kho như thế nào khi bán hàng đa kênh?

Thế nào là quản lý hàng tồn kho?

Về cơ bản, quản lý hàng tồn kho chính là việc theo dõi và kiểm soát số lượng hàng tồn trước và sau quá trình đặt hàng. Tất cả đều cần thiết được xử lý và đảm bảo việc quản lý nhập kho. 

Trong quá trình kinh doanh, kho hàng sẽ luôn có sự thay đổi và quá trình quản lý hàng tồn sẽ đóng vai trò quan trọng đến việc bán hàng. Việc quản lý tồn kho tốt sẽ có sự ảnh hưởng của một số yếu tố. Trong đó, doanh nghiệp sẽ cần chú ý đến các vấn đề như sau:

• Tỷ lệ tồn kho bao nhiêu là hợp lý?
• Làm thế nào để kiểm soát lượng hàng tồn?
• Kho hàng có diện tích thế nào là đủ?
• Nhu cầu của khách hàng về sản phẩm tồn kho là thế nào?
• Chi phí quản lý trong thời gian hàng tồn có phù hợp không?
• Chi phí cơ hội của việc quản lý hàng tồn?

Việc quản lý tồn kho là một quy trình trong chuỗi cung ứng giúp giám sát được quá trình lưu chuyển của hàng hóa. Sản phẩm thường được chuyển từ nơi sản xuất đến kho hàng lưu trữ và sau đó chuyển đến các điểm giao dịch mua bán.

Với những doanh nghiệp lớn hay có chuỗi cung ứng và lưu chuyển phức tạp thì việc quản trị tồn kho sẽ vất vả hơn. Do vậy, việc lựa chọn phương thức quản lý phù hợp là điều mà doanh nghiệp đó cân nhắc thực hiện nhằm tối đa hóa lợi ích, giúp giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty.

Tạo sao doanh nghiệp cần phải quản lý tồn kho?

Duy trì số lượng hàng tồn kho hợp lý

Việc quản lý hàng tồn kho chính xác giúp doanh nghiệp nắm được số lượng chính xác hàng công ty hiện có. Người quản lý cần xem xét tình hình bán hàng để có thể dự đoán chính xác số lượng hàng tồn hợp lý. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp luôn có đủ hàng trong mọi trường hợp hoặc dư số lượng lớn tồn kho. Ngoài ra, đối với những giai đoạn biến động nguyên vật liệu (ví dụ như theo mùa, biến động kinh tế,), việc quản lý kho hiệu quả giúp bạn có giải pháp dự trữ và xử lý phù hợp.

Tiết kiệm chi phí lưu kho

Chi phí lưu kho sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào số lượng và kích thước mà hàng hóa mà doanh nghiệp cần lưu trữ. Hàng hóa càng nhiều, càng cồng kềnh thì chi phí lưu kho sẽ càng cao. Bởi không gian cần có là lớn, chưa kể đến những trang thiết bị và các khoản phí đi kèm khác.

Để có thể giảm thiểu chi phí lưu kho, doanh nghiệp cần tính toán đặc tính sản phẩm để quyết định số lượng hàng tồn kho cần có. Chi phí lưu kho cũng có thể biến động tùy theo tình hình kinh tế hoặc sự thay đổi sản phẩm. Việc phát hiện sớm những hàng hóa tốn nhiều không gian lưu trữ và nguồn lực sớm giúp bạn có những giải pháp tối ưu trong việc điều chỉnh, vận chuyển kịp thời giúp giảm chi phí lưu kho ở mức hợp lý.

Hạn chế những sai sót

Đối với các doanh nghiệp vừa hoặc lớn, số lượng hàng tồn kho chắc chắn sẽ không nhỏ. Từ đó, quy trình quản lý cũng trở nên phức tạp và đầy thách thức đối với doanh nghiệp. Thậm chí, việc xảy ra những sai sót là điều gần như không thể tránh khỏi nếu doanh nghiệp không thể quản lý tốt hàng tồn của mình.

Do đó, việc có cho mình một hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả luôn là điều được doanh nghiệp chú trọng. Quy trình quản lý tốt sẽ giúp bạn giám sát hàng tồn một cách thường xuyên, chính xác, tiết kiệm thời gian. Từ đó doanh nghiệp có thể kịp thời phát hiện những sai sót trong tính toán, kiểm kê và có những giải pháp giải quyết phù hợp.

Giảm thiểu chi phí mua hàng

Việc có một kế hoạch mua hàng cụ thể và hợp lý vô cùng quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với những ngành liên quan đến dịch vụ ăn uống, bán đồ ăn nhanh – những ngành hàng ưu trữ hàng hóa ngắn hạn. Do đó, việc kiểm soát lượng hàng đầu vào và dự trữ hàng phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu những khoản chi phí không đáng có. 

Ngoài ra, hàng tồn kho nhiều với vốn không sinh lời là điều không doanh nghiệp nào mong muốn. Vì thế, việc nghiên cứu thị trường, hành vi, nhu cầu của khách hàng rất quan trọng để xác định loại sản phẩm nào cần mua, cần dự trữ thích hợp. 

Xem thêm: Vòng quay hàng tồn kho là gì? Các phương pháp tối ưu hàng tồn kho

Gia tăng doanh thu

Việc quản lý tồn kho thường xuyên giúp bạn biết được đâu là những mặt hàng đang bán chạy để có kế hoạch nhập thêm kịp thời. Đối với những mặt hàng đang còn tồn đọng trong kho nhiều, bạn có thể kịp thời đưa ra những chính sách giảm giá, khuyến mãi hợp lý.

Hơn nữa, việc nắm bắt được nhu cầu của khách hàng cũng giúp doanh nghiệp dự đoán được lượng hàng cần thiết để cung ứng, dự trữ và duy trì cho hoạt động sản xuất. Điều này còn giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro thiếu hụt hàng vào những thời điểm quan trọng trong năm hay khi có sự những thay đổi trong nhu cầu và hành vi người tiêu dùng. Tất cả sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh, bán hàng của doanh nghiệp, gia tăng doanh thu, lợi nhuận đáng kể.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả cùng phần mềm quản lý bán hàng GoSELL

Hiểu được nhu cầu quả rất nhiều doanh nghiệp, phần mềm quản lý bán hàng GoSELL đã không cải thiện tính năng quản lý hàng tồn kho của mình. GoSELL luôn hướng đến mục đích giúp doanh nghiệp theo dõi được số lượng hàng tồn chính xác để đáp ứng đầy đủ nhu cầu hàng hóa cho khách hàng. Nhờ đó giúp quá trình bán hàng diễn ra thuận lợi hơn cũng như giảm thất thoát hàng hóa nâng cao doanh thu.

Hỗ trợ đồng bộ kho đa kênh từ online

Với GoSELL, doanh nghiệp có thể đồng bộ theo dõi hàng tồn kho từ nhiều nền tảng khác nhau. Điều này giúp các doanh nghiệp kinh doanh đa kênh trên website bán hàng, ứng dụng điện thoại, Fanpage Facebook, Zalo OA hay cửa hàng vật lý có thể kiểm soát được chính xác số lượng hàng tồn của mình. Việc theo dõi được trạng thái kho hàng theo thời gian thực, số lượng hàng còn lại giúp doanh nghiệp biết được những sản phẩm sắp hết và nhanh chóng bổ sung. Từ đó, hoạt động mua bán của doanh nghiệp sẽ không bị gián đoạn, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Đặc biệt, GoSELL còn cho phép doanh nghiệp đồng bộ quản lý tồn kho khi bán hàng trên các sản TMĐT. Trong thời đại chuyển đổi số, điều này là vô cùng hữu ích đối với các doanh nghiệp có hoạt động bán hàng trên Shopee, Lazada hay GoMUA. Khi đồng bộ tồn kho với các sàn thương mại điện tử giúp doanh nghiệp nắm được số lượng hàng tồn ở từng kênh để không bán hàng quá tổng số lượng hàng tồn mà bạn có.

Đến offline

Đối với cửa hàng vật lý, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng hệ thống GoPOS để bán hàng và quản lý bán hàng. Trong đó, bạn có thể tạo, in và dán mã vạch cho sản phẩm của mình. Việc quét mã vạch để tạo đơn hàng thành toán còn giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ hàng tồn và quy trình luân chuyển của hàng hóa. Quy trình thuận lợi này chắc chắn sẽ đem lại những giá trị thiết thực cho quá trình bán hàng của doanh nghiệp ở các chi nhánh khác nhau.

Trên đây là những điều cần biết về việc quản lý tồn kho khi doanh nghiệp thực hiện kinh doanh bán hàng đa kênh. Trong đó, phần mềm quản lý bán hàng GoSELL sẽ là một giải pháp hữu hiệu cho doanh nghiệp để tối ưu hóa quy trình quản lý của mình. Cùng GoSELL quản lý chính xác hàng tồn kho để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra một cách thuận lợi nhất nhé!